Digital reporting requirements, in cosa consiste l’obbligo di e-Reporting introdotto dall’UE

Risale a pochi mesi fa la notizia del rilascio, da parte della Commissione europea, di un pacchetto di modifiche proposto con lo scopo di andare ad aggiornare l’attuale normativa in materia di IVA e di fatturazione elettronica. La proposta, nota come ViDA – VAT in the digital age, è in attesa di approvazione da parte del Consiglio dell’Unione europea, un passaggio che è previsto nei prossimi mesi.  Attualmente è ancora possibile inviare feedback alla Commissione, prima di passare all’approvazione. Il termine per sottoporre i commenti, inizialmente fissato ad inizio febbraio, è stato prorogato ad aprile, ma non è da escludere che venga ulteriormente esteso.  

Tra le diverse modifiche e novità prefigurate dalla nuova versione della norma, oggi intendiamo focalizzarci in particolare sui nuovi obblighi legati all’emissione delle fatture elettroniche e al mandato relativo all’e-Reporting, che prevede l’invio in forma elettronica e strutturata delle informazioni riguardanti le transazioni intracomunitarie. L’entrata in vigore di tali obblighi è prevista per il 2028.  

Vediamo allora in cosa consistono, cosa comporteranno per le imprese e come funzioneranno dal punto di vista operativo tali nuovi processi, in base alle informazioni sinora fornite dalla Commissione.  

 

 

Il contesto della proposta UE – VAT in the digital age 

Come abbiamo già avuto modo di approfondire, la proposta nasce dalla necessità di sanare una serie di situazioni riscontrate negli ultimi tempi, che hanno reso evidente come l’attuale normativa europea in materia di IVA e di fatturazione sia ormai anacronistica e non più idonea al contesto economico attuale.  

L’attuale direttiva IVA, infatti, risale ormai a circa 30 anni fa e oggi non risulta al passo con la nascita di nuovi modelli economici che si è verificata negli ultimi anni sulla scorta delle innumerevoli possibilità generate dalle nuove tecnologie: e-commerce, economie di piattaforma, gig-economy solo per citarne alcuni.  

Inoltre, la presenza di un quadro normativo frammentario e di sistemi di fatturazione elettronica e di e-reporting estremamente variegati nei diversi paesi europei, si traduce in elevati costi di compliance e di amministrazione a carico delle imprese.  

Secondo le stime condivise dalla Commissione europea, nel 2020 si possono contare 93 miliardi di IVA non riscossa, legati per lo più alle cosiddette frodi carosello ( Missing Trader Intra-Community fraud), nell’ambito nelle transazioni intra-comunitarie. Infatti, le attuali disposizioni europee non consentono un monitoraggio puntuale di tali transazioni, favorendo la creazione di un terreno fertile per questa tipologia di illeciti fiscali.  

La strategia messa a punto dalla Commissione per gestire queste criticità prevede, tra le altre cose:  

• l’aggiornamento delle disposizioni in materia di fatturazione, al fine di incentivare l’introduzione della fattura elettronica in tutti gli Stati membri, nel modo più armonizzato possibile attraverso l’introduzione di alcuni precisi mandati;  
• l’introduzione di un obbligo rispetto alla dichiarazione delle informazioni relative alle transazioni intracomunitarie, da effettuarsi in digitale e quindi sotto forma di e-Reporting.  

Fattura elettronica, si parte nel 2028 

Non serve ricordare che, quando si parla di fattura elettronica, la situazione in Europa è ancora estremamente variegata. Da un lato, non vi è un mandato diffuso, per cui vi sono Paesi in cui la fattura elettronica è obbligatoria solo nelle transazioni B2G, altri in cui si pianifica un estensione al settore B2B nel breve termine, altri ancora dove gli obblighi sono pressoché nulli. Ne abbiamo parlato in un approfondimento dedicato agli obblighi previsti a partire dal 2023.  

 

 

A questo si aggiunge il fatto che i sistemi di fatturazione elettronica in uso sono estremamente vari e diversi tra loro, sia in termini di formati, sia in termini di processi e di infrastrutture: oggi, per una azienda che opera in diversi Paesi europei, affrontare il tema della fattura elettronica significa dover gestire la compliance a ordinamenti e sistemi diversi, affrontando un impatto in termini economici e di know how non indifferente.  

La situazione è destinata in parte a cambiare nel prossimo futuro, attraverso le seguenti fasi:  

• già dal 2024, per gli Stati membri non sarà più necessario richiedere la deroga all’Unione europea per introdurre il mandato di fatturazione elettronica sul proprio territorio. In questo modo, verrà meno un ostacolo burocratico all’adozione della fattura elettronica con il quale si sono dovuti interfacciare sinora i Paesi UE, a cominciare dall’Italia;  
• sempre a partire dal 2024, non sarà più necessario ottenere il preventivo consenso dell’acquirente a ricevere fatture in formato elettronico;  
• a partire dal 2028, invece, la fattura elettronica diventerà di default la modalità da utilizzare, mentre sarà possibile emettere fatture cartacee solo in casi particolari che dovranno essere definiti puntualmente dai singoli paesi.  

