Fattura digitale: i vantaggi di marketing della fatturazione elettronica

La fattura digitale apre un canale di comunicazione inaspettato con i clienti che possono essere raggiunti da contenuti rilevanti e strategici per l’azienda che può veicolare CTA e messaggi commerciali. Per sfruttare questa opportunità Doxee ha lo strumento giusto: i Doxee Pvideo®.

 

La fattura digitale

Il 1° gennaio 2019 tutte le aziende italiane hanno salutato definitivamente la fatturazione analogica per passare a quella digitale (anche se in alcuni casi sono stati previsti degli esoneri o delle proroghe di attuazione dell’obbligo).

La novità è stata che per ogni transazione BtoB, cioè tra privati, e non solo nei confronti della Pubblica Amministrazione, le imprese devono utilizzare uno specifico formato di fattura digitale, che dovrà poi essere conservato per almeno 10 anni attraverso un software sviluppato internamente o con l’aiuto di aziende del settore che svolgano tutti i relativi adempimenti. Chiaramente questa novità ha comportato dei passaggi obbligati da parte di ogni impresa per essere in linea con i requisisti richiesti dalla legge.

Il primo step riguarda la valutazione dei processi e delle tecnologie impiegate durante la fase di fatturazione all’interno dell’azienda, per capire effettivamente il grado di intervento necessario per conformarli con i tracciati imposti dalle specifiche tecniche. Successivamente, è necessario riordinare e aggiornare le anagrafiche dei clienti. Per farlo occorre contattare tutti i propri clienti invitandoli a fornire i dati corretti da utilizzare quando la fattura dovrà essere caricata sul Sistema di Interscambio. Questo è molto importante dal momento che l’emissione della fattura e il conseguente invio può avvenire solamente se tutti i dati forniti sono corretti. In caso contrario, si rischierebbe di incorrere in pesanti sanzioni.

Contestualmente l’azienda dovrà trasmettere ai propri fornitori tutte le informazioni relative all’indirizzo di recapito e ai canali di comunicazione esterne al SdI, utilizzando come indirizzo di recapito un indirizzo PEC o un codice ID ricavato dall’accreditamento all’interno del Sistema di Interscambio. In questo senso può essere utile procedere ad una pre-registrazione sul sito dell’Agenzia delle Entrate così da permette al Sistema di Interscambio di ricollegare automaticamente le fatture ricevute con la partita Iva del cliente a prescindere dall’indirizzo informatico indicato dal fornitore nel file XML. Dopo che ha registrato il proprio indirizzo telematico presso l’Agenzia delle Entrate, l’azienda deve prevedere anche un sistema di multicanale della fatturazione nel caso in cui debba gestire fatture da e verso soggetti esteri.

Inoltre, come già detto sopra, ogni player di mercato deve dotarsi di un sistema di conservazione che sia in grado di archiviare le fatture, sia inviate sia ricevute, in formato digitale per almeno 10 anni.

 

I vantaggi della fatturazione elettronica

Non bisogna lasciarsi ingannare: la fattura digitale rappresenta una grande opportunità per tutte le aziende che sapranno coglierla e trasformarla a proprio vantaggio.

Non è solo una questione di risparmio dei costi. È evidente che adottare un formato digitale porterà grandi benefici sotto molti aspetti. Ad esempio, diminuirà l’utilizzo della carta dal momento che l’emissione e l’invio saranno telematici. Questo permetterà alle aziende che devono gestire più di 3000 fatture all’anno di beneficiare di un risparmio che si attesterà intorno ai 7,5 fino agli 11,5 euro a fattura (fonte: Agendadigitale.eu).

Ancora: non sarà più necessario avere degli spazi fisici entro cui conservare tutta la documentazione fiscale. Sarà sufficiente implementare un database interno all’azienda o affidare in outsourcing il servizio ad intermediari che si incarichino di gestire tutti i processi previsti per legge.

Per non parlare della possibilità di ridurre la manodopera attualmente impiegata in attività poco produttive (quasi meramente compilative) per reindirizzarla ad altri compiti.

Ciò comporterà, inoltre, la diminuzione di errori legati all’inserimento di dati e abbasserà (per non dire eliminerà) il rischio di falsi o duplicazioni delle fatture grazie all’automatizzazione del controllo incrociato.

Questi, e molti altri, sono tutti innegabili vantaggi della fatturazione elettronica, ma c’è un aspetto che spesso non viene considerato e che, invece, potrebbe diventare il beneficio più rilevante dell’adozione del formato digitale. La fatturazione elettronica può, infatti, diventare uno strumento efficace per aprire un canale di comunicazione diretto e privilegiato con i propri clienti, da sfruttare come touch point per svolgere tutta una serie di attività di marketing.

 

I vantaggi di marketing della fattura digitale

Per capire come la fattura digitale possa apportare vantaggi di marketing, occorre riassumere brevemente le principali fasi di cui si compone il procedimento di fatturazione elettronica, obbligatorio a partire dal 1° gennaio di quest’anno.

