Il Covid-19 ha imposto a tutte le aziende di ripensare radicalmente alla propria organizzazione, gestione documentale compresa. Anzi è proprio dalla gestione documentale che si può partire per implementare delle soluzioni che possono aiutare ad uscire dalla crisi. Basta sapere quali.
La gestione documentale, ovvero quella pratica che attiene alla corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione è un aspetto del funzionamento di un’azienda sempre più rilevante, per non dire strategico soprattutto quando si parla di gestione documentale digitale. Lo ha anche sottolineato l’AGID parlando dei recenti processi di digitalizzazione dei documenti della Pubblica Amministrazione, ma questo non significa che ciò non valga anche per le aziende private, anzi (agid.gov.it).
Ogni giorno, infatti, qualunque tipo di azienda ha la necessità di gestire in modo efficace ed efficiente una grande quantità di documenti, sia che debbano rimanere all’interno dell’azienda stessa o che, invece, debbano essere inviati a terze parti. E per fare questo, cioè per creare un documento, condividerlo e da ultimo conservarlo, occorre proprio avere un sistema di gestione documentale il più efficiente e avanzato possibile.
Del resto, i benefici di una gestione documentale sono ormai sotto gli occhi di tutti. In particolare:
- riduzione dei costi, grazie ad una sostanziale riduzione del workflow documentale interno all’azienda. Tra l’altro la riduzione dei costinon è unicamente una conseguenza della maggior efficienza delle procedure, ma è legata anche e soprattutto alla riduzione di errori e sprechi causati da ritardi o cattivi processi.
- inalterabilità dei documenti, che è fondamentale visto e considerato che il valore di un documento è strettamente legatoalla bontà delle informazioni che contiene, le quali devono essere modificabili il meno possibile. O, al massimo, modificabili in modo tale che ogni modifica sia rintracciabile e, se nel caso, eliminabile.
- disponibilità dei documenti, che si può ottenere solo attraverso un sistema di archiviazione ordinato e funzionale. Anche perché un documento è tanto più utile quanto più si può reperire nel momento esatto in cui è necessario: se lo si trova in ritardo o non lo si recupera affatto è come se quel documento non fosse mai stato redatto.
La gestione documentale è bene, la gestione documentale digitale è meglio
Se questi sono i vantaggi associata alla gestione documentale in generale, tali benefici si ritrovano anche quando parliamo di gestione documentale digitale, che addirittura li potenzia. Basti pensare, ad esempio, alla riduzione dei costi: grazie alla digitalizzazione è, infatti, possibile dematerializzare tutti i documenti che sono in azienda, sostituendo alla carta dei supporti digitali. In questo modo, l’azienda può risparmiare sia perché non deve più utilizzare supporti fisici in grandi quantità e, in più, non ha più bisogno di prevedere al suo interno spazi e strutture ad hoc per la stampa e la conservazione degli stessi, come faldoni e scaffali, sostituiti da server e database.
Lo stesso si dica per l’inalterabilità dei documenti che la digitalizzazione assicura dando la possibilità alle aziende di salvare tali documenti e di usare delle estensioni specifiche che ne permettono l’immodificabilità. In alternativa, i documenti possono essere anche caricati all’interno di specifici database (si sta parlando chiaramente della Blockchain) che da un lato ne garantiscono la massima protezione attraverso la criptografia e dall’altro lato danno la possibilità solo a pochi di modificarli e in modo tale da lasciare delle “tracce” così che utenti abilitati siano in grado di risalire cronologicamente ad ognuna di esse.
La digitalizzazione documentale in un contesto profondamente cambiato
A ben vedere, dunque, la digitalizzazione della gestione documentale è un processo da cui molte aziende possono ricavare vantaggi notevoli.
Tuttavia, a seguito dell’emergenza sanitaria di questi mesi la gestione documentale e, più nello specifico, la gestione documentale digitale è diventata una necessità non più rimandabile per molte realtà lavorative. E questo perché molte aziende sono dovute passare in modo robusto allo smart working, e quindi si sono trovate nella condizione di dover reimpostare tutta una serie di processi documentali alla luce di questo nuovo modo di lavorare, destinato a diventare sempre di più la norma per molte realtà aziendali.
Un intero Paese di lavoratori da casa
Secondo quanto riportato dal sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, lo smart working (anche conosciuto come lavoro agile) è “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.
