I vantaggi della firma elettronica: tutti i motivi che ti faranno dire addio ai contratti su carta

L’utilizzo delle firme elettroniche si è diffuso sempre più negli ultimi anni, durante i quali abbiamo potuto osservare un interesse via via crescente verso le possibilità offerte dalla digitalizzazione dei processi e dalla dematerializzazione dei documenti.

Tuttavia, la strada da percorrere è ancora lunga e sono ancora molti i miti e i luoghi comuni da sfatare e rispetto ai quali occorre fare chiarezza.

Innanzitutto, quando si parla di digitalizzazione della firma, spesso si pensa ancora che questo processo consista nella scansione della semplice firma autografa apposta su un contratto o un documento cartaceo: niente di più falso.

Infatti, digitalizzare i processi significa ripensarli completamente, in modo da renderli più efficienti, eliminando le diseconomie che spesso caratterizzano i processi tradizionali. E, ancora, non è raro trovare chi considera la firma scansionata equivalente ad una firma elettronica semplice: anche questo, in realtà, non è esatto.

Ma allora, cosa intendiamo, e cosa intendono l’ordinamento normativo italiano ed europeo, quando si parla di firma elettronica? Cosa differenzia una firma elettronica da un firma autografa scansionata, di fronte alla legge? E soprattutto, perché è arrivato il momento di dire definitivamente addio ai contratti su carta?

La firma elettronica: che cos’è e come funziona

Per la definizione di firma elettronica, il Codice dell’amministrazione digitale italiano (cosiddetto CAD, d.lgs. 82/2005) si rifà direttamente al Regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014), che tratta la materia a livello europeo.

La firma elettronica viene quindi chiaramente definita come un “insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare” (art.3, punto 1, n.10, Regolamento eIDAS). Per “dati in forma elettronica” si intende qui, ad esempio, una coppia di credenziali costituita da username e password.

Questa è la definizione della firma elettronica nella sua forma più semplice e, come avremo modo di vedere, esistono altre tipologie di firma elettronica che presentano livelli di maggiore complessità e diversi gradi di sicurezza.

Ma se ci soffermiamo un momento su questa definizione basilare, è subito evidente come il riferimento sia sempre ed esclusivamente ai “dati in forma elettronica”, che costituiscono la firma, i quali vengono collegati “ad altri dati elettronici”, cioè quelli che costituiscono il documento informatico.

Non serve altro per capire che la scansione di una firma autografa apposta su un documento cartaceo non rientra in alcun modo in questa definizione e non può quindi essere considerata una firma elettronica semplice.

Inoltre, una firma autografa scansionata, in caso di contenzioso giudiziario, non può essere sottoposta a perizia calligrafica e non è quindi possibile confermarne l’autenticità. A ben vedere, una firma autografa scansionata esula da qualsiasi definizione legalmente riconosciuta, non rientrando né nella definizione di firma elettronica, né potendo garantire i requisiti che caratterizzano la firma autografa tradizionale.

Sfatati questi miti e chiarito che una firma scansionata non è idonea a garantire la sottoscrizione legalmente valida di contratti e documenti, cerchiamo di capire in che modo i diversi tipi di firma elettronica previsti dall’ordinamento giuridico possono essere utilizzati per garantire la validità dei nostri contratti.

La validità delle firme elettroniche di fronte alla legge

Le firme elettroniche non sono certo tutte uguali. Il Regolamento eIDAS ne individua tre tipologie, riconosciute anche dal nostro ordinamento: firma elettronica semplice, firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata.

Inoltre, la legge italiana riconosce un quarto tipo di firma, tipico del nostro ordinamento e ampiamente utilizzato, cioè la firma digitale, che consiste in un tipo particolare di firma elettronica qualificata.

L’articolo 20 del CAD, al comma 1-bis, stabilisce che il documento informatico sottoscritto con una firma elettronica digitale o qualificata o con firma elettronica avanzata soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del Codice civile.

Nel caso in cui un documento informatico, invece, venga sottoscritto con un firma semplice, nell’eventualità di una disputa legale il suo valore probatorio dovrà essere valutato in giudizio, prendendo in considerazione le caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità della specifica soluzione utilizzata.

Come abbiamo già accennato, la firma elettronica semplice può essere costituita anche da una semplice coppia di credenziali (come username e password) e completata da una soluzione point&click che permette al firmatario di procedere alla sottoscrizione del documento o del contratto.

Soluzioni di questo tipo possono essere rese più robuste prevedendo, in aggiunta, un passaggio di strong authentication tramite codice OTP, che viene inviato al firmatario tramite SMS o tramite un’APP e gli consente di confermare la sua volontà di firmare. Si tratta di una caratteristica che, nell’eventualità di un contenzioso, può fornire un valido elemento a sostegno della robustezza della soluzione di firma. La firma elettronica semplice può essere usata in tutti i casi per i quali la legge non richiede in modo specifico l’utilizzo di firme avanzate, qualificate o digitali.

Dal punto di vista tecnologico, una firma elettronica avanzata può anche non differire da una firma elettronica semplice: la firma può avvenire comunque tramite l’utilizzo di un codice OTP, oppure, come spesso ci capita in banca firmando sul pad, tramite l’utilizzo di dati biometrici.

Ciò che caratterizza davvero una firma elettronica avanzata è la necessità di identificare preventivamente il firmatario e raccogliere il suo consenso all’utilizzo della soluzione di firma. Inoltre, chi mette a disposizione una soluzione di questo tipo ai propri clienti (di nuovo, facciamo l’esempio della banca presso cui andiamo ad aprire un nuovo conto), deve essere dotato di una idonea copertura assicurativa e deve poter fornire, se necessario, un servizio di assistenza.

