Rechtssichere digitale Zustellung mit der Doxee Platform®
Die Doxee Platform® wandelt rechtlich bedeutsame Mitteilungen in eine zertifizierte digitale Zustellung um. Dokumente werden direkt aus den bestehenden Kerndaten erstellt, per zertifizierter E-Mail oder SMS versendet, nach einer Authentifizierung auf Empfängerseite geöffnet und von Ende zu Ende nachgewiesen – wahlweise nicht-qualifiziert (ERDS) oder qualifiziert (QERDS), abgestimmt auf die jeweils erforderliche Beweiskraft.
Rechtssichere digitale Zustellung statt klassischer Einschreiben
Mit Certified eDelivery von Doxee lassen sich klassische Einschreiben und E-Mails ohne Zustellnachweis durch eine sichere, nachweisbare elektronische Zustellung ersetzen. Die Plattform erstellt Dokumente auf Basis vorhandener Daten und versendet eine zertifizierte Benachrichtigung per E-Mail oder SMS mit einem sicheren Zugriffslink – ohne zusätzliche Registrierung.
Je nach erforderlichem Sicherheitsniveau erfolgt die Identifizierung über ein Einmalpasswort oder eine elektronische Identität (SPID oder CIE). Empfänger können ihre Dokumente anschließend über eine geschützte Webseite abrufen. Automatische Erinnerungen und erneute Zustellversuche unterstützen eine zuverlässige Zustellung.
Ein digital signierter und zeitgestempelter Nachweis dokumentiert den gesamten Prozess – vom Versand bis zum Zugriff. Die Lösung unterstützt verschiedene Kommunikationskanäle und verarbeitet sämtliche Daten ausschließlich innerhalb der EU.
50%
zertifizierte Öffnungen
Das Soft-Dunning-Programm eines Versorgers erreichte eine Quote von 50% zertifizierten Öffnungen über die zertifizierte digitale Zustellung, im Vergleich zu 37% auf Papier.
53%
Zahlung nach Öffnung
Von allen Personen, die die zertifizierte Kommunikation öffneten, zahlten anschließend 53%, im Vergleich zu 30% auf dem Papierweg.
1 Tag
bis zur Ergebnistransparenz
Zustell- und Öffnungsergebnisse liegen innerhalb eines Tages vor, gegenüber sieben oder mehr Tagen, die ein klassischer Papierzyklus erfordert.
+18%
Steigerung durch Erinnerungen
In einem Telekommunikationsprogramm brachte jede Erinnerung nach der ersten Mitteilung weitere 18% an zertifizierten Öffnungen.
50%
Papiereinsparung
Derselbe Betreiber stellte Mahnungen und Servicemitteilungen für alle digital erreichbaren Kontakte vollständig auf papierlos um.
10 Jahre
Nachweisaufbewahrung
Signierte Nachweise mit Zeitstempel werden über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg aufbewahrt – bei der qualifizierten Zustellung standardmäßig zehn Jahre.
Vom Dokument zum rechtsgültigen Beweis
Wie die Doxee Platform® eine Mitteilung in eine nachgewiesene ERDS- oder QERDS-Zustellung verwandelt.
Zwei rechtliche Stufen
ERDS und QERDS auf einer Plattform, wählbar je Kommunikation.
Keine Registrierung erforderlich
Erreicht direkt die persönliche E-Mail oder Mobilnummer; ganz ohne vorherige Registrierung.
Dokumentenerstellung inklusive
Dokumente werden vollautomatisch aus den Kerndaten erzeugt und anschließend zertifiziert zugestellt.
Zustellung mit mehreren Versuchen
Konfigurierbare Wiederholungen und Erinnerungen bis zum erfolgten Zugriff oder Fristablauf.
Identitätsgebundener Zugriff
OTP für ERDS; elektronische Identität SPID oder CIE für QERDS.
Dokumentarischer Nachweis
Signierter Beleg mit Zeitstempel für Versand, Zustellung und Öffnung.
Zertifizierte Archivierung
Nachweise mit vollem rechtlichen Beweiswert über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg.
EU-souverän & kontrolliert
API-first, human-in-the-loop und mit voller EU-Datensouveränität.
Eine Plattform, jede Zustellstufe
Zertifizierte E-Mail und SMS, identitätsgebundener Zugang und rechtsgültige Nachweise über eine einzige Plattform.
Zertifizierte E-Mail & SMS
Eine zertifizierte Benachrichtigung mit sicherem Link zum Dokument.
Keine Registrierung nötig
Zustellung an persönliche E-Mail oder Mobilnummer; kein digitales Domizil.
Zugriff per OTP oder eID
OTP für ERDS; SPID- oder CIE-Identität für den QERDS-Zugriff.
Konfigurierbare Erinnerungen
Bereitstellungsfenster, Rhythmus und Kanal je Prozess einstellbar.
Erlebnis im Markendesign
Benachrichtigung und Landingpages im Stil Ihrer Marke.
Unterstützung von Anhängen
Weitere Dokumente werden direkt mit der zertifizierten Mitteilung übertragen.
Nachweis bei Abschluss
Ein signiertes PDF mit Zeitstempel bescheinigt Zustellung und Öffnung.
