Fino a non molto tempo fa, utilizzare e implementare soluzioni di firma elettronica rappresentava una semplice opportunità, in grado di aprire la strada a nuovi servizi e di generare maggiore efficienza nei normali processi aziendali e di onboarding. Tutto questo di certo è ancora vero, la firma elettronica rappresenta ancora (anzi, forse più di prima) un formidabile strumento abilitante: ma ormai siamo andati oltre e possiamo tranquillamente dire che la firma elettronica non rappresenta più solo una possibile soluzione da implementare, bensì un vero e proprio must have.
Negli ultimi tempi, clienti e utenti si sono sempre più abituati a gestire interazioni e transazioni in modo completamente digitale, maturando delle vere e proprie aspettative in questo senso. Perciò, mettere a loro disposizione una soluzione di firma elettronica di rapido e facile utilizzo è un elemento imprescindibile, se vogliamo offrire una digital customer experience all’altezza delle aspettative.
Di firme elettroniche, come sappiamo, ne esistono svariati tipi, con caratteristiche diverse tra loro. Tra queste, oggi ci focalizzeremo sulla firma elettronica semplice. Molto spesso, la firma elettronica semplice passa in secondo piano rispetto alle “cugine” avanzata e digitale, caratterizzate da complessi elementi aggiuntivi che offrono elevate garanzie davanti alla legge.
Ma la firma elettronica semplice, in realtà, è in grado di supportare efficacemente svariate transazioni e attività, a patto di conoscerne le peculiarità e capire come utilizzarla al meglio e nel modo più corretto. Non resta che scoprire insieme alcune delle cose che è possibile fare con una firma elettronica semplice, dall’acquisto di beni e servizi, fino alla sottoscrizione di documenti tipici dei processi HR!
Che cos’è la firma elettronica semplice?
La firma elettronica semplice (FES), come è facile intuire dal nome, rappresenta il tipo meno complesso e articolato di firma elettronica. Mentre altre soluzioni di firma elettronica devono obbligatoriamente prevedere elementi ben definiti dalla legge, quali ad esempio l’identificazione obbligatoria del firmatario, una tutela assicurativa o, nel caso della firma digitale, l’utilizzo di chiavi crittografiche, la firma elettronica semplice non richiede niente di tutto ciò. La firma elettronica semplice risponde al principio della neutralità tecnologica e ciò significa che, dal punto di vista tecnologico, le soluzioni di FES possono assumere le forme e le caratteristiche più diverse.
La FES rientra nella definizione più generale di firma elettronica, che possiamo ritrovare nel regolamento eIDAS e che descrive la firma elettronica come “un insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”. Nella pratica, una firma elettronica semplice, nella sua forma più basilare, di solito è costituita da una coppia di credenziali (username + password), proprio come quelle che utilizziamo per accedere alla nostra email o ad un account personale, e da soluzioni point&click.
E infatti, in più di una occasione è stato ribadito da un certo orientamento giurisprudenziale proprio il fatto che una comunicazione inviata tramite email si può considerare come sottoscritta con firma semplice: è quanto è stato affermato, ad esempio, dalla sentenza n. 858 del 15 dicembre 2003, emanata dal Tribunale di Cuneo.
Il valore probatorio della firma elettronica semplice
Ma qual è, all’atto pratico, il valore probatorio di una firma elettronica semplice? Tenendo a mente le considerazioni fatte finora è bene ricordare che, secondo il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), il valore probatorio di un documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice e la sua efficacia rispetto all’art. 2702 del codice civile sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di integrità, sicurezza e immodificabilità. Ciò significa che, al netto di specifiche disposizioni di legge, il valore della FES utilizzata è direttamente legato alle sue caratteristiche tecnologiche e di processo: il principio della neutralità tecnologica, da questo punto di vista, costituisce un vantaggio, perché consente ai produttori di firme elettroniche semplici di mettere a punto diverse soluzioni idonee a rafforzare le soluzioni di FES, come vedremo fra poco.
In alcuni casi, il nostro ordinamento esclude a priori l’utilizzo della FES: si tratta di tutti quegli atti per i quali è richiesta la forma scritta ad substantiam, individuati dall’art. 1350 del codice civile e da altre leggi speciali: è il caso, ad esempio, degli atti che determinano la compravendita di immobili o delle fatture elettroniche e altre scritture contabili, o contratti assicurativi e bancari. Per gli atti che richiedono la forma scritta ad subsantiam è necessario utilizzare una firma elettronica avanzata o una firma digitale, in ottemperanza alle disposizioni di legge.
La firma elettronica semplice, invece, può essere utilizzata per tutti quegli atti che richiedono la forma scritta ad probationem, per i quali non è richiesto in modo tassativo l’utilizzo di una FEA o di una firma digitale.
Inoltre, le soluzioni di FES sono facilmente utilizzabili per l’utente, proprio perché caratterizzate da un accesso semplice e da pochi passaggi. Queste soluzioni risultano di più facile integrazione con altri sistemi già in uso e ciò le rende adatte ad essere integrate all’interno di workflow completamente digitali, consentendo di mettere a punto processi di digital onboarding efficaci. Non resta che vedere, allora, quali documenti e contratti sono idonei ad essere sottoscritti con una firma elettronica semplice.
