Articolo aggiornato al 10/08/2022
La dematerializzazione è una tendenza che si sta seguendo in tanti settori diversi alla luce dei benefici che comporta, i vantaggi della dematerializzazione nella PA sono molteplici. Primo tra tutti il risparmio economico, ma anche la semplificazione dei processi e l’aumento dell’efficienza. Tuttavia, non basta: occorre inserire la dematerializzazione in un contesto di riorganizzazione più ampio per sfruttarne appieno le potenzialità, come ha fatto un virtuoso comune italiano.
È una notizia recente che il colosso dei social network, Facebook lancerà a breve una valuta completamente digitale: il suo nome è Libra. Ad essere precisi, essa è una criptovaluta, che funziona sulla base di una piattaforma blockchain i cui nodi validatori saranno i partecipanti dell’associazione di membri fondatori, la Libra Association. Essa raccoglie soggetti appartenenti a diversi settori: da quello finanziario (come Mastercard, Visa e Paypal) a quello delle telco (come Vodafone e Iliad) e delle aziende della rivoluzione digitale (come Uber, Spotify, eBay e Booking, tra le altre).
L’obiettivo di questo nuovo progetto è ambizioso e può avere un effetto dirompente per l’economia globale, perché per la prima volta il mondo della rete si apre in maniera totale e definitiva al denaro, che è uno degli ambiti toccati in maniera solo marginale dalla rivoluzione digitale.
Inoltre, l’introduzione di questa tecnologia permetterà di estendere molti servizi finanziari a coloro che fino ad oggi ne erano esclusi.
È previsto infatti che entro il 2020 venga attivato un wallet (ossia un portafoglio) digitale, il quale sarà accessibile direttamente da Messenger, Whatsapp o anche da un’app dedicata e che permetterà di pagare direttamente attraverso una di queste piattaforme.
Cosa c’entra questa notizia con la dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione? Qual è il legame? La risposta è presto detta.
La decisione di Facebook dimostra che la dematerializzazione è una tendenza ormai inarrestabile, che ha toccato tutti gli ambiti della società dal momento che i benefici sono notevoli e questo è tanto vero nel settore privato quanto in quello pubblico.
Per questa ragione, la Pubblica Amministrazione italiana deve al più presto completare un processo di dematerializzazione e più in generale di digitalizzazione, così da poter diventare più efficiente e competitiva oltre che mettersi al pari con buona parte delle aziende italiane, le quali stanno investendo sempre di più in tecnologie digitali e in dematerializzazione.
Prima però di passare ad elencare quali sono questi benefici è bene, innanzitutto, dare una definizione di dematerializzazione.
In generale, quando si parla di dematerializzazione, si intende quel processo informatico applicato che consiste nella realizzazione di documenti in formato digitale, che siano fruibili attraverso dei mezzi informatici, ed ha come scopo principale quello di sostituire ed eliminare completamente i supporti cartacei.
Questa stessa definizione vale anche per la Pubblica Amministrazione, ma occorre aggiungere un elemento. Nella PA, infatti, la dematerializzazione è quel processo di conversione di un documento cartaceo in un documento informatico in modo tale che esso preservi sia il valore probatorio e giuridico sia gli elementi relativi al contesto archivistico di riferimento.
Dunque, all’aspetto dell’eliminazione dei documenti cartacei, si affianca la necessità che essi abbiano il medesimo valore giuridico, probatorio ed archivistico.
Da questo va distinta la digitalizzazione, che riguarda più direttamente i processi di gestione e conservazione dei documenti elettronici e coinvolge anche le modalità di fornitura dei servizi online da parte dei cittadini.
Alla luce di questa definizione, si può dire che la dematerializzazione è la premessa funzionale alla digitalizzazione, poiché quest’ultima prevede una vera e propria “reingegnerizzazione” della Pubblica Amministrazione, che presuppone per forza che i relativi flussi documentali abbiano ad oggetto dei documenti informatici.
I 4 principali vantaggi della dematerializzazione nella PA
Chiarito il significato del termine, è più facile capire quali sono i principali aspetti positivi di cui la Pubblica Amministrazione italiana potrebbe beneficiare se solo completasse il percorso verso una totale dematerializzazione (e una conseguente digitalizzazione).
Primo beneficio: un notevole risparmio
L’eliminazione dei documenti cartacei comporta prima di tutto un importante risparmio in termini economici.
Una ricerca di ormai qualche anno fa svolta dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ha evidenziato che la dematerializzazione dei processi interni può portare ad un risparmio di circa 40 miliardi di euro.
Tale cifra è costituita come segue: “4 miliardi di euro l’anno di soli risparmi sui prezzi di acquisto e sui costi di processo negli approvvigionamenti della PA; 15 miliardi di euro l’anno di risparmi legati all’aumento di produttività del personale; 24 miliardi di euro l’anno di risparmi sui “costi di relazione” tra PA e imprese, grazie a uno snellimento della burocrazia”.
