La gestione della fatturazione è un aspetto critico del settore delle Utility che coinvolge processi complessi e una miriade di interazioni con i clienti. Le utilities hanno dovuto introdurre negli ultimi anni numerose innovazioni per rendere sempre più efficiente la gestione delle operazioni di fatturazione.
La vera svolta arriva grazie allo sviluppo di piattaforme in cloud Software as a Service (SaaS), che hanno consentito di trasformare radicalmente, migliorandola, l’esperienza di billing, sia per le società di servizi sia, soprattutto, per i loro clienti. Le piattaforme di fatturazione SaaS possono automatizzare l’intero processo della fatturazione, dalla generazione di fatture, alla elaborazione dei pagamenti al monitoraggio dei consumi, rendendo l’attività di billing complessivamente più efficiente e accurata. L’esperienza di billing supportata da una piattaforma SaaS in cloud, integrata con i sistemi di gestione del ciclo attivo, è performante, sicura e perfettamente in grado di rispettare tutte le normative e i regolamenti. Riducendo i tempi di pagamento e i costi legati al customer care, le soluzioni in cloud semplificano il processo di fatturazione per aziende e utenza e aumentano la soddisfazione del cliente. Al contempo, le utilities riescono a espandere le opportunità attraverso l’offerta di nuovi servizi e prodotti.
Fatturazione settore Utility: la rivoluzione del modello SaaS
La fatturazione SaaS (spesso chiamata anche fatturazione basata su abbonamento) consiste nel processo di generazione e riscossione di pagamenti da parte degli utenti che avviene su base periodica e secondo il modello di business “software come servizio” (SaaS). L’introduzione del Software as a Service nelle attività di billing rappresenta un fattore critico di sviluppo per la fatturazione nel settore Utility perché consente alle company di ricevere flussi di entrate prevedibili e ricorrenti.
Automazione delle attività di billing
I software SaaS automatizzano molti processi associati alla fatturazione tradizionale, tra cui la gestione degli abbonamenti dei clienti e la riscossione dei pagamenti, il tutto all’interno di un’unica piattaforma unificata. L’automazione fa risparmiare tempo, riduce i costi associati ai processi manuali e limita significativamente l’errore umano. Il software di fatturazione SaaS offre funzionalità avanzate come promemoria di pagamento automatizzati, fatture personalizzabili, elaborazione dei pagamenti in tempo reale e monitoraggio real time delle entrate. Permette inoltre un più alto livello di protezione delle informazioni finanziarie sensibili e garantisce alle aziende la conformità alle normative del settore, evitando costose sanzioni.
Integrazione con i processi di assistenza clienti
Il modello software as a service favorisce inoltre l’integrazione dei processi di assistenza clienti digitali con gli strumenti di fatturazione, aprendo alla possibilità di sviluppo di funzionalità self-service che aumentano la trasparenza effettiva e percepita dell’intera esperienza. Gli utenti possono così accedere alle informazioni di fatturazione in qualsiasi momento e luogo e sono in grado di gestire autonomamente i propri account. Inoltre, l’integrazione digitale agevola soluzioni di fatturazione personalizzate, consentendo alle società di offrire piani, sconti e promozioni su misura per le esigenze individuali dei clienti. Nel complesso, l’integrazione dei processi di assistenza clienti digitali migliora l’efficienza e la trasparenza dei processi di fatturazione nel settore e aumenta la soddisfazione del cliente, ponendo le condizioni per lo sviluppo di servizi sempre più su misura.
