La fatturazione elettronica tra privati è ormai una realtà in Italia. Le aziende devono essere preparate, poiché l’obbligo, già presente verso la PA, ora riguarda tutte le transazioni e sono già previste delle sanzioni in caso di mancata o ritardata fatturazione. Sono almeno sette le domande più diffuse in materia e la certezza è una sola. Tutte le risposte che cercate sulla fatturazione elettronica le ha Doxee.
Fatturazione elettronica e digitalizzazione delle imprese
La fatturazione elettronica è ora realtà in Italia. A partire da Gennaio 2019, le aziende devono iniziare ad utilizzare questo strumento non solo nei confronti della Pubblica Amministrazione, ma anche nei confronti dei privati.
Del resto, non potrebbe essere altrimenti. La fatturazione elettronica è un obbligo introdotto dalla legge finanziaria del 2008, con cui l’Unione Europea ha invitato i diversi Stati membri ad implementare un quadro normativo e tecnologico in grado di attuare una completa digitalizzazione della fatturazione e del controllo fiscale. L’Italia, fino allo scorso anno, ha attuato una digitalizzazione della fatturazione solamente rispetto alla Pubblica Amministrazione, richiedendo diversi rinvii all’applicazione della Direttiva europea. Ormai il momento è arrivato. In un certo senso, questo nuovo metodo di fatturazione apre la strada alla digitalizzazione dell’intera organizzazione aziendale, che, in un paese come l’Italia, rappresenta un notevole cambio di modus operandi.
Gennaio è arrivato. Siete pronti una sfida del genere? Se ancora nutrite dubbi, di seguito elencheremo qualche informazione utile.
1. Che cos’è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica altro non è che il processo digitale che permette di generare e gestire le fatture, in modo tale che le stesse siano conservate per 10 anni. Il risultato di questo processo è la fattura elettronica.
Esistono due tipi diversi di fattura elettronica: quelle emesse a favore della Pubblica Amministrazione e quelle a favore di altri privati. In entrambi i casi, la fattura è costituita da un linguaggio standard, una firma digitale e deve essere conservata a fini fiscali solamente in formato digitale.
Occorre precisare che la firma digitale a cui si è fatto cenno, è la tipologia più sicura di firma elettronica, che in alcuni casi, come quest’ultimo, è obbligatoria. Infine, la firma elettronica è una metodologia di sottoscrizione dei documenti, che permette di sapere con certezza chi sta svolgendo l’operazione.
2. La fatturazione elettronica tra privati è obbligatoria per tutti?
Si, anche se la risposta è più complessa e merita di essere spiegata meglio. Fino ad ora, è stato adottato un doppio regime, secondo cui solo per le operazioni con la Pubblica Amministrazione occorre utilizzare sempre il formato elettronico (come è ormai da diverso tempo). Ora, invece, tali operazioni riguardano anche i privati, siano essi aziende o persone fisiche, in regime di partita IVA o meno.
Tale obbligo ha in realtà delle eccezioni. La fattura elettronica non è richiesta per le transazioni con i cosiddetti “contribuenti minimi” e per quelli “forfettari”, che, tuttavia, hanno la facoltà di produrle e di riceverle.
3. La facoltà di emettere fattura elettronica si estende anche al caso di fatturazione verso soggetti non residenti in Italia?
No, questa rappresenta un’altra eccezione. In tal caso c’è un obbligo diverso che riguarda la trasmissione dei dati relativi al soggetto tramite il cosiddetto “esterometro”, che sostituisce lo spesometro e che viene utilizzato come strumento di comunicazione per le operazioni intracomunitarie.
4. Quali sono gli altri obblighi principali legati alla fatturazione elettronica?
Il primo è quello della trasmissione. La fattura in formato elettronico deve essere subito trasmessa tramite Posta Elettronica Certificata, l’equivalente digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno, che garantisce che i documenti inviati siano validi anche se non sono stati letti dai destinatari.
Il secondo obbligo riguarda l’archiviazione. Tutte le fatture elettroniche devono essere conservate in forma digitale seguendo i requisiti disposti dalla legge (che indicano, ad esempio, il formato che deve essere utilizzato). Il periodo di archiviazione è di 10 anni e non è sufficiente la stampa cartacea, in quanto da quella non è possibile fornire la certificazione della trasmissione.
5. Quali sono le conseguenze della mancata fatturazione digitale?
Come chiarito all’interno della circolare n. 13/E del 2 luglio 2018, la fattura, in linea generale, deve essere emessa all’atto della prestazione di servizi e della consegna o spedizione dei beni oggetto della cessione.
