Il Continuous Transaction Control per le aziende rappresenta una novità importante, che non comporta solamente maggior attenzione da parte delle autorità di controllo, ma anche una serie di vantaggi notevoli e un’occasione per evolvere il proprio business, verso un modello digitale più trasparente, sicuro e aperto al mercato internazionale.
Il Continuous Transaction Control per le aziende: è una risorsa o è un “fardello”? La risposta non è così scontata.
Ad una prima impressione, infatti, si potrebbe pensare che i sistemi di Continuous Transaction Control siano utili solamente per le autorità di controllo centrali, che possono beneficiare di uno strumento in più per monitorare l’attività delle aziende, evitando comportamenti scorretti o peggio fraudolenti.
Del resto, in un recente articolo abbiamo elencato i principali vantaggi del Continuous Transaction Control per il sistema paese e ne è emerso un quadro molto positivo:
- le soluzioni CTC migliorano l’efficacia dei controlli, dal momento che tutte le transazioni possono essere monitorate in ogni momento sostanzialmente in real time;
- visto che il controllo delle transazioni è sostanzialmente contemporaneo al momento in cui le stesse vengono concluse, le autorità hanno l’enorme vantaggio di non dover spendere risorse per una lunga attività ispettiva, necessaria a recuperare informazioni molto risalenti nel tempo;
- in generale, grazie a un sistema di controlli più efficace ed efficiente, il costo delle attività di monitoraggio e verifica è decisamente più basso e, nello stesso tempo, permette di aumentare costantemente il gettito fiscale, contrastando frodi o evasioni ai danni dell’erario.
Queste motivazioni da sole sarebbero più che sufficienti a spingere qualsiasi Stato ad adottare al più presto delle tecnologie di Continuous Transaction Control, ma lo stesso si può dire guardando la cosa dal punto di vista delle aziende?
Il Continuous Transaction Control favorisce la digitalizzazione delle aziende
Una prima risposta positiva la si può dare pensando che il Continuous Transaction Control è uno strumento formidabile quando si tratta di spingere la trasformazione digitale all’interno delle aziende. Trasformazione che non deve riguardare solo la fase produttiva o quella di rapporto con il cliente, ma che invece deve essere il più possibile trasversale, coinvolgendo tutti i comparti di un’attività economica. E quello della fatturazione elettronica è senza dubbio uno dei più strategici, dal momento che non impatta solo internamente le aziende, ma interessa anche il contesto in cui i player economici si muovono e i rapporti che gli stessi intessono con tutti gli altri soggetti pubblici e privati. In questo modo, le aziende finiscono per ricoprire una parte attiva nella trasformazione digitale dell’intero sistema paese, favorendo l’ottenimento dei benefici di cui abbiamo parlato sopra.
Il Continuous Transaction Control favorisce la dematerializzazione documentale
Scendendo più nel particolare, uno degli aspetti della trasformazione digitale che l’adozione dei modelli di Continuous Transaction Control incentiva maggiormente è quello della dematerializzazione dei documenti. Del resto, la fatturazione e tutte le procedure che vi sono collegate è una delle attività che tradizionalmente richiede la maggior produzione di materiale documentale cartaceo, sia durante la transazione effettiva che in fase di dichiarazione e accertamento. A questo, bisogna poi aggiungere tutti gli altri documenti che vengono redatti nel corso delle attività quotidiane.
Per avere un’idea di cosa si sta parlando basta considerare che secondo alcuni rilevamenti, in media un dipendente italiano consuma circa 70 chili di carta all’anno: questo corrisponde all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua, all’impiego di 3 barili di petrolio e infine alla produzione di 3m² di rifiuti (Source: Adnkronos). E, come si diceva, una buona percentuale di questi chili è certamente legata alla fatturazione e ad altre attività affini. Inoltre, bisogna sottolineare che l’impiego di supporti cartacei rappresenta anche un notevole costo per le aziende, che ogni anno devono fare fronte a diverse voci di spesa, tra cui l’acquisto di carta, toner, fotocopiatrici, manutenzione e spazi di archivio fisici.
Il Continuous Transaction Control, richiedendo una digitalizzazione dei dati relativi alle transazioni concluse da ogni azienda, porta le aziende stesse ad abbandonare i metodi tradizionali di fatturazione a favore di quelli digitali. Infatti, al di là del modello CTC che viene implementato, le modalità di trasferimento delle informazioni alle autorità centrali richiede l’adozione di specifici form dematerializzati.
