Quando si parla di documenti informatici e della loro gestione nel tempo, uno dei punti chiave da considerare riguarda la conservazione digitale. La conservazione digitale, infatti, è un processo che consente di preservare l’integrità dei documenti informatici nel tempo, assicurando che il loro valore legale e probatorio rimanga inalterato per tutto il tempo necessario.
In alcuni casi, la conservazione digitale a norma rappresenta un obbligo di legge a cui non è possibile sottrarsi; in generale, però, costituisce per aziende e professionisti l’opportunità migliore per assicurare il valore probatorio dei documenti informatici, tutelando le proprie attività. Perciò, anche in assenza di obblighi precisi, poter contare con un processo di conservazione digitale adeguatamente strutturato rappresenta una garanzia e un valore aggiunto.
Che cos’è la conservazione digitale?
Quando parliamo di conservazione digitale ci riferiamo ad un processo che ha l’obiettivo finale di preservare le qualità fondamentali che caratterizzano un documento informatico e che, come stabilito dall’art. 20 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), sono essenziali per assicurarne il valore probatorio nel tempo. Queste caratteristiche oggettive individuate dalla normativa sono:
- Integrità
- Immodificabilità
- Qualità
- Sicurezza
Questi concetti potrebbero sembrare un po’ astratti, ma si riferiscono in realtà a elementi molto più tangibili e stringenti di quanto non appaia a prima vista. Infatti, a differenza dei documenti cartacei, i documenti informatici possono essere estremamente volatili, proprio perché costituiti da sequenze di bit: come tutti sappiamo, modificare, danneggiare o cancellare anche inavvertitamente un file è purtroppo un rischio concreto.
Perciò, quando parliamo di documenti informatici che hanno una forte rilevanza, come ad esempio un contratto o una fattura, diventa fondamentale poter contare sul fatto che quei documenti mantengano la propria autenticità e non subiscano indebite trasformazioni, intenzionali o accidentali. Inoltre, per mantenere la propria utilità e validità, ogni documento deve rimanere accessibile e leggibile per tutto il tempo necessario: sapere sempre dove sono i propri documenti ed essere certi di poterli sempre recuperare e consultare correttamente è fondamentale per potersene servire anche in caso di contenziosi o nell’eventualità di controlli da parte delle autorità competenti.
Archiviazione e conservazione: facciamo chiarezza
Allora, per conservare un documento informatico non basta mantenerlo sul proprio sistema, una volta che è stato prodotto o ricevuto? La risposta che dobbiamo darvi è no. Quando produciamo un documento, sicuramente lo manteniamo sui nostri sistemi o nel nostro gestionale per un certo periodo, soprattutto perché potremmo avere bisogno di consultarlo di frequente e quindi può essere utile averlo a portata di mano.
Questa fase, in cui il documento viene “stoccato” per un breve periodo di tempo, ma pronto per essere recuperato ed utilizzato al bisogno, è definita archiviazione. Proprio come se mantenessimo nello scaffale dietro alla scrivania quei documenti cartacei che abbiamo bisogno di visionare rapidamente.
Tuttavia, con il passare del tempo si chiudono alcuni progetti e se ne aprono di nuovi, i documenti si accumulano e non abbiamo più bisogno di consultarli frequentemente: il rischio è di non curarli adeguatamente, perderli o danneggiarli senza volere. Allora, il passaggio più logico è individuare i documenti che sono ancora importanti, soprattutto a fini legali, ma non necessari per le attività di tutti i giorni, e collocarli in modo ordinato in una zona sicura e protetta dell’ufficio, accessibile solo a personale autorizzato: questo è il modo corretto di fare conservazione.
Lo scopo della conservazione, e della conservazione digitale, è dunque quello di mettere al sicuro i documenti per un periodo di tempo medio-lungo, affidandoli ad un ambiente sicuro dal quale possano essere recuperati al bisogno, seguendo procedure ben strutturate e tracciabili.
