Di recente, abbiamo parlato dell’importanza di gestire correttamente le firme elettroniche e la loro acquisizione, poiché queste sono diventate sempre più uno strumento essenziale nello svolgimento delle nostre attività e nella conclusione dei contratti e, in generale, di qualsiasi atto. Ma uno strumento che usiamo in modo ancora più massiccio, già da molto tempo ormai, sono le mail e le PEC. Posta ordinaria e posta certificata vengono usate da tutti nell’attività lavorativa quotidiana, nei rapporti con le istituzioni, tra colleghi, con i fornitori, i clienti e in generale in tutti i rapporti di lavoro. Come accade spesso quando l’utilizzo di uno strumento diventa quasi automatico e dato per scontato, non sempre ci soffermiamo sulle sue criticità e sulle accortezze che dovremmo tenere nell’utilizzarlo.
Soprattutto in ambito lavorativo, portare a termine la conservazione di di mail e PEC nel modo corretto, in particolare di quelle che hanno una certa rilevanza per il nostro business, è di cruciale importanza. Da un lato, è certamente rilevante essere sempre sicuri di poter disporre e recuperare con sicurezza e rapidità tutte le informazioni che ci servono per portare avanti la nostra attività.
Dall’altro lato, però, bisogna ricordare che in merito alla conservazione dei messaggi di posta elettronica aziendali sussistono dei veri e propri obblighi normativi, da tenere ben presenti. Conservare nel modo giusto la nostra corrispondenza elettronica, quindi, è non solo funzionale ma necessario, per tutelare i nostri interessi di fronte alla legge ed essere sempre pronti ad ogni evenienza, evitando spiacevoli soprese. I messaggi di posta elettronica, infatti, costituiscono corrispondenza aziendale e rappresentano spesso un elemento di prova dei rapporti con aziende, clienti e fornitori, molto spesso l’unico di cui possiamo disporre.
Conservazione di mail e PEC: quali norme tenere d’occhio?
Le norme che obbligano alla conservazione della corrispondenza avente rilevanza commerciale e giuridica e, quindi, anche delle mail e delle PEC, sono contenute essenzialmente in tre testi normativi:
- Il Codice civile, all’articolo 2214;
- Il DPR 600/1973, all’articolo 22;
- Il D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 cosiddetto Codice dell’Amministrazione Digitale.
Viene chiarito che per corrispondenza si intende, dunque, sia quella ricevuta, sia la copia di quella inviata: nel caso di mail e PEC, non si tratta più naturalmente di copia, ma del messaggio inviato. In ogni caso, si tratta di corrispondenza che deve essere tassativamente conservata per almeno dieci anni, al pari di tutte le altre scritture aventi rilevanza fiscale.
Come vediamo, non c’è bisogno di conservare proprio tutte le mail che vengono scambiate dall’azienda e all’interno della stessa: infatti, le mail che non hanno rilevanza commerciale o giuridica e i normali scambi di mail tra colleghi possono tranquillamente essere eliminati, salvo che sia necessario conservarli per un certo tempo per soddisfare esigenze operative.
Tuttavia, tra le norme da evidenziare c’è l’art. 20 comma 1-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale, che stabilisce che l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle sue caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. Ricordiamo anche l’art. 43 comma 3 dello stesso testo, che sancisce l’obbligo di conservazione digitale secondo le regole attuative del CAD per tutti i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, come per le mail e le PEC.
È opportuno ricordare, inoltre, che anche il Regolamento generale sulla protezione dei dati personali (GDPR) tratta questa materia. Nello specifico, il GDPR chiarisce che i messaggi di posta elettronica privati dei dipendenti possono essere archiviati e conservati solo a seguito dell’esplicito consenso delle persone interessate. Nel caso si renda necessario, quindi, conservare anche corrispondenza di questo tipo, è necessario assicurarsi di raccogliere dalle parti interessate tutti i consensi previsti dalla legge, per non dover fronteggiare poi in seguito spiacevoli contenziosi.
È importante, dunque, come primo passo verso una corretta gestione e conservazione di mail e PEC, distinguere i messaggi che hanno un contenuto rilevante a fini commerciali e legali e devono essere quindi conservati digitalmente a norma, da quelli che non hanno queste caratteristiche. In questo senso, è certamente necessario sensibilizzare tutti i collaboratori e i dipendenti, per evitare che messaggi rilevanti vengano cancellati, anche inavvertitamente. Detto questo, è evidente che messaggi di mail ordinaria e messaggi posta certificata abbiano caratteristiche ed esigenze diverse. Cerchiamo di vedere, dunque, come devono essere trattate queste diverse tipologie di e–mail, per essere certi di portare a termine un processo di conservazione a norma, efficace e sicuro.