Inoltre, il risparmio realizzabile si estenderebbe anche all’ammontare di risorse che la Pubblica Amministrazione consuma annualmente.
Limitandoci, ad esempio, solo alla carta che si potrebbe evitare di usare i dati sono impressionanti. Secondo le stime presentate al Forum PA del 2016, è stato calcolato che se si mettessero uno sull’altro i fogli di cara risparmiati grazie alla dematerializzazione, otterremmo una pila alta 812 chilometri capace di raggiungerebbe tranquillamente l’esosfera terrestre.
Al di là delle curiose statistiche, quello che emerge è che una Pubblica Amministrazione più dematerializzata è anche più eco-sostenibile, perché ridurrebbe l’impatto ambientale dei processi, che non richiederebbero più un elevato (e a volte inutile) utilizzo di materie prime.
Secondo beneficio: semplificazione dei processi
Uno dei vantaggi della dematerializzazione nella PA è la semplificazione dei processi interni, i quali diventerebbero contestualmente più efficaci.
Un esempio è la vantaggiosa collaborazione realizzata dall’Associazione Ufficiali di Stato Civile e d’Anagrafe, dal Centro Nazionale Trapianti e dall’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato con Doxee per la comunicazione ai cittadini dell’obbligo di rinnovo della carta d’identità.
Invece di utilizzare una comunicazione classica e conseguentemente cartacea, tali amministrazioni hanno scelto di utilizzare uno strumento innovativo come Doxee Pvideo®, il servizio di video personalizzati ed interattivi con cui è possibile veicolare contenuti in maniera efficace e completamente digitale.
In questo modo il cittadino si è visto recapitare un video perfettamente personalizzato, che, sulla base dei dati a disposizione dell’amministrazione, conteneva il nome, il numero e la data di scadenza della Carta d’Identità̀ del destinatario.
Adottando questo sistema innovativo, i risultati sono stati sorprendenti.
Come prima cosa, la comunicazione è stata resa più accattivante, anche perché è nata da subito per essere mobile-friendly, quindi adattata perfettamente alle nuove abitudini di consumo dei cittadini. In secondo luogo, l’intero processo di rinnovo del documento è stato reso più immediato e a misura di cittadino.
Tali video, infatti, non contenevano solo tutte le informazioni necessarie, ma permettevano al cittadino di svolgere determinate azioni in modo semplice e rapido, senza bisogno di dover uscire fare log-in all’interno di landing page secondarie.
Dematerializzare processi come questo affidandosi all’esperienza di un’azienda come Doxee ha quindi permesso alla Pubblica Amministrazione di limitare molto le spese postali, non dovendo più utilizzare la carta ed ha aumentato l’efficacia della comunicazione di servizio, dal momento che il video è stato visto per intero dal 91% dei destinatari e il 31% di questi ultimi ha richiesto un appuntamento utilizzando direttamente il video.
Un altro esempio eclatante di vantaggiosa semplificazione resa possibile dalla dematerializzazione unita alla digitalizzazione è la fatturazione elettronica.
Secondo i dati del Ministero di Economia e finanza e dall’Agenzia delle Entrate, da quando è stato introdotto l’obbligo anche per i privati, sono state registrate 350 milioni di fatture elettroniche da parte di 2,7 milioni di professionisti in contesti di transazioni B2B, per un totale imponibile di 560 milioni di euro. Per quanto riguarda, invece, la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione sono state gestite 28,5 milioni di fatture, per un totale di 25mila amministrazioni coinvolte. Tale innovazione ha avuto un impatto positivo anche sugli incassi dei controlli fiscali 2018 dell’Agenzia delle Entrate, che sono aumentato circa dell’11%.
Per non parlare poi dell’efficacia dello strumento nell’ambito della lotta all’evasione fiscale. Proprio grazie alla dematerializzazione e digitalizzazione della fattura, è stato possibile bloccare 668 milioni di euro di falsi crediti IVA attraverso le analisi del rischio basate sulle e-fatture e sui dati del portale Fatture e corrispettivi.
Terzo beneficio: una migliore archiviazione
Qualsiasi documento deve essere conservato, sia esso cartaceo, sia esso elettronico. Ovviamente questo vale anche se il documento elettronico non nasce come tale, ma viene successivamente dematerializzato.
In quest’ultimo caso, così come stabilito dall’art. 44 comma 1ter del Codice dell’Amministrazione Digitale, la conservazione richiede che vengano adottate una serie di misure che preservino le “caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità”.
Pertanto, la conservazione elettronica deve essere capace di preservare i documenti così come erano stati originariamente registrati (bit preservation) e permettere anche in futuro la consultazione, la comprensione e l’utilizzo dei contenuti dei documenti elettronici (logical preservation).
Alla luce di questo, se la dematerializzazione viene correttamente realizzata, essa comporta l’enorme vantaggio di permettere la conservazione dei documenti senza che ci sia il rischio che il tempo o l’incuria lo modifichino in qualche sua parte fondamentale. Inoltre, la conservazione può essere integrata con modalità di archiviazione digitale che rendano più semplice il reperimento del documento stesso.
