Digitale Archivierung mit der Doxee Platform®
Die Doxee Platform® bewahrt geschäftskritische Dokumente so auf, dass sie über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg lesbar, unverändert und revisionssicher bleiben. Die Lösung basiert auf dem OAIS-Modell und versiegelt jedes Archivierungspaket mit qualifizierten elektronischen Signaturen sowie qualifizierten Zeitstempeln, die jedes Archivpaket versiegeln, einem auditierbaren Protokoll jeder Operation und sämtlichen Daten innerhalb der EU.
Machen Sie aus Ihrer Dokumentenablage eine rechtlich belastbare, revisionssichere Archivierung
Electronic Archiving von Doxee ist ein Service für die digitale Langzeitarchivierung: Bestehende Dokumente aus Kernsystemen werden übernommen und in einem kontrollierten, auditierbaren Prozess langfristig aufbewahrt. Die Dateien werden als Übergabepaket übernommen, anhand einer vereinbarten Übernahmevereinbarung validiert und zu Archivpaketen zusammengestellt.
Der darin enthaltene XML-Index führt den Hash-Wert jedes Dokuments und wird mit einer qualifizierten Signatur und einem qualifizierten Zeitstempel versiegelt. Integrität, Lesbarkeit und mögliche Formatobsoleszenz werden über den gesamten Aufbewahrungszeitraum überwacht. Jeder kritische Vorgang wird in einem signierten Prüfpfad dokumentiert. Beim Abruf erstellt die Plattform ein Bereitstellungspaket mit einem signierten Integritätsbericht. Die gesamte Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU.
6,5 Mrd.
archivierte Dokumente
Geschäftskritische Dokumente, bereits sicher aufbewahrt in den eigenen europäischen Rechenzentren von Doxee.
900 TB
unter Aufbewahrung
Gesamtes Datenvolumen unter digitaler Langzeitarchivierung über alle regulierten Branchen hinweg.
270 Mio.
Dokumente pro Monat
Konzipierter Systemdurchsatz für die Bewältigung des Belegaufkommens in Großunternehmen.
Über 20 Jahre
regulierte Archivierung
Im Einsatz bei Großunternehmen in einem der am strengsten regulierten Archivierungsmärkte Europas.
EAL4+
zertifizierte Geräte
Qualifizierte Signaturen und Zeitstempel über zertifizierte kryptografische Geräte.
100%
Datenhaltung in der EU
Alle archivierten Daten und die zugehörigen Nachweise verbleiben vollständig innerhalb der Europäischen Union.
Vom Dokument zum rechtsgültigen Nachweis
Wie die revisionssichere Archivierung von Doxee Dokumente lesbar, unverändert und rechtlich belastbar hält.
OAIS-basierter Service
Konzipiert nach dem internationalen Referenzmodell für Langzeitarchivierung.
Signiert & mit Zeitstempel
Qualifizierte elektronische Signatur und Zeitstempel versiegeln jeden Archivindex.
Integritätsberichte
Signierte Integritätsnachweise von der Datenannahme bis zum Abruf.
Lückenloser Audit-Trail
Jeder kritische Systemvorgang wird protokolliert und ist integritätsgeschützt.
Obsolescence Watch
Kontinuierliches Monitoring von Dateiformaten und Speichermedien mit automatischer Migration bei Bedarf.
Aufbewahrung nach Kategorie
Gesetzliche Fristen je Dokumentklasse, anschließend Löschung.
Interoperable Pakete
Standardisierte XML-Indizes ermöglichen die problemlose Übertragung des gesamten Archivs.
EU-souverän & kontrolliert
API-first Architektur mit menschlicher Kontrollinstanz und mit vollständiger EU-Datensouveränität.
Ein einziges Archiv, jede Dokumentklasse
Revisionssichere Archivierung für alle geschäftskritischen Dokumente in einem zentralen, kontrollierten Prozess.
Übernahmevereinbarung
Vorab definierte und vereinbarte Akzeptanzformate, Metadaten und Aufbewahrungsfristen.
Paketvalidierung
Jede Einreichung wird automatisch gegen die vereinbarte Konfiguration geprüft.
Dokumentenkategorien
Metadaten, gesetzliche Aufbewahrung und Fristenplanung sind je Klasse fest definiert.
Begleitete Erstellung
Doxee kann Dokumente in Ihrem Auftrag erstellen, signieren und indexieren.
Archivtaugliche Formate
Archivierungsfähige Dateiformate, bereits bei der Datenannahme validiert.
Mandantenfähige Archive
Mehrere juristische Personen in einem zentral konfigurierten Archiv.
Rollenbasierter Zugriff
Fachabteilungen, Auditoren, Archivmanagement und Operator-Instanzen.
Self-Service-Abruf
Suche, Vorschau, Historie und Paketanforderungen direkt über ein Portal.
Der passende Rahmen für jeden Markt
Die Regeln zur elektronischen Archivierung unterscheiden sich je Land: Der Service ist speziell für Italien, Deutschland, Österreich und Frankreich konfiguriert.
Italien
Gesetzlich vorgeschriebene Archivierung (Conservazione a Norma) unter den Richtlinien des AgID mit OAIS-Indizes.
Deutschland & Österreich
Revisionssichere Archivierung nach GoBD-Anforderungen und den Grundsätzen der Abgabenordnung.
Frankreich
Elektronische Archivierung (Archivage èlectronique) basierend auf dem nationalen Standard und OAIS-Modell.
EU-Grundlage
Die eIDAS-2-Verordnung erkennt die elektronische Archivierung offiziell als vertrauenswürdigen Dienst (Trust Service) an.
Herkunftsvermutung
Die qualifizierte Archivierung begründet die gesetzliche Vermutung der Integrität und der Richtigkeit der Absenderdaten.
CEN/TS 18170
Die zugrunde liegende technische Spezifikation für den europaweiten Service
Grenzüberschreitende Gültigkeit
Vertrauensdienste werden in jedem EU-Mitgliedstaat rechtsgültig anerkannt.
Steuerrechtliche Aufbewahrung
Zehn Jahre und mehr, je nach Dokumentkategorie.
Automatisierte oder begleitete Datenübernahme
Automatisierte Übergabe großer Volumen oder Erstellung der Übergabepakete mit Unterstützung durch Doxee.
Automatisierte Massenübergabe
Große Dokumentvolumen werden direkt aus den Kernsystemen übergeben.
Begleitete Erstellung
Doxee übernimmt die Erstellung, Signatur und Indexierung im Auftrag des Kunden.
Zeitgesteuerte Paketerstellung
Archivpakete werden in einem fest konfigurierten täglichen oder monatlichen Rhythmus erstellt.
Automatische Signatur
Die Massensignatur erfolgt direkt mit den eigenen Signaturzertifikaten des Kunden.
Übernahme aus Kernsystemen
SFTP oder API-Schnittstellen für ERP, CRM, Abrechnungs- und Dokumentensysteme.
Übernahmeprotokolle
Für jede Übergabe wird eine signierte Bestätigung oder Ablehnung zurückgemeldet.
Archivübernahme von Drittanbietern
Bestehende Archive werden von einem anderen Anbieter übernommen.
Elastische Skalierung
Ausgelegt auf Lastspitzen bei Monats- und Jahresabschlüssen und bei Datenmigrationen.
Sicher archiviert – über Jahrzehnte
Digitale Langzeitarchivierung: Ihre Dokumente bleiben während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lesbar, unverändert und rechtssicher nachweisbar.
Regelmäßige Integritätsprüfung
Hash-Werte werden turnusmäßig über das gesamte Archiv neu berechnet.
Lesbarkeitsprüfungen
Stichprobenartige Dateiöffnung zur Bestätigung der anhaltenden Lesbarkeit.
Formatmigration
Veraltete Dateiformate werden rechtzeitig konvertiert. Die Hashwerte von Original und konvertierter Datei werden dauerhaft protokolliert.
Medienmigration
Dokumente werden auf neue Speichermedien übertragen, bevor die bisherigen altern.
Signatur-Erneuerung
Zeitstempel werden kontinuierlich erneuert, damit die Versiegelung dauerhaft prüfbar ist.
Replizierter Speicher
Jedes Paket wird an einen Disaster-Recovery-Standort dupliziert.
Vorfallsmeldung
Integritätsfehler werden automatisch eskaliert und an die erzeugende Stelle gemeldet.
Protokollierte Löschung
Das Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist löst die Löschung sowie einen signierten Bericht aus.
Beweisbar, auditierbar, dauerhaft aufbewahrt
Integrität, Herkunftsnachweis und Audit-Belege über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg.
Qualifizierte Signaturen
Anwendung direkt auf Archivindizes, Berichte und Ereignisprotokolle.
Qualifizierte Zeitstempel
Eine vertrauenswürdige Zeitreferenz zur Verankerung jedes einzelnen Archivpakets.
Integrität beim Abruf
Ein signierter Bericht zum Nachweis der Unveränderlichkeit seit der Datenannahme.
Signierter Audit-Trail
Kritische Ereignisse werden lückenlos erfasst und gegen Veränderung geschützt.
eIDAS-2-Konformität
Konzipiert nach den Grundsätzen der Artikel 45i und 45j.
AgID-Anforderungen
Erfüllung der italienischen regulatorischen Vorgaben für die Langzeitarchivierung.
ISO/IEC 27001
Zertifizierte Informationssicherheit über den gesamten Service hinweg.
