Articolo aggiornato al 28/04/2022
Verso la trasformazione digitale nelle SGR
Per parlare di trasformazione digitale nelle SGR è necessario chiedersi cosa significhi trasformazione digitale in un settore come quello del risparmio gestito e non c’è modo migliore di capirlo che vedere concretamente come alcune SGR hanno integrato uno o più aspetti della trasformazione digitale nel loro business.
La trasformazione digitale nelle SGR: è un miraggio, è una possibilità concreta oppure è una strada che è stata già intrapresa? Abbiamo già parlato di digital marketing nel settore delle SGR.
Queste sono solo alcune delle domande che possono sorgere quando si comincia a parlare di un tema così vasto come quello della trasformazione digitale applicato ad un settore estremamente complesso e settoriale come quello finanziario e della gestione del risparmio in particolare.
Al di là di quelle che possono essere le risposte a queste domande, è chiaro che la trasformazione digitale sia una questione con cui le SGR e, in generale, l’intero settore del risparmio gestito deve fare i conti ora e nel suo immediato futuro. Per questo è forse più interessante chiedersi cosa significhi trasformazione digitale nel contesto delle società di gestione del risparmio e che cosa questo fenomeno implichi concretamente, con alcune best practice da seguire.
Che cosa vuol dire trasformazione digitale?
Per approfondire questo tema occorre preliminarmente chiarire cosa si intende in generale con l’espressione trasformazione digitale. La trasformazione digitale è “un insieme di cambiamenti prevalentemente tecnologici, culturali, organizzativi, sociali, creativi e manageriali, associati con le applicazioni di tecnologia digitale, in tutti gli aspetti della società umana”.
A ben vedere, dunque, quando si parla di trasformazione digitale non ci si riferisce solamente all’integrazione delle tecnologie digitali all’interno di un business: il fenomeno è molto più ampio e profondo. Non è solo la parte tecnica, “produttiva” in un certo senso, che viene interessata, ma è l’intero ecosistema a cambiare.
Del resto, all’interno di una qualsiasi azienda – società di gestione del risparmio comprese – la trasformazione digitale si concretizza attraverso almeno 6 pilastri, tutti necessari per portarla perfettamente a compimento. In particolare sono:
- l’automazione, che permette di aumentare la velocità e l’efficienza del lavoro riducendo gli errori;
- l’informatizzazione, che dà la possibilità di gestire le varie fasi di un processo produttivo con il contributo di software che restituiscono un risultato sempre uguale ed affidabile;
- la dematerializzazione, che cambia completamente il modo in cui il cliente e l’azienda si scambiano documenti ed informazioni, riducendo gli sprechi di tempo e di materiale;
- la virtualizzazione, che permette di controllare e svolgere determinate azioni attraverso un software senza dover essere necessariamente presenti o in sede;
- il cloud, che rappresenta il miglior esempio di ottimizzazione fornito dalla trasformazione digitale, soprattutto per quanto riguarda l’organizzazione, la classificazione e la conservazione di informazioni rilevanti;
- l’approccio mobile, che permette di avere il pieno controllo del proprio business senza dover sacrificare la propria autonomia.
Una trasformazione digitale che va verso l’esterno e una che va verso l’interno
Così “spacchettata”, la trasformazione digitale mostra tutti i suoi diversi aspetti, ognuno dei quali, a ben vedere, concorre a modificare il business in modo specifico.
In aggiunta, l’elenco sopra è anche utile per capire una cosa interessante quando si parla di società di gestione del risparmio. Ovvero che, in un contesto come quello delle SGR, la trasformazione digitale può avere sostanzialmente due direzioni: una per così dire interna, che riguarda l’organizzazione della società, e una esterna, che interessa soprattutto il rapporto con il cliente e la customer experience che viene offerta.
Ovviamente queste due trasformazioni possono convivere e, anzi, le “migliori” trasformazioni digitali riescono a tenere insieme tutti questi cambiamenti, poiché è naturale che se si digitalizzano gli output di una SGR è legittimo pensare che lo stesso accada anche con le sue procedure interne.
Tuttavia, non è detto che sia sempre così o che debba essere così in ogni caso. Al contrario, una società di gestione del risparmio può decidere di implementare solo alcuni di questi cambiamenti, rimandando ad un secondo momento gli altri in base a quali sono le sue necessità, i suoi obiettivi e le sue priorità.
Ma vediamo ora concretamente come gli aspetti sopra elencati della trasformazione digitale possono essere integrati nell’attività delle SGR, partendo da alcuni case study rilevanti.
Come la trasformazione digitale porta una SGR “tra le nuvole”
Un possibile esempio di trasformazione “interna” è quella che riguarda l’impiego del cloud computing nell’organizzazione di determinate attività di una società di gestione del risparmio.
