Articolo aggiornato al 07/06/2022
Perché la fatturazione elettronica nel settore Pharma è necessaria?
In questo articolo ci concentreremo sul tema della fatturazione elettronica nell’industria farmaceutica. Non ci fermeremo solo sugli obblighi di legge, ma vedremo anche i vantaggi e le opportunità da sfruttare.
La fatturazione elettronica è ormai diventata qualcosa di molto familiare e quotidiano per i professionisti e le aziende di tutti i comparti produttivi. Tutti noi ci siamo abituati a questo obbligo legislativo, e abbiamo iniziato a comprenderne le modalità di funzionamento e i diversi vantaggi, sia per i singoli che per la collettività, ma oltre a tutto questo si aprono anche delle enormi opportunità, dirette e indirette, che non tutti hanno colto eppure sono lì, pronte per essere sfruttate.
Si tratta di opportunità collegate al più ampio tema della digitalizzazione, dunque della disponibilità di dati sempre più articolati e “profondi”, che a loro volta possono trasformare positivamente i processi di business, ma anche i rapporti con i propri clienti o intermediari. La fatturazione elettronica porta anche a numerosissimi vantaggi di marketing.
Tutto questo è vero, a maggior ragione, per un settore importante e delicato come quello farmaceutico.
La Pharma Industry, infatti, è investita in questo periodo di una grande responsabilità: il suo ruolo sociale è diventato ancor più centrale dopo l’esplosione in tutto il mondo della pandemia da Covid-19. In questo tempo assolutamente fuori dall’ordinario, ci si è resi conto che la strada da seguire è, in fondo, quella che già si era iniziata a imboccare: ovvero quella indicata dalla Digital Transformation.
La differenza sta nel fatto che oggi si è chiamati a farlo con maggior incisività e in tempi rapidissimi. L’obiettivo finale? Porre davvero i pazienti al centro del business, creare con loro un nuovo rapporto, più intimo, più dinamico, più personale, sempre più basato su una reciproca fiducia.
Lo ripetiamo: questo cambiamento epocale, oggi, non può che passare dal digitale e la fatturazione elettronica nell’industria farmaceutica si inserisce proprio in questo filone. Nel proseguo dell’articolo, dunque, partiremo mettendo a fuoco dapprima le regolamentazioni e gli obblighi, relativi a questa tematica (con un occhio specifico, appunto, sul comparto Pharma). Ma ci sposteremo poi sui vantaggi e sulle opportunità: proprio su quell’aspetto che – come abbiamo accennato – oggi resta poco esplorato, ma su cui è decisivo imparare a concentrarsi.
Fatturazione elettronica – gli obblighi e gli ultimi aggiornamenti legislativi
Iniziamo dalla base: la fattura elettronica è una fattura in formato digitale, che sostituisce integralmente la vecchia fattura cartacea. Deve essere compilata secondo gli standard di legge e si deve trasmettere esclusivamente tramite il Sistema di interscambio (SDI).
La possibilità di emettere fatture solo in formato digitale è stata introdotta in Italia con un Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004, n.52. Con la legge finanziaria promulgata nel 2008 è stato introdotto l’obbligo di emettere esclusivamente fatture elettroniche nei confronti della Pubblica Amministrazione, con relativo obbligo di conservare la documentazione digitale per 10 anni.
L’altro momento di svolta è stato il 2019, con l’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica anche tra i privati; restano escluse solo alcune determinate categorie. Dal 1 gennaio 2021, infine, entreranno in vigore nuove specifiche tecniche (per gli ultimi aggiornamenti, si veda il provvedimento n. 166579/2020, del 20 aprile 2020).
Un’importante specificazione per la fatturazione elettronica nell’industria farmaceutica
Per quanto riguarda le aziende farmaceutiche non sussiste nessuna eccezione e tutto rientra nel quadro normativo valido per tutti gli altri tipi di business.
C’è però da sottolineare un’importante specifica per quanto riguarda le farmacie e gli operatori sanitari tenuti all’invio dei dati al sistema TS (Sistema Tessera Sanitaria): è stato infatti confermato per tutto il 2020 il divieto di emettere fatture elettroniche tramite lo SdI per le prestazioni sanitarie effettuate nei confronti delle persone fisiche; un’esenzione che ha a che fare con questioni relative alla privacy, un tema molto delicato – naturalmente – per il settore.
Tutto normale (come per gli altri settori), invece, per quanto la fatturazione elettronica delle farmacie nei confronti dei fornitori, dei distributori, degli eventuali collaboratori esterni.
Come ricorda Federfarma, infine, dal 1 gennaio 2020 è entrato in vigore l’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi per tutti gli esercenti attività di commercio al minuto, anche per quelli con volume di affari inferiore a € 400.000.
La fatturazione elettronica nell’industria farmaceutica: dagli obblighi ai vantaggi
Finora abbiamo analizzato gli obblighi relativi alla fatturazione elettronica, con un’importante specifica per quel che riguarda il settore farmaceutico (le farmacie, in particolare). Ma quali sono i vantaggi?