La potenza del cloud per accrescere la conoscenza aziendale
Le soluzioni SaaS in cloud abilitano attività di analisi avanzate che possono rendere più accurato il processo decisionale basandolo sui dati. Sfruttando la potenza del cloud, le società di servizi pubblici possono analizzare grandi quantità di informazioni relative alla fatturazione in tempo reale e identificare con tempestività modelli, tendenze e anomalie. Questo consente alle aziende di comprendere il comportamento dei clienti e di progettare nuove e più coinvolgenti modalità di comunicazione, grazie alle quali valorizzare quanto appreso sull’utenza incorporando la conoscenza acquisita all’interno di contenuti interattivi e personalizzati (per esempio mini siti e video personalizzati che veicolano un’ampia serie di messaggi: dagli approfondimenti e news sui prodotti che possono incontrare specifici interessi o bisogni, agli aggiornamenti su modifiche alle normative o nella fornitura del servizio da inviare al momento e sui canali più opportuni, fino alle comunicazioni istituzionali per rafforzare la brand reputation).
Il mercato dei software di fatturazione per il settore Utility
Se le operazioni di billing nel settore Utility consistono in numerose attività – dalla emissione delle fatture ai pagamenti, dalle riscossioni all’assistenza clienti – la fatturazione SaaS in cloud gestisce l’intero processo attraverso l’utilizzo di strumenti e la messa in atto di strategie specifiche. La capacità di questo modello di farsi carico di un range di operazioni così ampio e articolato è probabilmente il motivo principale per cui il mercato dell’utility billing software si sta espandendo a un ritmo più che sostenuto.
La dimensione globale del mercato del software di fatturazione delle utenze ha raggiunto i 5,1 miliardi di dollari nel 2022. Guardando al futuro, IMARC Group prevede che il mercato raggiungerà gli 8,4 miliardi di dollari entro il 2028, con un tasso di crescita dell’8,3% nel periodo 2023-2028.
La crescente necessità di aumentare l’efficienza operativa contenendo i costi ha portato a uno spostamento dai metodi convenzionali di pagamento delle bollette verso applicazioni online. Inoltre, l’integrazione di soluzioni di cloud computing e Internet of Things (IoT), smart metering e reti intelligenti nei sistemi di fatturazione legacy nel settore Utility hanno dato un’ulteriore spinta all’espansione del mercato. Anche l’ampio utilizzo di smartphone, tablet, laptop e desktop per supportare i pagamenti digitali e la crescente accessibilità a Internet ad alta velocità stanno creando prospettive estremamente positive per aumentare il valore del comparto nell’immediato futuro.
Che cosa fa un software di fatturazione?
I software di fatturazione delle utenze sono piattaforme appositamente progettate che vengono implementate per eseguire le attività di billing dei servizi di gas, acqua, elettricità, gestione del ciclo dei rifiuti. Aiutano a generare fatture, inviare pagamenti, risolvere le richieste degli utenti, gestire gli account ed esaminare situazioni di insolvenza (riducendo in questo modo i rischi di attività fraudolente). Uno utility billing software inoltre, fornendo dati precisi e aggiornati, assiste le utilities nel migliorare l’assistenza clienti, nel ridurre il costo di servizio e nella definizione delle strategie per le campagne di marketing. Al momento, i software di fatturazione sono classificati commercialmente in base ai diversi modelli di implementazione: soluzioni on-premise, build-your-own e basate su cloud. In questo articolo ci occupiamo di quest’ultima categoria.
Tutti i vantaggi del modello SaaS in cloud per la fatturazione del settore Utility
L’esperienza di billing, supportata da una piattaforma Saas in cloud – performante, sicura e integrata con i sistemi di gestione del ciclo attivo – è in grado, come abbiamo visto, di rispettare tutte le normative e i regolamenti, di ridurre i tempi di pagamento e i costi legati al customer care e di offrire nuovi servizi e prodotti, espandendo le opportunità di crescita dell’azienda e migliorando l’esperienza complessiva del cliente. I benefici sono dunque moltissimi. Vediamoli uno per uno.
Sistema di fatturazione centralizzato
Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di una piattaforma SaaS in cloud per la gestione della fatturazione è la possibilità di centralizzare tutte le operazioni. Con un sistema unificato, le società di servizi pubblici possono consolidare i dati dei clienti, le letture dei contatori, le tariffe e i cicli di fatturazione in un unico archivio virtuale, facilmente accessibile a diversi team aziendali. Questa centralizzazione semplifica la gestione dei dati, riduce gli errori e consente un coordinamento continuo tra i vari reparti.
