Il Fleet Management è l’ennesimo esempio di come le soluzioni digitali, e i Big Data in particolare, possono migliorare ogni componente di funzionamento del business, trasformando, quelli che erano costi o problematiche di gestione, in opportunità per far crescere la propria azienda.
D’altro canto, la trasformazione digitale è molto più di una realtà: è una necessità vera e propria, che segna un punto di non ritorno per tutti i player di ogni campo economico e produttivo che vogliano essere competitivi e soprattutto che vogliano far evolvere la propria attività con una prospettiva di lungo periodo.
Tra l’altro, come si vedrà, il caso relativo al Fleet Management è particolarmente interessante dal momento che mostra anche come soluzioni “immateriali” come quelle digitali possano essere integrate perfettamente con la gestione di asset decisamente materiali, come appunto la flotta aziendale. Inoltre, mostra quanto queste stesse soluzioni siano estremamente versatili e rendano possibili le applicazioni più varie con ottimi risultati in termini di efficienza e di riduzione dei costi.
Cosa si intende con Fleet Management?
Prima di esporre quali sono i principali vantaggi legati all’impiego dei Big Data è bene prima capire esattamente cosa si intende con Fleet Management.
Con l’espressione Fleet Management – che in italiano si traduce in “gestione della flotta” – si intende “l’insieme delle attività gestionali relative al parco autoveicoli (autovetture, autobus, autocarri) di una azienda. Talvolta il termine viene esteso anche a mezzi di trasporto diversi da quelli su gomma, ad esempio alla gestione della flotta navale o di quella aerea”.
È chiaro, dunque, che è una tipologia di attività molto importante se non altro perché ha un impatto notevole in termini di costi, specialmente per quelle aziende che devono operare sul territorio e presidiare fisicamente alcune aree geografiche.
Data una definizione così ampia, è interessante scendere nello specifico, visto che nella pratica il Fleet Management si traduce in tantissime task anche molto specifiche. Ad esempio, è compresa nel Fleet Management ogni attività che riguarda la logistica, cioè la collocazione dei mezzi, i loro spostamenti e assegnazioni, l’autorizzazione dei guidatori.
A questa si aggiunge la manutenzione, in cui rientrano gli interventi ordinari legati alla stagionalità o alla corretta conservazione del mezzo e quelli straordinari a seguito di danni o di un utilizzo intenso.
Nel Fleet Management rientra poi anche quell’ambito legato alla gestione dei costi, come il bollo, l’assicurazione e le spese correnti (tessere carburante, multe, telepass, parcheggi a pagamento, etc.).
Infine fanno parte della gestione della flotta aziendale anche l’organizzazione dell’uso delle autovetture, dalla distribuzione ai dipendenti, fino alla vendita delle stesse quando hanno terminato la loro “vita lavorativa”.
Tutte queste task permettono di distinguere il Fleet Management dal noleggio auto di lungo periodo. Sebbene i servizi offerti possono essere gli stessi, in realtà il Fleet Management non ricomprende né il noleggio auto, né alcun finanziamento legato al veicolo, e inoltre si riferisce a un totale ampio di veicoli operativi che in teoria potrebbero avere un ciclo di utilizzo molto lungo, superiore a 10 anni, dunque con una durata a cui il noleggio non può certamente arrivare.
Per il Fleet Management occorre un Fleet Manager
Molte aziende preferiscono questa formula, soprattutto perché permette di internalizzare molti dei processi di gestione e di controllo. Per farlo, ovviamente, serve una figura di riferimento, ovvero il Fleet Manager, che deve concentrare su di sé determinate caratteristiche e determinate funzioni legate proprio alla gestione della flotta.
Tra l’altro, questa figura professionale è prevista dal decreto 179 del 1998 in materia di mobilità sostenibile, che impone a ogni azienda con più di 300 dipendenti di averne uno con le seguenti mansioni:
- gestire gli spostamenti casa-lavoro di tutti i dipendenti in modo tale da rendere i trasferimenti più rapidi ed efficienti;
- organizzare i trasporti privati e per missioni aziendali, promuovendo l’uso dei mezzi collettivi;
- coordinare i trasporti privati con eventuali programmi di trasporto pubblico realizzati dagli enti locali;
- impiegare i fondi che sono messi a disposizione dallo Stato con lo scopo di ridurre l’inquinamento.
Già da questa breve lista si può capire facilmente come tutte queste attività non siano facili da svolgere per una persona sola e anzi richiedono un supporto speciale per rendere la gestione veramente fluida, senza interruzioni e soprattutto “conveniente” per l’azienda (e non solo). E proprio a questo punto entrano in gioco i Big Data.