Infine, per concludere questo breve excursus sulle tipologie di firma, ricordiamo che la firma elettronica qualificata e la firma digitale, per essere definite tali, devono essere basate sull’utilizzo di un certificato qualificato di firma valido, rilasciato da una Certification Authority.

L’utilizzo del certificato di firma, aggiungendosi alle caratteristiche già descritte per la firma avanzata, costituisce l’elemento distintivo di fronte alla legge. Solo per alcune specifiche casistiche, come ad esempio la compravendita di immobili e altre fattispecie individuate dall’art. 1350 del Codice civile, la legge italiana prevede l’utilizzo della firma digitale o qualificata. In tutti gli altri casi, che sono in realtà la maggior parte, una firma avanzata o una firma semplice possono essere idonee ad assicurare la validità di contratti e documenti.

Quali sono i vantaggi della firma elettronica?

La firma elettronica qualificata e la firma digitale hanno un costo che ricade inevitabilmente sul firmatario. Perciò, salvo il caso di liberi professionisti che si dotano di una firma digitale perché hanno la necessità di firmare frequentemente grandi quantità di documenti, per i quali la legge prevede in modo specifico l’utilizzo di una firma digitale, la maggior parte dei cittadini non sente la necessità di dotarsi di una soluzione di questo tipo. E allora, come far firmare i documenti informatici ai propri clienti?

Se non si vuole ricadere nel circolo vizioso dei contratti stampati, firmati e scansionati innumerevoli volte, l’opzione migliore è quella di mettere a disposizione dei propri clienti una soluzione di firma elettronica, semplice o avanzata a seconda dei casi, che consenta a loro di firmare agevolmente e alle aziende di acquisire i contratti firmati in modalità totalmente digital.

Il primo dei vantaggi della firma elettronica, quindi, è la possibilità di ridurre ai minimi termini, fino ad azzerarli totalmente, la produzione e lo scambio di documenti cartacei. L’impiego di soluzioni di firma elettronica produce anche un impatto positivo in termini di sostenibilità ambientale, proprio perché rende superfluo l’utilizzo della carta e contribuisce ridurre la necessità di avere a disposizione aree idonee alla conservazione di documenti cartacei.

Va da sé che anche i tempi si riducono notevolmente, proprio perché non è più necessario stampare e scansionare un contratto svariate volte, soprattutto nel caso in cui sia necessario acquisire le firme di più persone.

Inoltre, come abbiamo visto, una firma semplice o avanzata può essere apposta anche tramite soluzioni point&click e con l’utilizzo di codici OTP: ciò significa che diventa possibile firmare da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo, senza che il firmatario debba necessariamente recarsi presso uno sportello o un ufficio.

Il contratto, ad esempio, può essere inviato tramite mail o essere messo a disposizione su di un’area web dedicata. Il firmatario può allora accedere, anche utilizzando il proprio smartphone, al documento da sottoscrivere, prenderne visione e firmarlo, scaricando poi una copia del contratto.

Il potenziale abilitante della firma elettronica

Uno dei maggiori vantaggi della firma elettronica, però, risiede nel fatto che la sua implementazione è in grado di abilitare diverse altre funzioni e di contribuire a rendere i processi aziendali più efficienti.

Da un lato, poter firmare un contratto da remoto, in modalità completamente digitale e da qualsiasi dispositivo, è una comodità che tutti siamo in grado di apprezzare.

Di conseguenza, una soluzione di firma  elettronica può essere efficacemente implementata all’interno di processi di digital onboarding più articolati e complessi, per fornire una customer experience completa e soddisfacente a clienti e utenti. Decidere di digitalizzare l’acquisizione delle firme, allora, può essere l’occasione perfetta per ripensare i processi aziendali e l’interazione con i clienti, migliorandoli.

Inoltre, una volta che i contratti sono stati firmati in modalità elettronica, è possibile affidarli immediatamente ad un sistema di conservazione digitale a norma. Questo processo assicura l’immodificabilità e l’integrità dei documenti nel tempo e ne garantisce la validità legale nel corso del tempo, oltre alla possibilità di poterli recuperare in qualsiasi momento e per ogni evenienza.

I vantaggi della firma elettronica, come abbiamo potuto vedere, sono davvero molteplici: soprattutto perché, da quella che sembra una semplice firma, possono scaturire innumerevoli possibilità, che vanno dall’opportunità di efficientare e razionalizzare i processi aziendali interni, all’occasione di ripensare la relazione con la clientela, creando una customer experience di successo.

Dall’implementazione della firma elettronica, allora scaturiscono sia benefici immediati e più facilmente apprezzabili, sia effetti positivi che si manifestano nel tempo. Tra i benefici immediati, annoveriamo certamente una riduzione dei costi gestione, uno snellimento delle tempistiche dei processi e la possibilità di ottenere firme dal pieno valore legale in pochissimi passaggi, anche quando i firmatari sono più di uno.

Ma se pensiamo alla firma elettronica come elemento abilitante per la digitalizzazione dei processi di onboarding, allora possiamo apprezzare i benefici che è possibile osservare nel corso nel tempo: una migliore relazione con i clienti e la possibilità di contribuire a rafforzare le digital skills a livello diffuso, tra le risorse aziendali e tra gli utenti, aprendo le porte a nuove possibilità.