La tenuta e conservazione dei libri contabili nella modalità informatica è un processo che può essere attuato dalle imprese in modo concreto già dal 2004 e si può affermare, senza ombra di dubbio, che dopo parecchi anni la normativa sia diventata matura e chiara, stabilendo la procedura da seguire per la digitalizzazione dei libri contabili in tutto il loro ciclo di vita. Scegliere la modalità elettronica per la conservazione dei libri contabili consente di ottenere significativi benefici in termini di efficienza e digitalizzazione dei processi: vediamo quali e come fare.
Normativa di riferimento da applicare
La valenza fiscale e civilistica del documento informatico e della sua tenuta e conservazione in modalità informatica è legittimata e coordinata da una norma primaria, costituita fondamentalmente dal Codice Civile, dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD – Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 s.m.i.) e dal Regolamento UE in materia di protezione dei dati personali “GDPR”. Inoltre, non bisogna dimenticare le norme di riferimento speciali e settoriali dell’ambito tributario, quali il Decreto Ministeriale 17 giugno 2014, chiarite da risoluzioni e risposte ad interpelli dell’Agenzia delle Entrate.
Vi è poi una regolamentazione tecnica, costituita dalle regole tecniche attuative del CAD, le cosiddette Linee Guida AgID, che regolamenta la formazione gestione e conservazione dei documenti informatici e che bisogna rispettare. Del resto, il CAD stabilisce che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono conformi alle Linee guida.
Ma quali sono i benefici della digitalizzazione?
Diverse aziende hanno già adottato la tenuta e conservazione dei libri contabili informatici in quanto garantiscono molti benefici, di seguito individuati:
- riduzione di costi e tempi di trattamento del cartaceo, dal consumo di carta e toner di stampanti e fotocopiatrici alla gestione dell’archivio cartaceo;
- snellimento ed ottimizzazione dei processi operativi delle imprese con automatizzazione, semplificazione e riduzione degli errori umani di gestione del cartaceo, con riduzione del rischio di perdita del patrimonio documentale;
- autenticità dell’origine e integrità dei libri contabili, garantendo il mantenimento della certezza fiscale e contabile per tutto il periodo di conservazione previsto;
- ottimizzazione della disponibilità da remoto, reperibilità, estrazione ed esibizione dei documenti sia all’autorità competenti che agli organi di revisione;
- maggiore sicurezza, trasparenza, affidabilità e accesso condiviso ai libri contabili per tutto il periodo di conservazione;
- associazione di data certa elettronica ai libri contabili sottoposti al processo di conservazione, con l’apposizione della marca temporale sull’indice del pacchetto di archiviazione;
- adozione da parte dell’impresa di processi basati sulla sostenibilità ambientale grazie alla digitalizzazione dei documenti;
- possibile delega dei compiti in capo al Responsabile della Conservazione dell’azienda ed esternalizzazione delle attività e del processo di conservazione ad un Conservatore specializzato.
Fasi di tenuta e conservazione, due momenti distinti
L’Agenzia delle Entrate attraverso la rilevante Risposta n. 236 del 9 aprile 2021 ha fornito un importante chiarimento in merito alla tenuta e conservazione dei libri e registri, chiarendo che è obbligatorio ottemperare alle disposizioni del CAD e quindi è obbligatorio garantire il rispetto della conservazione digitale entro tre mesi dal termine di invio telematico della dichiarazione annuale dei redditi.
Il chiarimento dell’Agenzia si è reso necessario per spiegare che i concetti e gli adempimenti di tenuta e conservazione restano distinti, seppur posti in continuità, anche alla luce delle recenti modifiche all’art. 7, comma 4-quater, del D.L. n. 357/1994 introdotte dall’art. 12-octies del D.L. n. 34/2019, che ha esteso a tutti i libri e registri contabili la validità della tenuta su sistemi elettronici o meccanografici senza obbligo di stampa, già applicabile ai registri IVA:
«[…] la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza».
