Digitalizzazione e fatturazione elettronica, che rapporto c’è? La fatturazione è una fase chiave per ogni azienda, ma non per i soliti motivi. Se ben fatta può diventare una preziosa occasione di contatto con i clienti, un’apripista per l’implementazione di altre tecnologie digitali e uno strumento per allargare il proprio mercato di riferimento. Il tutto senza dimenticare la compliance, che porta con sé l’utilizzo di tecnologie specifiche e utili per tutte le aziende.
A prima vista il titolo di questo articolo può sembrare paradossale o per lo meno non così scontato, poiché mette in correlazione tre aspetti che sono molto distanti tra di loro, almeno apparentemente: ovvero compliance, internazionalizzazione e billing experience.
Come si collegano queste tre cose?
In realtà un collegamento c’è e, anzi, risiede in un certo trend che sta diventando sempre più importante e rilevante per le aziende di qualunque settore, ovvero la digitalizzazione.
La digitalizzazione, infatti, rappresenta un po’ il fil rouge di questi tre fenomeni separati, che insieme indicano con una certa precisione quale è la direzione che ogni azienda prima o dopo si troverà a dover percorrere per poter rimanere a lungo competitiva sul mercato.
Direzione che è quella di dematerializzare sempre di più i processi documentali interni ed esterni all’azienda lungo tutta la catena del business, sfruttando proprio quelli che sono gli strumenti (e sono tanti!) forniti dalla trasformazione digitale.
A tendere, infatti, l’obiettivo, in questo senso, di ogni azienda dovrebbe essere quello di costruire e fornire nel tempo una vera e propria paperless experience comoda ed efficiente per tutti i propri clienti.
Sparisce la carta, ma bisogna cambiare anche i processi
Ogni giorno, nelle aziende italiane e non solo si consuma una grande quantità di carta, a volte per effettive inefficienze, a volte perché non sono stati ancora adottati dei sistemi adeguati e non sono stati “ammodernati” i processi in modo tale da poter fare a meno del supporto cartaceo.
Ovviamente per poter finalmente dire addio alla carta bisogna adottare delle soluzioni che permettano all’azienda di intraprendere un percorso di dematerializzazione, che è un’espressione con cui si intende “attività informatica applicata consistente nella realizzazione di qualsiasi documento esclusivamente – o prioritariamente – in un adeguato formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata alla distruzione della precedente materialità cartacea degli stessi documenti”.
Come si capisce dalla definizione, la dematerializzazione è un processo ampio e complesso, che non si può limitare solamente alla “sparizione” del documento cartaceo e alla sua sostituzione con un file digitale.
Certo, il documento nella sua forma cartacea sparisce, ma pensare di intervenire solo a quel livello è senza dubbio restrittivo: se ci si limita, infatti, a sostituire il supporto del documento mantenendo la procedura aziendale esistente allora il massimo che si può ottenere è la diminuzione della carta effettivamente utilizzata.
Per il resto, invece, non si hanno benefici, anzi.
Lasciando invariati i flussi e i procedimenti, infatti, si lasciano invariate anche le criticità organizzative e le conseguenti diseconomie che le stesse provocano. Non di rado, una “digitalizzazione a metà” finisce per amplificare le criticità preesistenti, causando più danni che vantaggi.
Per questo, bisogna intervenire sul processo così da eliminare l’eventuale effetto “collo di bottiglia” in cui si potrebbe incappare anche con dei documenti in formato digitale.
In questo modo, si potrà arrivare a rendere i propri processi interni più efficienti, rapidi, economici e soprattutto più comodi per il cliente.
Non solo digitalizzazione e fatturazione elettronica, ma soprattutto experience
A trarre un vantaggio notevole dalla dematerializzazione, infatti, non è solo la singola azienda, ma anche il cliente stesso che si trova a beneficiare di un servizio che va oltre la semplice digitalizzazione e fatturazione elettronica o il recepimento di un documento.
Lo stesso, infatti, si aspetta di vedere in qualche modo migliorata la propria customer experience e proprio qui sta la chiave: perché il passaggio verso la paperless experience sia di successo occorre che come tale venga percepito anche dal consumatore stesso.
Come a dire che i vantaggi ci devono essere tanto per l’azienda quanto per il cliente: in questo senso, la paperless experience si deve tradurre in una miglior customer experience.