Optionale Archivierung
Nachweise werden im rechtsgültigen elektronischen Archiv aufbewahrt.
Die passende Stufe für jede Mitteilung
ERDS oder QERDS – exakt abgestimmt auf die jeweils erforderliche Beweiskraft.
Formelle Inverzugsetzung
Inverzugsetzungen und Sperrandrohungen, zugestellt als QERDS.
Soft Dunning
Zahlungserinnerungen und Kulanzmitteilungen zu ERDS-Konditionen.
Vertragsänderungen
Einseitige Änderungen der Vertragsbedingungen mit nachweisbarem Hinweis auf das Rücktrittsrecht.
Serviceunterbrechung
Mitteilungen zu geplanten und ungeplanten Unterbrechungen, mit Nachweis.
Policen & Schadenfälle
Verlängerungen über ERDS; Schadenentscheidungen und Ablehnungen über QERDS.
Bankpflichtinformationen
MiFID-II-Pflichten, Rückzahlungspläne und Due-Diligence-Austausch.
Vertragszustellung
Unterzeichnete Verträge, zugestellt mit Nachweis und Widerrufsrechten.
Rechnungen & Kontoauszüge
Zertifizierte Zustellung von Rechnungen und Auszügen in großem Maßstab.
Massenversand oder Einzelzustellung
Zertifizierte Zustellung großer Versandmengen und einzelner, manuell ausgelöster Sendungen über eine zentrale Plattform.
Transaktionale Batches
Zertifizierte Prozesse mit hohem Volumen, direkt aus Ihrem ERP erzeugt.
On-Demand-Versand
Einzelsendungen per Klick aus dem CRM ausgelöst.
Delegierte Freigabe
QERDS-Lose werden über eine namentlich zugewiesene Operator-Instanz per SPID oder CIE autorisiert.
Flexible Datenannahme
SFTP, strukturierte Dateien und REST-Übertragungen gebündelt in einer einzigen Pipeline.
Status-Feedback
Der Zustellstatus je Sendung fließt direkt zurück in CRM, ERP und Billing.
Automatisierte Erinnerungen
Weitere Mitteilungen werden automatisch ausgelöst, bis ein Zugriff oder die Frist abläuft.
Papier-Fallback
Nicht zustellbare digitale Sendungen werden automatisch als Einschreiben eskaliert.
Elastische Skalierung
Zustandslose Dienste passen sich automatisch an Spitzenzeiten im Mahn-und Abrechnungswesen an.
Zuverlässige Zustellung ohne Unterbrechung
Die Doxee Platform® steuert verschiedene zertifizierte Zustelldienste und sorgt bei Ausfällen für einen automatischen Wechsel.
Nahtlos integriert
Zertifizierte Zustellung direkt im bestehenden Kommunikationsprozess.
Mehrere Zustellanbieter
Verschiedene zertifizierte Zustelldienste in einem zentralen Workflow.
Intelligente Weiterleitung
Automatische Auswahl des passenden Anbieters und Zustellkanals.
Automatische Ausfallsicherung
Bei Ausfällen wird automatisch auf einen alternativen Anbieter gewechselt.
Business Continuity
Der zertifizierte Versand läuft auch bei Anbieterausfällen weiter.
Beide rechtlichen Stufen
Nicht qualifiziert (ERDS) und qualifiziert (QERDS) in einem einzigen Workflow.
Kanal-Eskalation
E-Mail, SMS und Einschreiben nach frei konfigurierbaren Regeln automatisch eskaliert.
Begleitet oder automatisiert
Massenprozesse ebenso wie einzelne, per Operator ausgelöste Sendungen.
Sicher zugestellt, rechtskonform dokumentiert
Empfängeridentifizierung, manipulationsgeschützte Zustellnachweise und langfristige Archivierung gemäß eIDAS.
Flexible Identifikation
OTP für ERDS; elektronische Identität SPID oder CIE für QERDS.
Steuernummern-Abgleich
Die zurückgemeldete Identität muss zwingend mit den bei der Einreichung angegebenen Empfangsdaten übereinstimmen.
Absender-Autorisierung
QERDS-Lose werden ausschließlich durch eine identifizierte, delegierte Operator-Instanz freigegeben.
eIDAS-Konformität
Erfüllung der Artikel 43 und 44 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, in der durch die Reform (EU) 2024/1183 geänderten Fassung.
Manipulationssicher
Dateninhalte werden direkt bei der Annahme gehasht; alle Nachweise werden versiegelt und mit einem Zeitstempel versehen.
Lückenloser Audit-Trail
Versand, Zustellung, Öffnung und Nichtabholung werden vollständig erfasst.
Zertifizierte Archivierung
Nachweise mit vollem rechtlichem Beweiswert über die gesamte Aufbewahrungsfrist.
EU-Datensouveränität
Datenspeicherung innerhalb der EU für regulierte Branchen.
Jede Zustellung im Blick
Tracking und Analysen schaffen Transparenz über den gesamten Zustellprozess – vom Versand bis zum Zustellnachweis.
