Digital Transformation: un’espressione che si sente ripetere ovunque, nei più diversi ambiti e nei contesti più disparati; ma che spesso – purtroppo – risulta quasi uno slogan svuotato di significato operativo.
Al contrario, qualsiasi azienda è e dev’essere il regno dell’operatività. Dunque, la rivoluzione digitale deve sempre tradursi in miglioramento concreto dei processi, in semplificazione, in risparmi, in moltiplicazione delle opportunità, in un vero cambiamento di mentalità che circola all’interno della company, a tutti i suoi livelli.
Per dirla in altro modo: la “trasformazione digitale” deve diventare “maturità digitale”. E un gradino basilare, molto concreto e irrinunciabile di questa maturità è costituito dai sistemi di Digital Transaction Management (DTM).
Il DTM è una categoria molto variegata di servizi costruiti per gestire in maniera digitale, e in cloud computing, le transazioni basate sui documenti.
Dalle transazioni elettroniche al trasferimento di documenti (all’interno o all’esterno della company); dalle certificazioni, alle autenticazioni, all’archiviazione dematerializzata; dalla firma elettronica, agli aspetti legali della “non-ripudiabilità”, al co-browsing tra company e cliente…e molto altro ancora. Il campo è davvero vasto, come s’intuisce.
Se ci si pone la domanda “in concreto, quali sono i vantaggi del digital transaction management e quali documenti posso digitalizzare grazie alle soluzioni DTM?”, la risposta è molto diretta: “potenzialmente tutti”.
In questo articolo, però, abbiamo deciso di isolare 3 versanti specifici, che ci paiono centrali per il funzionamento quotidiano di una company e per i suoi flussi operativi, e che coprono un campo d’azione il più possibile ampio. Ci riferiamo all’archiviazione documentale; all’autenticazione e alla firma elettronica; infine, a tutto quello che riguarda i flussi documentali interni in capo ai reparti di HR.
Diciamolo subito: tre versanti decisivi e che hanno molti punti di sovrapposizione e integrazione (integrazione: bisogna sempre tenere presente questa parola chiave quando si parla di digitalizzazione!). Prima di sviscerare questi tre punti, però, è bene passare in rapida rassegna i vantaggi del Digital Transaction Management e le sue opportunità.
I vantaggi del Digital Transaction Management
I vantaggi del Digital Transaction Management le opportunità derivanti dalla sua più ampia implementazione sono davvero numerosi. Ma proviamo comunque a raccoglierli intorno ad alcuni punti principali:
1) Risparmi economici: perché vengono abbattuti i costi di stampa, di invio, di archiviazione e di certificazione (e relativo personale impiegato).
2) Risparmi di tempo: un aspetto intuitivo, quando si parla di passaggio dall’analogico al digitale. Basti pensare alla differenza, ad esempio, tra inviare e firmare un contratto via posta; e farlo invece in modalità digitale, da remoto. Attenzione: i risparmi di tempo non sono solo sul fronte della company e dei suoi collaboratori; ma anche su quello del cliente e questo è fondamentale per ciò che riguarda la reputazione, la Customer Experience, la fidelizzazione.
3) Incremento della sicurezza: con il DTM si abbattono i rischi relativi alla conservazione dei documenti fisici, quelli relativi allo smarrimento o al danneggiamento durante i trasferimenti, i rischi di manipolazioni, quelli di fughe o perdite di dati in generale. Tutto resta sempre perfettamente tracciabile, recuperabile, verificabile, in maniera rapida e intuitiva. Naturalmente, questo è vero quando l’infrastruttura è basata sul Cloud.
4) Flessibilità e scalabilità: due caratteristiche che derivano direttamente dall’architettura in Cloud Computing su cui sono sempre costruiti i sistemi DTM. E che sono irrinunciabili per vincere le sfide dell’ecosistema odierno, così fluido e accelerato, in cui è fondamentale che non si creano degli intoppi e dei colli di bottiglia.
5) Integrabilità con i sistemi di CRM e CCM: questo è un punto assolutamente centrale. Un’azienda paperless è un’azienda più efficiente, che riduce gli sprechi, che ottimizza i costi, che accelera e rende più smart i propri processi interni. Ma, soprattutto, è un’azienda capace di offrire ai propri clienti la migliore Customer Experience.
Quanto sono importanti le soluzioni DTM in questo senso? Ce lo dicono i risultati di una ricerca commissionata di Forrester:
- il 32% delle persone che ha abbandonato la chiusura di contratti, accordi e transazioni, l’ha fatto perché scoraggiato da procedure cartacee e manuali (fonte: docusign.co.uk).
Chiudiamo il paragrafo con un altro dato che, da solo racconta l’importanza sempre maggiore dei sistemi DTM in tutti gli ecosistemi produttivi:
- nel 2021 il mercato globale del Digital Transaction Management era valutato 8,04 miliardi di dollari. Secondo le stime crescerà dal 2022 al 2030 con un tasso medio annuo (CAGR) del 25,5% (fonte: grandviewresearch.com).
E ora, come promesso, eccoci ad affrontare i tre versanti già citati, partendo dal tema dell’archiviazione documentale.
1. Archiviazione documentale dematerializzata
Il punto di partenza per un’azienda paperless non può che essere un sistema di archiviazione digitale. Senza questo fondamento, il resto dell’architettura non può stare in piedi. Attenzione, però: dematerializzazione è un concetto che va oltre quello di semplice digitalizzazione documentale.
Tramite i processi di dematerializzazione, infatti, è possibile eliminare completamente i documenti cartacei, in quanto gli omologhi digitali assumono un valore giuridico e probatorio completo. Dunque: stiamo parlando di una differenza con un valore giuridico delicato e molto importante. Quali sono i vantaggi del documento dematerializzato rispetto a quello analogico? Moltissimi.
Di nuovo è una questione di efficienza e di risparmi di tempo e denaro. C’è poi un aspetto importante relativo alla semplicità di ricerca, non solo relativa al documento intero, ma anche a parti di esso (sempre che il processo di passaggio al documento dematerializzato sia stato condotto al meglio). Si pensi poi a tutto quel che riguarda la condivisione, immediata, multi-channel, trasparente.
Insomma, tutta una serie di vantaggi molto evidenti e intuibili. Però noi vogliamo puntare l’attenzione su un aspetto meno immediato, ma che forse è quello più decisivo.
Un archivio dematerializzato si trasforma in una miniera di dati di inestimabile valore. Dati che – come spesso si dice – sono il vero patrimonio di una company contemporanea. Qui, infatti, restano conservati e sempre facilmente reperibili informazioni sul funzionamento dei processi interni e, soprattutto, sui rapporti con fornitori e clienti.
Avere queste informazioni, saperle interpretare in maniera automatica e intelligente, e prendere decisioni a partire da questa conoscenza è il segreto per incrementare l’efficienza e migliorare continuamente i rapporti con i propri clienti.
2. Le autenticazioni e la firma digitale
L’identificazione e le autenticazioni sono il prerequisito per tutto ciò che riguarda la gestione dei documenti digitali.
Qui entrano in gioco con grande importanza la sicurezza, il rispetto delle regolamentazioni in vigore e tutto ciò che riguarda la compliance, in generale.
Ed ecco che emerge l’importanza di affidarsi ad aziende specializzate, per la gestione di questi versanti, in modo da abbattere ogni tipo di rischio, ottimizzando, contemporaneamente, l’efficienza dei sistemi messi in campo. Ma stringiamo il cerchio intorno a uno degli strumenti più diffusi e irrinunciabili: la firma elettronica.
È il codice dell’Amministrazione Digitale a disciplinare le diverse tipologie di firme elettroniche, che sono le seguenti:
- la Firma Elettronica Semplice, con l’acronimo FES;
- la Firma Elettronica Avanzata (FEA) secondo le regole tecniche in materia di cui al Titolo V artt. 55-61 del DPCM 22 febbraio 2013;
- la firma con l’identità digitale certa SPID secondo le Linee Guida AgID in materia;
- la firma digitale o firma elettronica qualificata;
- la firma autenticata in presenza da un notaio o pubblico ufficiale ai sensi dell’art. 25 del CAD.
Non vogliamo perderci in eccessi di tecnicismo. C’è però un aspetto che teniamo a sottolineare: se ci si appoggia a prodotti di firma elettronica come quello offerto da Doxee, uno dei vantaggi più evidenti è la possibilità di integrazione con altre soluzioni di Digital Transaction Management.
Il prodotto Firma elettronica, infatti, è facilmente integrabile con altri prodotti come la fatturazione elettronica, la conservazione digitale a norma, ma anche con i sistemi di CRM e CCM.
Insomma, non si tratta solo del rispetto degli adempimenti legali; ma di costruire un processo di digital onboarding completo, che coniuga il rispetto della compliance normativa a una customer e user experience di alto livello.
3. I processi interni e i reparti di HR
Eccoci all’ultimo versante relativo alle soluzioni di Digital Transaction Management che ci pare fondamentale isolare. Dopo l’archiviazione dematerializzata e ciò che riguarda l’autenticazione e la firma digitale, ci vogliamo soffermare sui flussi documentali interni alla company.
In questo campo, l’obiettivo primario per una company efficiente e contemporanea è quello di non materializzare più su carta i contratti di lavoro, in tutte le loro differenti e molteplici forme: dall’assunzione, alla gestione del rapporto, fino alla sua cessazione.
Ma non solo: c’è poi tutto il versante burocratico che riguarda le richieste di ferie, i permessi, gli infortuni, le malattie, i rimborsi spese, e via così.
Si comprende che stiamo parlando di una materia molto articolata e delicata, dentro cui si annidano rischi, anche penali, imprevisti, ma anche – potenzialmente – enormi perdite di tempo. Fortunatamente, una gestione dematerializzata e professionale di questi flussi interni mitiga fortemente questi rischi; e, in contemporanea, abbatte drasticamente gli sprechi di tempo.
Un documento dematerializzato deve, però, garantire certi requisiti imprescindibili:
- Deve permettere l’individuazione certa della provenienza e della paternità del documento stesso.
- Deve garantire l’immodificabilità e l’integrità.
- Deve collegare attraverso una procedura informatica in modo univoco una specifica manifestazione di volontà in relazione a un documento al soggetto che ha espresso tale volontà (denominato firmatario o titolare di firma).
- Deve consentire l’adesione del firmatario al contenuto del documento a cui la sottoscrizione è associata (ed ecco che torna di nuovo lo strumento imprescindibile della firma elettronica).
Insomma: obblighi, regolamentazioni, procedure delicate da seguire con molta attenzione, per non incappare in problemi di varia gravità e natura. Le soluzioni di Digital Transaction Management aiutano a gestire tutto ciò nella maniera più sicura, agile e trasparente.
Ma – sottolineiamolo nuovamente – insieme a tutti questi obblighi arrivano anche le opportunità da cogliere, in termini di risparmio (di tempo e denaro), di incremento dell’efficienza, del miglioramento dei rapporti della company con dipendenti, collaboratori, clienti.
Su questo doppio binario sono costruiti i prodotti della linea Paperless Experience di Doxee, che rispondono alle esigenze di dematerializzazione dei processi in materia fiscale e documentale connessi alla compliance italiana ed europea e che sono i migliori alleati per portare la vostra company alla piena maturità digitale.
