In questo articolo, scopriremo le importanti novità del 2019 sulla fatturazione elettronica.
La fatturazione elettronica è un argomento che da qualche anno a questa parte interessa un ventaglio sempre più ampio di attori. A seguito della ultime novità introdotte il 29 Marzo, questo topic è sempre più rilevante.
È importante conoscere tutte le peculiarità di questo strumento sia per i privati che per le imprese. In particolare, per queste ultime lo è ancora di più perché la fatturazione elettronica nasce per semplificare i rapporti con i propri clienti e fornitori e con l’Agenzia delle Entrate.
Rispetto al passato la situazione sta evolvendo dal momento in cui oggi non è più possibile decidere autonomamente come compilare le proprie fatture. È necessario quindi, per stare al passo con questi cambiamenti ed essere sempre aggiornati.
Cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (SdI). È un file in formato XML (eXtensible Markup Language), non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati, conforme alle specifiche tecniche di cui all’allegato A del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate numero 89757 del 30 aprile 2018.
La trasmissione telematica al SdI può riferirsi ad una fattura singola ovvero ad un lotto di fatture ai sensi dell’articolo 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633. La fattura elettronica contiene obbligatoriamente le informazioni stabilite dall’articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633. Ciò significa che, nel caso di fattura semplificata, devono essere presenti le informazioni stabilite dall’articolo 21bis del medesimo decreto e le altre informazioni indicate. Oltre alle informazioni obbligatorie, il file della fattura elettronica consente di inserire facoltativamente ulteriori dati utili alla gestione del ciclo attivo e passivo degli operatori.
L’autenticità e l’integrità del documento sono garantite dalla firma elettronica (del soggetto che lo emette) e dal fatto che la trasmissione avvenga attraverso il Sistema di Interscambio che controlla il documento. Contemporaneamente le fatture saranno automaticamente archiviate nello stesso spazio online.
Quindi, le differenze rispetto alla tradizionale fattura di carta sono tre:
- Modalità di invio
- Modalità di recezione
- Strumento con cui si realizza: computer, tablet o smartphone
Chi deve emettere la fattura elettronica?
Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata un obbligo per tutti (ad esclusione di una cerchia ristretta di esenti). La sola fattura cartacea non ha più valore e quindi chi non si attiene alle nuove norme andrà incontro a sanzioni.
In Italia, una platea molto ampia di soggetti è esente da questo obbligo. In particolare:
- imprese o lavoratori autonomi che rientrano nel regime di vantaggio;
- imprese o lavoratori autonomi che rientrano nel regime forfettario;
- piccoli produttori agricoli;
- società sportive dilettantistiche;
- soggetti non residenti in Italia che effettuano o ricevono operazioni;
- medici, farmacie, e tutti gli altri operatori sanitari come stabilito dal Garante della Privacy a dicembre 2018.
Questi soggetti rappresentano un caso di autofattura di acquisti. Quest’ultima è una fattura che va trasmessa utilizzando infatti il codice TD01 (relativo alle fatture), ad eccezione delle “autofatture” emesse per regolarizzare la mancata emissione di una fattura di un fornitore ai sensi dell’art. 6 comma 8 del D.Lgs. 471/1997, che va identificata con il codice TD20.
Tutti gli altri attori economici sono dunque soggetti a tale norma, in particolare:
- Fattura elettronica nel B2G: la fattura elettronica dal 31 marzo 2015 è obbligatorio nel caso di rapporti commerciali da e verso le Pubbliche Amministrazioni locali, oltre per le PA centrali che avevano già recepito l’obbligo a partire dal 6 giugno 2014;
- Fattura elettronica nel B2B: l’obbligo di fatturazione viene esteso al B2B nel 2017. Dopo l’approvazione della legge di Bilancio 2018 l’obbligo si estende, dal 1° Gennaio 2019, per transazioni tra imprese e professionisti ad eccezione del settore dei carburanti dove l’e-fattura è obbligatoria da 1 Luglio;
- Fattura elettronica nel B2C: anche in questo caso, dal 1° Gennaio 2019, vi è obbligo di fatturazione elettronica verso i consumatori finali quando si cedono beni e/o servizi.
Come si emette la fattura elettronica?