E ci sono tanti modi perché questo accada, tanti vantaggi che un’azienda può assicurare a un cliente che sperimenti una nuova customer experience realizzata tramite la paperless experience:
- l’apertura e la risposta ai documenti ricevuti possonorichiedere meno tempo;
- i documenti ricevuti possono comunque essere facilmenteconsultati e compresi proprio come quelli “classici” di carta;
- la paperless experience deve facilitare di molto il recepimento dei documenti, la loro raccolta e il loro eventuale recupero all’occorrenzada parte dell’utente;
- nel contesto di una customer experience paperless, si può immaginare che non sia l’utente a doversi ricordare delle scadenze, ma sia il sistema stesso a farle presentitramite unservizio personalizzato di notifiche;
- ai documenti digitali si può (si dovrebbe) accedere in ogni momento, da ogni luogo e da ognidevice.
Da customer experience a Intelligence experience
Da questo punto di vista, dunque, adottare una paperless experience in fase di fatturazione non solo ha un impatto all’interno dell’azienda, ma, come abbiamo visto, anche all’esterno, poiché la px può diventare la chiave di volta, l’occasione giusta per migliorare in modo rilevante l’esperienza di ogni consumatore.
In questo senso, paperless experience e customer experience sono legate a doppio nodo e anzi, per trasformare la seconda, la prima è un requisito obbligatorio, un aspetto che non si può trascurare, dal momento che l’obiettivo di tutte le aziende dovrebbe essere quello, di passare da una semplice customer experience a offrire ai propri clienti una Intelligent Experience.
Già KPMG sottolineava questa trasformazione nel suo report “Tomorrow’s experience, today”, sottolineando come, sulla base delle osservazioni compiute nel contesto di 14 Paesi, si possa affermare che molte aziende leader in diversi settori stiano implementando nuove tecnologie proprio per migliorare la customer experience in modo da renderla “intelligent”.
Ci si può chiedere, a questo punto, che cosa significhi offrire una Intelligent Customer Experience.
L’attenzione va posta ovviamente sul termine “intelligent”, che serve a indicare la capacità di imparare dalle informazioni già possedute e dalle interazioni registrate per ottimizzare quelle successive.
In questo modo, la customer experience può essere migliorata gradualmente, ogni volta affinandosi e adattandosi, così da diventare sempre più semplice, efficiente e personalizzata.
Tutto questo, ovviamente, richiede delle tecnologie ad hoc, che ogni azienda deve mettere in campo anche quando si tratta di fatturazione, in modo tale da farla diventare una fase del business e della customer experience davvero rilevante.
La lista di queste soluzioni è vasta e ricomprende tecnologie anche molto diverse tra di loro.
Di seguito ne riportiamo solo alcuni esempi particolarmente rilevanti:
- Dataanalytics: rappresentano una risorsa fondamentale, specialmente quando si tratta di dover prevedere trend, comportamenti o reazioni da parte dei propri consumatori, potendo così disegnare una customer experience altamente personalizzata e capace di adattarsi in anticipo rispetto alle necessità individuali.
- Intelligenza Artificiale ecognitive automation: l’implementazione dell’intelligenza artificiale e del machine learning (per la distinzione leggere qui) è ormai una realtà diffusa oltre che una necessità per tutte le aziende, grazie alla sua versatilità e alla sua capacità di pushing soprattutto in fase decisionale. Nel contesto della fatturazione, l’Intelligenza Artificiale può essere molto utile per aiutare il cliente a capire il contenuto del documento, fornirgli la possibilità di reagire prontamente o chiedere in modo facile delucidazioni sul contenuto.
- mobile device: l’approccio mobile first è fondamentale tutte le volte che si vuole entrare in contatto in modo efficace con un consumatore che sempre di più tende ad usare lo smartphone per fare le operazioni più diverse. In questo senso, i documenti di fatturazione digitalizzati, non solo devono riprodurre nell’aspetto e nella facilità di fruizione quelli cartacei (come si è già detto sopra), ma devono anche essere leggibili e utilizzabili dadevice mobili.
- contentintelligence: che rappresenta un modo nuovo di approcciarsi al content marketing, per cui, sfruttando le tecnologie indicate sopra, si possono creare dei contenuti decisamente più efficaci, che non solo si adattano al destinatario, ma che riescono immediatamente a tracciare le reazioni e i comportamenti dello stesso, così da dare la possibilità a ogni brand di personalizzare con grande precisione ogni contenuto successivo.
Billing experience: tra approccio di marketing e necessità di compliance
Tutte le tecnologie sopra descritte possono essere impiegate proprio all’interno della fatturazione, che può così diventare un’occasione di contatto con il cliente molto rilevante, capace di lavorare anche su altri aspetti e obiettivi.
Tra l’altro, applicare queste soluzioni alla fatturazione può essere un modo per vedere “come funzionano”, così da poterle poi implementare con maggior sicurezza ed efficacia anche in altre aree di business: in poche parole, la fatturazione elettronica può fare da apripista per la digitalizzazione di tutti i processi aziendali per intero.
