Aggiornato il 30/09/2022

Il ciclo dell’ordine è un tipo di processo che coinvolge, in veste contemporaneamente di clienti e fornitori, tutte le aziende. Di fatto, è uno dei processi che stanno alla base dell’attività di qualsiasi operatore economico. Comprare o vendere beni e servizi può fare parte del core business della nostra azienda, o può essere funzionale allo svolgimento delle nostre attività: in ogni caso, non possiamo farne a meno.

Proprio per la centralità che riveste e per il suo carattere di trasversalità rispetto alle aziende di ogni settore, la completa digitalizzazione del ciclo dell’ordine può apportare consistenti vantaggi alle aziende, conducendo ad una maggiore efficienza, rapidità ed economicità di tutti i processi e ad uno snellimento delle attività in generale.

Gli elementi di un ciclo dell’ordine digitalizzato

Una digitalizzazione a tutto tondo del ciclo dell’ordine richiede una completa reingegnerizzazione del processo stesso. Ciò significa che, a livello preliminare, è necessario analizzare il tipo di processi di approvvigionamento che avvengono nella nostra azienda per capire come ottimizzarli e automatizzarli dove possibile. La digitalizzazione infatti, è ormai assodato, è vantaggiosa solo quando viene affrontata in modo razionale e rigoroso. L’altro passaggio chiave è, naturalmente, dematerializzare i documenti coinvolti nel ciclo dell’ordine: fattura, ordine d’acquisto e documento di trasporto (DDT).

Nel nostro contesto nazionale abbiamo già assistito, ormai da circa due anni, alla piena introduzione della fattura elettronica, obbligatoria per la quasi totalità degli operatori economici. Più di recente, invece, abbiamo visto la messa a punto dell’ordine elettronico, al momento vincolante solo per gli enti afferenti al Sistema Sanitario Nazionale e i loro fornitori.

La gestione di queste due tipologie di documento avviene grazie a due piattaforme, rispettivamente il Sistema di Interscambio (SDI) e il Nodo Smistamento Ordini (NSO), che fanno parte di un sistema informativo molto più ampio e articolato: stiamo parlando di APiR, il Sistema Acquisti Pubblici in Rete. APiR, quindi, è una rete integrata che consente di mettere in comunicazione e far dialogare tra di loro non solo SDI e NSO, ma anche una serie di altre piattaforme e banche dati, come ad esempio SIOPE, SIOPE+ o la Banca dati nazionale dei contratti pubblici (BDNCP), che contengono le informazioni necessarie per portare a termine in modo efficace i processi di appalto e approvvigionamento nell’ambito della Pubblica amministrazione.

Limitandoci qui a considerare solo le categorie di documenti che entrano in gioco nel ciclo dell’ordine, vediamo quindi che mentre per la fattura elettronica e l’ordine elettronico disponiamo non solo di soluzioni tecniche e tracciati informatici strutturati e standardizzati, ma anche di una serie di vincoli normativi, per quando concerne il DDT elettronico non disponiamo ancora di indicazioni in tal senso. Ma le cose potrebbero cambiare molto presto.

Che cos’è il DDT e quando è obbligatorio?

Il documento di trasporto DDT ha la funzione di testimoniare e consentire di tracciare il trasferimento di merce da un fornitore a un cliente. Il DDT, quindi, segue generalmente dal punto di vista logico e temporale un ordine d’acquisto e precede, o è contestuale, alla fattura. Inoltre, deve accompagnare la merce o, quando emesso in forma digitale, deve essere trasmesso al destinatario entro e non oltre la mezzanotte del giorno della spedizione. Di conseguenza, le informazioni al suo interno devono comprendere:

• il numero progressivo del documento
• le generalità del cedente e del cessionario, oltre che dell’eventuale vettore;
• la data di spedizione e di consegna;
• la puntuale descrizione delle merceologie trasportate e dei relativi quantitativi.

Tutti questi dati devono trovare preciso riscontro nell’ordine e nella fattura corrispondenti. Inoltre, il DDT deve indicare in modo specifico se il trasporto comprende anche materiali pericolosi e di che tipo, precisandone anche peso e quantità.

Perciò, il DDT è un documento di raccordo di per sé molto utile, che consente di verificare che la merce che ci viene consegnata sia effettivamente conforme a quello che abbiamo ordinato e che andremo poi a liquidare mediante la fattura inviataci dal nostro fornitore. Dal punto di vista civilistico, dunque, il DDT può costituire in certe situazioni un importante mezzo di tutela, sia per il cedente, sia per il prestatore.

Inoltre, ricordiamo che il DDT è un documento avente rilevanza fiscale e a fini IVA e, in determinati casi, la sua emissione diventa obbligatoria: nello specifico, l’emissione del DDT è obbligatoria in caso di fatturazione differita o in caso la merce movimentata non sia destinata al trasferimento di proprietà (ad esempio, in caso di omaggio, conto visione, conto vendita, reso e così via).