La riforma ha anche il merito di chiarire, una volta per tutte, che per “fattura elettronica” si intendono esclusivamente fatture elaborate in formati strutturati, quali ad esempio i formati XML-based. (art. 217 rinnovato della proposta di riforma della Direttiva 2006/112/EC) 

Inoltre, viene stabilito anche che nell’implementazione dei sistemi di fatturazione elettronica sarà necessario rifarsi a formati conformi allo standard europeo EN16391, quali UBL 2.1 e CII, o comunque a formati in grado di assicurare l’interoperabilità.  

Infine, non sarà consentita l’implementazione, da parte degli Stati membri, di nuovi sistemi di fatturazione basati sul modello pre-clearance, che prevedono un controllo preventivo delle fatture elettroniche da parte dell’autorità fiscale.  

Queste misure sono finalizzate non solo ad incentivare l’adozione della fattura elettronica da parte degli Stati UE, ma soprattutto ad assicurare che questo processo avvenga in modo da creare sistemi il più possibile interoperabili e uniformi tra loro, al fine di evitare inutili oneri a danno delle imprese.   

 

 

e-Reporting obbligatorio per le transazioni intra-UE, di cosa si tratta 

Il 2028 è anche l’anno a partire dal quale diventerà obbligatorio comunicare i dati delle informazioni relative alle transazioni intra-comunitarie (restano, però, ancora escluse le operazioni business-to-consumer). Tale obbligo prenderà la forma di una dichiarazione in formato elettronico, sarà quindi a tutti gli effetti un obbligo di digital reporting, o e-Reporting.  

Per capire l’impatto di questa modifica, vale la pena ricordare che, attualmente la comunicazione dei dati relativi a queste operazioni viene fatta solamente dai fornitori e con tempi molto dilazionati, sia per l’emissione delle fatture, sia per la trasmissione della dichiarazione. Inoltre, ad oggi tale dichiarazione è di tipo riepilogativo, contiene cioè i riferimenti di più transazioni relative allo stesso mese.  

Questa impostazione fa sì che non sia possibile monitorare in modo capillare tali transazioni e i relativi adempimenti IVA in capo ai contribuenti.

L’introduzione del mandato di e-Reporting, invece, prevede la definizione di una serie di requisiti, denominati Digital Reporting Requirements (DRR), che stabiliscono quanto segue:  

• le informazioni dovranno essere inviate in formato strutturato e conforme rispetto allo standard EN 16391, anche se la Commissione dovrà fornire ulteriori dettagli in merito;  
• la comunicazione dovrà avvenire in near-real time, ovvero entro 2 giorni dall’emissione delle fatture in questione. Questo lasso di tempo stringente è finalizzato a individuare rapidamente le potenziali situazioni di frode o illecito fiscale;   
• non sarà più possibile effettuare dichiarazioni riepilogative, al contrario la comunicazione dovrà essere effettuata per singola transazione/ fattura; 
• i dati da comunicare, che rappresentano un sottoinsieme delle informazioni già contenute in fattura, saranno stabiliti a livello dell’Unione e gli Stati membri non saranno autorizzati a richiedere informazioni aggiuntive; 
• infine, l’obbligo di e-Reporting varrà tanto per i fornitori, quanto per gli acquirenti: questo consentirà di effettuare dei controlli incrociati rispetto ai dati ricevuti, al fine di garantire controlli più puntuali e minimizzare le frodi.  

 

 

Nuovo VIES centralizzato, come funzionerà 

Dedichiamo l’ultima parte di questo contributo a fornire qualche informazione in più rispetto al sistema e alle infrastrutture deputate a gestire questo nuovo mandato di e-Reporting.  

Nello specifico, la proposta prevede la creazione di un sistema centralizzato, il VIES (VAT Information Exchange System), a partire dalla attuale versione del VIES.  

Ogni Paese UE dovrà realizzare un sistema nazionale in grado di raccogliere i dati in formato strutturato dai contribuenti, per trasmetterli poi al VIES. Gli Stati membri, naturalmente, saranno anche responsabili della veridicità e della accuratezza dei dati trasmessi. 

Il VIES, pertanto, avrà le seguenti funzioni:  

• raccogliere i dati acquisiti nel rispetto dei Digital Reporting Requirements; 
• processarli e arricchirli con altri dati, anche allocati su altri sistemi in grado di dialogare con il VIES in regime di interoperabilità; 
• i dati saranno mantenuti sul sistema per 5 anni, per poi essere cancellati; 
• il VIES garantirà l’accesso a funzionari autorizzati dai singoli stati membri o da organismi di monitoraggio sovranazionali quali Eurofisc, per finalità di controllo degli adempimenti IVA e prevenzione delle frodi fiscali.  

Nel prossimo futuro dovranno essere chiariti i dettagli tecnici e operativi del nuovo sistema; inoltre, anche i singoli Stati membri dovranno mettere a punto le infrastrutture deputate a gestire i requisiti di e-Reporting e condividerle con contribuenti e provider, in modo da arrivare preparati alla deadline del 2028.  

La Commissione europea ha stimato che le misure introdotte dalla proposta per la VAT in the Digital Age porteranno introiti extra per l’ammontare di 111 miliardi nel decennio 2023-2032, in termini di IVA riscossa. Ci si aspetta che buona parte di queste entrate deriverà proprio dall’introduzione dei Digital Reporting Requirements e del correlato obbligo all’utilizzo delle fatture elettroniche.