Qual è il legame tra NSO e il processo di eprocurement della Pubblica Amministrazione?
In un nostro precedente articolo sull’ordine elettronico, abbiamo descritto le caratteristiche e il funzionamento del Nodo Smistamento Ordini (NSO): uno strumento messo a punto dalla Ragioneria Generale dello Stato con lo scopo di gestire in modo del tutto digitale gli acquisti di beni e servizi da parte della Pubblica Amministrazione. Il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 27 dicembre 2019 ha disposto per il Servizio Sanitario Nazionale l’obbligo di servirsi esclusivamente di NSO per l’approvvigionamento di beni dal 1° febbraio 2020 e per l’approvvigionamento di servizi a partire dal prossimo 1° gennaio 2021. Al momento, quindi, solo gli enti facenti parte del Servizio Sanitario, i loro fornitori e intermediari si avvalgono della piattaforma NSO, ma in futuro il suo utilizzo si dovrà estendere a tutta la Pubblica Amministrazione, rendendo l’ordine elettronico parte integrante della quotidianità dei nostri enti pubblici.
Il Nodo Smistamento Ordini, però, non costituisce una realtà autonoma e a sé stante, al contrario si integra in un progetto complesso e più vasto, che arriva a guardare anche oltre i confini nazionali.
Gli ordini elettronici nell’eprocurement della Pubblica Amministrazione
Come definito chiaramente anche dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), l’eprocurement ha come obiettivo principale quello di promuovere la domanda pubblica puntando alla semplificazione, alla digitalizzazione e, di conseguenza, ad una maggiore trasparenza delle procedure di aggiudicazione e gestione dei contratti pubblici.
Considerando il peso che la spesa pubblica ha sul PIL della nostra nazione (circa il 45% nel 2019), è facile intuire quanta importanza rivesta il processo di eprocurement della Pubblica Amministrazione, non solo per ottenere maggiore efficienza e controllo dei processi amministrativi, ma in prospettiva per l’intera economia del nostro Paese.
Ecco perché la digitalizzazione dei processi di approvvigionamento di beni e servizi delle Pubbliche Amministrazioni è uno degli obiettivi principali che si sono prefissati tutti i paesi europei, Italia inclusa.
In questo quadro, si riesce a scorgere chiaramente come l’ordine elettronico e la piattaforma NSO siano un piccolo ma fondamentale tassello di un progetto più grande e articolato. In particolare, il Nodo Smistamento Ordini è una componente essenziale del Sistema APiR – Acquisti pubblici in rete.
Il Sistema Acquisti Pubblici in Rete
Acquisti Pubblici in Rete – APiR è un sistema informativo che ha lo scopo di integrare e far dialogare alcune realtà indipendenti l’una dall’altra ma interoperabili, poiché condividono interfacce e formati comuni. Attraverso APiR, enti pubblici e operatori privati possono portare a termine tutte le fasi che compongono il ciclo di approvvigionamento, in modo efficiente e trasparente.
Tra i tanti attori del sistema APiR spiccano immediatamente il Nodo Smistamento Ordini (NSO) e il Sistema di Interscambio (SDI), che negli ultimi anni anche gli operatori privati hanno imparato a conoscere bene, con l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica.
Ordine elettronico e fattura elettronica sono tra loro strettamente legati, e non solo perché da sempre ad un ordine segue, di norma, un pagamento: la norma in vigore, infatti, prevede che, a partire dal prossimo 1° gennaio 2021, almeno per quanto riguarda l’acquisto di beni, tutte le fatture elettroniche verso le PA contengano gli estremi dell’ordine elettronico di riferimento. Diversamente, le Pubbliche Amministrazioni non potranno liquidare le fatture ricevute, in quanto non conformi alla legge.
