Servizi elettronici di recapito europeo

L’Europa prosegue a ritmo sostenuto nella sua marcia per l’integrazione digitale, provando a superare le barriere operative, burocratiche e legali che ancora sussistono tra i diversi stati. 

Non è un processo semplice e immediato; ma è certamente ben avviato. 

E, soprattutto, è un percorso assolutamente necessario, inevitabile: il business, oggi più che mai, è cross-border; anche quando si parla di piccole e medie imprese.

Su questo fronte, un punto di svolta decisivo è costituito dal Regolamento europeo 910/2014 noto come eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) che, con le parole dell’Agenzia per l’Italia Digitale, “fornisce una base normativa comune per interazioni elettroniche sicure fra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni e incrementa la sicurezza e l’efficacia dei servizi elettronici e delle transazioni di e-business e commercio elettronico nell’Unione Europea” (agid.gov.it).

Attenzione: eIDAS è in fase di revisione dal giugno del 2021. Dovrebbe essere imminente l’entrata in vigore di quello che ormai è definito eIDAS 2.0.  

Alle novità da aspettarsi abbiamo dedicato questo blogpost, a cui vi rimandiamo.

All’interno del regolamento, un’ampia sezione è dedicata ai servizi elettronici di recapito. 

Che cosa sono, nello specifico? Quali tipologie esistono? A che punto siamo con l’adozione nel contesto europeo? Che vantaggi garantiscono e che opportunità aprono per le aziende che decidono di implementarli?

Lo vediamo nei prossimi paragrafi di questo articolo, con due focus incentrati sull’ecosistema spagnolo e su quello tedesco.

 

 

Servizi elettronici di recapito europeo: definizioni e tipologie

Secondo il regolamento eIDAS già citato in apertura, i servizi elettronici di recapito “consentono la trasmissione di dati fra terzi per via elettronica e forniscono prove relative al trattamento dei dati trasmessi, fra cui prove dell’avvenuto invio e dell’avvenuta ricezione dei dati, e proteggono i dati trasmessi dal rischio di perdita, furto danni o di modifiche non autorizzate”. 

Innanzitutto, va specificato che ne esistono di due tipologie; con delle differenze operative e giuridiche da tenere ben presenti:

1) SERC: servizi elettronici di recapito certificato. 

2) SERCQ: servizi elettronici di recapito certificato qualificato.

Questi ultimi, hanno tutte le caratteristiche dei SERCQ, ma garantiscono anche dei requisiti distintivi di primaria importanza:

1. a) sono forniti da uno o più prestatori di servizi fiduciari qualificati;
2. b) garantiscono, con un elevato livello di sicurezza, l’identificazione del mittente;
3. c) garantiscono l’identificazione del destinatario prima della trasmissione dei dati;
4. d) l’invio e la ricezione dei dati sono garantiti da una firma elettronica avanzata o da un sigillo elettronico avanzato di un prestatore di servizi fiduciari qualificato in modo da escludere la possibilità di modifiche non rilevabili dei dati;
5. e) qualsiasi modifica ai dati necessaria al fine di inviarli o riceverli è chiaramente indicata al mittente e al destinatario dei dati stessi;
6. f) la data e l’ora di invio e di ricezione e qualsiasi modifica dei dati sono indicate da una validazione temporale elettronica qualificata.

Per un approfondimento sui SERC e SERCQ, con le loro differenze, vi rimandiamo a questo nostro blogpost.

 

Il contesto europeo: a che punto siamo? 

Se, come abbiamo visto, il quadro di partenza per i servizi di recapito elettronico è coerente e ben fissato (in attesa degli aggiornamenti del regolamento eIDAS), la situazione dell’adozione nei diversi stati membri dell’UE è ancora molto variegata. Soprattutto per quel che riguarda i servizi qualificati SERCQ. 

Per avere un’idea molto immediata, basta dare un’occhiata a questa mappa, con i dati ufficiali.

In Italia, ad esempio, non c’è ancora nessun provider di servizi SERC o SERCQ. 

Il motivo è molto semplice: manca ancora un iter di qualificazione. 

E le cause sottostanti hanno a vedere con la grande diffusione della PEC, uno strumento tutto italiano che può, sotto certi aspetti, essere assimilato ai SERC, ma non ai SERCQ.  

Uno strumento che, per forza di cose, dovrà andare incontro a un’evoluzione che lo assimilerà agli standard europei dei SERCQ. 

(Al tema dell’evoluzione della PEC verso un orizzonte europeo abbiamo dedicato questo blogpost).

Mancano completamente dei provider di SERCQ anche in Danimarca e in tutti paesi scandinavi, in Grecia e Portogallo, in Romania, in Austria, Repubblica Ceca e Slovacchia. 

Di contro, ce ne sono ben 14 in Spagna, 7 in Francia, 5 in Belgio, 3 in Polonia, 1 in Germania, in Olanda, Slovenia, Croazia, Ungheria, Bulgaria.

Al di là di queste differenze, anche macroscopiche, ci sono due certezze assolute: 

1) che la strada per l’adozione dei SERCQ in tutta l’Unione è ormai tracciata; 

2) che i vantaggi e le opportunità che derivano dall’adozione di questi servizi sono già molto evidenti.

Prima di elencarne i principali passiamo, come promesso, a due rapidi focus sull’ecosistema spagnolo e su quello tedesco, per dare uno sguardo alla situazione di due dei nostri “vicini di casa” più prossimi.

 

 

I servizi elettronici di recapito e l’ecosistema spagnolo

La Spagna ha un tessuto economico caratterizzato da una fortissima presenza di piccole e medie imprese. La percentuale sul totale arriva al 99%. 

E, in maniera più marcata rispetto al resto d’Europa, una grossa fetta è costituita dalle cosiddette “micro-imprese”. 

