Il fenomeno dell’Insurtech ha visto nel 2022 investimenti pari a 200 milioni, il +230% in più rispetto al 2021, con la previsione di arrivare ai 500 milioni a chiusura di quest’anno. Il mercato è in continuo movimento e i progetti di innovazione e ricerca e sviluppo vengono sempre più incentivati. Il comparto assicurativo si è da tempo attivato per rispondere a questo trend del mercato delineando la Insurance of the Future, mondo di cui sentiremo spesso parlare.
Il mercato italiano risulta essere ancora prematuro nell’ambito della digitalizzazione del settore assicurativo come esposto dall’Insurtech Investment Index, che vede nell’Italia un paese ancora non a conoscenza della necessità di investimento per non rimanere indietro o affossati dalla competizione nello scenario attuale.
La bassa penetrazione del mercato assicurativo, unito a un basso livello di digitalizzazione, rende il nostro Paese un mercato attrattivo per player stranieri, i quali investono somme decisamente importanti per poi avere un profitto maggiore nel lungo periodo.
Da non escludere quando si parla di innovazione è il tema della digitalizzazione, che ormai pervade tutti i settori in quanto l’end-user si aspetta di usufruire di un’esperienza digital a 360 gradi. Questo è vero anche nel settore dell’Insurtech e vedremo passo dopo passo come questo settore si affacci di fronte alle necessità di produrre contratti digitali legalmente validi, in uno scenario sempre più regolamentato in maniera settoriale in modo tale da trarre soluzioni che coordinino compliance normativa ed efficienza di processi.
Quali sono gli eventi che hanno scatenato la rivoluzione Insurtech?
Il percorso verso la digitalizzazione del settore assicurativo, proprio come quello bancario, è stato frenato inizialmente da problemi di burocrazia, risultanti lenti e ostacolanti. Ma le cose sono cambiate in seguito al nuovo trend dell’insurtech, opportunità fresca degna di nota e colta dai player di settore.
Si può parlare di una vera e propria rivoluzione scatenata da vari fattori:
- La Digital Transformation, che ha impattato tutti i comparti produttivi di tutte le industry in maniera ampia e profonda e il settore assicurativo non fa eccezione, anzi risulta essere importante in questo cambiamento;
- L’aumento della concorrenza, scatenato da una tendenza decisa verso la liberalizzazione del mercato, con l’affacciarsi di nuovi player e una possibilità di scelta senza precedenti da parte degli utenti. La competizione, insomma, è una sfida sempre più complessa: ma anche più densa di opportunità per le company, che non possono più permettersi di restare rigide, legate a dinamiche ormai fuori dal tempo.
Questi due argomenti risultano essere delle spinte che rafforzano e stimolano un processo di innovazione continua, temi importanti nel campo dell’insurtech.
Per soddisfare correttamente le nuove esigenze del mercato, risulta prioritario ottimizzare fasi di dematerializzazione, di processi di firma di documenti e contratti, di conservazione elettronica di documenti aziendali, anche a fini di consultazione e ricerca.
La necessità del settore è quella di dematerializzare documenti e automatizzare la gestione di workflow per poter sottoscrivere accordi e contratti con valore legale, anche grazie a tool come la firma digitale, andando però a soddisfare al contempo requisiti normativi.
La dematerializzazione documentale
Gli archivi, ormai, non sono più fatti solo di documenti cartacei ed il motivo è molto semplice: il documento digitale ha enormi vantaggi rispetto al corrispettivo fisico. I vantaggi sono:
- Economici: relativi alla produzione e alla conservazione dei documenti cartacei;
- Temporali: in termini di tempo ed efficienza, basti pensare a quanto sia complesso eseguire una ricerca a mano in mezzo a pile di fogli; e quanto sia semplice – di contro – operare una ricerca per parole chiave in un documento digitale ben indicizzato;
- Correttezza: una gestione digitalizzata, tramite processi standard ben strutturati e, ove possibile, automatizzati, porta una sensibile riduzione degli errori, con conseguente aumento della sicurezza.
Grazie alla dematerializzazione dei documenti e alla digitalizzazione dei processi , infatti, cambia completamente la gestione delle relazioni con i clienti. Estraendo i dati dai documenti digitali, infatti, la company ha la possibilità di “conoscere” davvero i propri clienti, suddividerli in cluster sempre più specifici sulla base di caratteristiche omogenee, per portare avanti dei dialoghi sempre più su misura fino ad arrivare alla personalizzazione.
Ma, se è vero che il documento informatico presenta notevoli vantaggi rispetto alla gestione del documento cartaceo, è anche vero che è necessario adottare determinati accorgimenti e rispettare precisi requisiti per assicurarne la piena validità. Quando parliamo di documenti e contratti legati al settore assicurativo, dobbiamo tenere a mente non solo le regole che normano in generale tutti i documenti informatici – Codice dell’Amministrazione Digitale e Linee guida AgID – ma anche prestare attenzione al corretto utilizzo delle firme elettroniche e alle eventuali disposizioni della normativa di settore, come il regolamento IVASS.
Inoltre, come vedremo tra poco, è necessario distinguere due possibili scenari:
- Dematerializzazione dei documenti, ovvero la scansione di contratti nativi cartacei, che presentano firme autografe;
- Digitalizzazione dei processi, con la produzione di documenti nativamente digitali e sottoscritti con firme elettroniche o digitali.
Nella transizione da una gestione analogica a una gestione digitale, è altamente probabile trovarsi davanti ad entrambe le situazioni, che come vedremo tra poco meritano ognuna le giuste accortezze.
Firma digitale: un tool al servizio della rivoluzione Insurtech
Come riportato precedentemente, sono vari i tool che soddisfano le nuove esigenze di mercato che accompagnano il nuovo trend dell’insurtech.
La firma digitale, ad esempio, è un particolare tipo di firma elettronica qualificata emessa da una Certification Authority autorizzata, ed è utilizzata per la sottoscrizione dei contratti con la pubblica amministrazione che richiedono la forma scritta (ad esempio nei contratti di appalto), e anche tra privati (imprese e professionisti), quando, a conclusione della trattativa commerciale, si vuole evitare lo scambio delle copie cartacee sottoscritte e realizzare invece contratti digitali dal pieno valore legale. La sottoscrizione con firma digitale, o FEQ, conferisce il massimo grado di sicurezza rispetto al valore probatorio del contratto stesso. Firma digitale e firma elettronica avanzata, infatti, secondo l’art. 20 del CAD rendono il documento informatico idoneo a soddisfare il requisito della forma scritta ai sensi dell’art. 2702 del Codice civile. Inoltre, l’art. 21 del CAD specifica quali sono le tipologie di contratto per le quali è necessaria, a pena di nullità, una firma digitale o firma elettronica qualifica, e le tipologie per le quali è necessario utilizzare almeno una FEA, o una firma digitale o FEQ, ai fini della loro validità.
Nell’ambito dei contratti e dei documenti che vengono sottoscritti quando si stipula, ad esempio, una polizza assicurativa, è sempre necessario prevedere almeno l’utilizzo di una firma elettronica avanzata.
Inoltre, può essere utile apporre al contratto firmato digitalmente anche una marca temporale, in modo da associare un riferimento temporale certo e opponibile a terzi al firma e al contratto stessi. In alternativa, la marca temporale che viene apposta sul pacchetto di archiviazione, nel momento in cui i contratti assicurativi digitali vengono affidati al conservatore, contribuisce utilmente allo scopo.
La conservazione digitale dei contratti assicurativi
Il tema della conservazione dei documenti è un aspetto fondamentale per le aziende del settore assicurativo, come anche in qualsiasi altra azienda, non solo in termini di compliance ma anche per aggiungere valore al business. L’utilizzo di documenti digitali aiuta l’intero ciclo di gestione documentale, partendo l’acquisizione dei documenti.
Anche i documenti e i contratti stipulati nell’ambito assicurativo, dunque, se prodotti sottoforma di documenti informatici devono essere portati in conservazione digitale a norma, al fine di tutelarne l’integrità e il valore. La conservazione digitale deve essere fatta tenendo conto delle disposizioni del CAD e delle Linee guida AgID in materia. Il modo più semplice e sicuro è rivolgersi a un conservatore in outsourcing dotato delle idonee competenze, policy e infrastrutture in grado di assicurare una conservazione digitale a norma, secondo i requisiti individuati dalla legge.