Un tesoro da far fruttare
I Big Data sono “dati che contengono una maggiore varietà, che arrivano in volumi crescenti e con più velocità” (fonte: Oracle). Detto altrimenti, sono set di dati più grandi e complessi, provenienti soprattutto da nuove origini di dati. Questi set di dati sono così voluminosi che il software di elaborazione dati tradizionale non è in grado di gestirli e possono essere impiegati per affrontare problemi aziendali di varia natura e che riguardano ambiti e settori diversi.
In un certo senso, i Big Data sono una grande risorsa che ogni player economico ha a disposizione, un vero e proprio tesoro che se correttamente impiegato può dire molto dell’azienda e fornire le indicazioni più importanti per prevedere eventuali criticità e migliorare le fasi più delicate. E quando si tratta di Fleet Management, le loro potenzialità si possono esprimere in tanti modi diversi, tutti ugualmente impattanti sulla sostenibilità e la crescita del business.
Più Big Data significa insight migliori
Come si è detto, il primo grande vantaggio che implica utilizzare i Big Data nel contesto del Fleet Management è quello di poter conoscer meglio e più velocemente le operazioni che vengono compiute quotidianamente in azienda. Ad esempio, è possibile tracciare l’utilizzo ordinario di ogni mezzo, per conoscerne esattamente il livello di usura e dunque la sua vita media.
In questo modo, il Fleet Manager sarà in grado di avere in ogni momento una visione di insieme precisa e dettagliata della propria flotta così da sapere di che tipo di interventi eventualmente c’è bisogno e soprattutto se e quando sarà necessario integrare il parco automezzi o procedere a una sostituzione.
Tra l’altro, questa stessa visione d’insieme permette ai manager di controllare che i propri veicoli siano sempre in regola con le disposizioni di legge e i requisiti che sono richiesti e che nessuna scadenza venga tralasciata, così da evitare possibili sanzioni a causa di mancanze o di ritardi.
I Big Data migliorano la gestione dell’elemento umano
A guidare le automobili aziendali sono comunque delle persone e questo aspetto non si può trascurare quando si vuole organizzare un’efficiente sistema di Fleet Management per un’azienda. Anche in questo senso, i Big Data possono aiutare, poiché permettono di monitorare i comportamenti che gli autisti hanno sia alla guida che durante le soste: eventuali eccessi di velocità, frenate improvvise, soste prolungate con il motore acceso, sorpassi in condizioni di alto rischio e molto altro.
Così facendo, i manager possono intervenire immediatamente con un ulteriore addestramento per essere sicuri che gli autoveicoli vengano utilizzati nel modo migliore a beneficio non solo dell’incolumità del mezzo ma anche della sicurezza del dipendente e delle altre persone per strada. Questo, tra l’altro, permette all’azienda di ridurre la probabilità di dover sostenere dei costi imprevisti rappresentati proprio dai sinistri e dai maggiori premi assicurativi che sarebbe necessario pagare in caso di incidente.
In un certo senso, dunque, i Big Data danno la possibilità di gestire meglio gli asset a disposizione, ma anche di prevenire determinati costi e questioni delicate.
Con maggiori Big Data, si prevede e si provvede
E proprio la prevenzione è uno degli aspetti più interessanti che i Big Data possono garantire a un team di Fleet Management.
Conoscendo i comportamenti dei propri autisti e monitorando costantemente la condizione di ogni veicolo è possibile prevenire alcune problematiche legate alla normale usura degli stessi mezzi. Ad esempio, se si raccolgono e si combinano correttamente le informazioni relative allo stato e alla diagnostica dei veicoli (come il chilometraggio, l’età del motore, etc.) i Fleet Manager possono intervenire in modo proattivo, prima ancora che un problema effettivo si manifesti, anticipando sostituzioni, dismissioni o programmando revisioni e impieghi diversi per mantenere sempre attivo il maggior numero di autovetture e sempre nel miglior stato possibile.
Allo stesso modo, facendo tesoro di quanto si è imparato con le precedenti esperienze di utilizzo, è possibile fare degli investimenti più mirati sulla tipologia e la dimensione delle auto da acquistare, per essere sicuri di massimizzare così ogni singolo investimento.
Con i Big Data si può cambiare strada
Sempre rimanendo nell’ambito della previsione e della progettazione, un altro modo in cui i Big Data possono migliorare il Fleet Management è quello di rendere più efficienti i percorsi scelti per le diverse task.
