Paperless: è questa la parola d’ordine per i processi documentali e per quelli di comunicazione con i clienti. Vale per tutti i comparti produttivi. E di certo il settore Banking e Finance non fa eccezione.
Anzi, si può dire che in questa Industry le questioni siano ancora più delicate e cruciali. E i passi in avanti sono sempre più accelerati.
A riguardo, ci sono degli aggiornamenti che riguardano la stretta attualità; e che avranno certamente un importante impatto a lungo termine.
Ci riferiamo, in particolare, alla Direttiva (UE) 2021/338 (qui il testo completo), nota come “Quick Fix”, che s’inserisce nella più generale (e attesa) riforma della direttiva MiFID II (Markets in Financial Instruments Directive).
Il MiFID II disciplina i mercati finanziari dell’Unione europea. È entrato in vigore nel 2018. E non è casuale che la stesura della direttiva Quick Fix risalga al 2021: si iniziavano a vedere, infatti, le prime luci in fondo al tunnel della pandemia; da un lato era diventato più urgente che mai attivare delle procedure digitali, a partire dalla dematerializzazione dei documenti; dall’altro era necessario alleggerire alcuni oneri burocratici ormai antiquati e puntare a una digitalizzazione sempre più completa e matura, per sostenere una ripresa economica che mostrava i suoi primi solidi segnali.
Dunque, che cosa contiene la direttiva Quick Fix?
Lo vediamo subito, qui di seguito.
Poi passeremo alla tabella di marcia prevista per la sua attuazione (lo anticipiamo: siamo già praticamente arrivati ai primi traguardi).
Infine, stringeremo il focus della nostra attenzione su un tema specifico, che viene sollevato all’interno della direttiva: quello dei SERC (Servizi Elettronici di Recapito Certificato) per le comunicazioni agli investitori. Che cosa sono? Che benefici e opportunità portano con sé?
Direttiva Quick Fix – che cosa contiene
Il recepimento in ambito italiano della direttiva Quick Fix (che, ricordiamolo, riguarda tutti i paesi UE) risale al Decreto legislativo 10 marzo 2023, n.31 (qui il testo, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 24 marzo 2023).
Gli ambiti coinvolti sono molteplici.
Ma i cambiamenti più importanti che vengono introdotti con questo aggiornamento riguardano, appunto, le modalità attraverso cui gli intermediari finanziari sono tenuti a fornire le informative ai propri clienti.
Le parole chiave sono: semplificazione, digitalizzazione, flessibilità, sicurezza.
Nella pratica: tutte le informazioni sui servizi di investimento prestati da banche e intermediari finanziari potranno e dovranno essere fornite ai clienti in formato elettronico (salvo casi specifici).
Quali comunicazioni, quindi, diventano digitali con la direttiva Quick Fix?
– Le informative precontrattuali relative ai servizi di investimento;
– le informative preliminari alle singole operazioni in strumenti finanziari;
– le informative successive alle singole operazioni;
– la rendicontazione periodica.
Soprattutto c’è da chiedersi: in che cosa si traduce tutto questo? E che vantaggi porta?
Diciamolo molto chiaramente: parliamo di un grande insieme di vantaggi e benefici, che – per di più – si rafforzano l’un l’altro in maniera sistemica.
Si tratta, per dirla in breve, dei vantaggi che derivano dall’abbandono del documento cartaceo e favore di quello digitale.
Dunque:
– risparmi di tempo e denaro (sia per la company che per il cliente);
– estrema facilità di condivisione (basti pensare a tutti gli oneri e i costi per la stampa e la spedizione delle comunicazioni);
– miglioramento dell’efficienza, anche relativamente alla ricerca di singoli dati all’interno di una comunicazione (naturalmente, in modalità cartacea questo processo risulta lento e farraginoso);
– minor impatto ambientale (un aspetto molto intuitivo…e che è al centro dell’attenzione di una fetta sempre più ampia di clienti);
– riduzione drastica dei rischi di smarrimento, di usura, di errori di compilazione, di manomissioni di qualsiasi tipo;
– di conseguenza, incremento della trasparenza;
– incremento della sicurezza e della riservatezza nella trasmissione e nella conservazione: un punto assolutamente cruciale quando si parla di settore bancario e finanziario;
– maggiori tutele in caso di contenziosi legali.
(Questi ultimi due punti, in particolare, hanno molto a che fare con il tema dei SERC, su cui ci focalizzeremo poco avanti).
Per chiudere, una specificazione importante: le indicazioni contenute nella direttiva Quick Fix sono valide per tutti i tipi di cliente, da quelli “al dettaglio”, ai “clienti professionali”, alle “controparti qualificate”. Attenzione, però, a questo punto di differenziazione:
– per i clienti professionali e le controparti qualificate si passa in automatico alle modalità di informativa elettronica;
– invece, il cliente al dettaglio può esercitare il cosiddetto “opt-in”, scegliendo di continuare a ricevere le comunicazioni in formato cartaceo (che gli devono essere sempre fornite in maniera gratuita).
Direttiva Quick Fix – la tabella di marcia
Dunque, con la direttiva Quick Fix si accelera decisamente il passaggio dalle informative cartacee a quelle elettroniche, per un cambio di paradigma generale che punta verso la comunicazione e il flusso documentale paperless.
Ma in che tempi?
– Il primo step ce l’abbiamo alle spalle: entro il 6 agosto banche e intermediari finanziari hanno dovuto informare i loro clienti al dettaglio sulle specifiche del nuovo processo introdotto con la direttiva. Attenzione: ci si riferiva ai clienti in essere alla data dell’8 aprile 2023.
– I clienti hanno 8 settimane a partire dalla ricezione della comunicazione per esercitare il loro eventuale opt-in, scegliendo di rimanere in un regime di invii cartacei. Se questa opzione non viene esercitata, si passa automaticamente alla modalità paperless.
– Per i nuovi clienti (dunque quelli successivi all’8 aprile 2023) l’informazione sul passaggio al digitale deve essere data alla prima occasione utile e comunque non oltre 120 giorni dall’entrata in vigore della norma.
I SERC all’interno della direttiva Quick Fix
Innanzitutto, partiamo dallo scioglimento dell’acronimo: che cosa sono i SERC?
Sono i Servici Elettronici di Recapito Certificato, descritti nel regolamento europeo eIDAS come servizi che “consentono la trasmissione di dati fra terzi per via elettronica e forniscono prove relative al trattamento dei dati trasmessi, fra cui prove dell’avvenuto invio e dell’avvenuta ricezione dei dati, e proteggono i dati trasmessi dal rischio di perdita, furto danni o di modifiche non autorizzate”.
Più nello specifico, esistono sia i SERC che i SERCQ (Servizi Elettronici di Recapito Certificato Qualificato), che sono inquadrati negli articoli 43 e 44 del citato regolamento eIDAS.
Non ci dilunghiamo qui sui diversi aspetti operativi e di regolamentazione. Per tutti gli ulteriori approfondimenti, rimandiamo a questo nostro blogpost interamente dedicato al tema.
Sottolineiamo però, con grande chiarezza, un aspetto centrale.
Con la nuova direttiva Quick Fix i SERC si rivelano uno strumento chiave e imprescindibile per gli intermediari.
Perché?
È molto semplice: perché trasformano le comunicazioni a cui tutti siamo abituati (come le e-mail ordinarie ma anche gli SMS) in recapiti certificati, in grado di certificare, appunto, l’avvenuta consegna e l’avvenuta ricezione dei messaggi (naturalmente, anche in caso di destinatari multipli).
Per dirla in altro modo: queste comunicazioni si trasformano in evidenze documentali, con un accresciuto valore legale.
I vantaggi e le opportunità dei servizi SERC di Doxee
Le soluzioni di recapito elettronico certificato offerte da Doxee, si ramificano in tre diverse tipologie:
– e-mail certificate, che forniscono una prova del contenuto dei messaggi, dell’ora esatta in cui vengono inviati alla casella del destinatario e del momento in cui vengono ricevuti.
– SMS certificati: un ottimo modo per inviare comunicazioni certificate attraverso una modalità molto familiare e immediata per i destinatari.
– e-Recapito: uno strumento che permette di certificare la consegna e l’apertura di documenti rilasciando una prova documentale. Tradotto nella pratica: il destinatario riceve un’e-mail o un SMS contenente un collegamento di accesso ai documenti a lui destinati. Questo passaggio consente di raccogliere e tracciare l’intenzione del destinatario ad accedere ai documenti, attraverso un link personalizzato. Il mittente, di conseguenza, riceve un’evidenza documentale che certifica l’invio, la ricezione e l’apertura del documento.
Naturalmente, i primi e più diretti vantaggi che derivano dall’adozione dei servizi di recapito elettronico hanno a che fare con tutto quello che abbiamo già fatto emergere sopra, relativamente alle comunicazioni elettroniche: risparmi economici e di tempo, incremento della sicurezza, della riservatezza e del valore legale e probatorio.
Attenzione, però! Non è tutto. Non ci sono solo i vantaggi diretti.
Forse, ancor più importanti sono le opportunità e i benefici indiretti che si spalancano implementando i servizi di recapito elettronico.
Opportunità e benefici che hanno a che fare con un concetto da tenere bene in mente: quello dell’integrazione.
A che cosa facciamo riferimento?
All’integrazione dei sistemi di recapito certificato con tutti i meccanismi e processi che caratterizzano un’azienda matura a livello digitale.
Una visione olistica che punta, innanzitutto, al miglioramento della User Experience che – in questo modo – diventa più fluida, smart, al passo con i tempi.
E sappiamo perfettamente quanto sia importante la User Experience, in chiave di fidelizzazione e di abbattimento del Churn Rate.
Non solo: passando a un regime di comunicazione e archiviazione paperless e omnichannel si ha la possibilità di accedere a una preziosissima miniera di dati sui propri clienti.
Appoggiarsi a strumenti di Recapito Elettronico Certificato come quelli di Doxee permette di gestire in maniera semplice e onnicomprensiva questa enorme mole di informazioni.
Il passaggio finale è presto detto: migliorare la conoscenza dei propri clienti significa avere la possibilità di migliorare continuamente le proprie comunicazioni, rendendole sempre più su misura dei destinatari, dunque sempre più efficaci e personalizzate.
Un vero e proprio circolo virtuoso, che si spinge ben oltre i semplici adempimenti legislativi.