L’eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) è il regolamento europeo per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno. Il tema, come si comprende, è delicato, decisivo e imprescindibile.
Il regolamento eIDAS fornisce, infatti, una base normativa comune per interazioni elettroniche sicure fra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni e incrementa la sicurezza e l’efficacia dei servizi elettronici e delle transazioni di e-business e commercio elettronico. A partire dal regolamento eIDAS, dunque, si sono creati degli standard unici per tutto ciò che riguarda la firma elettronica, i certificati digitali, le marche temporali e le varie altre forme di autenticazione elettronica. Tutto ciò, in tutti i paesi dell’Unione Europea.
Insomma, non si tratta solo di dematerializzazione, ma di digitalizzazione. E la differenza è fondamentale. Tramite la digitalizzazione , infatti, i documenti cartacei vengono integralmente sostituiti con degli equivalenti digitali che hanno pieno valore legale e riconoscimento ufficiale in tutti i paesi dell’Unione Europea. I vantaggi sono molteplici.
Ma con la digitalizzazione si può andare oltre e rivoluzionare completamente l’intero processo: non solo documenti digitali, ma processi digitali. Si risparmiano tempo e denaro. Si migliora l’efficienza e la fluidità della condivisione. Si riducono gli errori di compilazione. Si azzerano i rischi di smarrimento e di manomissioni. S’incrementano la sicurezza e la trasparenza. E tutto questo accade contemporaneamente.
Ma ancora non è tutto. Grazie alla digitalizzazione infatti, si producono una serie di opportunità che vanno oltre i semplici adempimenti: opportunità che partono dall’archiviazione elettronica per poi impattare in maniera positiva sui processi di CRM (Customer Relationship Management) e CCM (Customer Communication Management).
Attenzione, però! Ci sono delle importanti novità relative al regolamento eIDAS. Novità non ancora ufficializzate, ma che traspaiono con chiarezza dalle bozze che hanno iniziato a circolare.
Nuovo regolamento eIDAS – come cambia l’articolo 1
Tecnicamente, eIDAS è indicato come regolamento (UE) n. 910/2014. Le ultime proposte di modifica e aggiornamento del regolamento risalgono al 3 giugno 2021; tuttora siamo in attesa dell’approvazione di queste proposte, che sono però già consultabili in stato di bozza. Naturalmente, muoversi in anticipo su questi temi, per adeguare senza troppa fretta le proprie procedure, non è soltanto qualcosa di auspicabile, ma può offrire dei vantaggi competitivi non indifferenti.
Dunque, partiamo proprio dall’articolo 1, che nella bozza del nuovo regolamento viene sostituito completamente. Qui di seguito ne riportiamo il testo integrale:
“Il presente Regolamento mira a garantire il corretto funzionamento del mercato interno e a fornire un adeguato livello di sicurezza dei mezzi di identificazione elettronica e dei servizi fiduciari. A tal fine, questo Regolamento:
(a) stabilisce le condizioni in base alle quali gli Stati Membri devono fornire e riconoscere i mezzi di identificazione elettronica delle persone fisiche e giuridiche, che ricadono in uno schema di identificazione elettronica notificato da un altro Stato Membro;
(b) stabilisce norme per i servizi fiduciari, in particolare per le transazioni elettroniche;
(c) stabilisce un quadro giuridico per le firme elettroniche, i sigilli elettronici, validazioni temporali elettroniche, i documenti informatici, i servizi elettronici di recapito certificato, i servizi certificati per l’autenticazione di siti web, l’archiviazione digitale e l’attestazione digitale degli attributi, la gestione dei dispositivi per la creazione remota della firma elettronica e del sigillo elettronico, e dei registri elettronici;
(d) stabilisce le condizioni per l’emissione di Portafoglio per l’Identità Digitale Europea da parte degli Stati Membri”
Che cosa emerge da questa formulazione aggiornata? Innanzitutto, la presenza di tipologie di servizi completamente nuovi rispetto alla precedente formulazione; tra questi, un valore centrale è ricoperto dal Portafoglio per l’Identità Digitale Europea (punto d).
Su questa tipologia di servizio il nuovo regolamento eIDAS ritorna nell’articolo 42, con una definizione che riportiamo qui:
Articolo 42:
“Portafoglio per l’Identità Digitale Europea: è un prodotto e un servizio che consente all’utente la memorizzazione dati di identità, credenziali e attributi collegati alla sua identità, la loro fornitura, a richiesta, a terze parti e il loro utilizzo per autenticazione, online e offline, per un servizio in conformità all’articolo 6°; e per la creazione di firme e sigilli elettronici qualificati”
Attenzione poi ai servizi di archiviazione elettronica e alle loro novità, che sono anticipate in questo primo articolo del nuovo regolamento eIDAS (punto c) e che vengono poi riprese negli articoli successivi. Su questo ambito ci focalizziamo subito, nel paragrafo seguente.
