Lo Smart Working ha numerosi vantaggi e molte aziende li stanno scoprendo oggi, quando si sono ritrovate a doverlo adottare. Il lavoro flessibile non è solo una leva strategica per le aziende, ma può essere inteso anche come alleato dei dipendenti, in quanto favorisce la concentrazione e aiuta a mantenere elevati i livelli di produttività. Ne parliamo con Guido Spagnoli, Chief Finalcial Officer e responsabile Human Resources in Doxee, che si è trovato in prima linea nell’affrontare questa emergenza. Vediamo quali consigli può darci per superare al meglio questo periodo e per testimoniare che ce la si può fare!
1. Hai un duplice ruolo in Doxee: oltre a ricoprire la carica di CFO, hai la responsabilità delle risorse umane. Sono stati momenti concitati quelli che si sono susseguiti in questo periodo di emergenza. Come hai affrontato la situazione e quali misure hai richiesto che venissero adottate in Doxee?
Non li definirei momenti concitati. Senz’altro all’inizio c’è stata un po’ di sorpresa e di disorientamento, per via di come alcune drastiche misure sono state comunicate dal Governo, ma tutto è durato molto poco. Ci siamo adeguati velocemente come è nel nostro DNA di azienda tecnologica e sempre pronta al cambiamento. Siamo stati molto reattivi nell’istituire immediatamente un Comitato di Crisi e questo ci ha consentito di diramare, nel giro di poche ore, le linee guida per affrontare questo momento di emergenza.
L’ intento era di dare indicazioni chiare, precise ed esaustive alle nostre persone, senza generare inutile panico, trasmettendo quel senso di vicinanza e di supporto utile a mantenere sereno il team. Sembra che siamo riusciti. Le richieste di chiarimenti sono state praticamente nulle.
2. Come hanno reagito le persone alla richiesta di lavorare da remoto?
Lo smart working è una iniziativa che Doxee stava portando avanti già da alcuni mesi con feedback molto positivi da parte dei collaboratori. Si è trattato pertanto solo di estenderne l’applicazione in una misura che non era stata inizialmente prevista per un periodo così lungo.
Il fatto che in Doxee avessimo già capito i vantaggi dello Smart Working e avessimo già deciso di adottarlo, è servito a far sì che tutte le Unità Organizzative non abbiano avuto problemi a partire sin da subito, precisamente il giorno dopo averlo deciso, e ovviamente senza problemi o dubbi da parte dei dipendenti. Tutte le UO svolgono al mattino uno “stand-up meeting” per organizzare le attività da remoto e risolvere eventuali problemi.
Non abbiamo registrato praticamente interruzioni operative. Probabilmente anche il fatto di sentirsi maggiormente responsabilizzati ha fatto sì che la richiesta di lavorare da remoto venisse accolta favorevolmente. Si innesca così quel giusto equilibrio fra fiducia riposta nelle nostre persone e proattività e grande senso di responsabilità.
3. Come la tecnologia ha supportato in questo preciso momento?
Non sono un tecnico e rispondo da profano, ma credo che gli investimenti che Doxee effettua ogni anno in strumentazioni ed efficientamento, oltre che nell’innovazione dei processi abbiano consentito di rispondere in maniera pressoché immediata alla situazione di emergenza. Questi investimenti nell’area dello sviluppo del personale erano già stati implementati, poiché l’azienda aveva già avviato questo nuovo approccio del lavoro agile e da remoto. Diciamo che l’emergenza Covid-19 ha funzionato da acceleratore di fatto.
A questo si aggiungono le competenze dimostrate dalle persone che nel giro di poche ore, per l’esattezza il pomeriggio di una domenica, grazie alla diffusa dotazione di portatili e alla conoscenza delle modalità di log-in alla rete aziendale indipendentemente dal luogo fisico, hanno potuto verificare gli accessi da remoto mettendo tutti nelle condizioni di poter essere pienamente operativi a partire dalle 9 del giorno successivo. Per questo va un ringraziamento a tutto il team di Doxee.
4. Ci sono vantaggi nello Smart Working? Credi che ci siano risvolti positivi anche nel lungo termine?
Senz’altro, questo è stato un test, anzi uno stress test, di procedure, coordinamento e governance. Il fatto che le attività non abbiano subìto impatti da questa situazione imprevista lascia intravedere per il futuro un’estensione dell’utilizzo dello Smart Working anche per lunghi periodi e di una modalità agile di lavoro, grazie anche al senso di responsabilità dimostrato dalle persone.
Notiamo come le conference call che ci permettono di effettuare le riunioni di routine siano quasi uno strumento di educazione: ci abituano a rispettare gli orari, ad essere più focalizzati e a prendere decisioni in modo molto più rapido. Insomma diventiamo più “smart”.
Credo però che una cosa non cambierà completamente al termine di questa esperienza. Vuoi per la giovane età media dei nostri collaboratori, vuoi per l’ambiente accogliente di lavoro in Doxee, siamo certi che a molti dipendenti non dispiaccia essere in azienda. Ognuno di noi si sente parte di un team coeso e fortemente motivato, così l’ufficio diventa anche un luogo piacevole di aggregazione. Sono sicuro che le persone torneranno volentieri, dopo questo stress test, a lavorare qui in sede.