In questo senso, l’emissione della fattura deve essere contestuale all’operazione, ossia deve avvenire entro 24 ore. In caso contrario, la fatturazione è considerata tardiva e, dunque, può essere oggetto di contestazione. Tale contestazione, legata alla violazione circa l’obbligo di documentazione dell’operazione rilevante IVA, comporta una serie di sanzioni.
In particolare, l’emittente può essere condannato a versare dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o da 250 a 2.000 euro nel caso in cui la circolazione non abbia inciso sulla corretta liquidazione del tributo.
Anche dal lato passivo la mancata o tardiva fatturazione comporta delle conseguenze rilevanti. Se, infatti, il committente non ha ricevuto la fattura elettronica, ma vuole detrarre l’IVA addebitata dai fornitori, deve adempiere agli obblighi documentali regolarizzando la fatturazione irregolare, pena l’applicazione di una sanzione amministrativa pari al cento per cento dell’imposta, con un minimo di 250 euro.
Occorre, tuttavia, tranquillizzare tutti gli operatori commerciali. Sebbene le sanzioni amministrative siano piuttosto dure e l’Agenzia delle Entrate abbia promesso di essere particolarmente solerte nel controllo, almeno all’inizio ci sarà una fase di assestamento. L’Agenzia, infatti, riconosce che per osservare le nuove disposizioni sarà necessario un adeguamento organizzativo e tecnologico di non poco conto, che può richiedere a tutti i soggetti coinvolti un po’ di tempo.
Per questo, è stato previsto che nella prima fase di applicazione, l’invio della fattura elettronica con un minimo di ritardo, ossia dopo le 24 ore previste, costituirà una violazione non punibile, purché tale ritardo non impedisca la corretta liquidazione dell’imposta. Di conseguenza, se l’IVA relativa alla fattura confluisce comunque nella liquidazione di competenza nonostante la fatturazione tardiva, non sarà applicata neppure la minor sanzione di 250 euro.
6. Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica?
Rispondere a questa domanda non è semplice. La digitalizzazione del comparto fiscale dovrebbe portare in generale dei benefici all’intero sistema-Paese.
Primo tra tutti dovrebbe essere il risparmio. Si stima che il risparmio derivabile da questa trasformazione, in termini di costi di funzionamento per la Pubblica Amministrazione, dovrebbe attestarsi intorno ai 6,5 miliardi di Euro all’anno, che è una cifra notevole. Per rendere l’idea, la cosiddetta quota 100 e il conseguente superamento della legge Fornero, prevista dalla legge di bilancio del 2019 costa circa 7 miliardi. Il reddito di cittadinanza 9 miliardi. Non solo. Nel caso in cui si riuscisse effettivamente ad estendere tale modello a tutte le transazioni commerciali, si potrebbe arrivare a risparmiare fino a 60 miliardi all’anno, rappresentati principalmente dai costi per i materiali, i trasporti, gli spazi e la manodopera impegnata.
Un ulteriore vantaggio, strettamente connesso al primo, è l’incremento della competitività, sia del Paese sia delle aziende, grazie alla dematerializzazione dei processi. Del resto, la completa digitalizzazione del procedimento di fatturazione non solo comporta l’azzeramento delle spese di stampa, invio e conservazione dei documenti, ma costituisce anche un modo per rendere più snella e sicura una fase delicata e complessa dell’attività economica. Vengono, ad esempio, ridotti i rischi di duplicazione, di smarrimento, di scorretta registrazione e saranno risolti più rapidamente gli errori relativi al pagamento anche grazie a controlli incrociati automatizzati e più efficienti. A questo si aggiunga che verranno ridotti i tempi tecnici per le autorizzazioni e, dunque, ci sarà una velocizzazione dei pagamenti. Meno carta, meno spazio, meno pensieri. In questo modo la fatturazione elettronica dovrebbe impattare positivamente sull’Italia e le sue aziende.
Un altro tema rilevante a cui fare un accenno è il dato relativo agli accertamenti tributari. La fatturazione elettronica permetterà di semplificare i procedimenti di verifica fiscale, grazie al fatto che l’intera documentazione sarà digitalizzata e più facilmente rintracciabile.
Il numero di adempimenti fiscali da parte delle aziende sarà minore, dal momento che l’Amministrazione Finanziaria avrà a disposizione un numero maggiore di dati, ordinati ed accessibili. È ovvio che tutto questo avrà un impatto positivo sulla prevenzione e il contrasto all’evasione fiscale, soprattutto per quanto riguarda le frodi relative all’IVA.