Si tratta di un vincolo che i fornitori delle PA dovranno tenere ben presente, ma che permetterà anche di ottenere sensibili vantaggi. Ricollegare una fattura al dettaglio dell’ordine corrispondente è, infatti, un processo immediato, non sono necessari passaggi intermedi e l’eventualità di errori è ridotta al minimo, grazie all’utilizzo di elementi identificativi univoci. Infatti, il passaggio di ricongiunzione tra fattura e ordine deve avvenire attraverso la cosiddetta “tripletta identificativa”, una combinazione di informazioni da inserire nella fattura: identificativo unico dell’ordine, data di emissione, identificativo unico del soggetto che emette l’ordine.
L’integrazione di NSO e SDI con la piattaforma SIOPE+ permette di arrivare alla conclusione del ciclo di approvvigionamento, con il pagamento della fattura, che avviene così in modo automatico, rapido e trasparente.
La realizzazione e il funzionamento di APiR, come si può vedere, non si sarebbe mai potuta concretizzare senza la condizione fondamentale dell’interoperabilità. È indispensabile che tutti gli attori coinvolti condividano lo stesso linguaggio e gli stessi formati: non solo, quindi, le piattaforme che lo compongono in senso stretto, ma anche e soprattutto Clienti, Fornitori e Intermediari. Solo in questo modo si potranno realizzare e cogliere tutte le opportunità offerte da questo sistema.
NSO: come si lega a PEPPOL
Come abbiamo accennato in un precedente paragrafo, l’eprocurement della Pubblica Amministrazione non è un obiettivo solo nazionale: al contrario, costituisce uno dei principali driver che negli ultimi tempi hanno guidato l’azione della Commissione Europea.
Il punto di riferimento in ambito europeo è il progetto PEPPOL – Pan European Public Procurement Online, che ha lo scopo di individuare una serie di infrastrutture, specifiche tecniche e formati che permettano di realizzare le procedure di eprocurement anche a livello europeo.
Proprio facendo riferimento a questo progetto di respiro internazionale, il sistema NSO adotta per l’ordine elettronico il formato UBL XML, gestito anche da PEPPOL. In questo modo, NSO e tutti gli operatori che vi operano guardano già a una interoperabilità che oltrepassa i confini nazionali. Si tratta di una caratteristica fondamentale, che in prospettiva permetterà di essere pronti per cogliere anche le opportunità offerte dal mercato unico europeo.
Quali sono i vantaggi?
L’ordine elettronico e l’introduzione di NSO rappresentano, dunque, un ulteriore passo lungo la strada della realizzazione dell’eprocurement della Pubblica Amministrazione. I vantaggi, come abbiamo già in parte accennato, sono davvero molteplici e importanti.
Già da tempo si è potuto constatare che la digitalizzazione costituisce un potente volano per l’economia, generando una pluralità di opportunità per cittadini e imprese, prima ancora che per il sistema – Paese nel suo complesso.
Efficienza
Tra i vantaggi più immediati ed evidenti portati dall’introduzione dell’ordine elettronico, dobbiamo citare innanzitutto la rapidità e il risparmio di tempo che ne conseguono. Attraverso procedure standardizzate e quanto più possibile automatizzate il processo dell’ordine diviene non solo più veloce, ma anche più sicuro. La riduzione degli errori in fase di creazione dell’ordine è una delle conseguenze dell’introduzione di processi automatizzati.
D’altra parte, anche la presenza in NSO dell’ordine pre-concordato contribuisce a limitare l’eventualità di ordini errati e di conseguenza lungaggini e ritardi nei processi. Attraverso l’ordinazione pre-concordata, infatti, è il fornitore a indirizzare direttamente l’ordine su NSO, mentre la Pubblica Amministrazione cliente si limita a visionarlo e accettarlo, proponendo modifiche solo se necessario. L’ordine pre-concordato, tuttavia, è solo una delle opzioni possibili e le Pubbliche Amministrazioni clienti hanno la possibilità di inoltrare anche altre due tipologie di ordini, semplici e completi.