Processi di fatturazione automatizzati
Una piattaforma SaaS può automatizzare varie attività come la raccolta della lettura dei contatori, la generazione di contratti e documenti transazionali, l’elaborazione dei pagamenti e l’invio delle fatture. Eliminando l’intervento manuale e riducendo potenziali errori umani, le utilities possono elaborare documenti più accurati, velocizzare i processi e garantire una fatturazione tempestiva.
Modelli di fatturazione flessibili
Le aziende del settore Utility offrono sempre più spesso vari modelli di fatturazione (a tariffa fissa, per tempo di utilizzo, a più livelli). La gestione manuale di questi diversi modelli di fatturazione può essere impegnativa e soggetta a errori. Una piattaforma SaaS in cloud consente di configurare e gestire diversi modelli di fatturazione con minore sforzo. La flessibilità della piattaforma permette inoltre l’implementazione di strutture tariffarie complesse e garantisce una fatturazione accurata in base alle specifiche esigenze del cliente.
Portali self-service per i clienti
Una piattaforma SaaS può fornire alle società di servizi pubblici la possibilità di costruire portali self-service per i propri utenti che consentono loro di avere comodamente accesso alle proprie informazioni di fatturazione e di gestirle in autonomia. Visualizzare le bollette, effettuare pagamenti, tenere traccia dei modelli di consumo e sollevare domande o reclami: implementando opzioni self-service direttamente attraverso il portale, le utilities migliorano la soddisfazione dei clienti, riducono i costi di assistenza e alimentano un senso di trasparenza.
Integrazione con sistemi esterni
La gestione della fatturazione non esiste isolatamente; è interconnessa con altri sistemi all’interno dell’infrastruttura tecnologica dell’azienda. Una piattaforma SaaS può integrarsi perfettamente con altre piattaforme, per esempio con quelle che gestiscono le relazioni con i clienti (CRM), i dati dei contatori (MDM), i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) le comunicazioni con gli utenti finali (CCM) e i contenuti prodotti dall’azienda (CMS). Questa integrazione semplifica il flusso di dati, riduce le voci duplicate e garantisce la coerenza delle informazioni in tutta l’organizzazione, portando a una maggiore accuratezza ed efficienza della fatturazione.
Scalabilità
Con le soluzioni basate su cloud, le aziende possono facilmente ridimensionare la propria infrastruttura per soddisfare carichi soggetti all’andamento della domanda. Il cloud fornisce spazio di archiviazione e potenza di calcolo virtualmente illimitati, permette di gestire grandi set di dati in modo efficiente ed elaborare le informazioni di fatturazione in tempo reale. Questa scalabilità assicura che i processi di fatturazione rimangano fluidi, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda o dalle fluttuazioni dell’utenza.
Accessibilità
I sistemi di fatturazione tradizionali richiedono spesso server fisici e risorse IT dedicate, limitando l’accesso alle informazioni di fatturazione a una posizione specifica (edificio, luogo, computer) o a pochi individui selezionati. Le soluzioni basate su cloud eliminano barriere di spazio e di tempo fornendo accesso ai dati di fatturazione da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questa maggiore accessibilità consente alle utilities di semplificare le loro operazioni, dotare i propri dipendenti di capacità di lavoro da remoto e migliorare il customer care. I clienti, d’altra parte, possono accedere alle proprie informazioni di fatturazione online, visualizzare i dettagli su abitudini di utilizzo e consumi ed effettuare pagamenti attraverso il canale che preferiscono: inevitabilmente la loro esperienza complessiva migliora.
Sicurezza e affidabilità nella gestione dei dati
I fornitori di servizi cloud adottano rigorose misure di sicurezza per proteggere i dati da accessi non autorizzati e garantiscono che le informazioni di fatturazione sensibili rimangano al sicuro. Inoltre, le soluzioni cloud utilizzano meccanismi di ridondanza e backup per preservare l’integrità dei dati e ridurre al minimo il rischio di perdite dovute a eventuali guasti, incidenti o eventi esterni imprevedibili.
