In questi ultimi tempi, complice l’emergenza sanitaria che stiamo vivendo, il remote working è diventato per molti di noi una necessità, un’opzione che, nella maggior parte dei casi si è rivelata una scelta obbligata. Lavorare da casa ha significato dover utilizzare modalità alternative per interagire con i clienti e i colleghi.
Nelle vesti di utenti o clienti, ci siamo spesso dovuti adattare ad effettuare acquisti online, a svolgere pratiche senza recarci allo sportello, sbrigando invece tutte le attività necessarie a distanza. Così, anche sottoscrivere contratti, dei più svariati tipi, è un’azione che abbiamo imparato sempre di più a fare online, senza muoverci da casa.
Insomma, tante nuove abitudini che ci sono state imposte e che magari, qualche volta, alcuni di noi hanno guardato con diffidenza: sarà davvero valido questo contratto? Cos’è, come funziona questa firma elettronica? Non sarà meglio, magari, una scansione con la classica firma autografa? La risposta, lo anticipiamo, è no.
Eppure, è il caso di cogliere queste nuove abitudini forzate come opportunità per rivedere i processi di lavoro a cui siamo abituati, ottimizzandoli e rendendoli più veloci, efficienti e sicuri. È necessario, quindi, capire come integrare e utilizzare correttamente la firma elettronica nella stipula dei contratti da remoto, per essere certi di ottenere documenti legalmente efficaci e pienamente validi.
A causa della pandemia, molte aziende stanno rivedendo in chiave digitale i propri processi operativi e di relazione con l’esterno (clienti, fornitori, stakeholders) e con l’interno (processi approvativi, processi HR, ecc.), iniziando a comprendere le reali opportunità di efficientamento generate dall’utilizzo degli strumenti digitali di validazione, come le firme elettroniche, la data certa elettronica, le identità digitali e la conservazione dei documenti informatici.
Il Digital Transformation Index di Dell Technologies ha stimato che nel nostro Paese oltre l’80% delle aziende, complice la crisi pandemica del 2020, si sta muovendo con rapidità per ridisegnare nuove soluzioni e nuovi modelli di business innovativi, in particolar modo accelerando sulla dematerializzazione dei processi documentali.
In questo scenario sempre più diffuso di gestione documentale digitale e integrata di processi e dati risulta centrale e strategica l’adozione di soluzioni di firma elettronica.
La firma elettronica… parliamone un po’
Dal punto di vista normativo, la firma elettronica ad oggi è definita e disciplinata principalmente da tre testi normativi:
- Il Regolamento eIDAS, emanato nel 2014, che regola la materia a livello europeo, stabilendo una serie di requisiti comuni a tutta l’Unione;
- Il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, contenuto nel d.lgs. 82/2005, che fornisce alcune definizioni basilari, recependo anche le innovazioni apportate dal regolamento eIDAS;
- Il DPCM 22 febbraio 2013, che definisce le regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali.
Il regolamento eIDAS fornisce, innanzitutto, una definizione generale della firma elettronica semplice, individuata come un insieme di “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare“. Come viene chiarito dal CAD, la validità di una firma di questo tipo è liberamente valutabile in giudizio, in caso di contenzioso. In alcuni casi, a seconda della natura dei documenti e di una analisi del rischio, una soluzione di firma elettronica semplice o addirittura un più semplice “click” di accettazione possono essere sufficienti.
Non dobbiamo mai dimenticare che vige il principio di non discriminazione o neutralità della forma elettronica secondo cui a una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate.
Nei casi, invece, in cui vogliamo o è necessario avere garanzie maggiori, per perfezionare al meglio i nostri documenti e contratti, dobbiamo rivolgerci a quelle soluzioni di firma cosiddette “forti”, che di fronte alla legge sono in grado di tutelarci maggiormente.
Il massimo grado di garanzia dal punto di vista della presunzione legale ed efficacia probatoria è offerto dalla firma elettronica qualificata che, in Italia, si traduce di fatto nella firma digitale. Questo termine, spesso utilizzato per indicare genericamente le firme elettroniche, si riferisce in realtà ad una soluzione di firma ben specifica e definita tecnologicamente, basata sull’utilizzo di un certificato qualificato e di chiavi crittografiche, generate da un apposito dispositivo. La firma digitale è imprescindibile nel caso in cui si debbano sottoscrivere atti di particolare importanza, quale ad esempio la compravendita di immobili. L’uso di una firma digitale, quindi, presuppone che il firmatario possieda e sappia utilizzare e custodire consapevolmente un dispositivo dedicato.
Perciò, spesso la soluzione migliore da mettere a disposizione di clienti e utenti, per la chiusura dei contratti da remoto, è la firma elettronica avanzata. Questo tipo di firma, infatti, è in grado di soddisfare una vasta gamma di requisiti, come vedremo meglio in seguito, che permettono di conferire al documento firmato la stessa validità del documento sottoscritto con firma autografa, attraverso una soluzione più snella e semplice da usare rispetto alla firma qualificata o digitale. Inoltre, può essere realizzata attraverso una molteplicità di soluzioni tecnologiche differenti, purché in grado di garantire i requisiti minimi delle firme elettroniche avanzate.