Volendo dare uno sguardo ai numeri forniti dalla Ragioneria Generale dello Stato, sembra che il sistema si dimostri efficace: la percentuale di documenti scartati, ovvero quei documenti che NSO rifiuta perché tecnicamente non conformi, è in costante calo. A fronte di circa 56 mila documenti scartati nei mesi di febbraio e marzo, in agosto ne sono stati scartati solamente circa 2700.
L’efficienza è veicolata anche dalla interoperabilità, di cui abbiamo già ricordato l’importanza. Condividere linguaggi, strutture e formati rende più semplici, veloci ed economiche le interazioni tra Clienti, Fornitori e Intermediari.
Trasparenza
La possibilità di digitalizzare l’intero ciclo di approvvigionamento delle Pubbliche Amministrazioni, attraverso l’integrazione di sistemi messa a punto tramite APiR, permette di offrire a cittadini e imprese la massima trasparenza rispetto alla spesa pubblica. Questa, non a caso, è uno dei principi cardine ricordati dalla Legge di Bilancio 2018, che ha visto l’introduzione dell’ordine elettronico e di NSO. Uno dei punti fondamentali è la totale trasparenza anche dei prezzi delle forniture, che ne rende più agevole il monitoraggio.
Questo aspetto, mentre fornisce uno strumento importante nella lotta alla corruzione, costituisce anche una potenziale leva di concorrenza fra gli attori di mercato, incentivando meccanismi virtuosi che potranno sicuramente avere ricadute importanti anche in termini di risparmio nella spesa pubblica.
Certezza
L’ordine elettronico NSO introduce un forte elemento standardizzante nelle dinamiche tra Pubbliche Amministrazioni e fornitori. Un unico canale condiviso e uguale per tutti, a livello nazionale, che ha il vantaggio di rendere più semplici e uniformi le procedure sul territorio, standardizzando i processi delle PA e degli operatori economici coinvolti.
Contemporaneamente, il sistema NSO, nella sua funzione di “postino digitale”, mette a disposizione di tutti gli attori coinvolti un sistema di notifiche che permette di tracciare tutti gli stati dell’ordine elettronico. È quindi sempre possibile sapere se l’ordine è stato recapitato, se è stato rigettato e per quali motivi, come porvi rimedio in modo da evitare inutili ritardi. Inoltre, l’integrazione tra ordine elettronico, fattura elettronica e SIOPE+ costituisce una garanzia anche rispetto alla liquidazione in tempi rapidi del pagamento dell’ordine, a vantaggio dei fornitori.
Sostenibilità
Se guardiamo oltre i vantaggi immediati, possiamo scorgere quello che forse, in qualche modo li sintetizza tutti: la sostenibilità è l’obiettivo che tutti come cittadini, imprese e Paesi ci prefiggiamo, ci dobbiamo prefiggere. Si declina in molteplici sfaccettature tra loro collegate: digitale, economica, fiscale, ambientale.
Mentre i vantaggi di tipo economico sono certamente i più immediati e più evidenti, anche i vantaggi per il nostro ambiente non sono da sottovalutare. Nel lungo periodo, la dematerializzazione dei processi porta con sé l’ottimizzazione energetica e, evidentemente, un ingente risparmio di carta e del consumo di suolo e spazi necessari per immagazzinarla.
La sostenibilità è una grande sfida e, come tutte le grandi sfide, si fronteggia e si vince a piccoli passi. La digitalizzazione del procurement della Pubblica Amministrazione e dell’ordine elettronico è uno di questi passi, forse non tanto piccolo, a guardare bene, ma sicuramente importante. Essa presuppone, come abbiamo potuto vedere, il ripensamento e l’ottimizzazione di vari processi, che conducono a forti risparmi in termini di tempo e in termini di risorse. La ricerca e gli sforzi che derivano da questi processi conducono al raggiungimento di standard di qualità sempre più alti, a beneficio di tutti.
Fonti
- Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana
- Ministero dell’Economia e delle Finanze/Ragioneria Generale dello Stato)
- Agenzia per l’Italia Digitale (AgID)
- Il Sole 24Ore
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