Le firme elettronica sono un mezzo perfetto per digitalizzare i processi e ripensarli completamente per renderli più efficienti, eliminando gli svantaggi che spesso caratterizzano i processi tradizionali.
Il valore legale e la possibilità di usarle in svariate situazioni differenti le rendono un forte strumento verso la digitalizzazione.
Cos’è una firma elettronica?
Utilizzando una firma elettronica è possibile firmare legalmente un contratto senza stamparlo e senza formarlo con una firma autografa.
Quando un contratto viene firmato elettronicamente, associamo un set di dati. In generale, quando si firma un contratto elettronicamente, viene associato un insieme di dati elettronici, che costituiscono la firma elettronica stessa, ad un altro insieme di dati elettronici, che costituiscono il documento o il contratto che dobbiamo firmare. Questo potrebbe essere fatto semplicemente facendo clic su un pulsante.
Scrive, partner di Doxee per la firma elettronica, assicura l’evidenza di questi tre elementi grazie all’Evidence Package, un insieme di informazioni che descrive tutti i diversi eventi a cui è sottoposto il documento e che viene allegato al documento firmato stesso. Package di scrive, che stabilisce lo standard del settore, è allegato a ogni documento firmato. Si tratta di una raccolta dettagliata e, soprattutto, completa di prove di alta qualità che comprende ogni evento nel processo di firma del documento, dal momento in cui l’autore termina la preparazione del documento per la firma fino a quando il documento firmato finale viene sigillato digitalmente.
Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?
Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti grazie ai tre elementi contenuti nell’evidence package che devono essere sempre presenti e chiari, indipendentemente dal formato cartaceo o digitale. Questi definiscono il ciclo di vita del documento firmato, dal momento in cui viene condiviso con la controparte, a quando viene sottoscritto.
Il valore legale di un contratto firmato dipende da una serie di elementi che possono essere così riassunti:
- intento;
- identità;
- integrità.
Le prove raccolte nell’Evidence Package sono costituite da una serie di log che mostrano, ad esempio:
- uno screenshot dell’accordo nell’interfaccia utente di Scrive, per dimostrare l’intento;
- prova dell’identificazione del firmatario, che potrebbe essere il suo indirizzo e-mail o numero di telefono, o un mezzo di eID;
- riferimenti temporali che riportano la data e l’ora esatta di eventi quali l’identificazione, l’apertura del documento, la firma.
Quando parliamo di firme elettroniche nei paesi dell’Unione Europea, dobbiamo innanzitutto considerare sempre il Regolamento Europeo eIDAS che regola i differenti tipi di firma, con caratteristiche diverse sia dal punto di vista tecnologico che giuridico. Questo è il motive per cui implementare le firme elettroniche rappresenta una grossa opportunità per creare nuovi servizi e generare efficienza nei normali processi aziendali e in quelli di onboarding.
Perché utilizzare le firme elettroniche per semplificare i tuoi processi digitali?
L’implementazione delle firme elettroniche aiuta a velocizzare I processi di firma e rende possibile la firma di un contratto in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo e tramite ogni device, da uno smartphone ad un personal computer.
In base al processo specifico e al tipo di contratto, è possibile scegliere la soluzione di firma elettronica che meglio si adatta ai requisiti richiesti. Questi sono alcuni esempi dei benefici del utilizzo delle firme elettroniche che permettono che si raggiunga l’obbiettivo finale di un semplice e sicuro processo digitale
Tra i benefici immediati, annoveriamo certamente una riduzione dei costi gestione, uno snellimento delle tempistiche dei processi e la possibilità di ottenere firme dal pieno valore legale in pochissimi passaggi, anche quando i firmatari sono più di uno.
La Firma Elettronica Semplice (FES) e la Firma Elettronica Avanzata (FEA) sono spesso le migliori opzioni per la digitalizzazione dell’onboarding e dei processi di firma: combinano le necessità di efficienza con quella di avere documenti legalmente vincolanti. FES e FEA sono facili da utilizzare e gratuite ai firmatari. Gli utenti, inoltre, non hanno bisogno di gestire nuove credenziali personali o password, ma solo di un indirizzo e-mail o di un cellulare e di un valido mezzo di identificazione, in caso si utilizzi una FEA.
Cosa puoi fare con le firme elettroniche
Negli ultimi, praticamente tutti I processi di acquisto si sono trasformati in transazioni online, dall’acquisto di qualsiasi tipo di prodotti, la firma dei contratti, la fornitura di servizi o la creazione di nuovi account in banca.
Molte di queste transazioni che ora si sono trasformate in processi digitali prima erano possibili solamente in presenza di un notaio o con il supporto di un operatore.
Questo è esattamente quello di cui parliamo quando trattiamo il digital onboarding. Il digital onboarding consiste in un processo che digitalizza tutte le fasi che sono necessarie a permettere ad un nuovo cliente di procedere con l’acquisto di un prodotto o l’attivazione di un servizio
Ogni relazione con un cliente può trasformarsi in una relazione digitale, rendendola più efficiente e soddisfacente per entrambe le parti. Ma come avviene ciò?
Per implementare un processo di digital onboarding, dobbiamo iniziare a guardare ogni fase del processo di onboarding e capire come possiamo digitalizzarlo, garantendo il necessario supporto in assenza del componente della presenza “umana” come il contatto con un operatore.
Questo è il modo in cui possono essere integrate le firme elettroniche con successo e utilizzate come uno strumento efficiente e time-saving.
Se prendiamo lo scenario italiano come un esempio, alcune ricerche hanno dimostrato che:
- Dopo la pandemia di COVID-19, il 68% degli italiani si aspetta di poter contattare le aziende tramite canali digitali (IlSole24Ore)
- Il digital onboarding, inclusa la firma elettronica dei contratti, è tra i dieci investimenti prioritari per il settore bancario (ABILab report, 2022)
Quindi approfondiamo un paio di esempi e vediamo come usare le firme elettroniche per sbloccare alcune opportunità di digitalizzazione.
Use case: lo scenario del settore utility
Digitalizzare l’onboarding permette di accorciare sempre più le code allo sportello, in favore di modalità digitali più agili e snelle è la stipula di contratti di forniture multiutility e della successiva gestione di tutte le fasi e attività connesse.
Anche in questo caso, infatti, può essere impiegata efficacemente una soluzione di Firma Elettronica Semplice, eventualmente sottoforma di FES “robusta”, come descriveremo meglio in seguito. Il modo più semplice per innalzare il valore di una FES è quello di prevedere l’utilizzo di un codice OTP (one time password) da inviare al firmatario, tramite sms, app o via mail. L’invio del codice OTP su di un dispositivo posseduto dal firmatario costituisce una forma di autenticazione dello stesso, e consente alla persona di confermare ulteriormente la propria volontà a sottoscrivere proprio quel determinato documento. Processi di questo tipo si prestano particolarmente all’implementazione di una firma elettronica, perché diventa possibile ripensarli completamente in chiave digitale.
Oltre alla dematerializzazione dei contratti e delle sottoscrizioni, è possibile creare processi in cui anche le altre interazioni tra l’azienda e il cliente non avvengono più allo sportello o tramite telefono, bensì in digitale. Predisponendo un workflow adeguato e corredato dalle necessarie call-to-action, si può offrire al cliente la possibilità di prendere un appuntamento con un operatore o di attivare un nuovo servizio tramite pochi click. I documenti necessari possono essere messi a disposizione per la firma tramite mail o attraverso un’area web dedicata e diventa possibile creare una digital customer experience sempre più ricca e personalizzata.
La firma elettronica nella sottoscrizione di documenti HR
Anche nell’ambito dei rapporti e dei processi HR è possibile prevedere l’utilizzo della firma elettronica semplice per dematerializzare e snellire determinati processi. Ad esempio, la firma elettronica semplice può essere impiegata nell’ambito di richieste di ferie, permessi, attività di formazione aziendale o nell’ambito di richieste di rimborso spese. A questo proposito si può ricordare anche un recente chiarimento dell’Agenzia delle Entrate, contenuto nella risposta n. 740 del 20 ottobre 2021, proprio in merito alla gestione delle note spese. La risposta dell’Agenzia ha chiarito che la generazione della nota spese in formato digitale non richiede l’utilizzo di una firma elettronica qualificata o di una firma avanzata da parte del dipendente, rendendo quindi perfettamente plausibile la possibilità di impiegare una firma elettronica semplice o di soluzioni di autenticazione SSO (Single Sign On).
La firma elettronica nella sottoscrizione delle informative sulla privacy
Anche le normali informative sulla privacy sono idonee ad essere firmate con una soluzione di firma elettronica semplice, dopo essere state adeguatamente visionate dal sottoscrittore. Anche in questo caso, la soluzione di firma può essere implementata tramite l’invio di una mail o mettendo l’informativa su di una apposita area web, a cui il firmatario accede con una coppia di credenziali. La call-to-action per la firma, sottoforma di una soluzione point&click (ad esempio, un bottone che esprime chiaramente la volontà di sottoscrivere il documento) può essere posizionata al termine dell’informativa, in modo che il firmatario ne possa prendere correttamente visione.
La firma elettronica come strumento di approvazione di preventivi e ordini d’acquisto
L’accettazione di un preventivo o di un ordine d’acquisto rappresentano un’altra attività che può essere conclusa tramite l’apposizione di una Firma Elettronica Semplice, andando quindi a digitalizzare e a efficientare anche questa tipologia di transazioni. Anche in questo caso, la FES consente di snellire processi che altrimenti richiederebbero lo scambio, la stampa e la scansione di diversi documenti, per acquisire la firma olografa, mentre con l’adozione di un approccio digitale questi passaggi vengono sensibilmente ridotti, se non anche azzerati.
Articolo redatto in collaborazione con Scrive.
