Nodo Smistamento Ordini e ordine elettronico, un primo bilancio a un anno dalla loro introduzione

È ormai trascorso più di un anno dall’introduzione del Nodo Smistamento Ordini (NSO) e dell’ordine d’acquisto elettronico. Dal 1° febbraio 2020, infatti, l’impiego di NSO è diventato obbligatorio per tutti gli enti afferenti al Sistema Sanitario Nazionale e per i loro fornitori, relativamente all’acquisto di beni. Quest’anno, precisamente dal 1° gennaio, l’obbligo è stato esteso, per le stesse realtà, all’acquisto di servizi. In futuro, l’utilizzo di NSO e ordine elettronico è destinato ad estendersi a tutti i settori della Pubblica Amministrazione (e, quindi, ai loro fornitori), portando avanti il processo di digitalizzazione intrapreso già da tempo.

Ma alcune volte, come in questo caso, gli obblighi normativi non rappresentano ostacoli e sbarramenti, al contrario si trasformano in driver di sviluppo e di opportunità. Vediamo insieme come è andato questo primo anno di NSO e perché non possiamo che augurarci che il suo utilizzo si diffonda al più presto a tutti i settori della pubblica amministrazione e del mercato in generale.

Un veloce recap: cosa sono il Nodo Smistamento Ordini e l’ordine elettronico?

Di NSO e di ordine d’acquisto elettronico avevamo già parlato in modo approfondito in un nostro precedente contributo sull’ordine elettronico NSO, ma è utile fornire qui qualche informazione di contesto.

NSO e ordine elettronico sono stati introdotti dalla Legge di Bilancio 2018, rispondendo alla volontà del legislatore di proseguire con il processo di digitalizzazione completa del ciclo di procurement.

Il Nodo Smistamento Ordini è un sistema di gestione, messo a disposizione e manutenuto dalla Ragioneria generale dello Stato, proprio per consentire il monitoraggio e la validazione dei processi di ordinazione elettronica. Ricevendo gli ordini elettronici dagli attori della transazione (ovvero, il cliente, il fornitore o i rispettivi intermediari), NSO assolve anche alla funzione di “postino digitale”, recapitando l’ordine al destinatario designato, dopo averne verificato la correttezza e averlo validato.

NSO, naturalmente, si integra con il Sistema di Interscambio (SDI) all’interno di quel più ampio sistema informativo che è APiR, il Sistema degli Acquisti Pubblici in Rete.

APiR ha proprio la funzione di mettere in comunicazione tutti i sistemi e le banche dati nazionali che rendono possibile le varie fasi dei processi di approvvigionamento, sfruttandone l’interoperabilità e garantendo il riuso delle informazioni, nell’ottica mettere in atto il fondamentale principio del once only.

Il Nodo Smistamento Ordini prevede l’utilizzo di tre tipologie di documento standardizzate, ovvero l’Ordine, la Risposta e l’Ordine pre-concordato, che consentono di realizzare tutte le possibili azioni necessarie all’interno di un tipico ciclo dell’ordine.

Per completezza, è bene ricordare che la tipologia dell’Ordine comprende anche un sotto-tipo di documento, denominato Ordine di riscontro, che può essere utilizzato dal cliente per proporre delle modifiche all’ordinazione e avviare, di fatto, un nuovo processo di ordinazione.

Perché è così importante parlare di digital procurement?

Ma perché si parla così spesso e così tanto di digital procurement? Quando parliamo di procurement e di public procurement facciamo riferimento a quei processi di approvvigionamento che coinvolgono medie e grandi imprese e pubbliche amministrazioni. È facile immaginare quale impatto questi processi abbiano dal punto di vista economico, ma non solo. Si tratta di meccanismi che coinvolgono e mettono in comunicazione molteplici soggetti, realizzando transazioni, valore, dati e documenti. Ecco perché la loro digitalizzazione è in grado di generare notevoli impatti ed è uno dei principali obiettivi delle politiche italiane ed europee degli ultimi anni.

Nella stessa Legge di bilancio che abbiamo citato, l’obiettivo dichiarato del legislatore è di ottenere, attraverso l’esecuzione in forma elettronica dei processi di procurement, alti livelli di efficienza e trasparenza.

Infatti, come è accaduto con l’introduzione della fattura elettronica e come accade in generale quando si procede alla digitalizzazione e all’automatizzazione dei processi, anche la dematerializzazione dei processi di ordinazione elettronica consente di ottenere una serie di vantaggi, tra cui:

• tracciabilità delle transazioni, poiché tutti gli step del processo di ordinazione e le eventuali modifiche e variazioni sono documentate all’interno di un unico workflow;
• trasparenza, conseguenza diretta della maggiore tracciabilità del processo. Tracciabilità e trasparenza devono essere intese sia come strumento di garanzia verso eventuali controlli da parte delle autorità pubbliche competenti, sia come elemento che consente un maggiore controllo dell’azienda rispetto ai propri processi interni, al fine di individuare tempestivamente eventuali criticità nei processi stessi e innescare percorsi virtuosi di continuo miglioramento;
• riduzione degli errori, data dal fatto che si eliminano drasticamente le operazioni di data entry manuale;
• efficienza e riduzione dei tempi di lavorazione dei singoli ordini. Il tempo è una risorsa preziosa e in questo modo quello dei collaboratori può essere impiegato in modo più proficuo, sgravandoli dalle attività più ripetitive e time-consuming, consentendo loro di dedicarsi ad attività più complesse e che richiedono maggiore attenzione. Questo elemento consente anche, in definitiva, di offrire ai propri clienti servizi di maggiore qualità;
• automatizzazione: in questo caso, ci riferiamo all’automatizzazione dell’intero ciclo dell’ordine, compreso quindi il momento dalla fatturazione. Infatti, l’ordine elettronico e la fattura elettronica possono essere ricollegati automaticamente e in modo univoco grazie alla tripletta di identificazione, un set di tre metadati che consistono nel numero dell’ordine, nella data dell’ordine e nell’identificativo dell’acquirente. Peraltro, ricordiamo che a partire dal 1° gennaio di quest’anno è obbligatorio indicare gli estremi della tripletta di identificazione in fattura, quando si tratta di acquisto di beni, altrimenti le Pubbliche Amministrazioni clienti non saranno autorizzate a procedere con la liquidazione del pagamento corrispondente. Dal 1° gennaio 2022, l’obbligo si estenderà anche agli ordini che riguardano i servizi.

Il bilancio ad oggi

Ecco perché l’introduzione di NSO e ordine elettronico riveste una grande importanza, calata nel più ampio contesto della digitalizzazione di tutti i processi di procurement.

A partire dall’introduzione di questi processi e utilizzando come leva l’obbligo normativo legato alle Pubbliche Amministrazioni, è possibile innescare dei meccanismi di digitalizzazione e modernizzazione che si estendono progressivamente fino a coinvolgere un numero sempre più elevato di operatori economici, a partire dalle aziende maggiori di livello enterprise, fino ad arrivare alle piccole e medie imprese.

Analizzando i numeri messi a disposizione dalla Ragioneria generale dello Stato, possiamo osservare alcuni elementi interessanti. Innanzitutto, possiamo vedere che il quantitativo di ordini scambiati tramite NSO è in costante crescita: nel solo mese di marzo 2021, sono stati scambiati più di 670 mila ordini, a fronte dei circa 535 mila scambiati nello stesso mese dello scorso anno, complice anche l’estensione dell’obbligo alla sfera dei servizi.

Inoltre, la percentuale di ordini scartati si è abbassata sempre di più: dopo il primo mese di febbraio 2020, in cui la percentuale di scarto si aggirava intorno al 10%, si è assistito ad un rapido e progressivo miglioramento. A marzo 2021, la percentuale di ordini scartati è stata di circa l’1%, a conferma che ormai lo strumento è ampiamente consolidato.

L’introduzione attraverso step scaglionati e progressivi si può dire che abbia contribuito a far prendere dimestichezza con le nuove procedure, preparando la strada all’ampliamento dell’utilizzo di NSO e ordine elettronico ad un numero sempre maggiore di realtà.

Le prospettive per il futuro: da un contesto nazionale…

Date le considerazioni fatte e gli elementi esaminati, non possiamo che augurarci che l’utilizzo di NSO e ordine elettronico venga esteso al più presto a tutti i settori della pubblica amministrazione e, di conseguenza, ad un numero sempre maggiore di operatori economici, aziende e fornitori.

Certamente, ogni azienda dovrà affrontare un certo effort iniziale, per dotarsi degli strumenti necessari a poter usufruire di NSO e acquisire familiarità con le procedure, ma si tratta comunque di uno sforzo contenuto rispetto ai benefici che si possono ottenere e che abbiamo avuto modo di descrivere nei paragrafi precedenti.

Prima di concludere questo contributo, è bene ricordare che l’ordine elettronico NSO, per come è strutturato, non si integra solamente nel contesto dell’eProcurement nazionale, bensì ha le caratteristiche per rispondere ad esigenze di interoperabilità e integrazione rispetto a contesti di utilizzo molto più ampi, da quello europeo fino ad uno scenario globale. Infatti, l’ordine elettronico si basa interamente su di un tracciato XML UBL, definito all’interno delle specifiche PEPPOL.

…a uno scenario globale

La rete PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) ha lo scopo di abilitare le transazioni e lo scambio di dati e documenti tra aziende e pubbliche amministrazioni risiedenti in diversi paesi, consentendo quindi lo sviluppo di transazioni commerciali a livello internazionale.

Benché la rete PEPPOL sia nata per favorire gli scambi e le comunicazioni all’interno dell’Unione Europea, oggi il suo utilizzo si sta diffondendo sempre di più, includendo già attori che operano in paesi quali Singapore, Stati Uniti, Canada, Nuova Zelanda, Australia e Sud Africa.

Ad oggi, per le Pubbliche Amministrazioni italiane e i loro fornitori è quindi possibile realizzare il processo di ordinazione elettronica anche utilizzando l’infrastruttura PEPPOL: in questo caso, il sistema NSO partecipa al processo solo per compiere una funzione di validazione.

L’utilizzo dell’ordine elettronico così strutturato e già nativamente integrato rispetto alla rete PEPPOL consente agli operatori che lo utilizzano di prendere dimestichezza con strumenti, standard e linguaggi che sono tipici di uno scenario di mercato di respiro globale e, di fatto, prelude al consolidamento di un mercato internazionale sempre più strutturato e interconnesso, sul quale ormai ci stiamo affacciando e che non possiamo fare a meno di tenere in considerazione.