Se fino a qualche mese fa, questa modalità di esecuzione del lavoro era in qualche modo marginale, ora a causa del Covid-19 e delle recenti misure adottate dal Governo, il lavoro agile è praticamente un obbligo per tutte le aziende che compatibilmente con la loro attività economica possono implementarlo.
Questo, come ci si può aspettare, ne ha enormemente incrementato la diffusione, come dimostrano i numeri. Secondo una ricerca svolta dall’AIDP (Associazione italiana dei direttori del personale), per quasi il 60% degli intervistati il lavoro da remoto riguarda un percentuale sul totale che oscilla tra il 50 e oltre il 90% della forza lavoro (ilsole24ore.com). Allo stesso modo, nel 70% delle aziende saranno mediamente utilizzati tra i 2 e i 3 giorni a settimana per le attività in lavoro agile, anche perché le prime prove di rientro si sono dimostrate decisamente timide, visto che si tende a far rientrare pochi lavoratori alla volta per non occupare troppo gli spazi e garantire così un ambiente di lavoro più sicuro. In ogni caso, anche se dovessero aumentare i numeri, ormai il dado è tratto, visto e considerato che per il 58% delle aziende lo smart working proseguirà anche nel 2021. A ciò si aggiunga che anche dopo la fine della pandemia, con buona probabilità molte attività continueranno a mantenere un regime di parziale lavoro agile, in una quota vicina al 50%, in alternanza con dei giorni in presenza.
Proprio per questo, proprio perché lo smart working diventerà componente stabile della nostra vita lavorativa, le aziende sono chiamate ora più che mai a ripensare ai propri processi interni, in particolare quelli documentali.
Una trasformazione contro una crisi
Fortunatamente le aziende italiane non partono totalmente da zero.
Secondo un recente studio dell’ISTAT emerge che le infrastrutture digitali di base, come la fibra ottica o il 4G, il cloud e la sicurezza, sono largamente usate e diffuse dalle imprese del nostro Paese. Tra l’altro, maggiore e la dimensione, maggiore è anche la digitalizzazione: se, infatti, tra le imprese con 10-19 addetti il 73,2% ha effettuato investimenti digitali, il numero sale molto tra quelle con oltre 500 addetti in cui la percentuale arriva al 97,1%. Se si scende poi nel particolare delle tipologie di software più utilizzate per la digitalizzazione dei processi, si rimane piacevolmente sorpresi: dai dati risulterebbe, infatti, che il 67,2% delle imprese ha un qualche programma per la gestione documentale digitale, soprattutto quelle che hanno a che fare con la Pubblica Amministrazione.
Quindi le basi ci sono, anche se bisogna mettersi in moto perché quello che serve è molto di più.
Non è più possibile che solo le aziende strettamente legate alla Pubblica Amministrazione adottino soluzioni di gestione documentale digitale all’interno della propria organizzazione; al contrario, occorre che la piena totalità delle aziende ripensi completamente al proprio workflow. Perché se è vero che la digitalizzazione base è stata implementata da circa il 70% delle aziende, d’altro canto appena il 16,6% delle stesse ha adottato almeno una tecnologia tra IoT, realtà aumentata, analisi dei Big Data, automazione, simulazione e stampa 3D, che sono proprio le soluzioni che adesso contribuirebbero maggiormente al salto in avanti del comparto industriale italiano.
Anche perché è innegabile che l’uscita dalla crisi passi anche e soprattutto dalla digitalizzazione di molti processi aziendali, come sostenuto da diversi professionisti del settore, proprio alla luce dei tanti benefici che si possono ottenere e del nuovo assetto produttivo che si prospetta (datamanager.it).
Tuttavia, tornando all’ambito dei processi documentali, quali sono le direttive che deve seguire l’implementazione di processi documentali digitali?
Le tre direzioni di una trasformazione
Quando si parla di innovazione nell’ambito della gestione documentale ai tempi della crisi del Covi-19, bisogna tener presente che tre sono i punti sensibili su cui bisogna lavorare (axioma.it).
Il primo è la condivisione: in un contesto di smart working come si può gestire la singola copia di un documento se lo stesso deve essere condiviso tra più soggetti che non si trovano a lavorare nello stesso luogo? La difficoltà poi aumenta se il documento deve anche essere revisionato: in questo caso, i passaggi rischiano di moltiplicarsi e il pericolo di confusione o di errori aumenta notevolmente.
