La food industry italiana ha ormai riconosciuto che per mantenere i suoi alti livelli di eccellenza deve dotarsi anche di processi di elaborazione e archiviazione documentale efficienti e per farlo non ci sono alternative: la digitalizzazione è l’unica risposta, come dimostrano due esempi virtuosi, interamente italiani.
La food industry è senza dubbio uno dei settori più importanti dell’economia del nostro Paese. A ben vedere, non c’è niente di sorprendente, dal momento che l’Italia è una terra ricca di storia e di tradizione oltre ad essere un territorio dotato di un’incredibile biodiversità, cosa che rende ogni regione un vero e proprio tesoro di prodotti ricercati in tutto il mondo. Per non parlare della grande abilità dell’intera filiera agroalimentare italiana di arricchire e valorizzare tali prodotti, grazie alla nostra capacità di trasformare materie prime eccellenti in prodotti finiti di notevole qualità.
Questa premessa per dire che quando si parla di food industry italiana si parla di un’eccellenza assoluta, come testimoniano numeri e dati positivi, che raccontano di un business in costante ascesa, solo parzialmente rallentato dall’arrivo della crisi sanitaria mondiale.
Al netto, infatti, dell’effetto Covid 19, un’indagine del Food Industry Monitor, svoltasi l’anno scorso, evidenziava che per il biennio 2019-2020 c’erano delle previsioni largamente positive per tutta la food industry, secondo cui il fatturato aggregato sarebbe stato pari a 63 miliardi di euro, distribuiti tra 15 comparti dell’industria alimentare (gamberorosso.it). A questo si aggiunga che il valore dell’intero settore cresce ad una media del 3,1% all’anno e che anche in un anno così complicato come questo, la food industry è riuscita a reagire in maniera positiva alle difficoltà, segnando addirittura una crescita – per quanto timida – dell’export dei prodotti alimentari nostrani (foodcommunity.it).
Cosa c’è dietro la crescita della food industry e cosa c’è davanti
I motivi di questi risultati clamorosi sono già stati ampiamente elencati nelle righe sopra: l’altissima selezione e scelta di materie prime, l’artigianalità con cui tali materie vengono lavorate e trasformate, la tradizione secolare che arricchisce i prodotti agroalimentari di un fascino che ne aumenta la considerazione tra coloro che acquistano. Se questo è ciò che sta dietro ai risultati così eccezionali del settore food nel nostro Paese, è legittimo chiedersi cosa “sta davanti” alla nostra food industry, ovvero quali sono le sfide principali che tale filiera deve fronteggiare per rimanere a questi livelli di considerazione e di competitività.
Il primo e forse il più importante obiettivo da perseguire è quello della digitalizzazione, ovvero della perfetta implementazione all’interno della filiera produttiva delle soluzioni messe a disposizione dalla trasformazione digitale.
D’altro canto, già in molti altri settori della nostra economia la trasformazione digitale è entrata e ha cambiato ogni cosa, rivoluzionando processi, strategie e approcci al business: in un certo senso è inevitabile che questo accada anche nella food industry che ripetiamo è una delle più importanti del nostro Paese. Tra l’altro, le soluzioni digitali hanno la caratteristica di essere estremamente versatili e di riuscire ad apportare miglioramenti a molti ambiti diversi di una stessa azienda.
Mentre gli altri aspetti saranno trattati più approfonditamente all’interno del blog, in questo articolo vogliamo mostrare l’impatto notevole che la digitalizzazione ha su una specifica area funzionale dell’azienda, spesso non molto considerata: la gestione documentale.
Il focus: tra food safety ed elaborazione e archiviazione dei documenti
La “gestione documentale” è quell’insieme di processi che attengono alla corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione. Questo tipo di processi sono di una importanza fondamentale quando si parla di food industry, dal momento che ogni operatore del settore deve garantire la sicurezza e un certo standard qualitativo dei propri prodotti.
Tra l’altro, già dagli anni ’90 l’Europa e altre organizzazioni internazionali si sono occupate, con un livello di attenzione crescente, del tema della “food safety”, termine con cui si indica tutta “una serie di pratiche, regole e norme volte ad assicurare che il cibo venga sempre trattato e consumato in modo salubre, igienico e privo di rischi”.
È proprio alla luce di questa costante attenzione nei confronti della “sicurezza alimentare” che nel corso degli anni sono state emanate diverse normative nazionali e sovranazionali in materia, come il regolamento CE n. 178/2002 del Parlamento Europeo e del Consiglio Europeo o il cosiddetto “Pacchetto Igiene”, entrato in vigore dal 1 gennaio 2006 in tutti i Paesi membri dell’Unione (ec.europa.eu).
