L’archivio digitale di un’impresa rappresenta in primis la memoria digitale della stessa, prevalentemente costituita da documenti informatici, di conseguenza è fondamentale che le organizzazioni conservino digitalmente in modo appropriato i documenti al fine di preservare nel tempo la memoria del proprio archivio.
È arrivato il momento per il management di acquisire la consapevolezza di dover costruire in concreto una cultura digitale nelle proprie organizzazioni, al fine di conoscere e governare il proprio archivio in tutto il suo ciclo di vita.
L’archivio informatico di documenti e dati di un’impresa rappresenta sempre più un patrimonio esclusivo e strategico per l’organizzazione e il suo valore non è limitato agli oggetti digitali che lo costituiscono (es. i documenti informatici aziendali), ma riguarda i processi, le relazioni e le modalità adottate per formarli, gestirli e conservarli nel tempo.
La normativa in Italia spinge la corretta formazione, gestione e conservazione
La normativa italiana di riferimento “spinge” affinché le aziende si dotino e facciano sempre più uso di soluzioni di firme elettroniche, di sistemi documentali con funzionalità efficaci di workflow management e di conservazione digitale conformi alla normativa, che possono essere gestiti dall’azienda internamente o fruiti come servizi in modalità cloud “software as a service” (SaaS), mediante service provider specializzati, certificati e qualificati come Doxee.
Le disposizioni della fonte normativa primaria in Italia in materia di digitalizzazione, rappresentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), di cui al D.Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 e successive modificazioni, e dalle relative Linee Guida AgID riguardanti i documenti informatici, le firme elettroniche e i servizi fiduciari, la riproduzione e conservazione dei documenti, le comunicazioni elettroniche e le identità digitale si applicano anche alle imprese private.
Il CAD stabilisce che i libri, le scritture, i documenti di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente codice e secondo le Linee guida AgID.
Ciò è stato ribadito anche dall’art. 2215-bis del Codice Civile, il quale conferma che i libri, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici, costituendo informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
Inoltre, ai sensi dell’art. 43 comma 3 del CAD i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, devono essere conservati con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71 del CAD, ovvero secondo le regole individuate dalle Linee Guida AgID in materia di formazione gestione e conservazione entrate in vigore dal 10 settembre 2020 e con applicazione obbligatoria a partire dal 1 gennaio 2022.
Gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti che costituiscono l’archivio digitale dell’impresa si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle Linee Guida AGID, come prescritto dagli artt. 20 comma 5-bis e 43 comma 1.
La sfida per le imprese è garantire che i documenti informatici, prodotti o ricevuti oggi, possano continuare ad essere letti e utilizzati in un futuro anche lontano, assicurando il loro valore giuridico e la loro corretta collocazione nell’ambito dell’archivio aziendale.
Questo obiettivo si può ottenere solo attraverso l’adozione di sistemi documentali e servizi di conservazione che garantiscano il rispetto delle regole tecniche di cui alle Linee Guida AgID e assicurino requisiti di sicurezza e riservatezza elevati.
Ma cos’è un archivio digitale?
L’archivio informatico di un’organizzazione privata, come un’impresa, è costituito dal complesso organico e dalle relazioni dei documenti prodotti o ricevuti dall’organizzazione nel corso della sua attività.
Lo storico Jacques Le Goff ha definito il documento come “una cosa che resta”, cioè è prodotta proprio per essere conservata nel tempo e resa disponibile a chi ha interesse a conoscere l’atto o il fatto rappresentato nel documento.
Garantire ai documenti i requisiti di integrità, immodificabilità, autenticità, collocazione temporale, reperibilità e preservazione nel tempo sono gli obiettivi principali che un’impresa deve saper programmare per gestire correttamente il proprio archivio informatico.
Lo prevede lo stesso Codice dell’Amministrazione Digitale indicando all’art. 44 comma 1-ter che “in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee Guida AgID.
