Il Responsabile della conservazione: ruolo e responsabilità
Chiunque si sia trovato ad avere a che fare con le tematiche della gestione e della conservazione documentale, ha certamente sentito parlare anche della figura del Responsabile della conservazione.
Sia nel settore pubblico, sia nel settore privato il ruolo del Responsabile della conservazione è imprescindibile e la normativa prevede che ogni azienda o ente nomini una persona incaricata di rivestire tale carica. Le nuove Linee guida AgID, appena entrate in vigore, hanno riportato l’attenzione su questa figura e sulle sue caratteristiche. Tuttavia, molto spesso per i non addetti ai lavori non è semplice inquadrare correttamente questa figura e le domande sono molteplici: chi è il Responsabile della conservazione? Cosa fa e quali competenze deve avere? Ecco perché abbiamo pensato di raccogliere alcune di queste domande e di provare a fornire le giuste risposte.
Chi è il Responsabile della conservazione?
La figura del Responsabile della conservazione era prevista nel nostro ordinamento già dalle Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici contenute nel DPCM 3 dicembre 2013 ed è stata riconfermata dalle nuove Linee guida, con pochissimi cambiamenti.
Questo ruolo può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica, mai da una persona giuridica: pertanto, ogni azienda o ente deve individuare una persona da nominare per questo incarico. Le nuove Linee guida, tuttavia, hanno chiarito che per le aziende private è possibile scegliere se conferire l’incarico ad una figura interna all’azienda, oppure ad una figura esterna, come ad esempio un consulente o un professionista del settore. Per le pubbliche amministrazioni, invece, è obbligatorio individuare il Responsabile della conservazione tra i dirigenti o i funzionari dell’ente stesso. Il Responsabile della conservazione deve avere opportune competenze di tipo giuridico, informatico e archivistico.
Nel caso in cui si preferisca individuare una figura all’interno dell’azienda, è bene selezionare una persona che abbia adeguate caratteristiche e un certo grado di potere decisionale all’interno dell’impresa, come ad esempio l’amministratore delegato, il responsabile amministrativo o altra figura di livello analogo. Infatti, come avremo modo di ribadire anche in seguito, il Responsabile della conservazione mantiene sempre la responsabilità legale rispetto ai documenti dell’azienda: perciò, è bene che a questa responsabilità corrispondano idonee competenze e poteri.
Quali sono i suoi compiti?
In sintesi, il Responsabile della conservazione ha come obiettivo e compito principale quello di garantire che i documenti dell’azienda vengano sottoposti ad un adeguato processo di conservazione, tenendo conto della normativa di settore. Innanzitutto, l’attenzione del Responsabile della conservazione deve quindi rivolgersi a quei documenti che l’azienda è tenuta per legge a conservare per un determinato periodo di tempo: in primis, fatture, libri e registri contabili, bilanci, contratti e in generale qualsiasi documento che abbia rilevanza dal punto di vista commerciale, tributario e fiscale per l’impresa.
Inoltre, vi possono essere altri documenti che un’azienda è tenuta a conservare, in relazione alla specifica attività che svolge e al settore di riferimento: pensiamo, ad esempio, a consensi privacy, o ai documenti sanitari nel caso di un’azienda sanitaria, o altro ancora.
Infine, vi possono essere documenti che l’azienda non è tenuta a conservare per legge, ma che può essere utile conservare, in relazione a specifiche finalità di business, per pianificare scelte strategiche future o, perché no, tutelare la propria memoria aziendale e curare la creazione di un vero e proprio archivio aziendale. Moltissime sono, infatti, le aziende che hanno deciso di sfruttare l’asset rappresentato dalla propria memoria e dal proprio archivio d’impresa in attività di marketing volte a far conoscere il marchio e la storia aziendale, attraverso mostre ed eventi appositamente studiati: è il caso, ad esempio, di grandi aziende di moda o del settore automobilistico, che hanno fatto della propria storia un elemento di branding distintivo.
Il Responsabile della conservazione, quindi, dovrebbe tenere presenti tutte queste diverse esigenze, in accordo con le intenzioni dell’azienda, e curare di conseguenza la gestione e la conservazione dei documenti aziendali.
I compiti del Responsabile della conservazione sono dettagliati in modo molto esaustivo dalle Linee guida, al paragrafo 4.5. Tali compiti comprendono, ad esempio, la definizione delle politiche di conservazione e dei requisiti funzionali del sistema di conservazione; le attività di monitoraggio; la generazione e la sottoscrizione del pacchetto di archiviazione; la generazione e la sottoscrizione del rapporto di versamento, nonché del pacchetto di distribuzione; le verifiche di leggibilità; la redazione del manuale di conservazione e molto altro ancora.
La lista è molto dettagliata e, al primo impatto, potrebbe creare una certa agitazione tra le aziende e i relativi responsabili ma, come avremo modo di vedere in seguito, non c’è motivo di allarmarsi, in quanto la maggior parte di questi compiti può essere agevolmente delegata ad un Conservatore specializzato, in grado di supportare le aziende in queste delicate attività.