Un principio fondamentale che sta alla base dell’intera normativa e delle procedure aziendali che la devono implementare è la necessità di trasmettere informazioni in modo trasparente, completo e affidabile. Le aziende alimentari, infatti, devono garantire la tracciabilità dei propri prodotti, permettendo all’utente finale di ripercorrere il percorso di ciò che consuma: non a caso tale legislazione si applica a tutte le fasi della filiera alimentare, dalla produzione al trasporto, alla distruzione fino al consumo, dal momento che ognuno di questi passaggi incide sulla qualità dei prodotti che si consuma.
Non c’è sicurezza senza elaborazione e archiviazione dei documenti
È ovvio che per ottenere questo tipo di sicurezza uno dei requisiti fondamentali è il fatto di avere un sistema di documentazione efficiente ed affidabile, anche perché è solo attraverso i documenti che si può avere traccia di quanto si riceve, si produce e si consuma.
Del resto, è proprio questo quello che viene chiesto dalla normativa vigente, secondo la quale ciascuna azienda alimentare deve identificare i propri prodotti, mediante una specifica documentazione, indicando tra l’altro anche le fasi in cui si possono verificare determinati rischi nonché le corrispondenti misure di prevenzione/controllo/intervento che si possono adottare in caso di problemi. Ma ovviamente non basta solo la creazione di documenti chiari ed esaustivi, ciò che occorre è anche che questi documenti siano facilmente reperibili e, dunque, conservati in un luogo o con delle modalità che ne garantiscano sempre la rintracciabilità e la “consultabilità” quando occorre agli operatori.
In questo senso, sia l’elaborazione che l’archiviazione sono importanti e concorrono nello stesso modo a garantire la “food safety” di cui si diceva sopra.
Tra l’altro, l’importanza di questi ambiti operativi aziendali è tale che sta cominciando a comparire una figura professionale fino ad ora sconosciuta, ovvero il food safety manager, che è un professionista capace di “dialogare” con aree operative diverse (legale, marketing, amministrativo, distributivo), assicurando che ciascuna di esse funzioni alla perfezione, anche grazie ad un sistema di comunicazione documentale super efficiente.
Ma non c’è neanche gestione documentale senza digitalizzazione
È interessante notare come questa figura professionale non solo dimostra che la gestione documentale è diventata un fattore chiave del funzionamento di ogni azienda della food industry, ma mostra anche che tale area operativa ha cambiato pelle nel corso degli anni. A chiunque, infatti, voglia diventare un food safety manager, viene richiesto di avere delle specifiche competenze digitali, in modo da essere capace di elaborare, gestire ed eventualmente archiviare documenti attraverso dei software dedicati. Questo perché sempre di più la gestione documentale si sta digitalizzando ed automatizzando, grazie alle soluzioni tecnologiche messe a disposizione della trasformazione digitale.
Del resto, sicurezza alimentare e innovazione digitale stanno andando sempre più di pari passo, considerato che le aziende della food industry hanno cominciato ormai da tempo a digitalizzare gran parte dei propri processi interni.
Un esempio è la Blockchain, che mette a disposizione degli operatori una rete sicura e affidabile di scambio ed archiviazione dei dati, in cui tutte le eventuali modifiche possono essere percorse a ritroso, dando così la possibilità di rintracciare eventuali errori e incongruenze. O ancora i software di Big Data Analytics, che permettono di analizzare facilmente una grande quantità di dati sia interni che esterni all’azienda, sempre con lo scopo di avere una traccia affidabile di tutte le operazioni che vengono compiute.
Tra l’altro la digitalizzazione di tutti i processi documentali è un trend che viene incoraggiato anche nel nostro Paese grazie ad alcuni interventi chiave da parte dell’AGID, che è l’Agenzia per l’Italia Digitale.
L’innovazione viaggia su nuove linee guida
Di recente, infatti, tale agenzia ha emanato le sue nuove Linee guida sulla formazione gestione e conservazione dei documenti informatici, che hanno appunto l’obiettivo di rinnovare le regole vigenti in materia e che diventeranno applicabili a partire dal 7 giugno 2021. Senza scendere nell’esatto contenuto del documento, si segnala che tali linee guida sono di un’importanza fondamentale perché certificano che la documentazione digitale non solo deve essere adottata da parte della Pubblica Amministrazione, ma anche dai privati, proprio perché è solo la digitalizzazione che può assicurare procedure più rapide, sicure ed efficienti.
Del resto, la digitalizzazione è un passaggio obbligato per realizzare una piena automazione dei processi documentale che porta con sé dei vantaggi economici non indifferenti.