Un sistema documentario affidabile nel tempo richiede all’azienda:
- organizzazione e controllo delle responsabilità per la produzione, tenuta e conservazione dei documenti dell’azienda;
- adozione di procedure e strumenti che identifichino in modo certo nel tempo e nello spazio i documenti informatici conservati, assicurando la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i metadati associati ai documenti;
- selezione e affidamento a fornitori specializzati nella gestione e conservazione dell’archivio digitale, che garantisco i livelli più elevati in termini di sicurezza, qualità e affidabilità.
Realizzare la conservazione significa organizzare un archivio digitale con valore legale, gestito da un sistema informatico e supportato da un modello organizzativo, da procedure, ruoli, compiti e attività, descritti nel manuale di conservazione.
La digitalizzazione è possibile in tutti i settori aziendali
La normativa di riferimento sulla digitalizzazione non pone più limiti da tempo alla corretta procedura di digitalizzazione in diversi settori aziendali, potendo in questo modo alimentare l’archivio digitale dell’azienda con una quantità sempre maggiore di documenti e dati digitali di natura trasversale posti in conservazione. Di seguito vengono riportati alcuni settori ed esempi pratici di tipologie di documenti aziendali:
- Documentazione con rilevanza tributaria: fatture e note attive e passive, documenti di trasporto attivi e passivi, ordini NSO, libri e registri contabili, scritture ausiliare, bilancio, dichiarazioni, certificazioni CU, F24, Comunicazioni fiscali, libri sociali, note spese e giustificativi di spesa, fatture timbrate per agevolazioni fiscali, etc.
- Documentazione civilistica: modulistica, avvisi di pagamento, lettere, inviti, comunicazioni, solleciti, ordini d’acquisto, contratti, estratti conto, corrispondenza, ricevute e messaggi mail e PEC, log o registrazioni informatiche, documentazione tecnica, attestazioni di conformità, documentazione del processo di qualità, consensi privacy, documentazione della produzione, etc.
- Documentazione in materia del lavoro: Libro Unico del Lavoro (LUL), contratti di assunzione e gestione del rapporto lavorativo, lettere di incarico, comunicazioni e dichiarazioni previdenziali e fiscali, etc.
- Documentazione bancaria: contabili (distinte di versamento e prelievo), contratti, documenti del credito garantito, documenti per la gestione del trading e dell’investimento, giornale di cassa, ordinativi informatici locali, assegni dematerializzati, documenti adeguata verifica, etc.
- Documentazione assicurativa: polizze assicurative ed altri documenti di supporto, registri assicurativi ramo vita e ramo danni diversi, etc.
- Documentazione doganale: documentazione relativa all’importazione, all’esportazione, al transito merci, bolle doganali, e-DAS, etc.
- Documentazione clinica: referti di laboratorio di analisi, referti e immagini di diagnostica radiologica e medicina nucleare, Referti Ambulatoriali, Lettere di Dimissione, Cartelle cliniche elettroniche, FSE, ricetta elettronica, dossier sanitario, etc.
- Altra documentazione di altri settori.
Benefici in tutto il ciclo di vita di un archivio informatico
La gestione di un archivio digitale porta benefici davvero rilevanti nel medio-lungo termine se è basata sui principi di automatizzazione e semplificazione dei flussi documentali dell’organizzazione in tutto il loro ciclo di vita, secondo un percorso volto al raggiungimento di livelli di maggior efficienza, efficacia, trasparenza e compliance.
Riuscire ad ottimizzare in chiave di processo digitale le fasi di ricezione dei documenti, di produzione e sottoscrizione, di condivisione dei dati e documenti, di archiviazione, di conservazione e di distruzione dei documenti al termine del ciclo di vita stesso, significa generare rilevanti ottimizzazioni nei processi interni e di relazione con l’esterno dell’azienda.
Avere un approccio integrato nell’adozione di software e servizi che colloquiano applicativamente con il sistema di archiviazione documentale e con il servizio di conservazione digitale a norma dando valore ai dati scambiati ed elaborati, permette all’impresa di ridurre i tempi e quindi i costi di gestione operativa dei flussi documentali, di essere più semplice e ottenere una drastica riduzione di errori umani, di eliminare la dispersione dei documenti, di migliorare i processi approvativi, di monitoraggio e controllo, di incrementare la sicurezza e la trasparenza e contribuire ad un modello di sostenibilità ambientale.