Quando è obbligatoria la conservazione digitale e per quali documenti
Come abbiamo anticipato, in alcuni casi la conservazione digitale a norma rappresenta un obbligo di legge, a cui soggetti come imprese e liberi professionisti non si possono sottrarre. In particolare, è obbligatorio conservare, per almeno 10 anni, documenti aventi rilevanza fiscale o tributaria, quali ad esempio le fatture (emesse e ricevute), gli ordini di acquisto e i libri contabili come i registri IVA, i libri sociali, il libro inventari o il libro giornale, oltre a tutte le dichiarazioni rilevanti a fini IVA. In caso di verifiche in corso da parte dell’Agenzia delle Entrate, tali documenti devono essere comunque conservati fino al termine degli accertamenti, quindi anche oltre il limite minimo dei 10 anni.
Inoltre, non dimentichiamo i contratti, per i quali il Codice civile prescrive la conservazione per almeno 10 anni, da contare a partire dal momento in cui cessano gli effetti giuridici dei contratti stessi. Anche il LUL (Libro Unico del Lavoro) può essere prodotto e conservato in modalità digitale e deve essere mantenuto in conservazione per almeno 5 anni.
Infine, può essere utile mantenere i documenti in conservazione anche per un periodo più lungo rispetto al termine minimo prescritto dalle norme, in relazione a specifiche esigenze e finalità delle aziende e sempre nel rispetto delle norme derivate dal GDPR sul trattamento dei dati personali.
Come attuare correttamente un processo di conservazione digitale
In linea teorica, la conservazione digitale dei propri documenti può essere effettuata anche in house, ovvero all’interno della propria azienda. Sul piano pratico, però, la questione non è così semplice, perché realizzare un sistema di conservazione conforme agli standard di settore, oltre che efficiente e sicuro, richiede un grande investimento in termini di risorse economiche, tecnologiche e anche in termini di competenze.
Perciò, la strada migliore è quella di affidarsi ad un conservatore specializzato, che offra un servizio di conservazione digitale in outsourcing e che sia perciò dotato di elevati requisiti in termini di qualità, affidabilità e sicurezza.
Solo un conservatore specializzato, infatti, può garantire la presenza di un sistema di conservazione digitale basato su infrastrutture in grado si assicurare, in primis, la sicurezza logica e fisica dei documenti informatici che gli vengono affidati. L’esistenza di certificazioni e di standard internazionali, che richiedono ai fornitori di servizi di conservazione di sottoporsi a scrupolosi audit periodici, rappresentano una garanzia per i fruitori di questi servizi.
Ma la conservazione digitale è un processo complesso e richiede l’impiego sinergico di molteplici competenze: non si tratta di tenere in considerazione solo la sicurezza informatica, bensì è indispensabile poter contare su un servizio dotato delle adeguate competenze in materia di archivistica digitale, trattamento e gestione dei dati personali e adempimenti fiscali e normativi in generale.
Infatti, i processi di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono fortemente regolamentati e sono diverse le autorità che possono legiferare sulla materia, anche a seconda delle particolari tipologie documentali esistenti. Se esistono dei requisiti minimi comuni a tutti i documenti informatici, che nel nostro Paese vengono ad oggi stabiliti ad esempio dall’Agenzia per l’Italia digitale, bisogna considerare che ogni tipologia documentale potrebbe sottostare ad ulteriori norme più specifiche: questo vale, ad esempio, per i documenti amministrativi informatici, per i documenti fiscali e tributari, per i documenti sanitari, e l’elenco potrebbe continuare.
Per questo risulta più vantaggioso, nonché efficiente e sicuro, affidarsi ad un conservatore in outsourcing che possa disporre di diverse figure professionali, specializzate su questi diversi aspetti e in grado di assicurare una visione a tutto tondo dei numerosi aspetti che compongono un processo di conservazione digitale.
Perché la conservazione digitale è così importante
Come abbiamo visto la conservazione digitale, oltre ad essere in molti casi obbligatoria, rappresenta un processo indispensabile nel ciclo di vita dei documenti.
Infatti, è l’unico modo per garantire il consolidamento probatorio dei documenti informatici e per preservarne la validità e l’opponibilità a terzi nel corso del tempo. Solo in questo modo è possibile tutelarsi anche nei confronti di terze parti, siano esse fornitori, clienti o autorità preposte ad effettuare controlli e attività di vigilanza.
Inoltre, la conservazione dei documenti riveste una grande importanza anche perché consente di costruire una “memoria” del business e tenere traccia delle attività svolte nel corso degli anni, costituendo un vero e proprio asset, che può essere impiegato in modo proficuo nello studio e nella progettazione di strategie aziendali.