7. Esiste un solo tipo di formato per la fattura elettronica?
A partire dal primo luglio 2018 l’Agenzia delle Entrate ha aggiornato il Sistema di Interscambio (SdI) su cui, inizialmente, tutte le fatture rivolta alla Pubblica Amministrazione dovevano passare.
Ora, anche i processi di fatturazione elettronica tra privati dovranno svolgersi sul SdI e i documenti dovranno essere caricati su questa stessa piattaforma. Per farlo, il formato che si dovrà utilizzare sarà l’XML. Non sarà, dunque, possibile utilizzare il formato EDI (Electronic Data Interchange), che è molto utilizzato per lo scambio dei dati digitali tra imprenditori. Tale formato, infatti, pur garantendo la non modificabilità del contenuto e la provenienza sicura del mittente non è riconosciuto compatibile dai server del Sistema di Interscambio dell’Amministrazione Finanziaria.
Una certezza
La fatturazione elettronica tra privati rappresenta per l’Italia e tutte le aziende del paese una grande opportunità oltre che una sfida notevole.
Non si tratta solo di aggiornare il modo di gestire il comparto fiscale di un’azienda; si tratta di fare un passo verso un nuovo paradigma produttivo più snello ed efficace. In altre parole, liberarsi di una zavorra che rallenta l’intera economica nazionale. Del resto, tale trasformazione si inserisce in un contesto globale che sempre di più si muove verso questa direzione.
Se, infatti, è pur vero che i Paesi Europei non hanno alcun obbligo di imporre la fatturazione elettronica tra privati, quasi tutti la richiedono già quando la transazione riguarda la Pubblica Amministrazione.
Tra questi, l’Italia e il Portogallo hanno previsto inoltre di estendere questo obbligo a tutte le transazioni commerciali. Il Portogallo, in particolare, è un esempio interessante: colpito duramente dalla crisi finanziaria del quadriennio 2008-2012, ha utilizzato la fatturazione elettronica tra privati come strumento cardine per far fronte al problema dell’evasione fiscale e, contestualmente, come elemento di una strategia anticrisi.
Ma le aziende italiane sono pronte?
Gennaio è arrivato e l’obbligo è attivo. La quasi totalità delle grandi aziende si sta preparando a questa sfida ed ovviamente la loro forza è la dimensione. Avendo a disposizione grandi fatturati, hanno la possibilità di investire notevolmente per implementare tecnologie efficaci e conformi ai requisiti previsti per legge. D’altro canto, la dimensione rischia di essere un notevole problema, poiché significa che devono essere in grado di gestire ed archiviare una notevole mole di dati secondo tempistiche ben precise.
Viceversa, le piccole aziende si trovano a non avere la stessa complessità, ma nemmeno gli stessi mezzi. Questo, però, non vuol dire che si possano permettere di risparmiare o di improvvisare quando si tratta di fatturazione elettronica tra privati o verso la PA. Anche perché, come già detto, un’efficace digitalizzazione dei processi di fatturazione (dall’emissione all’archiviazione) può costituire un notevole volano per il loro business.
Che fare dunque?
Certamente, una cosa importante in questa fase è essere informati.
Non sempre la lettura pura e semplice della normativa è sufficiente. Lo dimostra il fatto che l’Agenzia delle Entrate ha già dato la disponibilità ad organizzare diversi tavoli di confronto per incontrare i principali provider di fatturazione elettronica e fornire dei chiarimenti.
Occorre, dunque, individuare delle fonti di informazioni sicure che spieghino in maniera chiara e precisa gli obblighi, le sfide e le problematiche. In questo senso è molto utile seguire dei webinar, come quelli organizzati da Doxee, la quale vanta una lunga e solida esperienza in tema di fatturazione elettronica. In tal modo è possibile conoscere un parere esperto in merito alla nuova legislazione e richiedere delle chiarificazioni precise e circoscritte, oltre a degli esempi relativi a casi concreti, che possono accadere in ogni azienda.
Un’altra cosa da non sottovalutare è il fatto di rimanere sempre aggiornati attraverso bollettini o newsletter. In questo modo è sempre possibile conoscere lo stato dell’arte e le ultime interpretazioni ufficiali della normativa. In questo senso Doxee, azienda italiana di primo piano in termini di servizi legati alla fatturazione elettronica (basti pensare che gestisce circa il 20% di tutte le fatture italiane in formato digitale verso la Pubblica Amministrazione), fornisce dei contenuti preziosi e gratuiti.
Per essere preparati e correttamente informati è dunque possibile (e auspicabile) approfondire l’intera materia.
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