I requisiti della firma elettronica avanzata
Il Dpcm del 22 febbraio 2013, riprendendo in buona parte il Regolamento eIDAS, definisce i requisiti che devono caratterizzare una firma elettronica avanzata. Riassumendo, una firma elettronica avanzata deve:
- permettere di identificare in modo certo il firmatario e di collegare in modo univoco la firma al firmatario;
- garantire il controllo esclusivo del sistema di generazione della firma da parte del firmatario;
- consentire di verificare che il documento, una volta firmato, non venga manomesso o modificato; inoltre, nel documento non devono essere presenti elementi che inducano modifiche improprie del suo contenuto (come, ad esempio, delle macroistruzioni);
- permettere a chi firma di prendere adeguata visione del documento, prima di sottoscriverlo
- consentire di identificare il soggetto che eroga la soluzione di firma elettronica;
- permettere, naturalmente, di collegare in modo univoco la firma e il documento firmato.
Con queste caratteristiche, le firme elettroniche avanzate (FEA) sono idonee ad essere utilizzate per sottoscrivere e concludere una vasta gamma di contratti: ad esempio, un contratto per la fornitura di energia elettrica, per la stipula di un conto corrente in banca, o per il noleggio di un’auto. In tutti i quei casi, comunque, in cui il firmatario e il soggetto che mette a disposizione la soluzione di firma (quindi, l’azienda), siano concordi nell’utilizzare questa soluzione. Una delle tipologie di firma elettronica avanzata più conosciuta è sicuramente la firma grafometrica, che ormai utilizziamo sempre di più allo sportello bancario, alle poste o negli scenari di front end. Ma la soluzione di FEA che si sta affermando in questi ultimi anni che garantisce la sottoscrizione a distanza e in mobilità è una soluzione basata sull’utilizzo di one time password (OTP) e che offre adeguate garanzie di robustezza e di trasparenza informativa.
Inoltre, le firme elettroniche avanzate richiedono l’identificazione del firmatario e la sua adesione inziale alla soluzione di FEA, accettazione preventiva che può essere data con la medesima soluzione di FEA al primo utilizzo.
I vantaggi che puoi ottenere grazie alle firme elettroniche da remoto
Perciò, come abbiamo visto, esistono tanti modi e tante soluzioni per concludere i contratti da remoto. Firma elettronica semplice, avanzata e digitale offrono garanzie diverse e, naturalmente, possono avere costi diversi. Bilanciare l’esigenza di tutelare l’efficacia di un particolare documento con i relativi costi è essenziale per scegliere, di volta in volta, la soluzione di firma più adatta allo scopo. Ma, a prescindere da queste valutazioni da sviluppare caso per caso, è certo che integrare i giusti processi per concludere contratti da remoto può apportare alle aziende importanti vantaggi.
Prima di tutto, la velocità. Concludere e firmare contratti da remoto permette di ridurre i passaggi necessari, ottimizzando i processi e facendo risparmiare tempo ai contraenti. Inoltre, adottare queste soluzioni di firma è estremamente comodo. Clienti e utenti, infatti, possono così sottoscrivere i documenti in qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo mobile: in pratica, nella maggior parte dei casi basta avere con sé il proprio smartphone e disporre di una connessione internet. Ecco perché può essere strategico offrire ai propri clienti un’opzione di firma elettronica, con le caratteristiche descritte. In tempi sempre più frenetici, siamo sempre portati a scegliere la soluzione più comoda e rapida, quella che ci sembra meno complicata.
Tuttavia, gestire i contratti da remoto, con l’ausilio delle firme elettroniche, non è comodo e vantaggioso solo per i clienti, ma anche per le aziende. Poter disporre di contratti e documenti online, in digitale, è molto più agevole e sostenibile rispetto a dover gestire, stampare, spostare e immagazzinare pile su pile di fascicoli cartacei. Gestire i contratti online permette alle aziende di tenere sotto controllo agevolmente tutte le pratiche, monitorarne e tracciarne lo stato in modo efficace, con notevoli risparmi di tempo e risorse.
Inoltre, come abbiamo visto nel paragrafo precedente, le firme elettroniche sono sicure, poiché in grado di conferire validità legale a documenti e contratti, anche in caso di contenzioso. Associandosi in modo inscindibile al documento, le firme elettroniche sono in grado di metterci al riparo da manomissioni e modifiche illecite, salvaguardando l’integrità e l’autenticità del contenuto.
Ecco perché, come si anticipava all’inizio, una firma elettronica è molto meglio di una firma autografa scansionata, anche se a prima vista potrebbe non sembrare così. Stampare un contratto, firmarlo, scansionarlo e rispedirlo, non è né efficiente, né sicuro. Innanzitutto, i passaggi da compiere sono svariati e comportano un notevole dispendio di tempo. Soprattutto, una firma scansionata non sarà mai in grado di consentire l’identificazione certa del firmatario, né di preservare in modo inoppugnabile il documento firmato da indebite modifiche.
Essere in grado di gestire correttamente i contratti da remoto e l’acquisizione delle firme elettroniche, quindi, può davvero fare la differenza, per costruire processi di lavoro snelli ed efficienti e ottenere contratti solidi e pienamente efficaci di fronte alla legge, tutelando aziende e clienti.
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