Il Sistema Pubblico di Identità Digitale: alcune premesse
Sistema Pubblico di Identità Digitale, in acronimo: SPID. Sappiamo tutti di che cosa si tratta; abbiamo imparato a familiarizzare con questo strumento ormai da tempo, con un’importante accelerazione impressa nei mesi più drammatici dell’emergenza pandemica che abbiamo, fortunatamente, alle spalle. E tutti, dunque, abbiamo avuto modo di saggiarne i grandi vantaggi, che vanno ben oltre le necessità dell’emergenza.
Ma i vantaggi dello SPID non riguardano solo i privati e i singoli individui. C’è infatti un tema che coinvolge l’identità digitale per il sistema delle imprese; e non contano le dimensioni: i vantaggi e le opportunità si riflettono sulle big company come sulle piccole start-up. Inoltre, attenzione: il tema è caldo e gli aggiornamenti legislativi sull’argomento sono piuttosto frequenti. E non si tratta solo di regolamentazioni nazionali; va sempre considerato, infatti, il contesto più ampio della legislazione dell’Unione europea, che va sempre più integrandosi e prendendo forza.
Nel proseguo dell’articolo ci soffermeremo su tutto questo, facendo ordine e concentrandoci in particolare sui vantaggi dello SPID per le aziende. Dunque, prendiamo subito avvio dalle basi.
Identità digitale per le aziende – nascita e ultimi aggiornamenti legislativi
La nascita dell’identità digitale a uso professionale si colloca in una data precisa: 1 dicembre 2019. È la data della pubblicazione delle “Linee guida per il rilascio delle identità digitali per uso professionale” da parte di AgID. Da quel momento in poi lo SPID diventa uno strumento che consente alle Pubbliche Amministrazioni e ai privati di verificare l’appartenenza di una persona fisica ad un’organizzazione e/o la sua qualità di professionista.
Il cosiddetto “SPID per le aziende” prende anche il suo nome specifico: eIDup. A sua volta l’eIDup si suddivide in due diverse categorie:
- elDup ad uso professionale per persona fisica (elDup PF): cioè lo SPID riservato ai liberi professionisti. L’elDup PF è l’identità digitale che contiene gli attributi della persona fisica a cui sono state rilasciate le credenziali di autenticazione (nome, cognome, codice fiscale, eccetera);
- elDup ad uso professionale per persona giuridica (elDup PG): cioè lo SPID rilasciato alla persona fisica che opera per conto di una persona giuridica. L’elDup PG è l’identità digitale che contiene gli attributi della persona giuridica e della persona fisica cui sono state rilasciate le credenziali di autenticazione.
E veniamo dunque alle novità più aggiornate su questo tema. Ci riferiamo alla Determinazione n. 71/2022 dell’AgID, che rende operativa l’adozione della “Convenzione per l’adesione dei fornitori di servizi privati, individuali o aggregatori di fornitori di servizi, al sistema pubblico per le identità digitali – SPID”. Questa Convenzione segna un importante punto di svolta: finora un’impresa che voleva utilizzare i servizi di identità digitale SPID, diventando Service Provider privato, doveva sottoscrivere una convenzione con AgID e occuparsi delle integrazioni con i diversi gestori di identità. Un percorso che non per tutti i tipi di realtà risultava semplice e sostenibile.
Ecco, dunque, il punto di svolta: con la nuova Convenzione, imprese specializzate potranno offrire servizi per l’adesione e l’utilizzo di SPID ad altre organizzazioni private che non ritengono conveniente o sostenibile attivare presso di loro la struttura necessaria per esporre i propri servizi in rete tramite l’autenticazione con lo SPID, svolgendo quindi – a tutti gli effetti – il ruolo di Aggregatori di fornitori di servizi.
Quali sono le ricadute pratiche di tutto questo? Innanzitutto, si dà una spinta decisiva alla diffusione dell’identità digitale tra le imprese. Non solo: si facilita, di conseguenza, lo sviluppo di servizi digitali privati integrati con SPID, portando vantaggi in termini di efficienza a tutto l’ecosistema, sia sul versante produttivo che su quello della Pubblica Amministrazione. Infine, si apre il mercato a privati che offrono a terzi (soggetti aggregati) la possibilità di rendere accessibili tramite lo SPID i rispettivi servizi. S’intuisce molto chiaramente che la dinamica è quella di un circolo virtuoso, con un’ottica di semplificazione, e con opportunità perfettamente win-win.
Ora, nello specifico, vediamo quali sono i vantaggi dello SPID per le aziende. E diciamolo subito: sono molti, diversificati e intimamente correlati tra loro.
