Quanto è importante scegliere un fornitore affidabile e certificato per la fatturazione elettronica?
Dal 1 gennaio 2019 ogni azienda deve inviare e ricevere fatture in formato elettronico, non solo nei confronti della Pubblica Amministrazione, ma anche nei confronti dei privati. L’obbligo infatti, già presente verso la PA, ora riguarda tutte le transazioni e sono già previste delle sanzioni in caso di mancata o ritardata fatturazione.
Ciò significa che qualunque operazione di consegna merci o di svolgimento di servizi dovrà essere seguita dall’emissione di una fattura digitale, che progressivamente andrà a sostituire definitivamente quella analogica. Tutti gli operatori del settore hanno sottolineato quanto questo cambio sia radicale sotto molti punti di vista.
La fattura è costituita da un linguaggio standard, una firma digitale e deve essere conservata a fini fiscali solamente in formato digitale.
Il formato che deve essere utilizzato in ogni fase del processo di fatturazione (dall’emissione alla trasmissione fino alla conservazione) è il cosiddetto XML – eXtensible Markup Language – un linguaggio informatico che permette di definire e controllare il significato degli elementi presenti in un documento ai fini di legge.
La fattura digitale obbligatoria, infatti, può costituire una notevole opportunità di risparmio per tutte le aziende oltre che rappresentare un modo efficace per semplificare alcune procedure che attualmente richiedono spazi, tempo e soprattutto manodopera a scarsa produttività.
Inoltre, la fattura elettronica può essere un’opportunità verso la digitalizzazione del ciclo dell’ordine e un’evoluzione delle competenze aziendali. Infatti, per cogliere l’opportunità della fatturazione elettronica le imprese sono chiamate alla revisione delle proprie modalità interne di gestione delle fasi di ricezione, di contabilizzazione e di conservazione delle fatture attraverso il potenziamento dei sistemi informatici in uso ed una formazione del personale destinata al presidio dei processi del ciclo passivo. La fatturazione elettronica, inoltre, può risultare altamente vantaggiosa anche nella strategia di marketing – ne abbiamo parlato qui.
L’impatto di questa nuova modalità di fatturazione sarà notevole e non riguarderà soltanto le aziende e le loro procedure interne, costituisce quindi un cambiamento di non poco conto per il nostro Paese.
Per questo scegliere un fornitore affidabile e certificato per la fatturazione elettronica è una scelta cruciale.
L’accreditamento AGID (Agenzia per l’Italia Digitale)
Cos’è che dà dunque garanzia assoluta del rispetto delle caratteristiche essenziali di un documento informatico? Un sistema di conservazione a norma. Proprio per garantire queste caratteristiche i sistemi di conservazione debbono sottostare ad un insieme di norme e regole tecniche.
Per quanto riguarda l’accreditamento dei sistemi di conservazione presso AgID è necessario adeguarsi ai requisiti definiti dall’Agenzia, che avvalorano la qualità e l’importanza della figura del Conservatore accreditato.
Vista la delicatezza del tema, AgID ha pertanto posto condizioni molto restrittive per poter essere accreditati, specificando una serie di requisiti di varia natura con cui certificare la assoluta sicurezza ed affidabilità di ogni Conservatore.
L’articolo 44-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recentemente modificato con D.Lgs. 179/2016) riconosce all’Agenzia il potere esclusivo di rilasciare l’accreditamento in favore dei soggetti che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi.
Le tipologie di controlli previste nel sistema di certificazione per l’accreditamento dei conservatori digitali sono due:
- i controlli finalizzati al rilascio dell’accreditamento;
- i controlli finalizzati alla vigilanza periodica sul rispetto dei requisiti già riconosciuti in sede di certificazione.
Ai fini della vigilanza i conservatori accreditati sono tenuti a trasmettere ad AgID i dati relativi all’attività quadrimestrale di conservazione: tali dati vengono sintetizzati in relazioni periodiche predisposte dall’Agenzia.
Entrambe le attività di valutazione e di vigilanza andranno effettuate mediante la lista di riscontro resa disponibile da AgID: una vera e propria check list ad uso dei valutatori redatta in conformità ai requisiti tecnici richiesti dalle regole tecniche sui sistemi di conservazione.
Tra i tanti parametri di valutazione si possono citare: la gestione degli accessi (anche fisici) agli archivi, la gestione della continuità operativa e dei backup, l’analisi dei rischi, l’identificazione dei contenuti del manuale della conservazione, la contrattualistica, le caratteristiche dei sistemi SW utilizzati, la gestione dei flussi dei documenti, le caratteristiche dell’infrastruttura HW e SW.
I requisiti
Nello specifico, le nuove Regole Tecniche e le istruzioni di AgID connessi agli standard internazionali richiedono elevati requisiti:
- La conservazione impone la gestione del dato secondo determinati standard: normativi, archivistici e gestionali;
- Tra le figure professionale necessarie troviamo non solo il Responsabile del servizio di conservazione, ma anche chi si dedica ai temi di sicurezza, della privacy, dei sistemi informativi, nonché chi deve tenere conto delle questioni di natura archivistica che obbligatoriamente vanno prese in considerazione quando si opera su documenti provenienti da enti pubblici;
- Di processo: tracciabilità del dato e attività di controllo delle fasi di trattamento, ovvero relativi alla sicurezza dei dati conservati.
Perché rivolgersi ad un Conservatore accreditato
Selezionare un Conservatore accreditato è assolutamente cruciale e necessario in termini di garanzia di qualità ed affidabilità, per tutti coloro che desiderano usufruire del servizio di fatturazione elettronica, sia che si tratti di fatturazione elettronica verso la PA, sia quella tra privati.
Diventare un conservatore accreditato da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) e mantenere l’accreditamento implica superare un esame non facile e dimostrarsi preparati nelle verifiche periodiche.
Doxee è Conservatore Accreditato AgID – Agenzia per l’Italia Digitale
Il suo processo è perfettamente allineato con le nuove Regole Tecniche sulla conservazione dei documenti informatici e la sua organizzazione risponde a tutti i requisiti richiesti dal’AgID, tra cui affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria, necessari per svolgere l’attività di conservazione.
Inoltre, ha ottenuto i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza, confermandosi una realtà di eccellenza nel panorama italiano nel campo della conservazione digitale dei documenti. Per parlare di volumi, Doxee ha elaborato 24 milioni di fatture elettroniche PR/PA inviate al SdI nel Gennaio 2019.
Il suo processo è perfettamente allineato con le nuove Regole Tecniche sulla conservazione dei documenti informatici e la sua organizzazione risponde a tutti i requisiti richiesti dal’AgID, tra cui affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria, necessari per svolgere l’attività di conservazione.
Doxee organizza inoltre Webinar e redige dei Bollettini periodici per aiutare le aziende a rimanere aggiornate sui temi di Fatturazione elettronica e Conservazione digitale a norma, considerato il numero di circolari e interrogazioni che il tema ha suscitato e continuerà a suscitare ancora per lungo tempo.
Doxee paperless experience – Doxee px – ti permette di gestire produzione ed invio multichannel di documenti, oltre ad includere un sistema di Fatturazione elettronica e Conservazione digitale a norma. Scopri di più:
