Conservazione digitale con Doxee Platform®
Doxee Platform® conserva i documenti business-critical mantenendoli leggibili, inalterati e legalmente difendibili per tutto il tempo richiesto dalla legge. Il servizio è costruito sul modello OAIS, con firme qualificate e marche temporali qualificate che sigillano ogni pacchetto di archiviazione, un registro verificabile di ogni operazione e tutti i dati custoditi in UE.
Dall'archiviazione elettronica alla conservazione con valore legale
La conservazione digitale (eArchiving) di Doxee è un servizio di conservazione a lungo termine: prende i documenti che i tuoi sistemi core già producono e li conserva con un processo controllato e verificabile. I file arrivano in un pacchetto di versamento, vengono validati rispetto a un accordo di versamento concordato e assemblati in pacchetti di archiviazione il cui indice XML contiene l’hash di ogni documento ed è sigillato con firma qualificata e marca temporale qualificata. Integrità, leggibilità e obsolescenza dei formati sono monitorate per l’intero periodo di conservazione e ogni operazione critica viene scritta in un audit trail firmato. In fase di esibizione, la piattaforma rilascia un pacchetto di distribuzione con un rapporto di integrità firmato. Elaborato interamente in UE.
6,5 miliardi
Di Documenti Conservati
Documenti business-critical già conservati nei data center europei di proprietà di Doxee.
900 TB
In Conservazione
Volume totale custodito in conservazione a lungo termine nei settori regolamentati.
270 milioni
Di Documenti al mese
Il throughput che il servizio è dimensionato per sostenere, su volumi documentali enterprise.
Oltre 20 anni
Di Conservazione Regolamentata
Al servizio delle grandi imprese in uno dei mercati della conservazione più regolamentati d’Europa.
Dispositivi Certificati
EAL4+
Firme e marche temporali qualificate applicate con dispositivi crittografici certificati.
100%
Residenza dei dati in UE
Tutti i dati conservati, e le evidenze che li supportano, custoditi nell’Unione Europea.
Dal documento alla prova legale
Come la conservazione digitale di Doxee mantiene i documenti leggibili, inalterati e legalmente difendibili.
Servizio basato su OAIS
Costruito sul modello internazionale per la conservazione a lungo termine.
Firmato e marcato temporalmente
Firma e marca temporale qualificate sigillano ogni indice di archiviazione.
Rapporti di integrità
Prova firmata di integrità dal versamento all'esibizione.
Audit trail completo
Ogni operazione critica registrata e protetta da alterazioni.
Presidio dell'obsolescenza
Formati e supporti monitorati, con migrazione quando serve.
Conservazione per categoria
Periodi di legge applicati per classe documentale, poi scarto.
Pacchetti interoperabili
Indici XML standard, così un archivio può essere trasferito altrove.
Sovranità UE e governance
API-first, human-in-the-loop e piena sovranità dei dati in UE.
Un solo archivio, ogni classe documentale
Conservazione a norma per qualsiasi documento business-critical, con un unico processo controllato.
Accordo di versamento
Formati accettati, metadati e tempi di conservazione concordati in anticipo.
Validazione dei pacchetti
Ogni versamento verificato rispetto alla configurazione concordata.
Categorie documentali
Metadati, conservazione e pianificazione definiti per classe.
Formazione assistita
Doxee può comporre, firmare e indicizzare i documenti per tuo conto.
Formati di conservazione
Formati idonei alla conservazione a lungo termine, verificati all'ingresso.
Archivi multi-entità
Più entità giuridiche sotto un unico archivio configurato.
Accessi basati sui ruoli
Business user, auditor, responsabile della conservazione e operatore.
Esibizione self-service
Ricerca, anteprima, storico e richieste di pacchetti da un portale.
Il quadro giusto per ogni mercato
Le regole di conservazione digitale cambiano da paese a paese: il servizio è configurato per Italia, Germania, Austria e Francia.
Italia
Conservazione a norma secondo le regole AgID, con indici OAIS.
Germania e Austria
Archiviazione a prova di audit secondo i principi GoBD e dei codici tributari.
Francia
archivage électronique secondo lo standard nazionale, su base OAIS.
Base UE
eIDAS 2 riconosce la conservazione elettronica come servizio fiduciario.
Presunzione di origine
La conservazione qualificata gode delle presunzioni di integrità e origine.
CEN/TS 18170
La specifica tecnica alla base del servizio europeo.
Portata transfrontaliera
I servizi fiduciari sono riconosciuti in ogni Stato membro.
Conservazione fiscale
Dieci anni e oltre, a seconda della categoria documentale.
Versamento automatizzato o assistito
Versamenti automatizzati ad alto volume e formazione dei pacchetti assistita da Doxee.
Versamento batch
Flussi ad alto volume versati direttamente dai sistemi core.
Formazione assistita
Doxee compone, firma e indicizza per conto del produttore.
Pacchettizzazione pianificata
Pacchetti di archiviazione creati su ciclo configurato, giornaliero o mensile.
Firma automatica
Firma massiva applicata con le credenziali del cliente.
Ingresso dai sistemi core
SFTP o API da ERP, CRM, billing e sistemi documentali.
Rapporti di versamento
Conferma firmata, o rifiuto, restituita per ogni versamento.
Trasferimento in ingresso
Archivi esistenti presi in carico da un altro conservatore.
Scalabilità elastica
Dimensionata per i picchi di fine mese, fine anno e migrazione.