Rapporto costi-benefici
Se i sistemi di fatturazione tradizionali spesso richiedono sostanziali investimenti iniziali in hardware, licenze software e costi di manutenzione, le soluzioni in cloud eliminano i costi associati alla gestione dell’infrastruttura fisica (relativi all’adeguamento ai requisiti di raffreddamento, alimentazione e spazio). In questo senso, per le utilities che cercano di ottimizzare le proprie spese operative, le soluzioni di fatturazione basate su cloud rappresentano un’opzione estremamente interessante dal punto di vista economico.
Processo decisionale basato sui dati
Scegliendo soluzioni di fatturazione in cloud le utilities possono analizzare grandi quantità di dati in tempo reale e identificare tempestivamente pattern, trend e irregolarità. Ciò consente alle aziende di ottenere preziose informazioni sul comportamento dei clienti, ottimizzare le strategie di prezzo, rilevare possibili cali nella redditività e migliorare l’accuratezza complessiva della fatturazione.
Doxee per la fatturazione del settore Utility: come realizzare una esperienza olistica
Le soluzioni tecnologiche più avanzate, capaci di dialogare tra loro per costruire una esperienza di billing olistica, fluida e omnicanale, consentono una panoramica precisa e dettagliata del comportamento degli utenti nel corso del tempo, che si traduce nella possibilità di una gestione più efficiente ed efficace delle attività più propriamente commerciali e in una significativa riduzione dei costi (primi tra tutti quelli legati all’integrazione IT). Doxee rende possibile una esperienza totale della fatturazione nel settore Utility grazie all’utilizzo combinato di tre linee di prodotti in cloud, che permettono di gestire:
- processi paperless o “senza carta” (che includono la fatturazione elettronica e permettono di adempiere agli aggiornamenti delle norme di conformità);
- processi di gestione documentale (vale a dire la distribuzione in omnicanalità delle comunicazioni ai clienti);
- processi di gestione dell’esperienza (che, attraverso l’impiego di piattaforme per la creazione di contenuti, trasformano le comunicazioni in video o siti web).
Questa gestione completa del ciclo di fatturazione, realizzata attraverso l’uso sinergico di un insieme di strumenti, permette una comunicazione efficace tra clienti, fornitori di servizi e team responsabili dei processi di fatturazione; garantisce la conformità normativa assicurando l’adesione a norme e regolamenti specifici del settore; implementa processi più sostenibili, che prevedono un minore utilizzo di carta, una distribuzione più rapida delle comunicazioni e una maggiore accessibilità per i clienti.
Scegliendo gli strumenti Doxee (i più adatti a realizzare una gestione del ciclo di billing con copertura a 360°), le utilities possono:
- inviare massivamente le loro fatture e conservarle in compliance con la normativa tramite un sistema sicuro e performante – acquisendo in questo modo il controllo sulla gestione completa degli invii, delle notifiche e degli gli stati in modo sicuro;
- personalizzare il look&feel delle bollette mettendo in evidenza i contenuti salienti del documento (consumi, scadenze, metodi di pagamento);
- raggiungere il cliente su più canali digitali (e non) anche in parallelo, trasformando il documento in un potente strumento interattivo e aumentandone il valore comunicativo;
- ampliare l’offerta inserendo contenuti per abilitare processi di up-selling e cross-selling.
In conclusione, grazie alle piattaforme SaaS in cloud, le utilities possono, con minor sforzo, semplificare le operazioni, ridurre la probabilità di errore umano, aumentare l’efficienza dei processi e la produttività, mantenere la conformità normativa e migliorare la soddisfazione dei clienti. Le soluzioni per il settore Utility di Doxee offrono tutto il supporto necessario per implementare un approccio completo alla gestione del ciclo di billing, favorendo il cambiamento tecnologico e culturale e trasformando in profondità l’intero processo di fatturazione.