Innanzitutto, per la comunità, c’è l’abbattimento del tasso di evasione fiscale, che, come è noto, è uno dei più gravi e annosi problemi italiani. Il nostro paese, fino a qualche anno fa, è stato quello che, nell’Unione Europea, ha avuto il maggiore “tax gap”: le stime dicono che ad oggi c’è un calo e non siamo più tra le prime posizioni, ma sicuramente c’è ancora molto da fare (fonte: fiscooggi.it). Sono mancati introiti che, in ultima analisi, hanno effetti fortemente negativi sul nostro sistema economico, e su tutti i contribuenti, nel grande e nel piccolo. Con la fatturazione elettronica, si hanno delle armi in più per combattere questo problema: si riescono, infatti, a mettere in pista controlli in tempo reale, e le autorità possono dunque bloccare rapidamente le operazioni sospette.
Ci sono poi i vantaggi in termini di risparmi economici: risparmi che valgono sia per i singoli che per la collettività. Si azzerano i costi di stampa e quelli di spedizione. Si riducono moltissimo quelli di archiviazione (non serve più uno spazio fisico di archiviazione, il data entry manuale viene ridotto al minimo, se non eliminato completamente).
Si abbassa drasticamente la possibilità di errori, di smarrimenti, di falsificazioni e di duplicazioni (la riduzione degli errori, inoltre, si traduce anche in diminuzione dei tempi medi di pagamento). E con questo aumenta la sicurezza.
Una stima dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano ha calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi ai supporti cartacei. Ma non è tutto.
La vera svolta sta nella digitalizzazione
Abbiamo visto sopra il funzionamento e gli obblighi della fatturazione elettronica e, in seguito, quali sono i vantaggi in termini di risparmio e ottimizzazione. Ma è importante andare oltre: le vere opportunità da cogliere, infatti, risiedono soprattutto nella digitalizzazione, o – per meglio dire – nella dematerializzazione dei processi delle aziende (grandi e piccole) del Pharma.
Federfarma riassume tutto ciò in questo modo: con l’implementazione di un efficiente sistema di fatturazione elettronica si ha “l’opportunità di ottenere un significativo miglioramento dei processi amministrativi nonché di conoscenza ed analisi dei dati e di trasparenza” (fonte: federfarma.it).
Ecco, dunque, che fa capolino una parola fondamentale: dati.
Con il digitale, infatti, le fatture non sono più solo semplici documenti di servizio relativi ai pagamenti. Ma diventano anche una piccola miniera preziosa di dati molto precisi, sui propri clienti e fornitori. Questi dati vanno raccolti in maniera sicura. Vanno analizzati e interpretati in maniera smart e funzionale al proprio business. E in questo modo diventano la base su cui impostare un dialogo su misura, molto più efficace, dinamico e trasparente e che porta in maniera naturale alla fidelizzazione.
La fattura, in ultima analisi, da freddo documento “di servizio” si può trasformare anche in un canale di comunicazione one-to-one e persino di marketing.
Certo, a monte di tutto questo, c’è bisogno di disegnare una piattaforma software specifica, costruita su misura di ogni singola company, sulla base delle sue caratteristiche, delle sue modalità di funzionamento e delle sue esigenze.
Una piattaforma che, nel concreto, sia in grado di:
- Non solo inviare e ricevere, ma anche classificare e organizzare le fatture elettroniche emesse e quelle ricevute da clienti, collaboratori e fornitori esterni.
- Archiviare in automatico questi documenti, in maniera intelligente, per permettere il successivo reperimento immediato.
- Permettere la conservazione digitale con il miglior grado di sicurezza possibile, e secondo le norme di legge (stando molto attenti agli aggiornamenti della regolamentazione).
- Estrarre in automatico dei dati dai documenti. E questo è un punto particolarmente importante, come abbiamo visto sopra.
- Segnalare errori e incongruenze.
- Essere integrabile con piattaforme e sistemi già in uso all’interno della company.
- Permettere una vasta gamma di personalizzazione ed essere il più possibile flessibile e scalabile.
È evidente che per realizzare un’architettura di questo tipo ci si deve affidare ad aziende specializzate, come Doxee. Con le soluzioni paperless experience di Doxee, accanto alla fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati, vengono affiancati i servizi di conservazione digitale a norma e quelli di ordinazione elettronica. Ma non è tutto.
A partire da queste prime operazioni (e dalla relativa raccolta di dati) si possono migliorare le procedure di Customer Communication Management (con l’offerta Doxee document experience per la gestione documentale in cloud); fino ad arrivare alla vera e propria personalizzazione della comunicazione digitale con clienti e fornitori; una comunicazione one-to-one, omnichannel, interattiva, che trasforma l’invio delle fatture in un potente strumento di dialogo, di marketing e di fidelizzazione (a riguardo si vedano le soluzioni di Doxee interactive experience).
Doxee, nel 2017, ha gestito il 10% circa di tutte le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione scambiate in Italia. Un dato davvero significativo, che si spiega – appunto – con l’ampiezza della sua offerta. Non solo l’adempimento degli obblighi di legge, ma anche lo sfruttamento degli enormi vantaggi portati dalla digitalizzazione. La svolta della fatturazione elettronica per l’industria farmaceutica sta tutta qui.