Conserva qualsiasi cosa, per decenni
Conservazione digitale a lungo termine: i pacchetti restano leggibili e dimostrabili per l'intero periodo di conservazione.
Verifiche di integrità periodiche
Hash ricalcolati a intervalli programmati sull'intero archivio.
Controlli di leggibilità
File aperti a campione per confermare che siano ancora leggibili.
Migrazione dei formati
Formati obsolescenti convertiti, con entrambi gli hash registrati.
Migrazione dei supporti
Pacchetti copiati su nuovo storage prima che i supporti degradino.
Rinnovo delle firme
Marche temporali rinnovate perché i sigilli restino verificabili nel tempo.
Storage replicato
Ogni pacchetto duplicato in un sito di disaster recovery.
Segnalazione degli incidenti
Anomalie di integrità gestite in escalation e segnalate al produttore.
Scarto documentato
La fine del periodo di conservazione attiva la cancellazione e un rapporto firmato.
Dimostrabile, verificabile, conservato
Integrità, prova di origine ed evidenze di audit per tutto il periodo di conservazione.
Firme qualificate
Applicate a indici di archiviazione, rapporti e registri degli eventi.
Marche temporali qualificate
Un riferimento temporale affidabile che àncora ogni pacchetto di archiviazione.
Integrità all'esibizione
Un rapporto firmato che prova l'assenza di alterazioni dal versamento.
Audit trail firmato
Eventi critici registrati e protetti contro le alterazioni.
Allineato a eIDAS 2
Costruito secondo i principi degli articoli 45i e 45j.
Requisiti AgID
Soddisfa il quadro regolatorio italiano per la conservazione.
ISO/IEC 27001
Sicurezza delle informazioni certificata sull'intero servizio.
Residenza dei dati in UE
Dati conservati ed evidenze custoditi nell'Unione europea.
Ogni pacchetto, tracciabile
Ricerca, storico ed evidenze per business user e auditor.
Ricerca documenti
Trova qualsiasi documento conservato per metadati o categoria.
Ricerca pacchetti
Cerca i pacchetti di archiviazione per identificativo, data o conservazione.
Storico di conservazione
Ogni evento su un documento, dal versamento in poi.
Validazione delle firme
Stato di firma e marca temporale mostrato per ogni documento.
Evidenze on demand
Richiedi in qualsiasi momento un pacchetto con il suo rapporto di integrità.
Accesso auditor
Un ruolo di sola lettura per i terzi che conducono un audit.
Esibizione massiva
Più pacchetti combinati in un unico pacchetto di distribuzione.
Console operativa
Integrità, leggibilità, trasferimenti e SLA monitorati centralmente.
Riconoscimenti più recenti
Da oltre un decennio i principali analisti di settore riconoscono l’eccellenza tecnologica e la visione orientata al futuro di Doxee nell’ambito della Customer Communications Management (CCM) e della Customer Experience Management (CXM). I report più recenti confermano la solidità dell’approccio cloud-native, AI-powered e integration-first della Doxee Platform e indicano Doxee come partner affidabile per il digital engagement delle imprese.
Settori correlati: Banking · Insurance · Pubblica Amministrazione
FAQ
Che cos'è il servizio di conservazione digitale (eArchiving) di Doxee?
Un servizio di conservazione digitale a lungo termine, erede della conservazione sostitutiva, che mantiene i documenti business-critical leggibili, inalterati e legalmente difendibili per l’intero periodo di conservazione richiesto dalla legge.
Quali documenti si possono conservare?
Fatture, ricevute, registri e bilanci; documenti di procurement, vendite e logistica; documentazione societaria, legale e HR; email aziendale; e log di sistema.
Come viene protetta l'integrità?
Ogni documento viene sottoposto a hash all’ingresso ed elencato in un indice XML di archiviazione, che viene poi sigillato con firma elettronica qualificata e marca temporale qualificata.
Che cos'è un rapporto di integrità?
Un rapporto firmato rilasciato all’esibizione, che confronta l’hash memorizzato al versamento con quello ricalcolato all’esibizione ed espone lo storico di conservazione.
Che cosa succede quando formati e supporti di memorizzazione invecchiano?
Entrambi sono monitorati per tutto il periodo di conservazione; quando uno dei due diventa obsolescente, i pacchetti vengono migrati e gli hash prima e dopo vengono registrati come evento critico.
Il servizio si basa su uno standard?
Sì. Segue il modello OAIS e la specifica tecnica europea per i servizi fiduciari di conservazione, con gli standard nazionali di indicizzazione dove un paese li richiede.
Doxee è un prestatore qualificato di servizi fiduciari di conservazione?
Non ancora: a oggi non esiste un elenco UE di prestatori qualificati di conservazione elettronica. Il servizio soddisfa il quadro AgID italiano ed è allineato ai principi di eIDAS 2.
Chi può accedere ai documenti conservati?
I ruoli sono separati: i business user cercano ed esibiscono, gli auditor hanno un accesso di sola lettura per gli audit di terze parti e i responsabili della conservazione supervisionano l’archivio.
Un archivio esistente può essere migrato in ingresso, o in uscita?
Sì. I pacchetti possono essere presi in carico da un altro conservatore e reindicizzati, e l’intero archivio può essere esportato con i suoi audit trail e rapporti se decidi di cambiare.
Che cosa succede alla fine del periodo di conservazione?
I pacchetti vengono cancellati secondo la pianificazione configurata per la categoria documentale e viene emesso un rapporto di scarto firmato, conservato come evidenza dell’avvenuta eliminazione.