Le modifiche sulla tenuta del libro giornale, del libro degli inventari, delle scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, delle scritture ausiliarie di magazzino e del registro dei beni ammortizzabili non hanno modificato le norme in tema di conservazione, con specifico riferimento ai documenti informatici fiscalmente rilevanti, disciplinate dal D.M. 17 giugno 2021.
La conclusione dell’Agenzia delle entrate nel suo parere
L’Agenzia nel suo parere, riportato nella Risposta n. 236/2021, chiarisce che se i libri e registri sono tenuti in formato elettronico, ai fini della loro regolarità:
- non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
- entro la scadenza indicata (terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione digitale a norma nel rispetto del citato D.M. 17 giugno 2014, del CAD di cui al Lgs. n. 82/2005 e dei relativi provvedimenti attuativi, laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero vanno materializzati (stampati su carta) qualora in caso contrario il contribuente desideri adottare una conservazione tradizionale cartacea.
Esternalizzare il processo di conservazione
Abbiamo detto che la normativa permette di affidare in esterno le attività di conservazione digitale dei libri contabili ad un Conservatore, certificato e specializzato, che garantisce sicurezza, affidabilità e qualità nell’erogazione dell’attività di conservazione. Inoltre, il Responsabile della conservazione dell’azienda Titolare può delegare tutto o parte dei compiti al Conservatore e al suo Responsabile del servizio di conservazione, anche se la responsabilità giuridica rimane in capo al Titolare dei documenti e al suo Responsabile della Conservazione. Nell’atto di delega si devono indicare i riferimenti e tutti i compiti previsti dalle Linee Guida AgID che vengono delegati al Conservatore scelto e al suo Responsabile del Servizio di conservazione, ad eccezione della predisposizione ed aggiornamento del manuale della conservazione del Titolare che rimane un compito non delegabile.
L’obiettivo di un servizio di conservazione specializzato è quello di preservare i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità e leggibilità associati ai libri contabili informatici dalla fase di tenuta a quella di conservazione e di garantire l’accesso, la reperibilità e l’esibizione dei documenti per tutto il periodo di conservazione.
Ma come funziona il processo operativo di tenuta e conservazione?
Operativamente è facile: la tenuta informatica dei libri contabili avviene nel software di contabilità. Poi si deve prevedere un automatismo che dal gestionale software dell’azienda produce i file libri contabili in un formato idoneo (ad esempio PDF/A o PDF) suddivisi per anno o per mese, a seconda della dimensione e della natura della tipologia di libro contabile, e con la generazione di un file indice che riporta i metadati chiavi di ricerca. Poi, la procedura prevede il trasferimento telematico dai sistemi dell’azienda al servizio di conservazione a norma erogato dal Conservatore outsourcer. Il trasferimento o versamento dei file da conservare avviene attraverso colloquio applicativo sicuro direttamente con un connettore che collega il gestionale contabile al servizio di conservazione.
Per completare la tenuta informatica, ad esempio sul libro giornale, si raccomanda l’apposizione di una firma digitale da parte dell’imprenditore o di un suo delegato ai sensi dell’art. 2215-bis del Codice Civile; questa firma digitale con procedura automatica può, ad esempio, essere apposta anche in delega dai sistemi del Conservatore con un certificato di firma digitale di un rappresentante dell’azienda, in modalità rapida e trasparente, prima di procedere con il processo operativo di conservazione digitale a norma. Nel caso di libro inventario la predetta firma digitale deve essere apposta per forza del legale rappresentante, in ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 2217 del Cod. Civ.
Il processo operativo di conservazione è gestito completamente dal Conservatore e prevede la generazione entro il termine di legge (entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) dell’indice di conservazione secondo lo standard di interoperabilità UNI SInCRO 11386:2020, sui cui viene apposta la firma digitale del Responsabile del Servizio di Conservazione e una marca temporale (datacertazione).
Per tutto il periodo decennale di conservazione (art. 2220 del Cod. Civ.) i documenti conservati e l’indice della conservazione saranno resi disponibili, ricercabili e consultabili anche ai fini dell’esibizione.