In tutto questo, non dimentichiamoci che anche da un punto di vista economico conviene: grazie alla dematerializzazione non c’è più bisogno di utilizzare archivi fisici e questo permette di risparmiare in termini di affitto e di gestione, liberando risorse che possono essere impiegate in altro modo.
Quarto beneficio: il cambio di un paradigma
Un altro notevole beneficio della dematerializzazione della Pubblica Amministrazione è quello di costringere a cambiare radicalmente il paradigma seguito fino ad ora nel contesto dei servizi amministrativi.
Se prima, infatti, il centro di interesse principale era il documento, frutto di un processo, la dematerializzazione impone alla PA di mettere al centro il cittadino. Cosa significa questo?
Significa principalmente che la dematerializzazione impone il ripensamento dell’intero funzionamento della macchina amministrativa in modo tale che venga incontro a quelli che sono le nuove abitudini di fruizione dei cittadini.
Ad esempio, è proprio a partire dall’eliminazione del supporto cartaceo che si può intraprendere quel percorso di trasformazione che renda alcuni servizi fruibili attraverso device mobili ovunque i cittadini si trovino, senza bisogno di recarsi fisicamente in un ufficio.
Ancora: è partendo dalla dematerializzazione che si può fare in modo che l’architettura digitale della Pubblica Amministrazione venga orientata dai dati, così che i documenti siano archiviati non solo secondo i requisiti di legge, ma anche in base ad un sistema organizzativo che renda più semplice ed intuitiva la ricerca.
Dematerializzare la Pubblica Amministrazione significa, inoltre, permettere ai cittadini di avere accesso ad una parte dei servizi pubblici in qualsiasi momento, 24 ore su 24, garantendo agli stessi assoluta autonomia di gestione.
È bene osservare, in conclusione, che questo cambio di paradigma non porta benefici unicamente ai cittadini.
Una PA capace di assicurare tutti i vantaggi sopraindicati può, infatti, arrivare a migliorare il proprio rapporto con il cittadino, eliminando il senso di frustrazione e diffidenza tipico di quando ci si interfaccia con la burocrazia.
Dematerializzare è, dunque, la base per cambiare in positivo la percezione del servizio pubblico, che può finalmente avvicinarsi al cittadino, dimostrando che i bisogni e le necessità dello stesso sono rilevanti e vengono ascoltati.
La dematerializzazione è solo l’inizio
Emerge chiaramente da quanto detto sopra che la dematerializzazione comporta notevoli benefici sia per la Pubblica Amministrazione che per i cittadini. Tuttavia non basta. La dematerializzazione, infatti, è solo il primo passo per costruire un Paese veramente capace di gestire e sfruttare al meglio la digitalizzazione.
Occorre predisporre soluzioni ulteriori, che incentivino l’abbandono del supporto cartaceo per i propri documenti e inoltre permettano di riorganizzare l’intera macchina amministrativa, dando la possibilità ai singoli operatori di diventare artefici consapevoli di questa trasformazione
Un esempio virtuoso, in questo senso, lo ha dato il comune di Bologna, che dal 2012 ha iniziato un percorso volto alla costruzione di un’organizzazione capace di stimolare la partecipazione e la crescita di ogni persona coinvolta nel processo di produzione ed erogazione dei servizi pubblici.
Questo è stato possibile grazie all’adozione di un processo denominato COS (acronimo per Conferenza di Organizzazione dei Servizi) che ha permesso all’amministrazione di aprirsi a progetti e proposte d’innovazione che hanno contribuito alla diffusione del documento elettronico e alla dematerializzazione dei procedimenti amministrativi, cosa che di fatto è avvenuta con le pratiche di Occupazione di Suolo Pubblico (OSP), con i bandi di assegnazione degli impianti sportivi, con alcune tipologie di fascicoli relativi alle violazioni amministrative e con le autorizzazioni per il noleggio con conducente.
A questo poi si è affiancato lo sviluppo di una piattaforma interoperabile di gestione documentale, pensata per supportare la formazione, l’archiviazione e la conservazione dei documenti elettronici in modo compatibile con sistemi di conservazione esterno e per favorire l’integrazione di sistemi di verifica della firma elettronica, di protocollo e di gestione dei procedimenti.
In questo modo, la dematerializzazione è stata inserita in un contesto di innovazione più ampio che ha portato alla semplificazione armonica dei processi amministrativi e ad un contestuale aumento della produttività della PA senza andare a pregiudicare la continuità operativa dei servizi.
Dunque è questo che serve all’Italia per compiere la definitiva trasformazione digitale dell’Amministrazione Pubblica: ovviamente la dematerializzazione, ma anche progetti ambiziosi, collaborazione e coordinazione tra operatori pubblici e professionisti del settore, soluzioni strutturali innovative e soprattutto una visione di più ampio respiro, capace di riorganizzare in maniera efficiente gli interi processi amministrativi, coniugando i bisogni del cittadino con i requisiti normativi e l’efficienza gestionale.