La fatturazione elettronica può essere compilata ed emessa grazie al supporto di:
- servizi a pagamento che rappresentano una via facile e veloce per l’emissione;
- servizi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate: tre programmi per l’invio della fattura elettronica – web, tramite un software scaricabile sul computer oppure attraverso un app per smartphone e tablet chiamata “Fatturae”;
- un apposito modulo fornito dall’Agenzia delle entrate per delegare la fatturazione elettronica ad un intermediario che avrà così accesso ai dati del delegante.
Perché è stata introdotta la fatturazione elettronica?
Uno dei principali motivi per cui la fatturazione elettronica è stata introdotta fra privati, è il desiderio, o meglio, il bisogno di eliminare o quanto meno ridurre l’evasione fiscale. Secondo quanto fornito dalla Commissione Europea, l’Italia è il Paese dell’Unione Europea con il maggiore gap di gettito: la quota supera infatti i 35 miliardi di euro. Il nostro Paese evade il 25% dell’Iva di tutta l’Unione Europea.
In Italia sono stati attivati alcuni sistemi per cercare di abbassare il divario fra l’IVA dovuta e quella pagata come lo split payment. Se si ha avuto un successo del punto di vista dello Stato, per contro ci sono stati delle compensazioni e dei rimborsi che sono stati richiesti dai professionisti a partita IVA a causa della scissione dei pagamenti.
Ecco che allora la fatturazione elettronica diviene lo strumento per superare questo tipo di problema. Infatti, questa soluzione ti permette di controllare in tempo reale la concordanza fra IVA dichiarata e versata, dando così la possibilità alle autorità di bloccare quelle operazioni che sono ritenute sospette.
La riduzione dell’evasione fiscale è solamente uno dei tanti benefici che l’introduzione della fatturazione elettronica. Risalendo alle origini, ovvero alla Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014 relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici, siamo in grado di individuare i seguenti benefici:
- Risparmio derivante da un maggiore efficienza dei controlli contro l’evasione fiscale e di conseguenza, una migliore allocazione di queste risorse per la spesa pubblica;
- Possibilità di dematerializzare i processi aziendali.
La maggior parte dei benefici derivano da un’automazione e da un’integrazione dei processi fra i soggetti coinvolti che generano una riduzione dei costi, una riduzione del rischio falsi e duplicazione, una riduzione degli errori nei pagamenti e dei tempi di pagamento e non dai minori costi di stampa e spedizione come si potrebbe a primo acchito pensare.
Indubbiamente, la possibilità di non dover stampare su carta azzera i costi di stampa, di spedizione e anche costi di marca da bollo, ma la vera rivoluzione sta nella digitalizzazione. È infatti divenuto possibile inviare fatture in forma elettronica a clienti, commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice rendendo tutto “virtuale”.
Cosa succede se non si adempie a tale obbligo?
Nonostante non sia facile adattarsi a tale novità, è comunque conveniente farlo onde evitare di imbattersi in salate sanzioni. In caso di inosservanza di tale norma, infatti vengono applicate le sanzioni previste dall’articolo 6 del Decreto legislativo n. 417/97: “sanzione amministrativa compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio”. Tuttavia, fino a Giugno o fino al 30 Settembre, è stata disposta una proroga ed una riduzione delle sanzioni.
È evidente che essere aggiornati sui continui mutamenti della norma diviene dunque fondamentale. Per evitare di sprecare inutilmente risorse (finanziarie) e tempo prezioso, diviene di strategica rilevanza affidarsi a chi sa gestire i servizi di fatturazione e conservazione in modo efficace e veloce.
29 Marzo 2019: gli aggiornamenti delle specifiche tecniche per la fatturazione elettronica
L’Agenzia delle Entrate il 29 Marzo ha annunciato che sono state introdotte delle modifiche alle specifiche tecniche allegate al provvedimento n° 89757 del 30 Aprile dello scorso anno. Queste modifiche, introdotte con la versione 1.4 sono entrate ufficialmente in vigore l’8 Aprile 2019.