Stando alla definizione data da Microsoft, il cloud è una rete globale di server, in cui ciascuno di essi ha una sua specifica funzione. In altri termini, esso è una “vasta rete di server remoti ubicati in tutto il mondo, collegati tra loro e che operano come un unico ecosistema”, che permette a chi lo utilizza di archiviare e gestire informazioni, eseguire applicazioni o distribuire contenuti o servizi senza dover per forza accedere ad uno specifico server, poiché è sufficiente una semplice connessione ad internet.
Nel contesto delle società di gestione del risparmio una tecnologia del genere è molto utile perché permette di migliorare in modo significativo l’efficienza della società, sia in termini di raccolta ed archiviazione delle informazioni nonché di gestione e reperimento degli stessi in un secondo momento.
Il tutto si traduce in un notevole risparmio di tempo e di risorse, oltre che in una sensibile riduzione dei tempi tecnici per lo svolgimento di molti processi interni. Da questo punto di vista, IdeA Fimit è il perfetto esempio di quanto si sta dicendo.
Cloud e società di gestione del risparmio: il caso di IdeA Fimit
IdeA Fimit SGR S.p.a. – ora DeA Capital Real Estate SGR – è una società di gestione del risparmio italiana che opera nel settore della gestione dei fondi immobiliari. Essa fa parte del gruppo De Agostini e rappresenta un case study molto interessante per quanto riguarda la trasformazione digitale di una SGR attraverso lo strumento del cloud.
In particolare, la SGR milanese si è accorta, con il passare del tempo e con l’aumentare delle dimensioni e del numero di portafogli da gestire, che ciclicamente una parte molto rilevante delle sue risorse veniva spesa per raccogliere e consolidare in un unico file i dati contenuti in una miriade di documenti Excel sparsi in tutta la rete aziendale. Ad un certo punto, tale operazione di raccolta è arrivata ad impegnare un team per un’intera settimana, a scapito dell’efficienza aziendale ma anche dell’affidabilità dei dati stessi, dal momento che l’attività di consolidamento richiede una serie di azioni di copiatura e di integrazione che possono facilitare l’introduzione di errori e inesattezze.
Proprio in un contesto del genere è intervenuta la trasformazione digitale e, in particolare, la tecnologia cloud che ha permesso ad IdeA Fimit SGR di centralizzare l’elaborazione dei dati, mantenendo l’Excel solo come front-end. In questo modo, non è più previsto un file per ogni fondo, ma al contrario esiste un documento unico da cui è facilmente ricavabile una visione d’insieme, che nel caso può essere approfondita con un semplice clic.
Vantaggi e resistenze del caso IdeA Fimit
I vantaggi di una trasformazione del genere sono già stati messi in evidenza qualche riga sopra e sono la maggiore efficienza e una accresciuta affidabilità. A questo deve poi aggiungersi un netto miglioramento del flusso di lavoro, dal momento che per svolgere ogni attività è richiesto l’inserimento di uno username e di una password e ciò garantisce un tracciamento pressoché perfetto di tutte le operazioni che vengono svolte, rendendo più facile risalire all’origine di un eventuale errore.
Un altro vantaggio da non trascurare è la semplificazione del passaggio da un livello di analisi macro ad un livello di analisi micro e viceversa: attraverso il drill-down è, infatti, possibile passare dal totale del portafoglio alla visione delle singole voci e poi tornare al documento generale in pochissimi passaggi.
Nonostante questi benefici, alcuni componenti di IdeA Fimit hanno sottolineato, all’interno di un’intervista, come la piena realizzazione della trasformazione digitale abbia comunque incontrato delle criticità non trascurabili – il che, forse, fa capire qual è il contesto in cui spesso questo cambiamento viene realizzato.
La prima criticità è legata allo sforzo iniziale che viene richiesto a tutti i livelli: la trasformazione digitale rivoluziona i processi, i flussi, le dinamiche e di conseguenza servono tempo e risorse per costruire e far lavorare a pieno regime un sistema produttivo digitalmente rinnovato.
La seconda criticità riguarda invece la cultura aziendale. Al momento, infatti, di “imporre” questo nuovo modello lavorativo, alcuni dipendenti di IdeA Fimit si sono sentiti “minacciati” o ridimensionati nel loro ruolo. Spesso si sottovaluta questo aspetto che invece è fondamentale: per attuare una perfetta trasformazione digitale occorre anche lavorare sulla forma mentis di manager e dipendenti, in modo tale da creare il digital mindset giusto, che favorisca e non ostacoli il percorso verso la digitalizzazione.