1. Come primo step, una volta compiuta la prestazione (consegna di merci o svolgimento di servizi) dovrà essere emessa una fattura in formato Xml che non dovrà avere un peso superiore ai 5 Mb. Perché il documento emesso abbia piena validità legale dovrà essere accompagnato da una firma digitale, la quale potrà essere ottenuta richiedendola ai certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale, oppure alla propria Camera di commercio. La firma digitale, precisiamo, altro non è che uno dei diversi tipi di firma elettronica, ed è l’equivalente informatico di una firma tradizionale autografa che garantisce l’autenticità del documento, la sua integrità e gli attribuisce piena validità legale.
2. Subito dopo deve avvenire l’invio della fattura facendo riferimento al codice identificativo del destinatario o del suo indirizzo PEC. Le tempistiche per questa seconda fase sono piuttosto strette: l’inoltro, infatti, deve essere effettuato entro il termine della liquidazione IVA periodica rispetto alla data del documento emesso.
3. Avvenuto l’invio, il Sistema di Interscambio si occupa di far arrivare al destinatario la fattura, salvo i casi di fatture verso l’estero e quelle BtoC.
4. Infine, tutti coloro che ricevono una fatturazione in formato elettronico hanno l’obbligo di conservarla per 10 anni (anche i privati sottoposti al regime dei minimi o al cosiddetto “regime forfettario”, qualora abbiano deciso di accettare tale formato).

Come si vede da questo breve riassunto, la fatturazione prevede una fase in cui il privato riceve dall’azienda un documento tramite e-mail, ossia una fattura.

Fino ad adesso questo momento, che è stato vissuto sempre nella sua versione analogica, veniva associato a procedimenti noiosi, ripetitivi e che generavano spesso stress e frustrazione. E se, invece, il formato digitale permettesse di cambiare completamente approccio alla fatturazione?

Del resto, se ci si pensa, l’obbligo di fatturazione elettronica richiede ad ogni azienda, che compie delle transazioni di natura commerciale con altri privati, di inviare un’e-mail ai propri clienti. Ma questo non accade anche quando un cliente viene contattato per essere avvisato di una nuova offerta o per rinnovare contratti già conclusi?

In altre parole, la logica non è proprio quella di una DEM i cui contenuti sono fiscali e non di marketing? E se la risposta è sì, perché non integrare questo meccanismo con le migliori tecniche di digital marketing?

Per farlo correttamente, bisogna però tenere conto di alcune cose e partire da un dato: l’attenzione dell’utente medio è in continuo calo. Se fino a qualche anno fa il tempo di attenzione che veniva dedicato ad un singolo contenuto era di circa 12 secondi adesso si è scesi a 8 secondi e non ci sono cenni di miglioramento. È naturale se si considera il numero gigantesco di informazioni a cui abbiamo accesso tutti i giorni attraverso la rete. È un po’ come una forma di autodifesa: non potendo leggere e conoscere tutto quanto, bisogna ridurre lo “spazio” che si dedica ad ogni contenuto.

Ciò significa che qualunque cosa si decida di fruire sul web, deve essere incredibilmente rapida o incredibilmente interessante, altrimenti la si abbandona nell’indistinto mare digitale. Per ottenere questo risultato bisogna scegliere con attenzione lo strumento di comunicazione.

Non è un mistero che, in un mondo che ha sempre meno tempo, l’immagine vinca sul testo. Non è un caso, infatti, che nell’ultimo periodo Facebook, il quale ancora attribuisce alla comunicazione scritta un peso rilevante, abbia subito una brusca frenata in termini di numero di utenti che si iscrivono, a favore di Instagram, il social delle immagini. Se a questo si aggiunge che buona parte delle attività svolte sul web è rappresentato dalla fruizione di materiali video (fonte: Nielsen), è facile intuire che sia proprio questo il formato da preferire nella comunicazione digitale.

Ma questo non basta. A contare, infatti, non è solo il contenitore, ma anche il contenuto. Cosa comunicare per riuscire a distinguersi, per essere davvero memorabili?

La prima risposta è quasi banale: qualcosa che interessi all’utente, che sia rilevante. Bisogna, cioè, che il messaggio lo riguardi in prima persona, che in un modo o nell’altro lo interessi, in modo che lo stesso si senta direttamente interpellato. Questo è coerente con un trend ormai consolidato su internet che è quello della personalizzazione. Tutti vogliamo vivere le stesse esperienze degli altri, ma vogliamo che ogni volta siano uniche, cosicché il senso di appartenenza non diventi anche omologazione.