Il secondo tema da smarcare è quello della approvazione. Una volta che un documento ha completato il suo percorso di redazione e di modifica ciò che occorre è che i responsabili ne diano chiara approvazione. Ma in una situazione come quella attuale, in cui c’è un grande circolo di email, messaggi e call c’è la possibilità che alcune approvazioni non vengano registrate e che si perdano nella grande quantità di notifiche e comunicazioni.
Infine, il terzo elemento da considerare quando ci si trova a dover decidere quali soluzioni implementare per la digitalizzazione dei processi documentali è l’archiviazione. Pur lavorando da casa, infatti, è necessario che lo stesso documento sia accessibile a chiunque ne ha bisogno, in qualunque momento, ma nello stesso tempo occorre che il contenuto del documento sia “protetto”, in modo tale che non tutti possano metterci mano rischiando di comprometterne l’integrità.
Date le necessità, ecco alcune soluzioni
A ben vedere queste tre necessità erano già presenti in molte aziende anche prima della crisi sanitaria, tuttavia l’attuale situazione le ha rese ancora più urgenti. In questo senso, implementare alcune soluzioni di digitalizzazione dei processi documentali può essere non solo un modo per uscire dalla crisi in cui ci si trova, ma può diventare anche un’incredibile opportunità per migliorare permanentemente il proprio workflow e dunque il complessivo funzionamento aziendale.
Ma quali sono queste soluzioni che possono essere adottate?
Una già citata è la Blockchain, che, in realtà, può venire in aiuto dello smart working soprattutto nella Pubblica Amministrazione. La Blockchain, infatti, per sua stessa natura spinge verso la decentralizzazione delle informazioni e dei documenti che vengono conservati in una sorta di archivio diffuso organizzato in blocchi; di conseguenza poco si presta ad essere integrata nello smart working privato che, invece, tende ad adottare procedure di centralizzazione. Al contrario, nel contesto della PA, questa soluzione può essere molto utile poiché permette di rendere pubbliche e condivise le informazioni necessarie al lavoro da remoto dei funzionari amministrativi.
Un’altra soluzione particolarmente smart che sta contribuendo a superare questo momento di delicata transazione è il Cloud che non solo ha mostrato grande capacità di adattamento, ma è addirittura diventato elemento chiave per garantire la continuità del business. Il Cloud ha permesso, infatti, in breve tempo di lavorare in remoto e ha messo le aziende nelle condizioni di realizzare quanto tale tecnologia sia scalabile nel medio periodo con dei benefici notevoli.
Dopo questa fase di crisi, per molte imprese le architetture multicloud che comprendono Cloud pubblici e privati sono destinate a diventare la nuova normalità anche perché permettono di gestire flussi di lavoro come quelli dello smart working, fatti di picchi e di flessioni improvvisi e scostanti. Per non parlare della possibilità fornita a tutto reparto IT di intervenire in modo rapido ed efficiente ovunque si trovi il suo problema, riducendo così costi e sprechi di tempo tra un passaggio e l’altro.
Un’altra soluzione tecnologica che va in questa direzione è il cosiddetto “digital workplace”, ovvero lo spazio di lavoro digitale, in cui i processi possono essere gestiti anche a distanza. In questo senso, le piattaforme di workflow automation sono senza dubbio una tecnologia chiave, dal momento che permettono di mantenere le organizzazioni agili ed efficienti anche in situazioni di grande pressione e addirittura di prevedere future necessità, raccogliendo dati sulle procedure documentali attuali e proponendo modelli che anticipino bisogni che possono emergere in seguito.
Del resto, proprio questo ora serve: tecnologie efficienti e flessibili, capaci di creare in poco tempo flussi di lavoro rapidi e modulabili a seconda di cosa richieda la situazione.
Una chiosa
Questi sono solo pochi esempi di alcune “soluzioni smart” che si possono implementare per uscire dalla crisi in cui il Covid-19 ci ha costretti.
Ma come sempre la tecnologia non basta. Ciò che serve è anche e soprattutto la collaborazione dei singoli lavoratori, i quali devono abbracciare queste nuove modalità di lavoro come parte di una nuova normalità, dal momento che una resistenza della forza lavoro blocca anche la più efficace delle soluzioni.
Ovviamente, i lavoratori non devono essere lasciati soli: ogni azienda ha il dovere di accompagnarli in questa transizione, spiegano passo dopo passo i meccanismi e le motivazioni della trasformazione, in modo che tutti possano vederne le potenzialità e sappiano sfruttarne i tanti vantaggi.
Scopri l’importanza della dematerializzazione e tutte le sue regole un passaggio efficace e vantaggioso dal documento cartaceo a quello digitale