Le novità sull’archiviazione elettronica
Per quello che concerne le novità relative all’archiviazione elettronica presenti nelle bozze del nuovo regolamento eIDAS, è bene partire dagli articoli 47 e 48, di cui riportiamo integralmente testi:
Articolo 47:
“Archiviazione elettronica: un servizio che consente la ricezione, la conservazione, la cancellazione e la trasmissione di dati o documenti elettronici al fine di garantire l’integrità, l’esattezza dell’origine e le caratteristiche giuridiche di tali dati o documenti per tutto il periodo di conservazione”.
Articolo 48:
“Servizio di archiviazione elettronica qualificato”, un servizio che soddisfa i requisiti di cui all’articolo 45 octies”.
Ed ecco, quindi, che cosa recita l’articolo 45 octies, qui sopra citato:
Articolo 45 octies:
“Servizi di archiviazione elettronica qualificati
Un servizio di archiviazione elettronica qualificato per documenti elettronici può essere prestato soltanto da un prestatore di servizi fiduciari qualificato che utilizza procedure e tecnologie in grado di estendere l’affidabilità del documento elettronico oltre il periodo di validità tecnologica.
Entro 12 mesi dall’entrata in vigore del presente regolamento la Commissione, mediante atti di esecuzione, stabilisce i numeri di riferimento delle norme applicabili ai servizi di archiviazione elettronica. Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura d’esame di cui all’articolo 48, paragrafo 2”.
Si tratta dell’unico articolo dedicato specificamente all’archiviazione elettronica. Al suo interno, però, è fissata una regola a cui prestare attenzione; questa: per quanto riguarda l’archiviazione elettronica a norma, ci può riferire soltanto a un “prestatore di servizi fiduciari qualificato”.
Il tema della conservazione
Torniamo per un attimo, all’articolo 47 della bozza del nuovo regolamento eIDAS. Si noti come nella definizione di archiviazione elettronica sia anche contenuta quella di conservazione: un altro versante molto delicato e importante.
La conservazione viene descritta nel sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale come “l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”. Sempre nello stesso sito si legge:
“Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
In conclusione, va fatto emergere un altro aspetto di grande attualità. A partire dal 1 gennaio 2022, infatti, sono diventate pienamente operative le “Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” e il “Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici”.
Si tratta di regolamenti che hanno determinato un notevole impatto non solo per le pubbliche amministrazioni, ma anche per i privati. Infatti, le Linee guida AgID, così come il CAD contengono disposizioni che si applicano trasversalmente a soggetti pubblici e a soggetti privati, come imprese e professionisti. In questo nostro Whitepaper abbiamo approfondito le principali novità introdotte dalla nuova normativa, in modo particolare:
- l’obiettivo e gli impatti delle nuove Linee guida;
- il nuovo set di metadati minimi obbligatori;
- le novità rispetto alle infrastrutture del sistema di conservazione;
- l’introduzione della certificazione di processo;
- la conservazione dei documenti fiscali e tributari alla luce delle nuove Linee guida.
Non solo adempimenti – le opportunità della dematerializzazione
Concludiamo questo articolo dedicato al nuovo regolamento eIDAS, ponendo un focus su un versante che ci sta particolarmente a cuore. Quando si parla di digitalizzazione non bisogna commettere, ingenuamente, l’errore di limitarsi ai soli adempimenti.
Abbiamo, infatti, già sottolineato i grandi vantaggi che si annidano nel passaggio al documento e ai processi digitali, in termini di risparmio di tempo e denaro, oltre che d’incremento dell’efficienza e della sicurezza. Ma ci sono due parole chiave da tenere sempre ben presente: integrazione e aggiornamento.
Con gli strumenti offerti da aziende specializzate come Doxee, si possono integrare – ad esempio – le soluzioni di firma elettronica, per una digitalizzazione completa dei processi di onboarding e sottoscrizione dei contratti. Ma non è tutto.
Il punto di arrivo di questa integrazione può e dev’essere una vera e propria rivoluzione che coinvolge tutto ciò che ha a che fare con la gestione dei processi aziendali ben oltre l’archiviazione documentale, dunque con il CRM (Customer Relationship Management) e il CCM (Customer Communications Management).
Il tutto, in maniera costantemente aggiornata. Le regolamentazioni cambiano ad un ritmo molto sostenuto, non ci si può permettere errori (i rischi sono anche legali). E affidarsi a company specializzate è il modo migliore e più sicuro per tenere il passo. Quello che conta davvero, insomma, è abbracciare un’ottica ampia e onnicomprensiva. Perché la Digital Transformation offre i suoi frutti più interessanti quando è matura, quando si configura come un vero e proprio cambio di mentalità.
Gli strumenti ci sono; e anche le agevolazioni da parte del regolatore. E non bisogna mai scordarsi che, in questo caso, la partita la vincono tutti: la imprese, pubbliche amministrazioni, utenti e cittadini. Insomma, una spirale virtuosa. Con la svolta digitale l’ottica è sempre quella win-win.