Ad esempio, nel caso del reporting model, particolarmente diffuso tra tutti gli Stati membri dell’Unione Europea, vengono stabiliti dei particolari standard XML (come in Spagna) oppure i cosiddetti Standard Audit File for Tax (imposti in Portogallo e Polonia) introdotti dall’OCSE. Allo stesso modo, nel clearence model vengono utilizzati alcuni modelli di comunicazione standard, come l’ISO20022 Invoice Tax Report, anche solo come modello di trasmissione a cui fare riferimento per gli scambi di dati tra aziende e Pubblica Amministrazione. Da qui è piuttosto intuitivo capire che per un’azienda conviene direttamente dematerializzare tutti i documenti, così da allinearsi in modo efficiente ai sistemi di controllo implementati dalle autorità di controllo.
Ma come abbiamo già detto in altri articoli sulla dematerializzazione, dematerializzare non significa semplicemente abbandonare i supporti cartacei che vengono impiegati all’interno dell’azienda; al contrario significa anche ripensare interamente ai processi documentali interni, che vanno dalla creazione all’archiviazione di un documento. Altrimenti si finisce per ottenere l’effetto opposto, ovvero invece di rendere più agili e sostenibili i processi interni si crea inevitabilmente una frizione tra l’impiego di documenti in formato digitale e una gestione documentale ancora legata alle procedure e alle tempistiche analogiche, con tutte le inefficienze e le diseconomie che si possono facilmente immaginare.
Il Continuous Transaction Control tutela le aziende
Un altro vantaggio interessante legato all’implementazione dei sistemi di Continuous Transaction Control è quello di rendere più efficiente la gestione dei rapporti con le autorità centrali di controllo. Del resto, il tema della compliance è assolutamente sensibile per ogni azienda, considerata la quantità di deadline e di scadenze da rispettare, al punto tale che spesso ci sono dei team interni alle aziende che hanno il ruolo specifico di controllare l’assolvimento di tutti questi obblighi.
È innegabile che i sistemi di Continuous Transaction Control intensificano la capacità di controllo delle autorità e di conseguenza la pressione sulle aziende, dal momento che anche le più piccole irregolarità sono più facilmente rilevabili. Nello stesso tempo, però, l’implementazione di tecnologie di Continuous Transaction Control fornisce a tutti gli operatori di qualunque settore economico l’occasione per scoprire e adottare una serie di soluzioni digitali concepite appositamente per controllare e gestire in modo automatizzato tutti i processi relativi alla fatturazione e alla dichiarazione dell’IVA (Source: The European Financial Review).
Così facendo, interi blocchi di mansioni possono essere efficacemente svolti da piattaforme sviluppate ad hoc, che non solo migliorano l’efficienza di questo tipo di attività, ma permettono anche di assicurare un monitoraggio migliore e costante della compliance aziendale.
Continuous Transaction Control e internal data insight
Il legame tra Continuous Transaction Control e compliance aziendale comporta un ulteriore vantaggio da non sottovalutare. Dal momento che tramite i sistemi di CTC le aziende si aprono alla gestione automatizzata di una parte rilevante dei propri dati, la medesima tecnologia può essere utilizzata da tutte le aziende anche per svolgere delle attività di analisi interna dei propri dati. Da ciò si possono ricavare degli insight molto interessanti riguardo il proprio business e le caratteristiche della propria attività.
Del resto, se è vero che i sistemi di Continuous Transaction Control tendono ad aumentare il livello di trasparenza delle attività verso l’esterno, è altrettanto vero che della medesima trasparenza possono beneficiare anche le aziende stesse. Anzi, il controllo in real time delle transazioni le rende tracciabili e di conseguenza facilita la raccolta di dati che diventano così una fonte di informazioni immediatamente accessibili per ogni team aziendale. Anche in questo caso però si richiede uno sforzo alle aziende per sfruttare al meglio la situazione: in particolare potrebbe essere necessario fare un investimento per implementare al proprio interno delle soluzioni tecnologiche basate sull’Intelligenza Artificiale e il machine learning in particolare.
Tali strumenti sono infatti molto utili quando si tratta di gestire una grande mole di dati, riordinarli, classificarli, analizzarli, archiviarli e soprattutto renderli intellegibili. A partire da quanto si ricava è poi possibile procedere a costruire determinate strategie e soprattutto a organizzare le mansioni legate alla compliance in modo funzionale ed efficiente, intervenendo in anticipo rispetto a eventuali criticità che possono emergere.
Il Continuous Transaction Control e gli scambi internazionali
Come è normale che sia, la maggior parte delle aziende punta a espandere il più possibile il proprio business, travalicando i confini nazionali. Anzi, una delle conseguenze dell’iperdigitalizzazione dell’economia e della società è proprio quella di ridurre le distanze e allargare il mercato di riferimento per ogni azienda. Spesso però le transazioni internazionali implicano qualche difficoltà in termini di fatturazione e di compliance tributaria. Da questo punto di vista, il Continuous Transaction Control rappresenta uno strumento di straordinaria semplificazione, dal momento che, in via del tutto teorica, ogni azienda che si trova a doversi adattare a un sistema di CTC si inserisce in un circuito di player economici che condividono form, piattaforme, standard di sicurezza e modelli di fatturazione.
Il vantaggio dal punto di vista delle autorità centrali è evidente, ma lo stesso vale anche per le aziende che possono interfacciarsi più facilmente con altri soggetti riducendo eventuali rischi per la compliance. E la semplificazione è sempre amica del business.
È da precisare però che perché questo avvenga è necessario che tutti i Paesi adottino sistemi di Continuous Transaction Control in modo uniforme e coerente, per evitare che ci sia una moltitudine di modelli e processi diversi. L’uniformità di implementazione resta purtroppo ancora un obiettivo di medio livello, poiché ad ora gli Stati si sono mossi in sostanziale autonomia, mancando (a livello europeo e non solo) delle direttive vincolanti o un modello “ufficialmente preferito” rispetto agli altri.
Ha provato a risolvere la faccenda la ICC, ovvero l’International Chamber of Commerce, un’organizzazione privata che lavora per “promuovere gli investimenti, l’apertura dei mercati di beni e servizi e la libera circolazione dei capitali”, delineando una sorta di elenco di principi e valori che dovrebbero ispirare l’implementazione di ogni sistema di Continuous Transaction Control. Tra i tanti valori del Continuous Trasaction Control, c’è la cooperazione, la comprensibilità, il rispetto per la privacy, nonché il principio di minor impatto e di non discriminazione: tutti sicuramente molto importanti e rilevanti, ma poco stringenti dal punto di vista dell’implementazione pratica nelle tante transazioni quotidiane.
Eppure creare una rete di questo tipo, di transazioni sicure, tracciabili, sia nazionali che internazionali, dovrebbe essere un obiettivo da perseguire per gli Stati e per le aziende, così da allargare sempre di più lo spazio di mercato disponibile in cui potersi muovere agilmente senza ostacoli fiscali o rischi per la compliance. Per questo, anche le aziende devono adoperarsi come e più che possono per fare delle attività di lobbying positivo, facendo pressione sulle istituzioni e gli enti nazionali e internazionali al fine di implementare tutte le misure necessarie che portino a costruire modelli e piattaforme di Continuous Transaction Control unitarie e condivise.
Il Continuous Transaction Control cambia anche la burocrazia
Una conseguenza molto positiva dell’adozione di sistemi di Continuous Transaction Control è poi sistematico e si può cogliere sommando quanto detto sopra. Grazie alla dematerializzazione, all’introduzione di piattaforme di interfaccia e ai controlli sostanzialmente contemporanei alla conclusione delle varie transazioni, ci si aspetta che dove ci sono sistemi di CTC si possa ridurre, con il tempo, il peso della burocrazia.
La gestione digitale, infatti, dovrebbe semplificare le procedure e, dunque, permettere alle aziende di spendere meno risorse (sia umane che economiche) per svolgere tutti gli adempimenti richiesti, sempre a condizione che le aziende continuino a investire sulle tecnologie, in modo tale da tenersi al passo con l’evoluzione dei sistemi di controllo. È chiaro che implementare sistemi del genere non è una cosa scontata e non priva di difficoltà, ma è altrettanto innegabile che la direzione futura è proprio questa. Del resto, secondo molti esperti le principali economie emergenti e buona parte dei paesi pienamente industrializzati saranno impegnati in questo percorso almeno fino al 2030, data in cui si prevede che il livello di maturità e consapevolezza nell’uso di questi strumenti sarà tale da far diventare i sistemi di Continuous Transaction Control le modalità di accertamento fiscale principali sia a livello nazionale che internazionale (Source: Fintech Direct).
Ogni azienda, dunque, è chiamata a fare la propria parte, per non rimanere esclusa da questo trend e soprattutto per poter cogliere appieno i vantaggi che le soluzioni di CTC assicurano atutto il sistema paese. La sfida è aperta e tanto è in gioco, ma è anche vero che la digitalizzazione ormai è una realtà accettata in molti settori e deve essere lo stesso anche quando si parla di controllo delle transazioni.