Nel corso del 2020 appena concluso abbiamo assistito all’introduzione dell’ordine elettronico NSO, una procedura che, per il momento, è obbligatoria solo per gli enti afferenti al Servizio Sanitario Nazionale. L’ordine elettronico, di cui abbiamo già parlato in altre occasioni, consente di ottenere un maggiore livello di automatizzazione, di efficienza e trasparenza nei processi di ordinazione di beni e servizi, soprattutto per quanto riguarda le pubbliche amministrazioni e relativi processi di public procurement.
Gli ordini elettronici devono transitare sulla piattaforma NSO – Nodo Smistamento Ordini, messa a punto dalla Ragioneria Generale dello Stato. Attraverso NSO gli ordini elettronici vengono controllati, validati e poi trasmessi al destinatario designato, cliente o fornitore a seconda dei casi. L’ordine elettronico NSO è strutturato secondo lo standard UBL PEPPOL, di conseguenza è caratterizzato da un alto grado di interoperabilità.
Come avremo modo di vedere insieme, la procedura che costituisce l’ordine elettronico permette di mettere a punto un processo di procurement completamente documentato e tracciabile, poiché consente di tenere evidenza di tutte le eventuali modifiche, correzioni ed errori che si rendono necessarie durante il processo di ordinazione. Ecco perché il processo di ordine elettronico è in grado di assicurare un alto livello di trasparenza.
Inoltre, ricordiamo che dal 1° gennaio di quest’anno, è entrato in vigore, relativamente all’acquisto di beni, l’obbligo di inserire nella fattura elettronica la cosiddetta tripletta identificativa, che contiene i dati peculiari dell’ordine elettronico di riferimento. In questo modo, attraverso il collegamento immediato e univoco tra ordine e fattura, si raggiunge un ancor più elevato livello di automatizzazione e di integrazione complessiva dell’intero processo di procurement, a vantaggio di un maggior efficientamento dell’iter nel suo insieme.
> WEBINAR GRATUITO – L’Ordine Elettronico tramite NSO – Novità e approfondimenti
Ordine elettronico: non uno, ma tanti processi
In realtà, quando parliamo di “ordine elettronico NSO”, stiamo facendo riferimento non ad un’unica tipologia di processo, bensì a diverse. L’ordine elettronico per come è stato concepito e strutturato si può concretizzare attraverso tre distinte tipologie di processo, ognuna con precise caratteristiche. Nello specifico, le tre tipologie di ordine sono:
- Ordine elettronico semplice: è il processo che potremmo definire base, in cui viene utilizzato un solo tipo di documento (l’ordine, per l’appunto) inviato dal Cliente al Fornitore;
- Ordine elettronico completo: è un processo che prevede l’utilizzo di più di un documento, vale a dire ordine, risposta e ordine di riscontro. Nell’ordine completo, quindi è previsto non solo il flusso di ordinazione diretto dalla amministrazione cliente al fornitore, ma anche il flusso di risposta dal fornitore al cliente e, eventualmente, un successivo ordine di riscontro (di nuovo, dal cliente al fornitore). L’ordine di riscontro ha la funzione di confermare, modificare o sostituire la proposta contenuta nella risposta del fornitore.
- Ordine elettronico pre-concordato: in questo processo si può osservare la presenza di due tipologie di documento, l’ordine pre-concordato, appunto, e di nuovo l’ordine di riscontro. In questo scenario, è il fornitore a dare avvio al flusso, inviando all’amministrazione cliente un ordine pre-concordato, sulla base di un’intesa stipulata in un momento precedente, a cui l’amministrazione risponderà con un ordine di riscontro.
Dai dati messi a disposizione dalla Ragioneria dello Stato, che gestisce e monitora tutti i processi, risulta che, al momento, la tipologia di ordine elettronico maggiormente utilizzata sia la prima, ovvero l’ordinazione semplice. Tuttavia, c’è da sperare che in futuro prenderà sempre più piede l’utilizzo delle altre due opzioni previste dal sistema, l’ordinazione completa e l’ordine pre-concordato.
Infatti, poiché questi processi coprono una gamma più vasta e completa di interazioni cliente – fornitore, permettono di raggiungere un livello di automatizzazione e di standardizzazione maggiore, andando quindi a ridurre il carico di processi interni alle aziende e agli enti della pubblica amministrazione.
Cerchiamo allora di capire, più da vicino, come funziona l’ordine pre-concordato e quali benefici può comportare prediligerlo nei processi di ordinazione.
