Da questo mese le Pubbliche Amministrazioni italiane hanno uno strumento in più per comunicare con i propri utenti: infatti, dal 6 giugno 2023 è disponibile per tutti i cittadini l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, operativo e consultabile dal 6 luglio.
Ma facciamo un passo indietro: cos’è INAD e come nasce?
INAD, lo abbiamo detto, è l’Indice Nazionale dei Domicili digitali ed è stato costituito ai sensi dell’art. 6-quater del CAD consente alle persone fisiche, ai professionisti e agli enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi/ registri professionali o non tenuti all’iscrizione all’INI-PEC, di eleggere un domicilio digitale a cui ricevere le comunicazioni aventi valore legale ai sensi dell’art.1 c.1 del CAD.
La nascita di INAD non è inaspettata, era anzi attesa da tempo. Come abbiamo visto, già il CAD ne prevedeva l’istituzione, accanto agli altri due indici nazionali che sono attivi da tempo: l’Indice IPA (Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi) e l’Indice INI-PEC (Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti).
A settembre del 2021, poi, erano state pubblicate le Linee guida necessarie per avviare la costituzione di INAD e regolarne l’ambito e il funzionamento.
Come funziona INAD?
Partiamo dal presupposto che l’iscrizione a INAD è opzionale e facoltativa; infatti, non sussiste obbligatorietà per i cittadini, che quindi potranno liberamente scegliere se registrare il proprio domicilio digitale e utilizzarlo per ricevere le comunicazioni a valore legale da parte delle Pubbliche Amministrazioni.
Ciò significa anche che non vi è alcun obbligo, per i cittadini italiani, di attivare una casella PEC. Infatti, in mancanza di un domicilio digitale registrato su INAD, le Pubbliche Amministrazioni continueranno a comunicare con i cittadini tramite i tradizionali canali, compresa la posta cartacea.
INAD offre la possibilità, ai cittadini che vogliano eleggere il proprio domicilio digitale di ricevere notifiche ufficiali, avvisi di pagamento, documenti amministrativi e altre comunicazioni importanti da parte delle Pubbliche Amministrazioni in una modalità totalmente digitale, permettendo di risparmiare sui documenti cartacei.
L’attivazione dell’Indice può essere certamente considerata come un’importante evoluzione dell’amministrazione digitale, implementando nel rapporto tra le istituzioni e i cittadini un nuovo sistema di comunicazione, oltre che moderno ed efficiente.
INAD è consultabile dal 6 Luglio 2023, senza necessità di autenticazione e in modo puntuale tramite il codice fiscale del destinatario che si desidera raggiungere. Come risulta dalla documentazione tecnica disponibile pubblicamente, i seguenti soggetti possono accedere a INAD anche tramite API, in cooperazione applicativa:
• Pubbliche amministrazioni; nel caso di un domicilio digitale dichiarato in INAD, le PA sono tenute ad inviare le comunicazioni a valore legale a tale domicilio digitale
• Gestori di pubblico servizio
Tutti gli altri, come aziende o privati cittadini, possono consultare INAD solo il modo puntuale.
Eleggere un domicilio digitale, come fare e cosa comporta
Per eleggere il proprio domicilio digitale è necessario accedere al portale di INAD e registrarsi al servizio tramite una procedura di identificazione digitale.
Quindi, il privato cittadino per poter eleggere un domicilio digitale su INAD oggi deve:
· possedere identità digitale SPID, CIE o CNS
· Possedere una casella PEC o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato.
Pertanto, se il cittadino non possiede una identità digitale attiva, oltre che una PEC/ SERCQ non potrà registrarsi su INAD.
È bene ricordare che, una volta eletto il domicilio digitale, il cittadino è tenuto a presidiarlo e a manutenerlo correttamente.
Infine, è necessario tenere presente che anche se il CAD e le Linee guida relative a INAD ammettono la possibilità di eleggere anche un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, nella pratica questo non è ancora possibile. Infatti, da un lato ad oggi non vi sono ancora in Italia provider qualificati per l’erogazione di questa tipologia di servizi; dall’altro, l’Agenzia per l’Italia Digitale dovrà chiarire come sarà possibile (operativamente parlando) per un cittadino eleggere un domicilio digitale avvalendosi di un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, e come sarà garantita l’interazione con l’Indice e con altri servizi di recapito.
L’attivazione di INAD rappresenta una milestone importante nella digitalizzazione del Paese e delle comunicazioni tra Pubblica Amministrazione e cittadini. Allo stesso tempo, non è un punto di arrivo ma un passo di un percorso più articolato, nel quale rimangono ancora alcuni nodi da sciogliere.