Sul piano delle procedure, infatti, disporre di soluzioni digitali che sbrigano gran parte della gestione documentale permette di “liberare” risorse che possono essere impiegate in altre mansioni meno ripetitive e dal maggior valore aggiunto (in cui, quindi, il pericolo dell’errore umano non si elimina ma almeno si riduce). Sul piano delle strutture, invece, digitalizzare significa sostanzialmente dematerializzare, eliminando dunque il supporto cartaceo da tutti i processi documentali.
Questo permette alle aziende della food industry – e non solo – di fare economia tagliando gli spazi fisici non più necessari e molte delle strumentazioni che lungo un processo documentale digitalizzato non servono più.
Tornando un’ultima volta alle Linee guida dell’AGID, si aggiunga che tali disposizioni sottolineano un altro aspetto fondamentale del documento digitale, ovvero che al suo interno e intorno allo stesso devono essere previsti degli elementi capaci di assicurarne l’affidabilità e la tracciabilità indipendentemente da chi lo riceva. Anche perché questa è una questione sostanziale soprattutto in ottica di responsabilità dei soggetti coinvolti all’interno della filiera. Spesso, infatti, per risalire la catena delle responsabilità la componente documentale dell’indagine è fondamentale, il tutto come sempre in nome della tutela del consumatore finale.
Tra i tanti, un esempio
Sebbene le Linee guida entreranno in vigore tra circa un anno, come si è detto, questo non significa che le aziende italiane della food industry siano rimaste con le mani in mano. Al contrario, in tutto il nostro Paese si possono trovare degli operatori che già da tempo si sono mossi per implementare diverse soluzioni digitali così da non farsi trovare impreparati.
Uno di questi è Auricchio, la storica azienda alimentare produttrice di formaggio, che già nel 2014 ha iniziato la trasformazione digitale dei suoi processi documentali. Dopo aver digitalizzato la fase di approvvigionamento con terminali mobili, l’azienda di Cremona ha infatti iniziato ad adottare alcune soluzioni di Gestione Elettronica Documentale e Conservazione Sostitutiva delle Fatture Attive e dei principali Libri e Registri contabili.
Questa scelta ha pagato e non poco in termini di risparmi economici e di miglioramento dei tempi di processo, riducendo di molto le tempistiche necessarie.
Ma non solo. La digitalizzazione è stata anche una scelta di trasparenza, dal momento che i documenti archiviati sono disponibili – a seconda della profilazione – per tutto il personale, che non solo può accedervi, ma può anche creare cartelle online in cui associare le fatture emesse con gli Ordini e i Documenti di Trasporto. Tutto ciò ha semplificato l’accesso alle informazioni oltre ad aver rappresentato un valido supporto anche nella gestione dei contenziosi che possono sorgere nello svolgimento del business.
A questo si aggiunga che una scelta del genere rappresenta una presa di posizione molto forte in nell’ambito della sostenibilità che mai come adesso è una leva importantissima da mettere in campo sul mercato, visto che rende il brand molto più attraente per i consumatori.
Un’altra azienda italiana di primo piano che ha intrapreso la digitalizzazione dei propri processi di elaborazione e archiviazione documentale è Barilla. Il gigante emiliano della food industry italiana ha da diversi anni cominciato un processo di digitalizzazione molto ampio denominato “Barilla Goes Digital”, che interessa diversi ambiti dell’azienda, dal marketing alla governance. Ci si è resi, infatti, conto che la trasformazione digitale rappresenta un’opportunità competitiva pazzesca e di conseguenza è stata abbracciata ed applicata all’interno business.
Tale progetto ha comportato anche la digitalizzazione dei documenti come risultato del SRM Program (Supplier Relationship Management) che ha interessato nello specifico i processi dell’area Acquisti e si è sviluppato soprattutto in due direzioni. La prima è stata quella di implementare uno strumento che permette all’Ufficio Acquisti di condurre aste online tra fornitori. La seconda è stata appunto la digitalizzazione di tutti i documenti prodotti nel corso dei processi di acquisto.
Anche in questo caso, come in quello di Auricchio, i vantaggi non sono stati solo per il funzionamento dell’azienda, che ha visto migliorare le prestazioni dell’Ufficio Acquisti a fronte di una notevole riduzione degli sprechi, ma anche per il suo posizionamento, visto che questo approccio paperless è coerente con una delle promesse di Barilla: “Buono per Te, Buono per il Pianeta”.
A dimostrazione che quando si realizza correttamente il processo di digitalizzazione si raggiunge quasi sempre una situazione di win-win.
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