Come si assolve l’imposta di bollo
Ricordiamo anche che il libro giornale e il libro inventario sono assoggettati all’imposta di bollo. Al fine di adottare una corretta modalità di assolvimento dell’imposta di bollo per la tenuta del libro giornale e del libro inventari occorre distinguere se i predetti libri contabili siano tenuti con sistemi meccanografici e materializzati su supporto cartaceo ai fini della loro conservazione, ovvero in alternativa siano tenuti e conservati in modalità informatica secondo le Linee Guida AgID. In caso di tenuta e conservazione informatica per l’assolvimento dell’imposta si devono applicare le disposizioni di cui all’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014.
L’imposta di bollo va corrisposta nella misura di euro 16,00 che diventano euro 32,00 per imprenditori commerciali individuali, società di persone, cooperative, mutue assicuratrici, consorzi, enti e associazioni, ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse (ove per registrazione si intende il singolo accadimento contabile), entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio fiscale e con modalità esclusivamente telematica, vale a dire mediante modello di pagamento F24 con il codice tributo “2501” denominato «Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014».
La risoluzione n. n. 161/E del 9 luglio 2007 ha chiarito che per il libro giornale il singolo evento contabile è rappresentato da ogni operazione economica, rilevata in partita doppia, a prescindere dal numero di righe di dettaglio. Per il libro inventari, invece, per singolo accadimento contabile si intende la registrazione relativa ad ogni singolo cespite nonché la registrazione della nota integrativa.
Le disposizioni sulla corretta esibizione
Per quanto concerne, l’esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari, il comma 2 dell’art. 5 del citato D.M. prevede che in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico sia reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del Decreto Iva.
Il paragrafo 4.9 delle Linee Guida AGID recante “Modalità di esibizione” stabilisce che, fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, agli oggetti digitali conservati, attraverso la produzione di pacchetti di distribuzione secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.
È possibile il recupero del pregresso?
Sì, il recupero del pregresso di documenti relativi ad esercizi fiscali precedenti è assolutamente previsto dalle disposizioni di cui all’art. 4 del D.M. 17 giugno 2014. Per recupero del pregresso si intende il processo di dematerializzazione dei documenti di natura fiscale relativi ad esercizi fiscali pregressi per cui è già scaduto il termine di conservazione relativo a quell’esercizio fiscale e per cui si ritiene ci sia stata una conservazione tradizionale cartacea. Per dematerializzare il pregresso, nella maggior parte dei casi è possibile generare copie informatiche di originali analogici estraendo semplicemente dal proprio software gestionale di contabilità le copie informatiche in PDF/A o PDF, fedeli e veritiere, dei documenti libri contabili riferiti a periodi pregressi, senza dover passare per il processo costoso e laborioso dello scansionamento massivo.
La scansione non si può evitare laddove sul documento originale cartaceo sono presenti bolli o timbrature che obbligano il contribuente a produrre una copia per immagine fedele e veritiera mediante scansione. Sia sulle copie informatiche che sulle copie per immagine la generazione va completata con l’apposizione della firma digitale sul singolo file copia, che può avvenire anche attraverso un processo di firma automatica massiva delegato al Conservatore. Per le tempistiche di esecuzione del recupero del pregresso si consiglia di eseguirlo per periodi d’imposta, in maniera ordinata, ai fini di facilitare una corretta esibizione in caso di richiesta da parte degli organi preposti al controllo; nella dematerializzazione del pregresso non vi è una scadenza legislativa ma non si può distruggere l’originale cartaceo se non è stata completata la conservazione sostitutiva.
Conclusioni
In conclusione, la procedura di completa digitalizzazione nelle fasi di tenuta e conservazione dei libri contabili è un processo operativo collaudato, già abbastanza diffuso nelle aziende italiane e molto apprezzato dalle autorità competenti (amministrazione finanziari, autorità giudiziaria, organi di controllo, etc.).
Articolo redatto da Fabrizio Lupone, esperto nazionale in materia di digitalizzazione a norma dei processi aziendali