Nel nostro precedente articolo dedicato alla gestione dell’ordine elettronico tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO) abbiamo parlato dei possibili canali di trasmissione, evidenziando il fatto che, rispetto ai canali utilizzati nel modello per la fatturazione elettronica, se ne è aggiunto uno relativamente “nuovo”: il canale PEPPOL.
Cerchiamo allora di capire un po’ meglio di cosa si tratta e perché l’introduzione di questa nuova opportunità per la trasmissione dei documenti elettronici rappresenti una novità importante, soprattutto in Italia, ma anche per gli scenari più internazionali, nell’ambito dell’eprocurement della Pubblica Amministrazione e delle aziende private.
L’Unione Europea e PEPPOL
L’Europa da anni sta lavorando alla costruzione di un contesto normativo, infrastrutturale e di specifiche tecniche per la digitalizzazione del ciclo di procurement. Già di recente, e sempre più nei prossimi anni, le Pubbliche Amministrazioni e le imprese inizieranno a sfruttare maggiormente questo contesto europeo di innovazione.
La Commissione Europea ha attivato diversi progetti e strumenti, erogando anche importanti finanziamenti, tra i quali va sicuramente menzionato il CEF (Connecting Europe Facility), strumento finanziario dell’Unione Europea per supportare gli investimenti pubblici e privati sulle “reti”, di trasporti, energie e appunto telecomunicazioni, ambito nel quale rientrano diversi progetti sulla interoperabilità nei diversi cicli di gestione e delivery documentale.
Soprattutto è uno dei principali promotori dell’iniziativa PEPPOL, che possiamo forse meglio definire come un network.
PEPPOL, Pan-European Public Procurement Online, è infatti prima di tutto un progetto pilota, divenuto poi una vera e propria rete “governata” dall’associazione Open PEPPOL, costituita appositamente da istituzioni e service provider per individuare un insieme di elementi infrastrutturali e di specifiche tecniche comuni, tra diversi paesi e diverse realtà, che abilitino e facilitino le procedure digitali del ciclo degli acquisti in Europa (e non solo) in un’ottica di interoperabilità, principalmente per il “Business-to-Governement” (B2G) e poi, a caduta, anche per il Business-to-Business (B2B).
Tra le mission dell’associazione c’è infatti quella di promuovere gli standard PEPPOL anche nel contesto B2B, con l’obiettivo di armonizzare i processi, arrivando alla semplificazione dell’adozione dell’eprocurement per tutte le imprese, grandi medie e piccole.
Gli standard PEPPOL
Tra gli standard per l’interoperabilità PEPPOL ha introdotto soprattutto le Peppol Business Interoperability Specifications (BIS), specifiche tecniche per la definizione dei processi, dei documenti, dei formati e dei tracciati oggetto di trasmissione e ricezione all’interno dell’infrastruttura PEPPOL.
Tali specifiche sono distinte in due ambiti diversi della documentazione relativa al ciclo degli approvvigionamenti:
- Pre-award Specifications and Guidelines;
- Post-award “BIS” Specifications and Guidelines.
Le prime si, riferiscono ai documenti di “pre-aggiudicazione”, gare e procedure di gestione delle gare. Le seconde invece ai documenti “post-aggiudicazione”, dopo quindi la stipula del contratto tra cliente e fornitore. Sono soprattutto questi ultimi documenti ad essere stati implementati in formato elettronico in diversi progetti innovativi, in Europa, ma non solo.
Un esempio è l’implementazione dell’Ordine Elettronico, tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO), in Italia, che appunto si poggia su standard tecnici definiti da PEPPOL, ma le cui specifiche riguardano anche altri tipi di documento, riferibili all’intero processo del ciclo dell’ordine: ordine, fatture, note di credito, documenti di trasporto (DDT).
Tutti documenti per i quali sono stati inoltre definiti formati – XML secondo la sintassi UBL (Universal Business Language) – specifiche e un preciso tracciato.
L’infrastruttura PEPPOL
La speranza, che diventa previsione, è che saranno sempre di più, gli enti e le imprese che fruiranno dei servizi dati dagli Access Point PEPPOL, che costituiscono l’ossatura fondamentale dell’infrastruttura PEPPOL (l’eDelivery Network).
In sostanza gli Access Point sono IT provider che erogano servizi di intermediazione tramite la gestione e condivisione di un sistema di indirizzamento automatico, che consente al Mittente di conoscere già in partenza l’identificativo (id participant) del Destinatario (endpoint) a cui deve essere recapitato il Messaggio contenente i documenti.
In particolare, l’interazione avviene tramite un modello a 4 nodi – il cosiddetto “4-corner”, in cui il mittente (corner 1) e il destinatario (corner 4) fruiscono di un Access Point PEPPOL per la trasmissione (corner 2) e di un Access Point PEPPOL (corner 3) per la ricezione “fisica” dei messaggi. Il tutto grazie ad un ulteriore “nodo”, un registro qualificato – il Service Metadata Publisher (SMP), una sorta di “elenco telefonico” – che consente di individuare automaticamente gli Access Point corretti e disponibili a ricevere determinati messaggi/documenti per il destinatario desiderato.