Un solo Responsabile o tanti responsabili?
Un altro elemento su cui è bene fare un po’ di chiarezza riguarda la seguente domanda: il Responsabile della conservazione è solamente uno, oppure un’azienda può nominare più di un Responsabile, ad esempio assegnando ad ognuno la gestione di una specifica categoria di documenti?
La norma è chiarissima e non lascia spazio ad interpretazioni: il Responsabile della conservazione è solamente uno e mantiene la responsabilità giuridica rispetto a tutti i documenti dell’azienda interessati dalle attività di conservazione. Non è quindi possibile conferire questo incarico contemporaneamente a più di una persona.
Tuttavia, il Responsabile della conservazione può esercitare una serie di deleghe e affidare l’esercizio di alcuni o della maggior parte dei propri compiti ad altre figure.
Nello scenario più comune, la conservazione digitale viene affidata in outsourcing a dei conservatori specializzati; tipicamente, quindi, il Responsabile della conservazione delega l’esercizio della maggior parte delle proprie attività proprio al Conservatore scelto, che si occupa di gestire nella pratica il processo di conservazione. Più nel dettaglio, esiste all’interno dei Conservatori specializzati la figura del Responsabile del servizio di conservazione, che riceve le deleghe necessarie dalle aziende clienti e dai rispettivi Responsabili della conservazione.
Il manuale della conservazione
Di tutti i compiti che spettano al Responsabile della conservazione, l’unico che non può più essere delegato all’esterno è la redazione del manuale della conservazione. Le precedenti Regole tecniche consentivano di affidare anche questa attività ad una persona delegata o al Conservatore prescelto, ma le nuove Linee guida hanno modificato questo aspetto.
Di conseguenza, la redazione del manuale della conservazione resta in capo al Responsabile della conservazione della azienda, che deve curarne anche l’aggiornamento, quando necessario.
Lo scopo del manuale di conservazione è di descrivere in modo puntuale il processo di conservazione e i ruoli coinvolti nelle varie fasi delle attività, descrivendo anche le infrastrutture e le architetture hardware e software utilizzate.
Allo stesso tempo, anche i Conservatori specializzati devono predisporre un proprio manuale della conservazione, che descriva le caratteristiche delle infrastrutture e dei processi attuati.
Perciò, quando il servizio di conservazione digitale viene affidato in outsourcing, è possibile per le aziende avvalersi delle informazioni fornite dal Conservatore, per la redazione del manuale di conservazione. In modo particolare, il Responsabile della conservazione può riportare nel manuale dell’azienda il contenuto del manuale predisposto dal Conservatore, oppure può inserire degli opportuni rimandi.
Inoltre, la maggior parte dei Conservatori offre degli appositi servizi di consulenza, che possono supportare i Responsabili delle aziende clienti e fornire supporto, ove necessario, anche nella redazione del manuale di conservazione.
Il perché del focus sul Responsabile della conservazione
Come abbiamo visto, il legislatore italiano, e in particolare l’Agenzia per l’Italia Digitale, hanno dedicato molta importanza a questa figura, reputandola di importanza centrale e attribuendole una serie di obblighi e di responsabilità ben definiti.
La tutela dei documenti informatici, infatti, è fondamentale per ogni azienda. Per i documenti analogici e cartacei, la conservazione può essere considerata un’attività relativamente semplice: mettere in atto una serie di misure basilari può essere sufficiente per assicurare ai documenti analogici di superare indenni la fase della conservazione, soprattutto quando non si tratta di documenti storici o di carattere pubblico, da conservare per un periodo di tempo potenzialmente infinito, bensì di documenti, come quelli delle aziende privati, che nella maggior parte dei casi possono essere eliminati dopo un periodo di tempo relativamente breve. In questi casi, predisporre idonei locali di deposito e mettere in pratica attività di manutenzione ordinarie, è spesso sufficiente.
Ma i documenti informatici, come ben sappiamo, sono soggetti a molti più rischi e garantirne l’integrità e l’autenticità nel corso del tempo non è un fatto scontato. Di qui la necessità di predisporre una serie di regole e di procedure per mettere al sicuro i documenti informatici e il loro valore legale. La conservazione dei documenti informatici, allora, non è mai un’attività statica, ma presuppone processi strutturati, attività di monitoraggio costanti, verifiche di leggibilità e attività di riversamento che siano in grado di traghettare i documenti informatici e il loro valore attraverso gli anni.
Di qui l’importanza del Responsabile della conservazione, incaricato di presiedere e di coordinare questo complesso procedimento. Ma questo compito viene condiviso anche dai Conservatori che svolgono questa attività da anni e che da sempre si sottopongono a minuziosi controlli e audit per continuare ad erogare servizi di alta qualità e offrire il giusto supporto alle aziende.