Ci sono accortezze particolari da seguire nella conservazione dei contratti assicurativi in formato digitale?
Come abbiamo detto, in generale devono essere rispettate le disposizioni del CAD e delle Linee guida AgID, ad esempio in materia di formati e metadati utilizzati.
Per quanto concerne il termini di conservazione, dobbiamo distinguere tra i termini per il versamento al conservatore dei contratti e documenti di questo tipo, e il periodo minimo durante il quale devono essere mantenuti in conservazione digitale.
Una volta che i contratti, o le polizze, sono stati sottoscritti, possono essere mandati in conservazione digitale anche immediatamente; anzi, è consigliabile effettuare il versamento in tempi brevi proprio per avviare e concludere il processo di conservazione il prima possibile. Ricordiamo, infatti, che il processo di conservazione digitale prevede anche di associare ai pacchetti di archiviazione, e quindi ai documenti informatici che li compongono, una marca temporale e quindi un riferimento opponibile a terzi.
Una volta portati in conservazione, a fini civilistici i contratti devono essere mantenuti in conservazione per almeno 10 anni, da conteggiare a partire dal momento in cui cessano gli effetti giuridici del contratto stesso e non, attenzione, dal momento della sottoscrizione.
Infine, si raccomanda di tenere sempre in considerazione la tipologia di dati personali presente nei contratti, e l’eventuale presenza di dati particolari o giudiziari (artt. 9 e 10 del regolamento UE 679/2010, meglio noto come GDPR). Poiché la responsabilità del trattamento dei dati personali effettuato è sempre in capo al titolare del trattamento, ovvero ad esempio l’azienda o la compagnia assicuratrice, è buona prassi effettuare un adeguato risk assessment per stabilire i trattamenti e le policy di sicurezza da adottare. Inoltre, un assessment può essere utile anche per conciliare al meglio le tempistiche di conservazione con eventuali disposizioni concernenti la retention di determinate categorie di dati.
Dal cartaceo al digitale: come gestire la scansione di un contratto analogico?
Abbiamo visto che un contratto assicurativo può nascere in digitale, venire sottoscritto tramite una soluzione di firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, ed essere poi sottoposto a conservazione digitale a norma: un processo, quindi, completamente paperless.
Ma cosa fare, invece, quando abbiamo di fronte dei contratti nativamente analogici, che recano sottoscrizioni autografe, e che vorremmo portare in conservazione digitale sostitutiva?
In questo caso, occorre prestare molta attenzione al processo di dematerializzazione e alla distruzione dell’originale cartaceo, proprio a causa di elementi come firme apposte manualmente.
Innanzitutto, è bene ricordare che le copie informatiche di documenti analogici devono, in ogni caso, essere prodotte in conformità con quanto disposto dall’art. 22 del CAD e dalle Linee guida AgID. In particolare, la conformità delle copie all’originale cartaceo dovrebbe essere attestata da un notaio o pubblico ufficiale tramite raffronto diretto di ogni singola copia con il relativo originale; in alternativa, è possibile avvalersi di un processo di scansione massiva debitamente strutturato e certificato tramite la certificazione di processo, il nuovo strumento introdotto dall’Allegato 3 delle Linee guida AgID.
Tuttavia, in presenza di firme autografe è necessario adottare accorgimenti ulteriori, prima di eliminare il cartaceo: infatti, nell’eventualità di una contestazione rispetto all’autenticità della firma, un perito dovrà avere a disposizione l’originale cartaceo per poter effettuare il proprio esame. Pertanto, il documento originale non può essere distrutto, a meno che un notaio non intervenga appositamente per autenticare la firma sul documento scansionato, ovviamente sempre prima della distruzione del suo corrispettivo analogico.
Anche dovendo mantenere gli originali cartacei, tuttavia, la dematerializzazione degli originali analogici può essere comunque di supporto per una gestione unitaria e digitale del corpus documentario, facilitando le operazioni di accesso e consultazione.
