Il Cloud Computing nella Pubblica Amministrazione

Articolo aggiornato all’11/08/2022

Cloud computing nella Pubblica Amministrazione, qual è il suo ruolo? La Digital Transformation è la realtà del mondo in cui viviamo. Ha avuto un impatto enorme e senza precedenti sulle vite di tutti noi, come singoli, sui mercati, sui sistemi produttivi, sui processi aziendali di tutti i comparti industriali, sulla società nel suo insieme. E – naturalmente – anche sulle dinamiche della Pubblica Amministrazione.

Questo settore, per definizione, tende ad essere meno reattivo, appesantito da eccessi di burocrazia e lentezze imputabili alle sue enormi dimensioni, ma anche alla delicatezza e complessità di alcuni suoi versanti (si pensi al tema della privacy, giusto per fare un esempio; o alla complessità di convertire digitalmente interi processi che coinvolgono una gran quantità di attori diversi). Eppure, qualcosa di decisivo si è messo in moto; e non può più essere arrestato. In particolare, il documento da tenere presente come base è il cosiddetto CAD (Codice Amministrativo Digitale) promulgato in una sua prima versione con il Decreto legislativo n.82 del 7 marzo 2005.

Con l’entrata in vigore del CAD, tutti i documenti aventi rilevanza giuridica possono essere prodotti anche su supporti informatici. Che è anche la soluzione che il legislatore caldeggia, per via degli innumerevoli vantaggi in termini di risparmi economici, ma non solo. Attenzione: per tutto quello che riguarda la Pubblica Amministrazione non si parla di semplice digitalizzazione documentale ma, più propriamente, di dematerializzazione. Nel paragrafo seguente metteremo brevemente a fuoco le differenze tra questi due concetti.

Ma fin da subito è bene sottolineare questo: digitalizzazione e dematerializzazione nella PA sono pressoché impensabili senza un’efficiente struttura di Cloud Computing sottostante.

Dematerializzazione: un concetto fondamentale per la PA

Lo anticipavamo poco sopra: digitalizzazione e dematerializzazione sono due concetti differenti, con due significati diversi, soprattutto sul piano giuridico e operativo. Se con digitalizzazione s’intende, come in tutti gli altri settori, la piena informatizzazione dei processi, la “dematerializzazione” si spinge oltre. È, infatti, solo la dematerializzazione che rende possibile eliminare completamente i documenti cartacei, in quanto gli omologhi digitali assumono un valore giuridico e probatorio completo. 

Da un lato si tratta di un obbligo, sempre più stringente (si pensi, a titolo esemplificativo, al grande e attuale tema della fatturazione elettronica); ma, dall’altro, questa svolta epocale va vista come una grande opportunità, dietro cui si celano grandi vantaggi diretti e indiretti, a breve termine ma anche a medio lungo termine. Diciamolo molto chiaramente: la strada è ancora lunga. 

Secondo il recente rapporto Anitec-Assinform “Il mercato digitale in Italia” (2022), la digitalizzazione della pubblica amministrazione ha avuto un ruolo determinante nella crescita del mercato sia per l’incremento della spesa (che è stata del 9,4% nella PA centrale, del 9% nella locale e del 9,6% nella sanità) sia per l’introduzione di servizi per cittadini e imprese accessibili unicamente in modalità digitale e per l’estensione a target più ampi di normative (come Spid e fatturazione elettronica), che rendono obbligatorio l’uso del digitale e che hanno indotto molte imprese e cittadini a digitalizzarsi. Le previsioni al 2025 vedono una crescita di mercato pari a 700 milioni di euro per arrivare a un valore di 91 miliardi di euro nel 2025.

Luci e ombre, insomma; e un quadro ancora pieno di contraddizioni. Ma la macchina, appunto, si è messa in moto; questa è una certezza. Un processo virtuoso e irreversibile, innescato da compagnie come Doxee (su cui torneremo in conclusione di questo articolo), che hanno messo l’innovazione continua al centro del proprio business, al servizio di diversi comparti produttivi. Compagnie che sono, in tutti i migliori casi, cloud-based.

Il Cloud Computing come priorità per l’Agenda Digitale nella Pubblica Amministrazione

“La straordinaria portata innovativa del Cloud Computing ha completamente scardinato le modalità di approccio alle architetture IT, rendendo ineludibile, anche per le PA, un percorso conseguente per la trasformazione delle proprie infrastrutture”.