Acquisto di beni e prodotti online
Una delle attività che certamente svolgiamo sempre di più online e da remoto è l’acquisto di beni e merci di ogni tipo. La compravendita di un bene costituisce a tutti gli effetti una forma di accordo tra due parti, sia che venga svolta in presenza, sia che avvenga da remoto. Nella maggior parte dei casi, in presenza, si tratta di un accordo verbale, che non richiede la redazione in forma scritta di alcun documento e si conclude con l’emanazione di uno scontrino o di una fattura. Pertanto, anche nelle transazioni di beni effettuate online, non è necessario prevedere l’utilizzo di firme digitali o avanzate, in quanto l’utilizzo di una firma semplice è già ampiamente sufficiente.
Concludere l’acquisto di una nuova fornitura luce gas
Un’altra delle attività che ha visto accorciarsi sempre più le code allo sportello, in favore di modalità digitali più agili e snelle è la stipula di contratti di forniture multiutility e della successiva gestione di tutte le fasi e attività connesse. Anche in questo caso, infatti, può essere impiegata efficacemente una soluzione di FES, eventualmente sottoforma di FES “robusta”, come descriveremo meglio in seguito. Processi di questo tipo si prestano particolarmente all’implementazione di una firma elettronica, perché diventa possibile ripensarli completamente in chiave digitale.
Oltre alla dematerializzazione dei contratti e delle sottoscrizioni, è possibile creare processi in cui anche le altre interazioni tra l’azienda e il cliente non avvengono più allo sportello o tramite telefono, bensì in digitale. Predisponendo un workflow adeguato e corredato dalle necessarie call-to-action, si può offrire al cliente la possibilità di prendere un appuntamento con un operatore o di attivare un nuovo servizio tramite pochi click. I documenti necessari possono essere messi a disposizione per la firma tramite mail o attraverso un’area web dedicata e diventa possibile creare una digital customer experience sempre più ricca e personalizzata.
Sottoscrizione di documenti HR
Anche nell’ambito dei rapporti e dei processi HR è possibile prevedere l’utilizzo della firma elettronica semplice per dematerializzare e snellire determinati processi. Ad esempio, la firma elettronica semplice può essere impiegata nell’ambito di richieste di ferie, permessi, attività di formazione aziendale o nell’ambito di richieste di rimborso spese. A questo proposito si può ricordare anche un recente chiarimento dell’Agenzia delle Entrate, contenuto nella risposta n. 740 del 20 ottobre 2021, proprio in merito alla gestione delle note spese. La risposta dell’Agenzia ha chiarito che la generazione della nota spese in formato digitale non richiede l’utilizzo di una firma elettronica qualificata o di una firma avanzata da parte del dipendente, rendendo quindi perfettamente plausibile la possibilità di impiegare una firma elettronica semplice o di soluzioni di autenticazione SSO (Single Sign On).
Approvazione di preventivi e ordini d’acquisto
L’accettazione di un preventivo o di un ordine d’acquisto rappresentano un’altra attività che può essere conclusa tramite l’apposizione di una FES, andando quindi a digitalizzare e a efficientare anche questa tipologia di transazioni. Anche in questo caso, la FES consente di snellire processi che altrimenti richiederebbero lo scambio, la stampa e la scansione di diversi documenti, per acquisire la firma olografa, mentre con l’adozione di un approccio digitale questi passaggi vengono sensibilmente ridotti, se non anche azzerati.
Sottoscrivere le informative sulla privacy
Anche le normali informative sulla privacy sono idonee ad essere firmate con una soluzione FES, dopo essere state adeguatamente visionate dal sottoscrittore. Anche in questo caso, una possibile modalità da attuare è quella di inviare via mail o mettere a disposizione l’informativa su di una apposita area web, a cui il firmatario accede con una coppia di credenziali. La call-to-action per la firma, sottoforma di una soluzione point&click (ad esempio, un bottone che esprime chiaramente la volontà di sottoscrivere il documento) può essere posizionata al termine dell’informativa, in modo che il firmatario ne possa prendere correttamente visione.
Come rafforzare una soluzione di Firma Elettronica Semplice?
Come abbiamo detto, la firma elettronica semplice può assumere diverse caratteristiche, in grado di determinarne il grado di robustezza. Proprio perché il valore della firma semplice, nell’eventualità di un contenzioso, è valutato proprio in relazione alle sue caratteristiche di integrità, sicurezza e immodificabilità, può essere utile adottare degli accorgimenti in grado di elevare il livello di robustezza della FES, mantenendo comunque le sue caratteristiche di flessibilità.
Il modo più semplice per innalzare il valore di una FES è quello di prevedere l’utilizzo di un codice OTP (one time password) da inviare al firmatario, tramite sms, app o via mail. L’invio del codice OTP su di un dispositivo posseduto dal firmatario costituisce una forma di autenticazione dello stesso, e consente alla persona di confermare ulteriormente la propria volontà a sottoscrivere proprio quel determinato documento.
Inoltre, molte soluzioni di firma già presenti sul mercato, come ad esempio quella messa a disposizione da Doxee, prevedono la produzione di un file che raccoglie delle evidenze di firma, che viene associato al documento firmato. Nel file sono raccolti e documentati gli eventi che hanno caratterizzato il ciclo di vita del documento fino al momento della sottoscrizione, ad esempio la data e l’ora in cui il documento è stato sottoposto al firmatario e il momento in cui la firma è stata apposta. In questo modo, è possibile associare un riferimento temporale ad ogni evento e collocarlo in modo certo in una precisa data e ora.
Anche la blockchain è un ottimo modo per irrobustire le soluzioni di firma semplice, attraverso la cristallizzazione dell’impronta hash del documento firmato e garantendo una forma di tutela contro future manomissioni e modifiche illecite. Infine, tutti i documenti firmati possono essere portati in conservazione a norma, per garantirne l’immodificabilità e la conservazione per tutto il tempo necessario.