Quando si deve presidiare il territorio è, infatti, fondamentale sapere quali sono le strade migliori da usare, tuttavia non è sempre facile: ci sono strade che presentano problematiche ricorrenti, altre che sono funzionali solo in certi orari e per certe direzioni; o ancora può capitare che durante il tragitto accada qualche imprevisto che cambi i tempi di percorrenza e, dunque, il percorso da preferire. Tutti questi aspetti possono emergere proprio grazie ai Big Data e alla loro tempestiva analisi.
Partendo dalle rilevazioni fatte nel corso dei viaggi è possibile ad esempio stimare i tempi di percorrenza e assegnare di volta in volta tragitti specifici a seconda delle mete e delle tappe da raggiungere. In aggiunta, con l’aggiornamento costante delle informazioni si possono anche rilevare in tempo reale eventuali variazioni nella percorrenza prevista, dando così la possibilità al Fleet Manager di comunicare al guidatore di cambiare strada in modo da evitare inutili ritardi e perdite di tempo.
Tra l’altro questa possibilità fornita dai Big Data permette alle aziende di rendere la gestione della propria flotta più sostenibile.
Scegliere il percorso migliore e individuare le tempistiche che riducono i tragitti e i consumi riduce nel medio periodo l’impatto che l’azienda stessa ha sull’ambiente in termini di inquinamento.
Già abbiamo parlato dell’importanza della sostenibilità per le aziende e la grande attenzione che i temi ambientali riscuotono tra consumatori: implementare i Big Data nel Fleet Management assicura un ulteriore passo avanti in questo senso, che vale senza dubbio come attività di corporate social responsability e come aspetto del proprio business da utilizzare in comunicazione come leva competitiva.
I Big Data migliorano la customer service
Un altro vantaggio non trascurabile dell’uso dei Big Data nel contesto del Fleet Management è quello legato al miglioramento del customer service, specialmente quando si tratta di aziende di noleggio di autoveicoli.
Attraverso i Big Data, infatti, è possibile raccogliere maggiori informazioni sugli aspetti graditi e sgraditi dai clienti durante il servizio: in questo modo, le aziende possono muoversi in anticipo per soddisfare le aspettative dei consumatori e modificare di conseguenza le offerte disponibili. Ad esempio, possono individuare la macchina più adatta a seconda delle caratteristiche del cliente o del tipo di viaggio che lo stesso ha intenzione di fare, basando le proprie scelte sulle informazioni raccolte dai noleggi dei clienti precedenti.
Allo stesso modo, possono fornire ai clienti delle indicazioni specifiche in base al tipo di macchina che hanno scelto (es. come gestire i consumi, che tipo di tratte preferire, etc.).
Per non parlare, poi, degli interventi in tempo reale. Ogni azienda di noleggio, infatti, può sfruttare i Big Data per conoscere costantemente le condizioni della macchina ed eventuali imprevisti che si verificano lungo la strada così da poter avvisare il cliente e muoversi proattivamente per risolvere il problema e intervenire sul mezzo.
Di cosa c’è bisogno per rendere possibile l’integrazione tra Big Data e Fleet Management?
Alla luce di quanto detto sopra, i vantaggi dell’uso dei Big Data nel Fleet Management sono indiscutibili, tuttavia non è così scontato il modo in cui si possono ottenere.
In questo senso, bisogna tornare all’inizio dell’articolo: non ci può essere integrazione con i Big Data senza che l’azienda metta in atto una trasformazione digitale, dal momento che le soluzioni da implementare richiedono una piena digitalizzazione. Ad esempio, un ruolo chiave lo giocano l’Intelligenza Artificiale e il machine learning in particolare, per raccogliere, organizzare e analizzare una grande quantità di dati e affiancare tanto il manager quanto gli autisti nel prendere le decisioni più efficienti prima e durante la guida.
Un altro strumento molto utile è l’IoT (acronimo per Internet of Thing) che permette di costruire un sistema di interconnessione tra la “casa base” e i veicoli che sono in movimento, in modo da rendere la comunicazione più fluida, immediata e costante e da ridurre il tempo di reazione in caso di criticità impreviste. Non solo.
L’IoT dà alle aziende anche la possibilità di trasformare ogni singola automobile in uno strumento di raccolta di informazioni su tante variabili che incidono sullo svolgimento delle mansioni (la viabilità, lo stile di guida, le prestazioni del motore, etc.). Così facendo, ogni viaggio diventa un’occasione in più per l’azienda di accrescere il proprio bagaglio di informazioni da utilizzare in futuro.
Per non parlare del fatto che l’IoT facilita anche l’individuazione di eventuali malfunzionamenti della vettura, la quale può comunicare tempestivamente l’anomalia permettendo così degli interventi precisi e mirati una volta che si è rientrati in sede.