PEPPOL in Italia
L’associazione internazionale OpenPEPPOL rappresenta l’autorità di governo centrale del modello PEPPOL e quindi si occupa delle componenti centrali del modello infrastrutturale e di tutte le specifiche di interoperabilità del sistema.
Esiste poi un livello di governance periferico, demandato ad Autorità nazionali, chiamate PEPPOL Authority, le quali hanno competenze sui vari territori nazionali, con funzioni di qualifica, gestione, monitoraggio e supporto ai provider e agli utilizzatori di PEPPOL. In particolare la PEPPOL Authority deve coordinare, nel proprio territorio di competenza, la corretta implementazione degli standard PEPPOL e il loro uso da parte degli Access Point e dei Service Metadata Publisher.
In Italia la PEPPOL Authority è AgID. che quindi si occupa anche del formale riconoscimento degli Access Point Provider. La stessa AgID ha introdotto inoltre PEPPOL come architettura di riferimento per garantire l’interoperabilità nell’eprocurement pubblico italiano, ad ulteriore conferma che questo diventerà in futuro il network di riferimento per la digitalizzazione dell’intero ciclo ordini-fatture-pagamenti.
Facendo riferimento ad esperienze concrete realizzate in Italia basti appunto pensare al progetto “Ordine Elettronico – NSO”, implementato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze/Ragioneria Generale dello Stato, ma basato su regole tecniche che fanno riferimento agli standard di PEPPOL per quanto riguarda i documenti, i formati e i tracciati.
Per una digitalizzazione dell’intero ciclo degli approvvigionamenti
L’esperienza italiana che si sta realizzando con l’Ordine Elettronico/NSO rappresenta molto bene il compimento di una delle diverse tappe di un percorso più ampio, verso il raggiungimento della completa digitalizzazione degli acquisti pubblici.
L’Italia ha infatti già assistito all’introduzione “massiva” della fatturazione elettronica, peraltro anche tra aziende private e verso i consumer. Adesso è nel pieno delle fasi di attivazione dei processi di ordinazione elettronico, che secondo le norme italiane debbono poi essere estesi nei prossimi anni a tutte le pubbliche amministrazioni e soprattutto anche ad altri documenti del ciclo dell’ordine, in primis i Documenti di Trasporto (DDT) elettronici.
Nello stesso tempo in Europa si lavora assiduamente su diversi fronti: dalle revisioni delle direttive e dei regolamenti UE alle iniziative correlate di diversi altri soggetti, la stessa OpenPEPPOL e delle associazioni di “categoria” come EESPA (Associazione Europea dei provider di Fatturazione Elettronica), sui temi dell’interoperabilità, in direzione di una maggiore omogeneizzazione e standardizzazione non solo tecnologica ma anche semantica, a livello di dei dati e degli elementi essenziali riportati all’interno dei documenti principali del ciclo dell’ordine.
Anche in questi ambiti di lavoro PEPPOL costituisce uno dei “punti di atterraggio” principali, perché probabilmente è il più importante punto di riferimento, europeo e non solo, con un “bagaglio” già pronto a livello di infrastrutture, specifiche tecniche sui documenti e impianto di governance.
Senza poi dimenticare che anche tra gli operatori economici privati, nelle loro relazioni commerciali con altri privati (B2B e B2C), si avverte sempre di più una forte esigenza di digitalizzare i processi di procurement. Saranno quindi sempre di più le imprese che vorranno avvalersi di servizi di intermediari come i PEPPOL Access Point Provider e Service Metadata Public Provider, che a loro volta dovranno sempre di più investire in soluzioni sempre più evolute e performanti nella gestione dei dati e delle informazioni che transitano in PEPPOL.
Perché quello che conta sono i dati
Il livello raggiunto dalle attuali tecnologie disponibili sul mercato, anche grazie a questi provider, permette infatti la gestione digitalizzata dell’intero ciclo di approvvigionamento tramite piattaforme web B2B, software e workflow automatici, in grado di processare e rendere disponibili, anche in realtime, numerosi dati e informazioni relative alle transazioni commerciali, a cui si aggiunge la possibilità di generare reporting continuo e monitoraggio dei flussi contabili gestionali.
Standard evoluti e interoperabilità, come quelle di PEPPOL, consentono di accedere a soluzioni evolute basate su nuove modalità di collaborazione digitale tra gli attori dei processi, facendo anche nascere nuovi servizi di natura finanziaria che sfruttano i formati elettronici dei documenti, come ad esempio i servizi di cessione del credito, i servizi di e-invoicing trading o i servizi di credit risk.
Tutto questo permette alle PA, ma anche alle aziende, di perseguire con maggiore incisività gli obiettivi di miglioramento, efficienza e semplificazione: razionalizzazione degli acquisti, riduzione dei costi operativi, riduzione della carta e una riduzione degli errori umani.
Anche nell’ambito dell’eprocurement siamo quindi di fronte ad una rivoluzione digitale dei modelli di gestione, i cui obiettivi nel medio-lungo termine sono ancora, in parte, in definizione, ma è comunque sicuro che porteranno ad un cambiamento radicale dei processi di relazione ed operativi tra gli operatori economici e istituzionali.
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