Questo non si traduce solo nello sviluppo di nuove competenze, ma anche in una maggior consapevolezza di quali sono i vantaggi e le opportunità che la digitalizzazione offre a tutti i dipendenti in termini di business e di miglioramento nel modo di lavorare.
L’esempio Ambienta: come una SGR può trasformarsi “dematerializzandosi”
Un’altra “modalità” di trasformazione digitale nelle SGR è quella che prevede la progressiva dematerializzazione delle procedure.
Con il termine dematerializzazione si intende quel processo complesso e articolato con cui si convertono i documenti cartacei in documenti digitali in modo tale che conservino comunque un valore giuridico e probatorio e che mantengano anche tutti gli elementi afferenti al contesto archivistico di riferimento.
Un cambiamento del genere è stato intrapreso proprio da Ambienta SGR, un fondo di private equity tra i più rilevanti d’Europa, che recentemente ha acquistato Namiral, una società d’eccellenza italiana, specializzata in soluzioni di dematerializzazione. In questo modo, Ambienta ha conseguito una serie di vantaggi molto rilevanti per il proprio business.
Come prima cosa ha ottenuto un notevole risparmio in termini di risorse impiegate per la creazione, l’archiviazione e la gestione dei documenti: per Ambienta, infatti, non è stato più necessario disporre di spazi fisici dedicati alla conservazione dei documenti stessi e, nello stesso tempo è stato possibile ottimizzare l’invio e la ricezione, che ora avvengono direttamente sfruttando il supporto digitale.
Un altro beneficio che Ambienta ha ottenuto dalla dematerializzazione è quello di poter adottare delle misure concrete ed efficaci per rendere il proprio business ecologicamente più sostenibile. Poter disporre di documenti digitali riduce, infatti, l’utilizzo di carta e di inchiostro che di solito causa una grande quantità di rifiuti spesso difficili da smaltire o riciclare. Si può dire, dunque, che la trasformazione digitale favorisce anche l’evoluzione green del proprio business, il che è fondamentale soprattutto in questo momento storico in cui la sostenibilità è un valore riconosciuto e ricercato dai consumatori di ogni settore.
Il caso di Ambienta mette in luce anche un altro aspetto della trasformazione digitale inserita nel contesto del risparmio gestito, ovvero che per portarla a termine spesso serve il supporto di altri soggetti capaci di affiancare la società nelle diverse fasi del cambiamento. Del resto, Ambienta ha acquistato Namiral proprio per acquisire il suo know how specifico, realizzando così un notevole risparmio, dal momento che sarebbe stato molto più difficile e dispendioso per la SGR sviluppare le stesse competenze internamente e in totale autonomia. Ma ovviamente l’acquisto non è l’unica soluzione. Si può decidere, ad esempio, di stringere semplicemente un rapporto di collaborazione con alcuni soggetti strategici, che possono aiutare le SGR nella gestione dei momenti più delicati della trasformazione, proprio come Doxee.
La trasformazione digitale passa anche dalla comunicazione: Doxee
Da questo punto di vista, Doxee è, infatti, un partner perfetto per supportare una società di gestione del risparmio nella sua trasformazione digitale “esterna” – in base a quanto si è detto sopra, dal momento che dispone di soluzioni innovative per migliorare un aspetto fondamentale di questo settore, ovvero la comunicazione. D’altro canto, se è vero che l’inclusività è destinata a diventare nel prossimo futuro uno dei trend più importanti per il mercato del risparmio gestito, è inevitabile che ogni società modifichi il modo con cui raggiunge i propri clienti così da riuscire a non escludere nessuno.
In questo senso, Doxee offre una tecnologia efficace per rendere i propri messaggi più accattivanti e coinvolgenti. Un esempio di ciò è Doxee Pvideo®, che permette ad ogni SGR di creare e distribuire facilmente dei video personalizzati, che sono in grado di rivolgersi direttamente al destinatario, il quale ha la possibilità, tra l’altro, di decidere autonomamente quali parti del video vedere grazie alla funzionalità User-Directed-Storytelling. In questo modo, il cliente non è più un soggetto passivo, che si limita a “subire” le informazioni che riceve, ma diventa una parte attiva del messaggio, che costruisce e ritaglia a seconda delle sue preferenze e necessità.
Del resto, trasformazione digitale per le SGR vuol dire anche questo: rendere più accessibile la conoscenza finanziaria di base, in modo tale che più persone siano nelle giuste condizioni per capire e scegliere come gestire i propri risparmi.
Questo, tra l’altro, assicura alle società di gestione del risparmio la preziosa occasione di diventare più rilevanti per l’intero settore, contribuendo ad aumentare il livello medio di alfabetizzazione finanziaria del nostro Paese.