L’ordine elettronico pre-concordato
Come accennavamo nel paragrafo precedente, l’ordine pre-concordato inverte in un certo senso la rotta del processo di ordinazione. Non è più, in questo caso, il cliente a indirizzare un ordine al fornitore, che lo recepisce e lo processa, bensì accade il contrario. Vale a dire, è il fornitore a fornire l’input che dà inizio al ciclo di acquisti, spedendo al proprio cliente l’ordine, o meglio, quella che potremmo anche definire una proposta di ordine. Questo è possibile perché tra fornitore e cliente sussistono degli accordi di approvvigionamento precedenti, che tengono conto delle caratteristiche e delle esigenze della amministrazione cliente.
Una volta ricevuto l’ordine pre-concordato, il cliente ne può prendere visione e utilizzare l’ordine di riscontro per rispondere al proprio fornitore, in uno dei seguenti modi:
- Confermando l’ordine, se corretto e conforme agli accordi stipulati e alle esigenze dell’ente;
- Rifiutando l’ordine, se questo non rispetta i requisiti stabiliti;
- Sostituendo l’ordine, quando si propongono al fornitore delle modifiche rispetto all’ordine ricevuto, ad esempio in riferimento alle quantità indicate o ad alcune merceologie.
Pertanto, in uno scenario di questo tipo l’amministrazione cliente si limita a “controllare” l’ordine ricevuto dal fornitore e ad apportare modifiche solo quando strettamente necessario.
> WEBINAR GRATUITO – Ordine Elettronico-NSO: nuovi obblighi da gennaio e le soluzioni Doxee
Perché scegliere l’ordine pre-concordato?
Generalmente si dice che cambiando l’ordine degli addendi, il risultato non cambia. In realtà, in questo caso, non è proprio così. Scegliere l’opzione dell’ordine pre-concordato, invertendo la polarità degli attori in gioco rispetto agli altri processi possibili, può cambiare in modo apprezzabile il risultato finale. Pianificare a monte le ordinazioni, attraverso accordi di approvvigionamento predefiniti, può potenzialmente condurre ad una serie di benefici a cascata, sia per la pubblica amministrazione cliente, sia per l’azienda fornitrice.
I benefici per le pubbliche amministrazioni
Innanzitutto, stipulare un accordo preventivo di approvvigionamento consente all’amministrazione cliente di esaminare con tempestività i propri bisogni, pianificando le forniture necessarie attraverso stime realistiche calcolate per tempo. Comunque, in caso sopraggiungano specifiche necessità o condizioni che richiedano degli aggiustamenti, è sempre possibile proporre al fornitore delle modifiche, attraverso gli ordini di riscontro appositamente dedicati.
Quindi, mentre da un lato gli accordi preventivi non sono vincolanti una volta per tutte, dall’altro forniscono una solida base per un piano delle forniture strutturato e razionale. Pianificare razionalmente significa anche ridurre gli sprechi, quindi fare un utilizzo più oculato delle risorse pubbliche e generare risparmio.
Inoltre, optare per l’ordine pre-concordato significa ridurre il carico di lavoro che grava sul personale dell’ente, poiché il processo viene trasferito all’azienda fornitrice. Al personale dell’ente resta solo il lavoro di controllo e di eventuale modifica, quindi compiti meno gravosi, soprattutto in termini di tempo. In altri termini, l’ordine pre-concordato è in grado di snellire e automatizzare ulteriormente i processi necessari al compiersi del ciclo dell’ordine.
Infine, riducendo il numero di operazioni necessarie a carico del personale dell’amministrazione cliente, si riduce anche la possibilità di errori nella compilazione degli ordini e, quindi, l’eventualità che i tempi di esecuzione si dilatino.
I benefici per le aziende fornitrici
L’ordine pre-concordato presenta dei lati positivi anche per le aziende fornitrici, speculari a quelli che abbiamo appena descritto facendo riferimento alle pubbliche amministrazioni. Infatti, gli accordi preventivi consentono anche ai fornitori di poter pianificare con largo anticipo le forniture da preparare, gestire e consegnare.
Di conseguenza, il fornitore può a sua volta esaminare per tempo gli ordinativi che si troverà a dover evadere, organizzando in modo tempestivo l’approvvigionamento di eventuali materie prime necessarie e la distribuzione dei carichi di lavoro nel corso dell’anno. In questo modo, è possibile ottimizzare sia le risorse impiegate, sia i processi di lavoro interni all’azienda. L’ordine pre-concordato così gestito riduce anche il rischio di errori nella compilazione dell’ordine da parte del personale dell’amministrazione cliente.
In generale, come accennavamo anche in apertura, l’utilizzo combinato degli accordi di approvvigionamento predefiniti e dell’ordine pre-concordato, garantisce la tracciabilità di tutte le operazioni intraprese e delle intese stipulate a monte. In questo modo, viene garantita la massima trasparenza di tutto il processo, a vantaggio di entrambe le parti coinvolte, ovvero il fornitore e l’amministrazione cliente.
Vuoi sapere tutto sull’Ordine Elettronico tramite NSO? Scarica gratuitamente il whitepaper!