Echtzeit-Tracking
Jede Sendung vom Versand bis zur Öffnung oder zum Fristablauf verfolgen.
Explizite Statusmaschine
Versendet, zugestellt, gelesen, nachgewiesen, abgelaufen: alles klar definiert.
Ergebnis binnen eines Tages
Zustellergebnisse innerhalb eines Tages statt nach einer Papierwoche.
Nichtabholungsnachweis
Ein Fristablauf ohne erfolgten Zugriff erzeugt automatisch ein versiegeltes, rechtssicheres Ergebnis.
Erinnerungs-Analytics
Sehen, wie viel jede Erinnerung zu den zertifizierten Öffnungen beiträgt.
Dashboard & Reports
Produktions-, Kanal- und Zustellreporting in einer einzigen Ansicht.
Closed-Loop-Feedback
Zustelldaten fließen direkt zurück in CRM, ERP und Forderungsmanagement.
Kontinuierliche Optimierung
Kanalmix und Rhythmus verfeinern, wenn sich das Verhalten ändert.
Aktuellste Auszeichnungen
Seit mehr als einem Jahrzehnt schätzen führende Branchenanalysten die technologische Exzellenz und die zukunftsorientierte Vision von Doxee in den Bereichen Customer Communications Management (CCM) und Customer Experience Management (CXM). Die neuesten Berichte bestätigen die Stärke des cloud-nativen, KI-gestützten und integrationsorientierten Ansatzes der Doxee-Plattform und heben Doxee als vertrauenswürdigen Partner für das digitale Engagement von Unternehmen hervor.
Verwandte Branchen: Utilities & Energy · Telecom & Media · Banking · Insurance · Öffentlicher Sektor
FAQ
Was ist die Certified-eDelivery-Lösung von Doxee?
Eine zertifizierte E-Mail oder SMS mit einem sicheren Link zu den Dokumenten, die Sie zustellen müssen: Nach einer Authentifizierung auf Empfängerseite öffnet sich das Dokument auf einer geschützten Seite und der Nachweis wird ausgestellt – für rechtssichere digitale Zustellung von Ende zu Ende.
Was ist der Unterschied zwischen ERDS und QERDS?
Einem ERDS (Artikel 43 eIDAS) dürfen Rechtswirkung und Beweiskraft nicht abgesprochen werden. QERDS (Artikel 44) – die qualifizierte elektronische Zustellung – fügt vier widerlegbare Vermutungen hinzu: Integrität, Absenderdaten, Empfängerdaten und Zeitpunkt.
Ist eine Registrierung oder ein digitales Domizil auf Empfängerseite erforderlich?
Nein. Die zertifizierte Benachrichtigung erreicht direkt eine gewöhnliche persönliche E-Mail-Adresse oder Mobilnummer. Damit ist der Service sofort barrierefrei in B2C-Szenarien einsetzbar.
Wie erfolgt die Identitätsprüfung?
Bei ERDS über ein Einmalpasswort oder einen Zugangscode zur Bestätigung der Kanalkontrolle. Bei QERDS über SPID oder CIE, wobei die Steuernummer zwingend mit der bei der Einreichung angegebenen Daten abgeglichen wird.
Welche Nachweise erzeugt der Prozess?
Ein signiertes PDF mit Zeitstempel, das Absender- und Empfangsdaten, Betreff, die genauen Daten von Versand, Zustellung und Zugriff sowie die Identifikationsmethode, Anhänge und Inhalts-Hashes lückenlos dokumentiert.
Was passiert, wenn die Dokumente nie geöffnet werden?
Nach Ablauf des Bereitstellungsfensters wird ein versiegeltes Nichtabholungsergebnis nachgewiesen. Eine ungelesene Nachricht bleibt damit ein rechtssicher dokumentiertes Ergebnis statt einer prozessualen Lücke.
Lassen sich Erinnerungen und mehrere Zustellversuche konfigurieren?
Ja. Die Fristen, Anzahl und Rhythmus der Erinnerungen sowie der Kanalmix werden je Prozess flexibel festgelegt. Weitere Mitteilungen werden automatisch ausgelöst, bis ein Zugriff erfolgt oder die Frist abläuft.
Für welche Branchen und Kommunikationen wird die Lösung genutzt?
Versorger, Telekommunikation, Banken, Versicherungen und öffentliche Verwaltung: Soft Dunning und Rechnungen über ERDS; formelle Inverzugsetzung, Vertragsänderungen und Schadenentscheidungen über QERDS. Als elektronisches Einschreiben ist die Lösung die digitale Alternative zur klassischen Post mit Einschreiben und zu zertifizierten E-Mail für B2C-Mitteilungen.
Werden die Nachweise archiviert, und wie lange?
Nachweise werden über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg gesichert – bei der qualifizierten Zustellung standardmäßig zehn Jahre. Optional können diese direkt in das rechtsgültige elektronische Archiv überführt werden.
Wie gelingt die Integration in bestehende Kernsysteme?
Dokumente werden von der Plattform aus ERP-, CRM- oder Abrechnungsdaten erstellt und per SFTP oder REST eingereicht. Der genaue Zustellstatus fließt je Sendung direkt für Monitoring und Reporting zurück.