Ecco i principali vantaggi del passaggio al cloud, riuniti in 8 punti decisivi:

1. Innanzitutto, la riduzione degli investimenti economici in hardware, software e supporto IT (per l’acquisto, la gestione, la manutenzione). Con il cloud questi elementi vengono gestiti in outsourcing da infrastrutture, piattaforme o servizi in modalità laaS (Infrastructure as a Service) o SaaS (Software as a Service).
2. La possibilità, offerta alle Pubbliche Amminstrazioni, di condividere le infrastrutture IT spostando gli investimenti verso lo sviluppo di nuovi servizi. 
3. Flessibilità, scalabilità e resilienza delle risorse IT.
4. Aumento esponenziale delle prestazioni di calcolo del software. 
5. Gestione ottimizzata (centrale e locale) delle infrastrutture IT attraverso la virtualizzazione dei sistemi (è il cosiddetto paradigma DaaS, Desktop as a Service, che permette, appunto, di distribuire desktop virtuali su qualsiasi device e da qualsiasi luogo).
6. Gestione delle risorse ridondanti per aumentare la disponibilità e la velocità dei sistemi (una gestione resa ancor più efficiente e performante, aggiungiamo noi, se si adottano soluzioni di Hybrid Cloud).
7. Accesso unificato a tutti i database attraverso IAM (“Identity and Access Management”, ovvero un sistema per la gestione delle credenziali) con profilazione dei permessi utente. Si tratta di un aspetto relativo alla sicurezza, che nei sistemi di Cloud Computing è un versante assolutamente centrale.
8. Riduzione dei consumi e dei costi d’energia (un aspetto sempre più sensibile, anche in relazione alle politiche di green economy in costante ascesa, non solo mediatica). 

È inevitabile, dopo tutto quello che abbiamo appuntato sopra, che dalla teoria si sia già passati alla pratica, anche in Italia. Si tratta di un passaggio assai recente. Come previsto dal “Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2017-2019”, il principio del “cloud first” è, infatti, diventato concreto e reale. In particolare, dal primo aprile 2019 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad adottare il paradigma cloud (soprattutto per la soluzioni Software as a Service) in maniera prioritaria rispetto a qualsiasi altro tipo di opzione tecnologica.

Ora, si comprende bene quanto la vera differenza risiede nella scelta del giusto provider di servizi cloud. Che sia affidabile, certo; e più che mai attento all’innovazione e alla sicurezza. Ma che sappia anche fornire soluzioni il più possibile su misura, e customer-oriented. Ed è proprio quello che distingue Doxee, a cui dedicheremo l’ultimo paragrafo di questo articolo, tutto incentrato su numeri e dati molto concreti.

Doxee: ovvero Cloud Computing e personalizzazione

Doxee, in un solo anno, ha prodotto e inviato più di 500 milioni di documenti per le più grandi aziende italiane e per diversi enti della Pubblica Amministrazione; ha digitalizzato nei propri sistemi di conservazione certificata AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) oltre 80 milioni di pagine e – più in generale – ha gestito circa il 10% di tutte le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione scambiate in Italia. Sono numeri molto importanti, che fanno di Doxee un leader italiano dell’intero ciclo di vita dei documenti fiscali.

Ma non è tutto. Abbiamo più volte sottolineato quanto gli obblighi di legge possano (e debbano) trasformarsi in importanti occasioni per migliorare il proprio business, i propri processi e la comunicazione con i propri clienti ed utenti ed è proprio su questi aspetti che Doxee si è sempre concentrata: non si tratta, dunque, della semplice eliminazione della carta e dei costi e delle inefficienze ad essa connessi. Si tratta soprattutto di realizzare fino in fondo il vero obiettivo della rivoluzione digitale: quello di ribaltare il ruolo dell’utente, della singola persona, ponendola al centro del business, grazie all’analisi di big data e smart data, dunque alla segmentazione del pubblico; ma anche, e soprattutto, puntando decisamente alla personalizzazione, sia nell’ambito B2C che in quello del B2B. 

Non a caso Doxee è l’unica in grado di affiancare ai servizi Paperless Experience quelli di Document Experience, per la produzione documentale cartacea e digitale, e di Interactive Experience, per la comunicazione interattiva e personalizzata ad alto coinvolgimento.

In questo modo, la personalizzazione – che è uno dei segreti più antichi del commercio – diventa il vero punto di svolta e il boost definitivo anche per la digital transformation: dunque per il presente e, sempre più, per il futuro.