I temi della gestione e della conservazione dei documenti sono all’ordine del giorno per ogni azienda, grande o piccola che sia. Il fatto che questi documenti, oggi, siano sempre più digitali (nativi o digitalizzati in seguito) ha portato le imprese a confrontarsi con strumenti e concetti nuovi, che non sempre risultano di facile comprensione: soprattutto, non è sempre facile capire l’importanza e la centralità di alcuni elementi e questo rende più difficile capire come utilizzarli in modo efficace e produttivo, o perché sia importante prestarvi la giusta attenzione.
L’argomento di cui parliamo oggi ricade proprio in questa descrizione: i metadati, li produciamo e li utilizziamo ogni giorno, a volte anche senza saperlo, e sono fondamentali per supportare le attività che svolgiamo durante il lavoro e che coinvolgono la produzione, l’utilizzo e la consultazione di documenti di ogni tipo.
Anche se la parola “metadati” richiama nella nostra mente qualcosa di fumoso e di astratto, essi sono qualcosa di estremamente concreto: senza, non potremmo produrre o ricercare una fattura, né potremmo recuperare quel contratto che abbiamo stipulato qualche anno fa e che ora ci serve consultare. Senza metadati, non potremmo nemmeno recuperare i libri contabili che l’autorità fiscale ci può chiedere di esibire.
Allora, cerchiamo di fare un po’ di chiarezza per conoscere meglio questi aspetti.
Che cosa sono i metadati?
Per spiegare che cosa sono i metadati, ci vogliamo rifare a una delle definizioni più utilizzate e probabilmente più efficaci: i metadati sono dati che descrivono altri dati.
Questo significa che i metadati forniscono dati e informazioni: se parliamo di documenti informatici, i metadati forniscono informazioni su questi documenti, aiutano a descriverli e a contestualizzarli, chiarendone la funzione e anche, se necessario, le relazioni con altri documenti.
Molto spesso, i metadati possono essere derivati dal contenuto del documento stesso, altre volte derivano dal contesto di produzione e di utilizzo di quel documento e possono essere associati al documento in un secondo momento; altre volte ancora, vengono utilizzati per fornire indicazioni sul trattamento da riservare a quel documento. I metadati hanno diverse funzioni e generalmente vengono quindi suddivisi in categorie quali, a titolo di esempio:
- metadati descrittivi;
- metadati strutturali;
- metadati amministrativi e gestionali.
Alcuni metadati sono di facile individuazione e si trovano già nel documento; inoltre, molti si possono trovare in qualsiasi documento informatico, mentre altri sono specifici di determinate tipologie di documenti.
Informazioni (metadati) che troviamo in ogni documento sono, per esempio, la data apposta sul documento, oppure l’indicazione del soggetto che lo ha prodotto, sia esso una persona fisica, un’azienda o un ente. Anche l’oggetto del documento, cioè una breve descrizione del suo contenuto, è un metadato trasversale, che viene utilizzato nella descrizione di ogni tipologia documentaria.
Invece, se parliamo di fatture o altri documenti di tipo fiscale, un metadato fondamentale è rappresentato, in molti casi, dalla partita IVA.
Viceversa, se abbiamo tra le mani un documento sanitario, come un referto medico, potrebbe essere utile includere tra i metadati, il riferimento della struttura in cui è stato eseguito l’esame diagnostico, per poter recuperare più facilmente il documento secondo questo criterio di ricerca.
In sintesi, qualsiasi informazione contenuta o associata al documento può diventare un metadato, purché sia in grado di svolgere un ruolo nel ciclo di vita di questo documento: nella sua formazione, nella sua gestione e conservazione, nel suo recupero e successivo utilizzo.
Perché i metadati sono fondamentali
Ora che abbiamo fornito qualche esempio e abbiamo identificato l’oggetto del nostro interesse, cerchiamo di capire perché i metadati sono fondamentali.
Lasciando un momento da parte le disposizioni di legge, su cui torneremo fra un momento, la prima funzione a cui assolvono i metadati, nella pratica, è consentire di ricercare e recuperare un documento dal nostro archivio informatico, nel momento in cui ne abbiamo bisogno.
Infatti, quando dobbiamo recuperare un documento dal nostro archivio abbiamo bisogno di utilizzare delle chiavi di ricerca, se non vogliamo passare le giornate a scorrere liste infinite di records. Queste chiavi di ricerca sono rappresentate proprio dai metadati che sono stati associati al documento, nel momento in cui è stato inserito nel sistema di gestione o nel sistema di conservazione: data, oggetto, numero del documento, partita IVA e così via, sono gli strumenti che utilizziamo per recuperare i documenti giusti, al momento giusto.
I metadati per la gestione e la conservazione dei documenti
Nella pratica, il set di metadati che accompagna un documento, prima nel sistema di gestione dei documenti e, successivamente, all’interno del sistema di conservazione è strutturato secondo precisi criteri e standard e associato al documento stesso. Come se fossero le informazioni sul dorso di una cartella portadocumenti, che ci permettono di capire se dentro quella cartella troveremo i documenti che stiamo cercando, oppure no.
Anche se un set di metadati, potenzialmente, può essere composto dalle informazioni più varie, quando l’obiettivo è garantire una gestione e una conservazione efficace e in linea con le normative in vigore è necessario attenersi a precisi criteri e standard.
Come abbiamo accennato, i metadati si possono suddividere in base alla loro funzione.
Metadati descrittivi
I metadati descrittivi, come è facile intuire, hanno l’obiettivo di descrivere il documento o l’oggetto digitale a cui sono associati, in modo tale da facilitarne la ricerca e il recupero. Informazioni che rendono esplicito l’oggetto del documento sono metadati descrittivi.
