NSO: tre processi di business per il ciclo dell’ordine

In un nostro precedente articolo abbiamo descritto il funzionamento dell’ordine elettronico tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO), obbligatorio dal febbraio 2020 per quanto riguarda l’acquisto di beni da parte degli enti del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) e dal prossimo gennaio 2021 anche per l’acquisto di servizi. In questo articolo ci concentreremo sui tre processi di business del ciclo dell’ordine tramite NSO.

Siamo nel bel mezzo di un cammino importante, perché con l’introduzione della gestione degli ordini elettronici si compie un passaggio fondamentale verso la digitalizzazione dell’intero e-procurement pubblico. A questo si affianca l’auspicio che si possa ripetere quanto già successo con l’introduzione dell’obbligo della fattura elettronica e cioè l’estensione dell’ambito anche alle aziende private, fatto che consentirebbe veramente una crescita qualitativa e quantitativa della cultura digitale italiana ed europea. 

Il modello del Nodo Smistamento Ordini (NSO) 

La gestione degli ordini elettronici avverrà tramite la piattaforma del Nodo Smistamento Ordini (NSO), cioè l’infrastruttura tecnologica predisposta dal Ministero dell’Economia e delle Finanze (Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato), che consente appunto l’interscambio di Ordini Elettronici tra un cliente (la Pubblica Amministrazione, nel caso specifico l’ente del Servizio Sanitario Nazionale) e i suoi fornitori, in un modello quasi identico a quello adottato dall’Agenzia delle Entrate per l’interscambio delle fatture elettroniche. 

Sono quindi tre gli attori principali del modello di ordinazione elettronica:  

• il Cliente, cioè la Pubblica Amministrazione;
• il Fornitore della Pubblica Amministrazione;
• l’intermediario, cioè un soggetto che può inserirsi tra Cliente e NSO oppure tra Fornitore e NSO oppure in entrambi i contesti.

Quest’ultimo attore è fondamentale, perché, come già successo nel modello della Fatturazione Elettronica, è il protagonista della parte tecnologica e automatizzata dell’interscambio, andando a gestire le informazioni e i dati presenti nei formati strutturati degli ordini elettronici e quindi mettendoli a disposizione dei riceventi, spesso consentendo un’integrazione diretta con i sistemi informatici di gestione o di contabilità e con i processi di gestione documentale, archiviazione, conservazione digitale a norma. 

È dunque necessario inquadrare l’introduzione dell’obbligo di ordinazione elettronica non solo dal punto di vista puramente tecnico, ma anche come passaggio cruciale nella digitalizzazione dei processi di “business”, fondamentali all’interno delle aziende, pubbliche e private, in quanto portatori di valore nell’ambito di transazioni economiche, come appunto il processo del ciclo dell’ordine. 

I processi di business del ciclo dell’ordine tramite NSO 

Le stesse regole tecniche della Ragioneria Generale dello Stato parlano specificatamente di “tre processi di business” per il ciclo dell’ordine tramite NSO, anche ad evidenziare che alla base del modello debbono essere stabiliti soprattutto dei principi organizzativi, funzionali, prima ancora che tecnologici:

• l’Ordinazione Semplice: in cui l’ordine viaggia dall’ente della PA verso il fornitore; 
• l’Ordinazione Completa: in cui si prevede una risposta all’ordine iniziale, inviata dal fornitore all’ente della PA; 
• l’Ordinazione Preconcordata: in cui l’ordine iniziale, sulla base di quanto stabilito contrattualmente tra le parti, muove direttamente dal fornitore e viene inviato all’ente della PA. 

In sostanza, il legislatore ha voluto codificare, anche a livello di regole tecniche, tre determinati processi, proprio per consentire ai vari soggetti di potere avere a disposizione degli standard precisi di riferimento, necessari all’automatizzazione completa della transazione del ciclo dell’ordine. 

Andando più nel dettaglio delle Regole Tecniche, possiamo inoltre individuare la definizione di tre diversi tipi di documento elettronico collegati al processo di ordinazione elettronica, tutti con uno specifico tracciato, anche in questo caso proprio per poter meglio aderire ai diversi tipi di funzionalità previste nell’interscambio tra cliente e fornitore:

• l’Ordine: che rappresenta l’ODA, l’Ordine Di Acquisto di un bene o di un servizio emesso dal cliente e indirizzato al suo fornitore;
• l’Ordine preconcordato: che viene utilizzato nei processi di ordinazione preconcordata, in cui quindi è il fornitore a creare l’ordine e ad inviarlo al cliente;
• la Risposta: con la quale il fornitore può, alternativamente comunicare la ricezione di un ordine, accettare l’ordine, declinare l’ordine, apportare delle modifiche all’ordine ricevuto.  