Pertanto, la digitalizzazione dei vari processi aziendali permette di produrre e/o detenere tanti documenti informatici di svariata natura che vanno ad alimentare l’archivio digitale dell’impresa.
Formati e metadati dei documenti in un archivio digitale
Per conservare la memoria digitale di un’azienda occorre dunque avere attenzione non soltanto agli oggetti digitali (es. documenti informatici), intesi come sequenze di bit, e ai loro requisiti di validità di natura giuridica, ma adottare formati elettronici idonei conformi all’Allegato 2 delle Linee Guida AgID e garantire la valorizzazione dell’insieme dei metadati necessari all’indicizzazione dei documenti, da valorizzare per rendere evidenti le caratteristiche documentali e il vincolo archivistico rappresentato dall’insieme delle relazioni logiche e formali che esistono tra i documenti di un archivio, in linea con l’Allegato 5 delle Linee Guida AgID.
I metadati altro non sono che un insieme di dati (informazioni) associati ad un oggetto digitale come un documento informatico per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione.
Le funzioni dei metadati per la conservazione degli archivi vanno dall’identificazione permanente degli oggetti e delle loro relazioni, alla memorizzazione dei meccanismi tecnici e procedurali di formazione, tenuta e conservazione, ai privilegi di accesso, alle logiche di selezione, alla descrizione del contesto di produzione e di successiva custodia e conservazione.
La documentazione da destinare alla conservazione, quindi, deve essere descritta in termini di:
- natura della documentazione (es. tipologia, classe);
- formato utilizzato;
- elenco e descrizione dei metadati;
- periodo di conservazione;
- tutte le informazioni ritenute utili per la conservazione.
Nell’era della società digitale, la dimensione dei volumi di documenti informatici delle aziende italiane è in continua crescita esponenziale, ciò richiede una conservazione costruita a regola d’arte per rendere disponibile nel tempo il patrimonio informativo mediante una metadatazione adeguata, che significa nel tempo eliminare il rischio di incontrare criticità nella reperibilità, nell’accesso e nell’esibizione dei documenti, nonostante questi siano stati dematerializzati e archiviati digitalmente.
L’importanza di affidarsi ad un fornitore certificato e qualificato AgI
La gestione della conservazione dell’archivio può essere esternalizzata dall’impresa a dei soggetti specializzati, cosiddetti Conservatori, mediante affidamento contrattuale delle attività di conservazione dei documenti informatici e la nomina a Responsabile del Trattamento dei dati.
Nello specifico, grande rilevanza hanno le regole e le procedure che si applicano, la professionalità delle persone addette e la qualità, in particolare in termini di robustezza, sicurezza ed affidabilità delle tecnologie applicate, pertanto la scelta di affidare la memoria digitale del proprio archivio ad un fornitore certificato e qualificato risulta essere essenziale.
I Conservatori qualificati AgID possiedono i più elevati requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione individuati, in conformità con la disciplina europea, dalle Linee guida relativa alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Le aziende private non sono obbligate ad esternalizzare per forza a dei Conservatori qualificati ma l’affidamento a fornitori qualificati dall’Agenzia per l’Italia Digitale, come Doxee, è fortemente raccomandato per ridurre la responsabilità del culpa in eligendo e del culpa in vigilando in capo al Responsabile della Conservazione dell’azienda stessa.
A tal riguardo, con Determinazione N. 455 del 25 giugno 2021 l’AgID ha emanato il nuovo Regolamento che definisce i criteri per la fornitura del servizio di conservazione dei documenti informatici, fissando in appositi allegati i requisiti generali nonché i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione per la fornitura del servizio di conservazione, con l’istituzione di uno specifico Marketplace per i servizi qualificati di conservazione.