Le aziende possono accedere a INAD?
Come abbiamo visto sopra, le Pubbliche Amministrazioni dal 6 luglio 2023 possono utilizzare l’indice per le proprie comunicazioni.
E le imprese private?
Come abbiamo accennato, consultare INAD è possibile per chiunque; tuttavia, vi sono alcuni elementi che rendono ancora poco praticabile l’utilizzo di INAD da parte delle imprese private per l’invio di comunicazioni ai propri clienti e utenti.
Uno di questi aspetti è che ad oggi le aziende non possono ancora usufruire delle API per la consultazione e il recupero massivo dei domicili digitali da INAD. Infatti, tali API sono per ora disponibili solo per le pubbliche amministrazioni e i gestori di servizi pubblici. Per le aziende, così come per le persone fisiche, la consultazione di INAD è possibile solo in modo puntuale, attraverso il codice fiscale della persona destinataria della comunicazione. La consultazione, in questo modo, si traduce in un task da svolgere manualmente e in modo ripetitivo e oneroso, in mancanza di tool in grado di automatizzarlo e garantirne l’efficienza.
Servizi di Recapito Elettronico Certificato: un modo efficacie per le comunicazioni tra aziende e cittadini
La PEC, che costituisce una specificità dell’ecosistema digitale e legislativo italiano, non è certo l’unico strumento utilizzabile per le comunicazioni. Infatti, le imprese private possono utilizzare altri metodi, altrettanto efficaci per inviare comunicazioni a valore legale verso i propri clienti e a seconda dei diversi scenari: i Servizi di Recapito Elettronico Certificato (SERC) o i Servizi di Recapito Elettronico Certificato Qualificato (SERCQ).
I Servizi di Recapito Elettronico Certificato e Certificato Qualificato sono regolati da eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) il regolamento europeo 910/2014 che si concentra sull’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.
Entrambi sono in grado di fornire prove dell’invio e della ricezione dei dati trasmessi, e quindi sono utili per attestare la tracciabilità di una comunicazione, anche nell’eventualità di procedimenti giudiziali.
Oltre a ciò, se qualificati, i servizi elettronici di recapito certificato (SERCQ) garantiscono in più l’identificazione del mittente e del destinatario con elevato livello di sicurezza, prima della trasmissione dei dati.
Nel contesto dell’Unione europea i servizi elettronici di recapito certificato sono ormai molto diffusi, a tutti i livelli. La situazione in Italia in questo senso è diversa, in quanto la soluzione più diffusa è la PEC, che non rientra tra i servizi di recapito definiti dal regolamento europeo.
Tuttavia, i servizi elettronici di recapito certificato stanno iniziando a diffondersi ed è bene cominciare a conoscerli meglio e, soprattutto, capire quando può essere vantaggioso implementarli nei propri processi di business.
Quando utilizzare i Servizi di Recapito Elettronico
Una delle caratteristiche principali della maggior parte dei SERC, come Recapito Elettronico Certificato Doxee, è che non è necessario che il destinatario possieda una tecnologia specifica o un domicilio digitale per recapitare la comunicazione con valore legale: questa soluzione risulta quindi perfetta.
Si può pensare a un semplice invito bonario, o in generale all’ambito dei solleciti o recupero crediti e i possibili destinatari possono essere tutte le tipologie di controparti come un consumatore o anche una stessa impresa.
Un altro use case è quello dei rinnovi contrattuali, ora spesso inviati tramite mail, che con l’utilizzo di un servizio elettronico di recapito certificato diventano più semplici da gestire, ancora di più in un’ottica B2C: tramite l’utilizzo di un SERC si ha certezza della ricezione della comunicazione e dei relativi dati e documenti collegati, a differenza di quanto accadrebbe con un invio tramite posta cartacea o mail ordinaria. Tante sono le possibilità e i casi d’uso dove è possibile potenziare dal punto di vista legale le proprie comunicazioni tipiche, come scadenze di pagamento, preventivi, invio della certificazione unica o di tutte le comunicazioni previdenziali e fiscali, e altri svariati esempi nel mondo bancario, assicurativo e delle multi-utilities.
Tra i vantaggi dei servizi elettronici di recapito certificato si possono ricordare i seguenti:
· Cost savings rispetto alla tradizionale gestione cartacea
· Valore legale della comunicazione, come riconosciuto dal regolamento europeo eIDAS
· Certezza del recapito e della ricezione.