La conservazione delle mail ordinarie
Le mail ordinarie sono ormai diventate uno dei mezzi di comunicazione più diffusi, grazie alla loro immediatezza e semplicità di utilizzo. Tuttavia, la posta elettronica ordinaria presenta alcune carenze, da tenere presenti quando si tratta di tutelare la corrispondenza aziendale. In particolare, un servizio di mail ordinaria non offre garanzie di data e di ora certe, né offre garanzie in merito alla effettiva consegna del messaggio al destinatario designato. Inoltre, non è possibile escludere che un messaggio di posta elettronica ordinaria venga manomesso durante il “viaggio” dal mittente al destinatario. In altri termini, ad una mail ordinaria devono essere garantiti quei requisiti di integrità, sicurezza, immodificabilità individuati dall’articolo 20 del CAD come essenziali affinché un documento informatico abbia pieno valore probatorio. Il valore delle mail ordinarie, quindi, in caso di contenzioso è sempre liberamente valutabile dal giudice, che si troverà perciò a dover esaminare le condizioni particolari nelle quali il messaggio è stato prodotto, trasmesso e poi conservato, per stabilire quanto i requisiti di integrità, sicurezza e immodificabilità siano stati rispettati.
Ecco perché un adeguato processo di conservazione digitale a norma ci può venire in aiuto. I processi di conservazione a norma vengono realizzati da provider specializzati e in linea sia con gli standard internazionali di settore, sia con i dettami della disciplina giuridica italiana e dell’Agenzia per l’Italia digitale. In particolare, un processo di conservazione a norma conferisce alle nostre mail ordinarie una data e un’ora certe e ci garantisce che, almeno dal momento in cui entrano a far parte del sistema di conservazione prescelto, non verranno più manomesse o modificate. In caso di contenzioso, quindi, i messaggi così conservati offriranno di fronte alla legge maggiori garanzie probatorie. È importante, tuttavia, che i messaggi vengano affidati al sistema di conservazione il prima possibile, a ridosso del loro invio o ricezione, proprio per evitare che si possano verificare o ipotizzare manomissioni nel lasso di tempo intermedio.
La conservazione delle PEC
La Posta Elettronica Certificata (PEC), invece, offre certamente maggiori garanzie rispetto alla mail ordinaria, a fronte di un piccolo costo di abbonamento. Infatti, i servizi di posta certificata sono in grado di attestare in modo certo l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio e di rilasciare ricevute opponibili a terzi, attribuendo al messaggio una data e un’ora certe. Inoltre, i messaggi PEC “viaggiano” all’interno di buste di trasporto che vengono firmate digitalmente dal provider, offrendo così garanzie in merito alla provenienza, all’integrità e alla immodificabilità del messaggio stesso. Sotto il profilo legale, di fatto, la PEC ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Infine, il provider ha l’obbligo di conservare traccia della ricezione e dell’invio dei messaggi per almeno 30 mesi dalla data di riferimento. L’utilizzo della PEC, peraltro, è obbligatorio già da alcuni anni per le pubbliche amministrazioni, le imprese in forma societaria e i professionisti iscritti ad albi o elenchi. Per le garanzie che offre, a fronte di un costo generalmente contenuto, sta inoltre gradualmente iniziando a diffondersi sempre più anche tra i privati cittadini.
Date le caratteristiche che abbiamo descritto, verrebbe quasi da abbassare la guardia e si potrebbe pensare che per la conservazione delle PEC non servano eccessive accortezze. Al contrario, è bene riservare alla conservazione dei nostri messaggi PEC la giusta attenzione, soprattutto quando si tratta di corrispondenza rilevante a fini giuridici o commerciali. Infatti, è bene specificare che la corrispondenza ha pieno valore legale solo se avviene tra due caselle PEC; inoltre, la PEC in quanto tale è riconosciuta solamente in Italia, mentre non ha valore legale nella corrispondenza con l’estero. Pertanto, è sempre consigliabile affidare anche i messaggi PEC e le relative ricevute ad un sistema di conservazione che offra adeguate garanzie di tutela di fronte alla legge, compresa la conservazione dei messaggi nel più idoneo formato .eml, come disposto dal Codice dell’Amministrazione digitale.
Conclusioni
Come abbiamo visto, la corretta conservazione di mail e PEC non è qualcosa di scontato: al contrario, può davvero fare la differenza in caso di contenziosi di fronte alla legge. Le norme da tenere presenti sono diverse e regolano molteplici aspetti, dalla corretta conservazione di scritture contabili, alla tutela dei dati personali, fino alla validità probatoria del documento informatico. Per portare a termine la corretta conservazione di mail e PEC sono necessarie accortezze che non si possono ottenere semplicemente stoccandole in un hard disk o mantenendole nel nostro server, sperando che tutto vada bene. Anche effettuare backup periodici ci garantisce solamente che le mail non vadano perse (salvo cancellazioni accidentali), ma non ci fornisce garanzie dal punto di vista dell’integrità, immodificabilità e sicurezza del contenuto dei messaggi. Ecco perché rivolgersi ad un servizio di conservazione digitale a norma può essere la soluzione per una corretta conservazione di mail e PEC, in grado di tutelarci di fronte a spiacevoli inconvenienti legali.
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