EU-Datenresidenz
Archivierte Daten und Nachweise verbleiben vollständig innerhalb der Europäischen Union.
Jedes Dokument lückenlos nachvollziehbar
Schnelle Suche, vollständige Historie, belastbare Nachweise – für Fachabteilungen und Auditoren.
Dokumentsuche
Jedes archivierte Dokument über Metadaten oder Kategorie finden.
Paketsuche
Archivierungspakete anhand von Kennung, Datum oder Aufbewahrungsfrist durchsuchen.
Archivierungshistorie
Jedes Ereignis zu einem Dokument ab Datenannahme lückenlos protokolliert.
Signaturvalidierung
Signatur- und Zeitstempelstatus je Dokument angezeigt.
Nachweise auf Abruf
Ein Paket inklusive des dazugehörigen Integritätsberichts jederzeit anfordern.
Audit-Zugang
Eine Read-only-Rolle für externe Prüfinstanzen zur Durchführung von Audits.
Massenabruf
Mehrere Pakete kombiniert in einem einzigen Informationspaket für die Bereitstellung zusammengefasst.
Betriebs-Konsole
Integritätsprüfungen, Lesbarkeit, Datentransfers und SLA zentral überwacht.
Aktuellste Auszeichnungen
Seit mehr als einem Jahrzehnt schätzen führende Branchenanalysten die technologische Exzellenz und die zukunftsorientierte Vision von Doxee in den Bereichen Customer Communications Management (CCM) und Customer Experience Management (CXM). Die neuesten Berichte bestätigen die Stärke des cloud-nativen, KI-gestützten und integrationsorientierten Ansatzes der Doxee-Plattform und heben Doxee als vertrauenswürdigen Partner für das digitale Engagement von Unternehmen hervor.
Verwandte Branchen: Banking · Insurance · Public Sector
FAQ
Was ist der Electronic-Archiving-Service von Doxee?
Ein Service für die digitale Langzeitarchivierung, der geschäftskritische Dokumente über die gesamte gesetzlich geforderte Aufbewahrungsfrist hinweg lesbar, unverändert und revisionssicher bewahrt.
Welche Dokumente können aufbewahrt werden?
Rechnungen, Quittungen, Register und Finanzberichte; Unterlagen aus Beschaffung, Vertrieb und Logistik; Unternehmens-, Rechts- und Personalakten; geschäftliche E-Mails sowie Systemprotokolle.
Wie wird die Integrität geschützt?
Jedes Dokument wird bei der Übernahme gehasht und in einem XML-Archivindex geführt, der anschließend mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und einem qualifizierten Zeitstempel versiegelt wird.
Was ist ein Integritätsbericht?
Ein bei Abruf ausgestelltes, signiertes Dokument, das den bei der Datenannahme gespeicherten Hash-Wert mit dem bei der Bereitstellung neu berechneten Hash-Wert vergleicht und die Archivierungshistorie lückenlos darstellt.
Was passiert, wenn Formate und Speichermedien altern?
Beides wird über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg überwacht. Sobald ein Format oder Medium veraltet, werden die Pakete migriert, wobei die Hash-Werte vor und nach dem Vorgang als kritisches Systemereignis protokolliert werden.
Basiert der Dienst auf einem Standard?
Ja. Er folgt dem OAIS-Modell sowie der europäischen technischen Spezifikation für Archivierungs-Vertrauensdienste, ergänzt um nationale Indexstandards, sofern ein Land diese vorschreibt.
Ist Doxee ein qualifizierter Anbieter von Archivierungs-Vertrauensdiensten?
Noch nicht: Bis heute existiert keine EU-Liste qualifizierter Anbieter für die elektronische Archivierung. Der Service erfüllt den italienischen AgID-Rahmen und ist an den Grundsätzen von eIDAS 2 ausgerichtet.
Wer kann auf aufbewahrte Dokumente zugreifen?
Die Zugriffsrechte sind nach Rollen getrennt: Fachabteilungen für die Suche und den Abruf, externe Prüfinstanzen mit reiner Leseberechtigung für Audits sowie das Archivmanagement zur Überwachung des Gesamtsystems.
Kann ein bestehendes Archiv hinein- oder hinausmigriert werden?
Ja. Pakete können von einem anderen Anbieter übernommen und neu indexiert werden, und das gesamte Archiv lässt sich mitsamt Audit-Trails und Berichten exportieren, falls Sie wechseln.
Was passiert am Ende der Aufbewahrungsfrist?
Die Pakete werden nach dem für die Dokumentkategorie konfigurierten Zeitplan gelöscht. Anschließend wird ein signiertes Löschungsprotokoll ausgestellt und als dauerhafter Nachweis des Löschvorgangs aufbewahrt.