Poiché dal punto di vista tecnico è già possibile collegare in modo in automatico fattura elettronica e ordine elettronico (anzi, nel contesto sanitario è già obbligatorio), si riesce facilmente ad intuire quali potenzialità e benefici sia possibile ottenere in termini di semplificazione dei processi con l’introduzione del DDT digitale e la dematerializzazione completa del ciclo dell’ordine.

Quali novità per il DDT digitale

Come abbiamo accennato, al momento disponiamo di standard e normative precise che regolano la fattura e l’ordine elettronico e i relativi obblighi. In particolare, il più recente ordine elettronico è stato sviluppato tenendo presente come principio cardine la volontà di ottenere i massimi livelli di interoperabilità non solo a livello nazionale, ma anche europeo e internazionale. Infatti, l’ordine elettronico NSO si basa interamente sul formato UBL, uno standard altamente interoperabile su cui si poggiano tutti i documenti che viaggiano all’interno dell’infrastruttura PEPPOL.

Proprio all’interno dello scenario PEPPOL è stato sviluppato un nuovo tracciato che ha tutte le carte in regola per diventare il prossimo standard in materia di DDT elettronico, o DDT digitale, che dir si voglia. Stiamo parlando del Despatch Advice 3.1, recentemente aggiornato rispetto alla precedente versione 3.0, che avevamo ricordato qui. La collaborazione tra PEPPOL e AgID, che rappresenta la PEPPOL Authority italiana, ha consentito di mettere a punto un profilo specifico del tracciato, in grado di tenere conto di alcune specificità tipiche del sistema di eProcurement italiano, pur garantendo la piena interoperabilità rispetto al contesto internazionale.

Il Despatch Advice 3.1 consente di includere nel DDT digitale tutte le informazioni obbligatorie tipiche del DDT cartaceo tradizionale secondo la normativa italiana vigente e prevede anche la possibilità di implementare la riconciliazione automatica del DDT elettronico con l’ordine e la fattura elettronici corrispondenti, grazie all’esistenza di appositi campi ad hoc. Per le caratteristiche elencate e visto anche l’interesse e il contributo di AgID nello sviluppo di questo tracciato, il Despatch Advice 3.1 potrebbe avere tutte i requisiti giusti per diventare il prossimo standard per il DDT digitale, chiudendo così il cerchio di un ciclo di approvvigionamento completamente digitalizzato e quanto più possibile automatizzato.

Allo stato attuale, non vige un obbligo generalizzato rispetto all’utilizzo del DDT digitale. Infatti, l’unico obbligo che si rileva al momento riguarda il trasporto di merci per via marittima o aerea: in questo caso, il il Codice doganale dell’Unione ha stabilito, a decorrere, dal 1° maggio 2018, l’obbligo di ricorrere all’ETD (Electronic Transport Document). Più di recente, a livello nazionale, il Ministero delle politiche agricole, alimentari e forestali ha disposto l’obbligo, a partire dal 1° gennaio 2021, di emettere il documento MVV (documento di accompagnamento dei prodotti vitivinicoli) unicamente in modalità telematica. Segnali come questo lasciano intuire che, probabilmente, un obbligo più generalizzato rispetto all’utilizzo del DDT digitale potrebbe non essere così lontano.

Perché integrare il DDT digitale nei processi aziendali

Ma, obbligo o no, predisporre la digitalizzazione del DDT e dunque integrarlo nei propri processi di approvvigionamento, che possono così diventare completamente digitalizzati, ha i suoi vantaggi. Pensiamo, innanzitutto, alla comodità di poter gestire secondo la stessa modalità tutta la documentazione legata al ciclo dell’ordine, senza dover adottare practice diverse per la fattura elettronica da un lato, per un DDT cartaceo o in PDF dall’altro.

Con la digitalizzazione di fattura, ordine d’acquisto e DDT possiamo disporre di tre documenti perfettamente integrati e interoperabili tra di loro, che possono essere mutuamente riconciliati in modo automatico, riducendo drasticamente il rischio di errori di compilazione o, comunque, rendendo molto più facile individuarli. Creare un workflow standardizzato e automatizzato può semplificare notevolmente il lavoro dei collaboratori della nostra azienda, consentendo loro di investire più tempo, energie e creatività verso altre attività che richiedono la loro attenzione.

Inoltre, come ben sappiamo, fattura, ordine e DDT non hanno una rilevanza meramente operativa: al contrario, sono soggetti a precisi obblighi di tenuta e conservazione dettati dalla legislazione vigente in materia fiscale e tributaria. Nello specifico, devono essere obbligatoriamente conservati per 10 anni e, in caso di contenziosi o accertamenti in corso, devono comunque essere mantenuti per tutto il tempo necessario alla loro conclusione.

Scegliere una soluzione tecnologica che sia in grado di gestire tutti e tre questi documenti in forma elettronica e portarli automaticamente in conservazione digitale, con accluse anche le ricevute di corretta trasmissione e ricezione generate dalle piattaforme abilitanti come NSO o PEPPOL, può essere la strada giusta per mettersi al riparo da spiacevoli incidenti di percorso e per efficientare i propri processi operativi, nel rispetto delle norme in materia fiscale e sulla tenuta e conservazione dei documenti informatici.