A sua volta l’Ordine può prevedere un sotto-tipo di documento, l’Ordine di Riscontro, grazie al quale il cliente può: 

• confermare (e modificare) una risposta o un ordine preconcordato inviati dal fornitore; 
• declinare (e modificare) una risposta o un ordine preconcordato inviati dal fornitore; 
• sostituire (e modificare) una risposta o un ordine preconcordato inviati dal fornitore. 

 Ecco che allora gli scenari business per il ciclo dell’ordine si delineano in tutta la loro completezza, prevedendo: 

• nell’Ordinazione Semplice l’utilizzo di un solo tipo di documento (l’Ordine); 
• nell’Ordinazione completa l’utilizzo fino a tre tipi di documento, Ordine, Risposta e Ordine di Riscontro; 
• nell’Ordinazione Preconcordata l’utilizzo fino a due tipi di documento, l’Ordine Preconcordato e l’Ordine di Riscontro. 

Le regole tecniche vanno, quindi, a rappresentare delle specifiche che siano un sostegno completo ai processi “business”, introducendo la possibilità di utilizzare formati e tracciati già stabiliti e quindi utili alla gestione automatizzata dei dati e all’interscambio strutturato di informazioni, rendendo i processi nel loro complesso molto più snelli, efficienti e rapidi. Basti pensare all’importanza del numero dell’ordine, dato fondamentale che consentirà di agganciare automaticamente l’ordine elettronico con la fattura elettronica, nel rispetto delle normative che appunto prevedono (dopo un periodo transitorio) la non-liquidazione delle fatture se queste non riportano il numero d’ordine. 

Gli standard PEPPOL 

Cosa rende tecnicamente realizzabile una corretta gestione di questi processi di business? La possibilità di utilizzare degli standard condivisi. 

Parliamo, infatti, degli standard PEPPOL, di cui abbiamo parlato anche in un nostro precedente articolo, creati dal progetto del network PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) e poi divulgati attraverso l’Associazione OpenPEPPOL, nata allo scopo di individuare e manutenere modelli infrastrutturali e specifiche tecniche comuni per la digitalizzazione delle procedure di eprocurement, in Europa, ma non solo.

Tra le specifiche tecniche va sicuramente ricordata l’importanza della definizione di un formato specifico dei documenti interscambiati, l’XML con sintassi UBL, con uno specifico tracciato, perché di fatto costituisce il fondamento per tutta la gestione strutturata dei dati e delle informazioni necessarie alla corretta elaborazione automatica dei processi di cui abbiamo parlato.  

I processi e il ruolo di NSO nel ciclo dell’ordine

La definizione di processi e l’adozione degli standard consentono una corretta gestione anche da parte di chi è chiamato a raccogliere i dati e a controllarli. 

Ricordiamo infatti che l’NSO, in qualità di nodo di interscambio, svolge tre funzioni: 

• Identificazione: NSO deve identificare i soggetti che si scambiano i documenti ed individuare i messaggi che transitano e che contengono il documento “ordine elettronico”; 
• Validazione: NSO provvede a verificare la correttezza dei dati che compongono il Messaggio;
• Trasmissione: NSO provvede a inoltrare al Ricevente (Cliente, Fornitore o Intermediario) il Messaggio, una volta validato. 

Al di là delle funzioni specifiche è importante evidenziare di come si tratti di attività completamente automatizzate, che si effettuano in pochi minuti e soprattutto si inseriscono in un contesto più ampio, quello del Sistema APiR (Acquisti Pubblici in Rete), network dei sistemi informativi della pubblica amministrazione, che consente appunto il dialogo tra sistemi e database diversi, in cui i dati possono essere rapidamente analizzati e gestiti secondo i diversi scopi della Pubblica Amministrazione. 

La volontà del legislatore, nell’introdurre il Nodo Smistamento Ordini, è stata infatti quella di aggiungere un altro pezzo a questo network, in questo caso andando a monitorare l’andamento della spesa pubblica, grazie ai dati raccolti all’interno del ciclo dell’ordine e quindi poi di integrarli in APiR per un controllo completo su fatturazioni, pagamenti, dati contrattuali, ecc. Un sistema quindi più complesso e completo, ma veramente finalizzato ad una digitalizzazione completa dell’intero ciclo degli acquisti. 

Avere sempre più dati a disposizione 

Ancora una volta, si dimostra dunque quanto sia importante la messa a disposizione di dati strutturati, elemento indispensabile per velocizzare ed efficientare processi fondamentali, a beneficio di tutti gli stakeholder. La condizione fondamentale ovviamente deve essere quella di continuare ad investire sulla cosiddetta interoperabilità, per la creazione di un contesto in cui i soggetti interessati possano condividere gli stessi linguaggi, formati, tracciati. L’Italia e l’Unione Europea hanno intrapreso un cammino importante in questo senso e quindi sarà sempre più importante, per tutti i provider di servizi, sapersi trovare pronti, nella convinzione che sarà sempre più probabile l’estensione di questi processi dalla Pubblica Amministrazione alle aziende private. 

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