Metadati amministrativi e gestionali
Questi metadati, invece, forniscono informazioni sui trattamenti a cui è stato o deve essere sottoposto il documento, al fine di garantirne la conservazione a lungo termine, l’integrità e l’autenticità nel tempo. Possono essere metadati amministrativi e gestionali (MAG) quelli che danno informazioni sui diritti d’accesso al documento, oppure un metadato che indica per quanto tempo il documento deve essere conservato.
Metadati strutturali
Infine, i metadati strutturali forniscono informazioni che permettono di localizzare il documento all’interno del sistema di conservazione, di definire la struttura interna del documento stesso, oppure di rendere evidenti le relazioni con altri documenti. Ad esempio, sono metadati strutturali quelli che consentono di legare un documento al fascicolo informatico di cui fa parte, in modo da costituire una relazione stabile tra i due oggetti.
Il ruolo delle normative di settore
Alcuni metadati, quindi, non devono mai mancare, perché la loro presenza è indispensabile per recuperare i documenti; altri devono essere presenti perché servono da garanzia dell’integrità del documento, altri ancora perché lo contestualizzano e aiutano a collocarlo correttamente rispetto ad altri documenti
Ma oltre a questo, alcuni non possono proprio mancare anche perché imposti da precise normative, proprio in virtù del loro importantissimo ruolo.
Le linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici individuano un preciso set di metadati minimi obbligatori che devono essere associati ai documenti informatici, ai documenti amministrativi informatici e alle aggregazioni documentali informatiche (come i fascicoli informatici, per intenderci). I metadati minimi obbligatori devono essere sempre presenti, per poter garantire una conservazione a norma di legge.
In alcuni casi, poi, intervengono precise norme di settore, che si aggiungono alle linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
È il caso dei già ricordati documenti aventi rilevanza fiscale e tributaria, quali fatture, documenti di trasporto (DDT), ordini, libri e registri contabili. In questo caso, alcune norme quali il DPR 600/72 e il D.M del 17 giugno 2014, forniscono precise indicazioni sulle modalità di conservazione di queste categorie documentali e anche sui metadati. In particolare, il D.M 17 giugno 2014, all’articolo 3 stabilisce tra i metadati associati a questi particolari documenti devono essere almeno presenti nome e cognome, denominazione codice fiscale, partita IVA, data, quando queste informazioni sono obbligatorie nel documento stesso. Questo perché queste informazioni e le associazioni tra le stesse sono ritenute indispensabili per garantire il recupero dei documenti e la rapida esibizione di fronte alle autorità.
Questo è un semplice esempio, per mostrare come le normative di settore spesso intervengano fornendo indicazioni precise, che è necessario tenere ben presenti quando si parla di conservazione digitale a norma.
L’impatto delle nuove Linee guida AgID
La recente entrata in vigore delle nuove Linee guida AgID in materia di documenti informatici ha riacceso i riflettori sul tema dei metadati.
Le nuove Linee guida, infatti, hanno modificato l’impianto dei metadati minimi obbligatori da associare al documento informatico, che fino a questo momento era stato piuttosto ridotto e limitato a 6 metadati obbligatori. La nuova norma di fatto raddoppia il numero di metadati minimi, andando a richiedere la valorizzazione di molte nuove informazioni, non sempre di facile individuazione per tutte le organizzazioni.
Questa massiccia modifica ha imposto alle aziende e ai conservatori specializzati di effettuare importanti aggiornamenti sui propri sistemi, in modo da essere in grado di gestire la nuova struttura.
Oltre i metadati minimi obbligatori
Naturalmente, oltre ai metadati minimi imposti dalle varie normative, è sempre possibile prevedere nel nostro set di metadati delle informazioni in più, che possono essere utili all’interno di uno specifico contesto aziendale e per supportare funzionalità di ricerca, gestionali o strutturali aggiuntive.
Allo stesso tempo, quando intendiamo arricchire un set di metadati con degli elementi in più, è bene attenersi almeno ad alcuni criteri di base, per evitare di vedere proliferare i campi oltre il necessario e di complicare senza motivo la struttura.
Innanzitutto, è bene chiedersi quali sono le funzioni che dobbiamo garantire o, ad esempio, le chiavi di ricerca che utilizziamo maggiormente per andare a recuperare una specifica tipologia di documento e quali sono quindi, razionalmente, i metadati che servono. Alcune di queste informazioni, probabilmente, fanno già parte del set di metadati minimi, quali la data o l’oggetto; altre, magari legate in modo specifico al contesto o a prassi aziendali consolidate potrebbero mancare e potrebbe essere utile inserirle.
Tuttavia, spesso vale la regola “less is more”: inutile aggiungere tante informazioni che non utilizzeremo mai o quasi mai per cercare quel particolare documento, meglio concentrarsi su poche informazioni ma significative. Una struttura troppo ricca e complessa, nel lungo periodo, può diventare difficile da gestire e può rivelarsi controproducente, andando a complicare inutilmente il lavoro degli operatori e accrescendo il rischio di errori.
Infine, è bene assegnare ai metadati che intendiamo aggiungere delle “etichette”, ovvero delle denominazioni, che rendano immediatamente chiaro di cosa stiamo parlando e qual è l’informazione che ci dobbiamo aspettare da quel metadato. Questo è fondamentale per diverse ragioni.
Primo, facilita il lavoro degli operatori e riduce il rischio di errori di configurazione o compilazione.
Secondo, quando ci muoviamo nel mondo della conservazione digitale, la chiarezza è cruciale. Se dovessimo avere la necessità di spostare i nostri archivi da un conservatore ad un altro, magari dopo alcuni anni, aver utilizzato metadati poco chiari potrebbe causare non pochi problemi e minare il grado di interoperabilità e di comprensibilità degli indici dei pacchetti di conservazione, rendendo più difficili le attività da eseguire.