Per rendere questo possibile occorre costruire una comunicazione che sia tailor-made, perfettamente ritagliata sulle caratteristiche del cliente – utente. Ancora meglio se è proprio quest’ultimo a contribuire alla creazione di tali contenuti. Del resto, non esiste nulla di più personalizzato di qualcosa che abbiamo creato noi stessi: è il fenomeno del cosiddetto prosumer. Con questa parola, si indica un soggetto ibrido, nato con l’avvento di internet, che unisce in sé le caratteristiche del produttore (producer) e del consumatore (consumer).

Lo siamo tutti, in momenti diversi: quando ad esempio, all’interno della sezione e-commerce di un marchio decidiamo come personalizzare (appunto!) un prodotto che vogliamo acquistare. Il prosumer per sua stessa natura non vuole avere un ruolo passivo, ma pretende di partecipare attivamente alle fasi produttive, costruendo il proprio prodotto di consumo e, perché no, anche la comunicazione.

Ogni narrazione digitale deve tenere conto di questo e costruire contenuti che non siano più “prodottocentrici”, ma al contrario che focalizzino l’attenzione sul cliente, sui suoi bisogni e sulle sue peculiarità. Video, rilevanza, personalizzazione. Dall’unione di questi tre preziosi insight nasce un’intuizione semplice e sorprendente: utilizzare la fatturazione elettronica per raggiungere i propri clienti con un contenuto che abbia le caratteristiche sopra descritte.

Se questo fosse possibile si avrebbe un risultato straordinario. I clienti, infatti, potrebbero essere raggiunti periodicamente da contenuti che per forza li interessano, ossia le fatture. Ma diversamente dal solito non sarebbero in formato analogico, bensì in digitale e, inoltre, sarebbero fatture video.

Magari questi video potrebbero rivolgersi per nome ai clienti e avere un contenuto diverso per ognuno di essi, in base al tipo di fattura o magari alla tipologia di cliente a cui si sta parlando (è un nuovo cliente? È un cliente vicino alla data di rinnovo? È un cliente che potrebbe essere interessato a rivedere i termini del proprio contratto?).

Si può supporre che un contenuto di questo tipo verrà fruito fino alla fine da parte degli utenti, di cui si potrà dire di aver catturato l’attenzione. Per evitare, però, che l’utente venga relegato ad un ruolo di spettatore, dunque puramente passivo, si può pensare di lasciar decidere allo stesso cosa vedere e cosa meno. Creare cioè una narrazione dinamica. Sarà l’utente a decidere cosa vedere del video e in che ordine, in modo tale da costruirsi una versione della fattura video il più vicina possibile ai propri bisogni.

Tutto quanto delineato fino ad ora non è auspicabile, ma è già possibile.

 

Doxee Pvideo®

Se, da un lato, Doxee ti permette di gestire in maniera rapida ed efficace la fatturazione elettronica attraverso il servizio apposito (cosiddetto pX), dall’altro apre ad una notevole opportunità di comunicazione, proprio con servizi come Doxee Pvideo®.

Questo servizio permette a tutte le aziende di creare dei video personalizzati, che integrino in maniera innovativa e coinvolgente le comunicazioni con il cliente.

Nel caso della fattura elettronica, ad esempio, si possono comunicare al cliente stesso i dati relativi alla transazione avvenuta proprio tramite un video personalizzato, che si rivolga direttamente a chi lo riceve. Così facendo, si possono raggiungere gli utenti con contenuti altamente rilevanti, dal momento che la fattura li riguarda direttamente.

Non solo.

Il sistema Doxee Pvideo® si rivela particolarmente funzionale in termini di customer care. Potendo scegliere cosa vedere, gli utenti possono anche segnalare malfunzionamenti o problemi e trovare nel video delle risposte immediate o delle indicazioni rapide per ottenere assistenza. In questo modo il cliente ha la sensazione di essere ascoltato e di ricevere una soluzione tempestiva ai suoi problemi o alle sue necessità.

L’innovazione digitale fornita dal servizio Doxee Pvideo® è capace di rendere la fatturazione digitale uno strumento per rafforzare il rapporto di fiducia e di fedeltà con i propri clienti, grazie a forme di comunicazione alternative e per questo fortemente posizionanti.

Alla luce di tutto questo, si può affermare che la fatturazione elettronica non è solo un’opportunità per ripensare a tutte le procedure gestionali interne alle aziende così da virare verso una trasformazione digitali che le renda più snelle, semplici e sicure, ma è anche un’irripetibile occasione di marketing.

Come sempre, chi avrà la lungimiranza di capirlo per tempo e di non farsi trovare impreparato il 1° gennaio 2019, avrà un indubbio vantaggio competitivo rispetto a tutti gli altri, che si tradurrà anche in termini di positive reputation, moneta preziosissima in questi tempi di marketing social e digital.

Scegliere un partner di valore, come Doxee, che con professionalità ed esperienza sia al fianco dell’azienda in questa fase delicata, con soluzioni efficaci ed innovative, non solo è strategico, ma addirittura necessario.

 

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