(Con il termine “micro-impresa” si tende a definire un’azienda che ha meno di 10 dipendenti e un bilancio annuo non superiore ai 2 milioni di euro).

Micro-impresa significa necessità ancora più urgente di ottimizzare tutto quello che ha a che fare con la comunicazione e i servizi di recapito, per minimizzare le perdite di tempo e ridurre i costi…tutto nel pieno rispetto delle compliance.

È evidente, dunque, quanto sfruttare i servizi di recapito elettronico sia di assoluta importanza.

Come abbiamo già visto sopra, al momento la Spagna registra ben 14 provider di Servizi Elettronici di Recapito Certificato Qualificato.

Tra questi c’è Lleida, un’azienda partner di Doxee, leader in Spagna il settore. 

Secondo i suoi dati, il passaggio ai servizi di recapito elettronico, rispetto a quello tradizionale, fa risparmiare fino all’85% dei costi. E la riduzione dei tempi di lavorazione risulta ancora più netta.

 

I servizi elettronici di recapito e l’ecosistema tedesco

Dalla Spagna spostiamoci, in Germania. 

L’ecosistema economico tedesco è molto differente da quello iberico; ma è anch’esso caratterizzato (un po’ come in tutta Europa) da una fortissima preponderanza di medie, piccole e micro-imprese. Spesso caratterizzate da un alto tasso di produttività e valore aggiunto e da un buon livello di apertura al mercato europeo e internazionale. 

In Germania, come altrove, dire efficienza significa dire digitalizzazione matura. Dunque, rimozione di tutto quello che può comportare perdite di tempo e denaro, freno alla crescita, barriere per il business cross-border.

Naturalmente, i servizi di recapito elettronico sono una parte decisiva di questo processo che potremmo definire “olistico”.

A riguardo, il riferimento tedesco è unico. 

Si tratta dei servizi De-Mail, introdotti con una regolamentazione ad hoc già dal 2011, dunque in largo anticipo anche sul regolamento eIDAS. I servizi De-Mail fanno capo al BSI, l’agenzia governativa responsabile per la sicurezza informatica.

Per approfondirne il funzionamento e i vantaggi, vi rimandiamo direttamente al sito del BSI.

 

 

I vantaggi e le opportunità dei servizi SERC e SERCQ

Naturalmente, i primi e più diretti vantaggi che derivano dall’adozione dei servizi di recapito elettronico hanno a che fare con: 

– risparmi economici; 

– risparmi di tempo; 

– incremento dell’efficienza.

Sono tre punti che si rinforzano a vicenda e non c’è nemmeno bisogno di soffermarsi troppo a riguardo, tanto sono intuitivi. 

Facciamo solo un esempio pratico: pensate a quanto è oneroso e anti-efficiente inviare comunicazioni come solleciti bonari, documenti contrattuali, condizioni di servizio (solo per fare alcuni esempi)  tramite i canali di posta cartaceaCosti elevati, tempi lunghi per la produzione e l’invio, rischi di ritardi e smarrimento. 

Tutto questo scompare e diventa semplice, immediato, economico con i servizi di recapito elettronico.

Ma non è tutto. 

Ci sono poi i vantaggi delicati e fondamentali relativi alla sicurezza e all’affidabilità e all’integrità delle comunicazioni. 

Oltre alla piena tracciabilità di queste stesse comunicazioni, anche quando sono indirizzate a destinatari multipli.

Fondamentale, poi, è tutto quello che riguarda il versante legale: le comunicazioni realizzate tramite i servizi elettronici di recapito costituiscono una valida prova da utilizzare in caso di contenziosi.

Ma non ci sono solo i vantaggi diretti. 

Forse, ancor più importanti sono le opportunità che si spalancano implementando i migliori servizi di recapito elettronico.

Se ci si appoggia a company specializzate come Doxee, ad esempio, le comunicazioni non solo sono erogate tramite un Prestatore di Servizi Fiduciari Qualificato, ma possono essere veicolate attraverso una gamma ampia di canali.

Dunque, non solo e-Mail certificate, ma anche SMS certificati, e lo strumento di e-Recapito.

Ma c’è un’altra parola chiave decisiva da tenere bene in mente: integrazione. 

Integrazione di questi sistemi con tutti i meccanismi e processi che costituiscono la funzionalità d’insieme di un’azienda matura a livello digitale. 

Aspetti che hanno a che fare, innanzitutto, con la user experience dei clienti; qui, le parole chiave sono: semplicità, rapidità, trasparenza.

Non solo: c’è anche tutto il vastissimo tema che concerne la raccolta, la gestione e l’analisi dei dati delle proprie comunicazioni. 

Una gestione particolarmente complessa, dal momento che stiamo parlando di modalità multicanale.

Appoggiarsi a strumenti di Recapito Elettronico Certificato come quelli di Doxee permette di gestire in maniera semplice e onnicomprensiva questa enorme mole di processi e relativi dati. 

Questi dati, a loro volta, si trasformano in una miniera tutta da sfruttare per migliorare i propri processi e affinare sempre più la conoscenza della propria platea di clienti.

Il passaggio finale è il seguente: migliorare la conoscenza dei propri clienti significa avere la possibilità di migliorare continuamente le proprie comunicazioni, rendendole sempre più su misura dei destinatari, dunque sempre più efficaci e personalizzate.

Insomma: tutto può stare insieme in un circolo virtuoso. Risparmi di tempo e denaro. Miglioramento della sicurezza e dell’affidabilità. Rispetto delle norme europee che vanno sempre più definendosi. Valore legale. Raccolta chirurgica di dati. Miglioramento della comunicazione. I vantaggi sono enormi; e l’ottica è sempre win-win, per le company e per i loro clienti.