I molteplici vantaggi dello SPID per le aziende
Eccoci giunti, come promesso, ai vantaggi dello SPID per aziende. L’abbiamo già anticipato: sono molti, diversificati, ma tutti strettamente intrecciati tra loro. In generale (e in sintesi): che cosa li accomuna? La semplificazione del rapporto che, storicamente, è sempre complicato tra le imprese e la Pubblica Amministrazione.
Si tratta, insomma, di uno strumento che permette di conciliare due “velocità” che spesso sono state – e purtroppo sono ancora – in conflitto: la velocità accelerata del mondo produttivo, che ha bisogno di avere meno impacci e meno freni possibili, soprattutto nell’ecosistema digitale in cui siamo tutti immersi; e il ritmo molto più lento della PA, che deve fare i conti con complicate questioni burocratiche, di legislazione, di sicurezza, di privacy. Con lo SPID professionale queste due velocità e tutte queste istanze convivono in maniera sempre più armonica ed efficiente. E a beneficiarne sono tutti: le aziende, i singoli lavoratori, la stessa Pubblica Amministrazione, che vede snellirsi e semplificarsi le sue pratiche.
Grazie allo SPID professionale, aziende e professionisti possono gestire con facilità il complesso insieme di questioni burocratiche, tenendo traccia di documenti, istanze e di tutte le comunicazioni ufficiali o formali. L’archiviazione è massimamente sicura e aggiornata continuamente secondo l’evoluzione normativa. Con lo SPID professionale, inoltre, è possibile attivare il terzo livello di sicurezza (SPID 3), il livello di autenticazione più sicuro, che oltre al nome utente e password SPID 3 richiede un supporto fisico particolare che gestisce delle chiavi crittografiche.
Ma non è ancora tutto. Tramite l’identità digitale SPID si semplificano e velocizzano anche i flussi di lavoro all’interno dell’azienda. In questo modo, ad esempio, il titolare dell’azienda può delegare i suoi dipendenti allo svolgimento di tutte le attività burocratiche e documentali. Sempre in massima sicurezza, e con il miglior grado di controllo su tutti i processi.
E poi c’è un tema davvero decisivo. L’identità digitale SPID si sta sempre più integrando a livello europeo, soprattutto a partire dal nuovo regolamento eIDAS. In questo modo diventa una chiave irrinunciabile per accedere ai servizi in tutta Europa. Non c’è nemmeno bisogno di sottolineare l’importanza di questo aspetto all’interno del mercato e del mondo del lavoro di oggi e sempre più di domani.
Ma i grandi vantaggi dello SPID per le imprese non si esauriscono con questi che potremmo definire vantaggi più “diretti”. C’è infatti da considerare le enormi possibilità che derivano dall’integrazione dell’identità digitale con altri tipi di strumenti già disponibili. Ed è su questo aspetto che ci concentriamo nel prossimo paragrafo, quello che andrà a concludere questo articolo.
Lo SPID e le opportunità della dematerializzazione in azienda
Partiamo chiarendo subito un punto: che cosa s’intende con dematerializzazione? Attenzione! Si tratta di un concetto che va oltre quello di semplice digitalizzazione documentale.
Tramite i processi di dematerializzazione, infatti, è possibile eliminare completamente i documenti cartacei, in quanto gli omologhi digitali assumono un valore giuridico e probatorio completo. Dunque: stiamo parlando di una differenza con un valore giuridico delicato e molto importante. Ed è naturale che lo strumento dell’identità digitale SPID sia un pilastro fondamentale di questo processo, in quanto rende tutti i processi tra azienda e cliente e tra azienda e PA più efficienti, automatizzati, sicuri e affidabili.
In particolare, tra i servizi che è possibile implementare e integrare ci sono:
- Il digital onboarding dei clienti: un versante che, oltre agli intuitivi vantaggi in termini efficienza, si rivela una preziosa fonte di dati chirurgici e appfonditi, da cui ripartire per una Customer Care sempre più data-driven e personalizzata.
- La firma elettronica: un altro strumento chiave, con cui tutti noi abbiamo imparato a familiarizzare da tempo.
- La fatturazione elettronica: anche qui, è inutile ribadirlo, parliamo di uno strumento che sta moltiplicando la sua diffusione ad un ritmo molto sostenuto, sospinto dagli obblighi di legge.
- I processi di autenticazione del cliente: che, in questo modo, sono sempre più sicuri e lontani dalle fastidiose lungaggini del passato.
Eccolo qui, il circolo virtuoso che prende forma. I processi interni all’azienda si fanno sempre più smart, agili, funzionali. Si snelliscono le procedure spesso lente e farraginose per interfacciarsi con la Pubblica Amministrazione. E i vantaggi sono anche sul fronte dei clienti; infine, i clienti soddisfatti sono sempre la risorsa più importante nelle mani di un’azienda, di qualsiasi comparto e di qualsiasi dimensione.
Sono questi i frutti della trasformazione digitale più matura, quelli che vanno ben oltre gli slogan!