Le modifiche apportate sono le seguenti:
- Sono state chiarite le conseguenze per il superamento della dimensione massima per i supporti SFTP (in caso di files maggiori di 150 megabyte, questi verranno rinominati. Non saranno prelevati e verrà iniziata una segnalazione via email all’indirizzo del referente tecnico del sottoscrittore contenuto nella richiesta di accreditamento);ù
- È stato esplicitato l’invio dell’ER (il riscontro della ricezione è costituito da un file di esito: supporto “EO”, in caso la trasformazione superi la verifica di sicurezza, o “ER”, nel caso in cui la verifica non venga superata);
- Sono state esplicitate le conseguenze del fallimento della consegna di una PEC e WS (il SdI considera fallita la trasmissione, invia una ricevuta di impossibilità di recapito e mette la fattura a disposizione nell’area autenticata dei servizi telematici del cessionario);
- È stata esplicitata la modalità di consegna fattura con il canale SdiFTP (il sistema effettua fino ad un massimo di te tentativi di trasmissione, uno ogni quattro ore, al termine dei quali il SdI considera fallita la trasmissione, invia una ricevuta di impossibilità di recapito e mette la fattura a disposizione nell’area autenticata del servizi telematici del cessionario);
- È stato esplicitato il momento a partire dal quale la fattura si considera consegnata al SdI, ai fini della determinazione dei giorni entro i quali deve essere inviata l’eventuale ricevuta di scarto;
- È stata eliminata la segnalazione via email, nel caso di mancato rispetto della regola sul controllo della eccessiva parcellizzazione dei supporti SFTP.
Inoltre l’Agenzia delle Entrate ha comunicato l’aggiornamento del documento Istruzioni per il servizio SDIFTP (versione 4.4.1). Questo documento descrive le specifiche tecniche relative all’interazione con il Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica tramite protocollo SFTP per lo scambio “massivo” di documenti.
In particolare, viene comunicato che:
- È stato introdotto il file di scarto (tipo ER) per il fallimento dei controlli di firma e/o decifratura;
- Il file di esito EO non viene più firmato né cifrato e al termine della trasmissione (effettuata con successo) viene rinominato;
- È stata introdotta la descrizione dei report giornalieri di quadratura trasmessi relativi ai supporti FIEO e FO (file in uscita dal SdI): il Sistema di Interscambio produce ogni giorni due report di quadratura delle trasmissioni effettuate. Uno per le trasmissioni relative al file di tipo EO o ER e dei relativi file FI (File in ingresso al SdI) e uno per il file di tipo FO;
- Integrata la sezione delle regole sul prelevamento dei supporti.
Doxee: un fornitore affidabile e certificato per la fatturazione elettronica
Doxee ti permette di raggiungere una perfetta congruità fra adempimento legale e digitalizzazione in modo semplice e veloce, abbattendo i costi relativi all’emissione ed alla distribuzione dei documenti attraverso una serie di azioni così strutturate:
- Riceve i flussi di fatturazione in qualsiasi formato dal cedente;
- Genera il formato XML;
- Lo invia al SdI;
- Riceve e gestisce ogni ricevuta veicolata dal SdI delle singole fatture;
- Archivia automaticamente le fatture su LEA (il suo servizio di archiviazione a norma);
- Sotto richiesta, conserva su LEA le fatture nel formato XML;
- Riceve i flussi di fatture passive;
- Trasmette al cliente i soli flussi di fatture XML, i flussi di fatture XML con l’aggiunta di ulteriori file di metadati di altro formato, i flussi di fatture XML con l’aggiunta di una versione PDF ottenuta dalla conversione del formato XML;
- In alternativa, Doxee notifica al destinatario la ricezione di fatture passive;
- Gestisce le ricevute verso il SdI;
- Archivia automaticamente tutte le fatture immesse verso il SdI;
- Su richiesta, può archiviare digitalmente su LEA le fatture secondo una delle due modalità proposte.
Nel 2017, Doxee ha gestito il 10% circa di tutte le fatture elettroniche verso la PA scambiate in Italia. Doxee non si limita a gestire solo le fatture della PA: infatti al centro dell’offerta Doxee Paperless Experience ci sono sia la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione che verso i privati. Non solo: a fianco dei servizi Paperless Experience offriamo sia servizi Document Experience, per la produzione documentale cartacea e digitale ed i servizi Interactive Experience per la comunicazione interattiva e personalizzata.
Doxee paperless experience – Doxee px – ti permette di gestire produzione ed invio multichannel di documenti, oltre ad includere un sistema di Fatturazione elettronica e Conservazione digitale a norma. Scopri di più:
