Parlare di fatturazione elettronica internazionale e di processi di e-procurement significa necessariamente confrontarsi anche con tutto il mondo Peppol, che ha contribuito in molti casi a spianare la strada verso la digitalizzazione di questi processi, offrendo standard, tecnologie e best practice.
Con sempre più Paesi che hanno iniziato ad implementare lafatturazione elettronica, in alcuni casi proprio avvalendosi delle soluzioni offerte da Peppol, diventa fondamentale capire come funziona questo strumento, quanto è diffuso e quali sono gli step da compiere per un’azienda che abbia la volontà o la necessità di scambiare documenti tramite i canali Peppol.
Che cosa è Peppol e come funziona?
Peppol, ovvero Pan-European Public Procurement Online, nasce nel 2008 come progetto innovativo finanziato dall’Unione europea e mirato ad individuare un insieme di infrastrutture e di specifiche tecniche in grado di abilitare e facilitare i processi di e-procurement a livello crossborder: l’obiettivo primario di Peppol, dunque, è stato fin da subito offrire soluzioni tecnologiche interoperabili in grado di abilitare lo scambio trasparente di documenti e informazioni tra aziende e pubbliche amministrazioni stabilite nei vari territori dell’Unione.
Anticipiamo subito che, pur nascendo in un contesto europeo, Peppol ha da subito attirato l’interesse di imprese, enti e organizzazioni in tutto il mondo. Da anni, ormai, gli standard e le infrastrutture Peppol sono presenti in paesi non europei, dove anzi sono state spesso scelte dai governi proprio per incentivare l’adozione della fattura elettronica. È il caso di Singapore, Australia, Nuova Zelanda. Ma andiamo con ordine.
Standard e tecnologia
Il network Peppol è costituito da una serie di componenti che interagiscono tra loro, abilitando lo scambio di documenti e informazioni tra imprese e pubbliche amministrazioni:
- Access Points (APs): sono punti di accesso, certificati da OpenPeppol, che rappresentano il punto di contatto diretto per imprese ed enti. L’utilizzo di protocolli di comunicazione e standard concordati, quali lo standard UBL XML consentono la formazione e lo scambio dei documenti informatici. Gli scambi, quindi, avvengono esclusivamente tra AP accreditati.
- Service Metadata Publisher (SMP): è un vero e proprio registro decentralizzato che fornisce informazioni sugli Access Point e sui tipi di messaggi che un destinatario Peppol può ricevere: un destinatario potrebbe essere in grado di ricevere, ad esempio, fatture secondo lo standard Peppol, ma non ordini elettronici o documenti di trasporto. Gli SMP contengono gli indirizzi e i metadati disponibili degli utenti connessi alla rete Peppol.
- Service Metadata Locator (SML): è l’unica componente centrale del network ed è un registro che raccoglie e identifica tutti gli SMP. Ogni interlocutore ha un identificatore unico sotto forma di URL attraverso il quale gli Access Point localizzano l’SMP e il punto di accesso al destinatario della transazione.
Tutti i documenti previsti dalle transazioni Peppol si basano su un tracciato UBL XML, interoperabile e idoneo anche alla conservazione digitale a lungo termine. Vedremo meglio in seguito quali tipologie di documenti è possibile scambiare tramite la rete Peppol. Le caratteristiche di tracciato e di interoperabilità per ogni tipologia documentale sono definite dalle Peppol Business Interoperability Specifications, note più semplicemente come Peppol BIS.
In molti Paesi esiste una Peppol Authority, che si occupa di accreditare gli Access Point e gli SMP e funge anche da trait d’union con l’intera rete Peppol e l’associazione OpenPeppol. In Italia, la Authority incaricata è AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Obiettivi di Peppol e dell’associazione OpenPeppol
Dopo aver visto che cosa è Peppol, cerchiamo di capire com’è strutturato e quali obiettivi si pone.
A partire dal 2012, è l’associazione OpenPeppol ad occuparsi del progetto, curando l’aggiornamento delle infrastrutture, degli standard e degli accordi che regolano i rapporti tra i vari attori in gioco. Inoltre, in quei Paesi in cui non è presente una Peppol Authority, il ruolo è svolto proprio dall’associazione. Ciò significa che i service provider che desiderano accreditarsi come Access Point o come SMP, ma che hanno sede in Paesi in cui non vi è alcuna Authority a cui rivolgersi, possono fare riferimento direttamente all’associazione.
OpenPeppol, quindi, ha il compito di gestire e manutenere la rete, sempre tenendo a mente gli obiettivi che il progetto Peppol intende perseguire:
- Realizzare l’interoperabilità nelle procedure di e-procurement e di appalto elettronico, promuovendo allo stesso tempo la trasparenza;
- Automatizzare i processi e le transazioni commerciali, sia negli scambi con enti del settore pubblico, sia in ambito privato;
- Supportare le aziende di ogni tipo, comprese le PMI, aiutandole a diventare più competitive a livello globale;
- Realizzare un mercato unico digitale, uno dei principali obiettivi dell’agenda UE.
La diffusione di Peppol nel mondo
Come accennavamo poco sopra, Peppol ormai è estremamente diffuso, anche al di fuori dell’Europa.
Ad oggi Peppol conta 41 stati membri nel mondo, in ognuno dei quali si trova un numero variabile di service provider. All’interno di questa lista, troviamo anche diverse realtà non europee, tra cui ad esempio Australia, Nuova Zelanda, Singapore, Giappone, Messico, Cina, Turchia, Stati Uniti, Regno Unito, Liechtenstein, Armenia, Svizzera.
L’adesione al network Peppol è (o è già stata) l’occasione per incentivare l’adozione e la diffusione degli scambi elettronici, dalla fattura elettronica a tutti i processi di eProcurement in generale, offrendo strumenti e strutture già rodate a imprese e pubbliche amministrazioni.
Soprattutto per i Paesi extra europei che abbiamo elencato poco sopra, il network Peppol rappresenta anche un elemento in grado di facilitare le transazioni crossborder con l’Unione Europea. Di fatto, la diffusione a livello mondiale di Peppol potrebbe rappresentare un driver fondamentale per la creazione di un mercato unico globale, ben oltre gli obiettivi iniziali dell’Unione europea.
Digitalizzare i processi di procurement attraverso Peppol
Ad oggi, Peppol consente di scambiare in via elettronica, in modo totalmente sicuro e trasparente diverse tipologie di documenti, ma è usato principalmente per gestire procedure di appalto, processi di fatturazione elettronica e di ordine elettronico.
Attualmente, non esiste un obbligo a livello europeo rispetto all’utilizzo della fattura elettronica, né tantomeno esiste un obbligo a livello dell’Unione per l’utilizzo di Peppol.
Tuttavia, l’utilizzo del network e delle soluzioni che questo mette a disposizione è sempre più diffuso. Ricordiamo anche il tracciato UBL 2.1 per la fattura elettronica è conforme alle specifiche definite dalla norma europea EN16931, pertanto perfettamente in linea con i requisiti di interoperabilità richiesti.
Infatti, sono molti i Paesi europei che hanno adottato proprio UBL 2.1 o altri tracciati Peppol per implementare la fattura elettronica: Lussemburgo, Paesi Bassi, Lettonia, Norvegia, Polonia, Portogallo, Belgio, solo per citarne alcuni.
Dato che le specifiche BIS elaborate da Peppol coprono una vasta gamma di documenti commerciali, digitalizzare completamente tutti i processi di procurement non solo è possibile, ma è anche auspicabile. Non solo per gli enti pubblici, ma anche per le imprese, la digitalizzazione dei processi di ordinazione e vendita comporta:
- Visibilità e trasparenza sull’intero processo;
- Automatizzazione delle fasi e riduzione dell’errore umano;
- Risparmio nei tempi e nei costi di gestione;
- Innalzamento del livello di competenze digitali e della competitività dell’impresa.
Ad oggi, i livelli di implementazione di Peppol sono molto eterogenei, perché l’approccio più diffuso è quello di “digitalizzare un pezzo alla volta”, in modo da effettuare un passaggio graduale verso la nuova gestione.
In Italia, ad esempio, il tracciato Peppol viene utilizzato per lo scambio di ordini elettronici, obbligatorio già dal 2020 per alcuni settori della pubblica amministrazione e, a tendere, per l’intero settore pubblico.
Tutti i documenti che è possibile gestire con Peppol
Nel dettaglio, quindi, quali sono i documenti che ad oggi è possibile gestire tramite Peppol?
Con Peppol si possono gestire i seguenti documenti che definiscono l’intero ciclo di ordine, vendita e pagamento, per ognuno dei quali OpenPeppol si occupa di produrre e mantenere aggiornate le rispettive BIS specifications:
- Fattura elettronica, come abbiamo visto già adottata in molti Paesi europei e non solo;
- Ordine elettronico, di cui abbiamo un esempio a portata di mano proprio nel nostro Paese, dove l’ordine elettronico è stato introdotto obbligatoriamente per gli enti del sistema sanitario nazionale e per i loro fornitori;
- Documento di trasporto, adottato da moltissime imprese proprio per completare la gestione digitalizzata dell’intero ciclo di procurement.
Attenzione però: il fatto che questi documenti siano disponibili, non significa che tutti i soggetti coinvolti nella rete siano in grado di gestirli. Infatti, ciascuna impresa (end user) decide di quali documenti implementare la gestione tramite Peppol, in funzione delle proprie esigenze.
Pertanto, prima di inviare una fattura, un ordine o un DDT elettronici ad un nostro cliente o fornitore dobbiamo accertarci che sia in grado di riceverli e processarli.
Questo tipo di informazione è gestita e resa disponibile, come abbiamo visto sopra, dagli SMP (Service Metadata Publisher), che consentono di sapere quali documenti un destinatario Peppol è in grado di ricevere.