Tuttavia non si può dimenticare che le fatture, per quanto elettroniche, sono comunque documenti “ufficiali”, prodotti dalle aziende e che devono essere presentati all’autorità fiscale e quindi hanno un’importanza non trascurabile.
E ormai da tempo il legislatore italiano ha imposto alle aziende di passare alla fatturazione elettronica, visto che dal 2019, è previsto il passaggio al digitale per tutte quelle operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia che prevedono l’IVA, includendo anche quelli che, pur non possedendo una stabile organizzazione in Italia, sono qui identificati direttamente o mediante rappresentante fiscale, con il chiaro scopo di combattere l’evasione fiscale e avere maggior controllo sugli adempimenti in termini di compliance.
Controllo e lotta all’evasione che sono stati rafforzati ulteriormente anche attraverso l’obbligo pressoché generalizzato di emissione della fattura in formato elettronico per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti passivi IVA residenti, stabiliti o identificati in Italia.
Tra l’altro, con la circolare n. 19/E del 2019, il Legislatore ha anche tracciato tutti gli indirizzi operativi e le linee guida principali per la definizione e la gestione dei controlli fiscali e dell’accertamento, evidenziando contestualmente che il fatto di avere a disposizione dei dati derivanti dalla fatturazione elettronica e dalla trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri garantisce effettivamente un miglioramento qualitativo delle attività di analisi del rischio e di promozione della compliance.
Tutto questo è evidente che consente all’amministrazione finanziaria di osservare ed analizzare tempestivamente i comportamenti dei contribuenti e le eventuali anomalie, sempre però che gli stessi (che nella larga maggioranza dei casi sono appunto aziende) abbiano le soluzioni digitali necessarie per essere in linea con le richieste e i requisiti della Pubblica Amministrazione.
Digitalizzazione, fatturazione elettronica ed a altre tecnologie
È un dato, infatti, riconosciuto a suo modo anche dal Legislatore, che le modalità di controllo necessarie in termini di compliance richiedano una certa procedura, specifica e adatta per essere sicura e verificabile, sia dal punto di vista dell’affidabilità dei documenti prodotti che in termini di tutela dei dati personali.
Ad esempio, la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati all’Agenzia delle Entrate richiedono degli strumenti tecnologici particolari, in grado di garantire l’inalterabilità e la sicurezza dei dati relativi ai corrispettivi.
Fortunatamente esistono delle tecnologie che sono in grado di garantire tutto questo: sicurezza e immodificabilità dei documenti, tracciabilità, ma senza rinunciare alla componente di experience che è fondamentale nei confronti di ogni utente.
In particolare alcune di queste sono già state richiamate lungo questo articolo, come, ad esempio, macchine learning, algoritmi, intelligenza artificiale, ma anche, Blockchain, Big Data, RPA e molti altri ancora, che permettono ad ogni azienda che li implementa di passare ad un nuovo livello della procedura di fatturazione, della gestione del documento, che diventa più evoluta, automatica e trasversale e che garantisce in ogni momento un controllo consapevole della compliance amministrativa e fiscale.
Ancora una volta, dunque, partendo dalla fatturazione elettronica si può arrivare all’introduzione e implementazione di altre soluzioni, che garantiscono una digitalizzazione completa, organica e compiuta in tutti gli ambiti.
Chi digitalizza si internazionalizza
C’è da osservare, infine, che la stessa Comunità Europea ha giocato un ruolo fondamentale nell’introduzione della fatturazione elettronica, fornendo indicazioni e contesti normativi di riferimento che hanno stimolato il Legislatore italiano a premere sull’acceleratore per la digitalizzazione della fase di billing.
A ben vedere questo è naturale, visto che la fatturazione elettronica è uno dei requisiti più importanti per garantire una piena integrazione fiscale europea e per dare la possibilità a tutte le aziende di muoversi veramente in un mercato unificato.
Del resto, la trasparenza, la semplificazione e la tracciabilità garantita dalla fatturazione elettronica sono i tre pilastri di appoggio che servono a tutte le aziende che mirano ad internazionalizzarsi e che, dunque, si devono interfacciare con clienti diversi magari di Paesi diversi.
Da questo punto di vista, il passaggio alla fatturazione elettronica segna senza dubbio una svolta, poiché rende la trasmissione di documenti molto più veloce, comoda e sicura e anche questo rappresenta un volano non indifferente per il business.
In conclusione, digitalizzazione e fatturazione elettronica vanno a braccetto: partendo da una semplice fattura elettronica si può arrivare a digitalizzare l’azienda, allargarne i confini e migliorarne il rapporto con i clienti. Se non è progresso questo…