Elektronische Signatur mit der Doxee Platform®
Elektronische Signaturen einfach, sicher und nahtlos in Ihre Kundenprozesse integrieren. Die Doxee Platform® unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Automatisierte Workflows steuern den Signaturprozess, wählen den passenden Signaturdienst aus und ermöglichen bei Bedarf den Wechsel zu einem alternativen Anbieter. Signierte Dokumente und zugehörige Nachweise werden sicher dokumentiert und für die Archivierung bereitgestellt.
Verträge einfach, sicher und digital unterzeichnen
Die Doxee Platform® digitalisiert den gesamten Signaturprozess – von der Dokumentenerstellung über die Identitätsprüfung und elektronische Unterschrift bis zur sicheren Archivierung. Statt papierbasierter Abläufe ermöglicht sie einen durchgängig digitalen Prozess, der sich flexibel an die Anforderungen von Unternehmen und Unterzeichnenden anpasst.
Die Plattform unterstützt einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Automatisierte Workflows steuern die Signaturanfragen über verschiedene Kommunikationskanäle und wählen den passenden Signaturdienst aus. Bei Bedarf erfolgt automatisch der Wechsel zu einem alternativen Anbieter.
Signierte Dokumente und zugehörige Nachweise werden anschließend für die elektronische Archivierung bereitgestellt. Die Integration in bestehende Unternehmenssysteme erfolgt über standardisierte APIs.
Bis zu 30%
mehr Conversion
Vertragsangebote, die sofort unterzeichnet werden können, konvertieren mehr Interessenten und steigern die Lead-to-Customer-Conversion um 20–30%.
Bis zu 80%
geringere Kosten
Ohne Druck, Porto, Scannen und physische Ablage sinken die Kosten je abgeschlossenem Vertrag um bis zu 80%.
Bis zu 90%
schnellere Abwicklung
Dokumente werden in einer Session zugestellt, unterzeichnet und archiviert; die Vertragsdurchlaufzeit sinkt von Tagen auf Minuten.
Bis zu 95%
Abschlussquote
Ein intuitiver, für Mobilgeräte optimierter Signaturprozess mit kontextbezogenen Hilfestellungen ermöglicht Abschlussquoten von bis zu 95%.
Bis zu 60%
weniger Nacharbeit
Die automatische Prüfung von Pflichtfeldern, Unterschriften und Paraphen stellt sicher, dass Dokumente vollständig ausgefüllt und unterzeichnet werden.
Bis zu 25%
weniger Anrufe
Ein intuitiver Signaturprozess mit klaren Anweisungen ermöglicht die eigenständige Unterzeichnung und reduziert telefonische Supportanfragen um bis zu 25%.
Vom Dokument zum digital unterzeichneten Vertrag
Die Doxee Platform® verbindet Dokumentenerstellung, elektronische Signatur und sichere Archivierung in einem durchgängigen digitalen Prozess.
Durchgängiger Signaturprozess
Dokumentenerstellung, Versand, Unterzeichnung und Archivierung in einem automatisierten Workflow.
Alle Signaturarten
Unterstützung einfacher (EES), fortgeschrittener (FES) und qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) sowie qualifizierter elektronischer Siegel.
Digital oder vor Ort
Dokumente flexibel auf verschiedenen Endgeräten oder persönlich per Tablet und Unterschriften-Pad unterzeichnen.
Flexible Signaturanbieter
Mehrere Signaturdienste über eine zentrale API integrieren und bei Bedarf automatisch zwischen Anbietern wechseln.
Identitätsprüfung und Einwilligung
Identität entsprechend dem erforderlichen Signaturniveau prüfen und die Einwilligung zur Unterzeichnung dokumentieren.
Nachvollziehbare Signaturnachweise
Signaturbezogene Nachweise und Prüfprotokolle gemeinsam mit den unterzeichneten Dokumenten sichern.
Sichere Langzeitarchivierung
Unterzeichnete Dokumente und zugehörige Nachweise langfristig und vor unbemerkten Veränderungen geschützt aufbewahren.
Datenverarbeitung innerhalb der EU
API-basierte Integration, optionale manuelle Qualitätskontrolle und Verarbeitung der Signaturdaten innerhalb der EU.
Ein Prozess für alle Signaturarten
Einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) – digital oder vor Ort, flexibel über eine zentrale Plattform.
Unterzeichnung in festgelegter Reihenfolge
Mehrere Unterzeichnende werden automatisch und in der vorgesehenen Reihenfolge durch den Signaturprozess geführt.
Parallele und regelbasierte Workflows
Dokumente gleichzeitig oder abhängig von definierten Regeln an mehrere Unterzeichnende weiterleiten.
Mehrere Dokumente gleichzeitig
PDFs, Formulare und Anhänge innerhalb eines einzigen Signaturvorgangs unterzeichnen.
Unterschriften und Paraphen
Mehrere Unterschriften und Paraphen an den vorgesehenen Stellen im Dokument erfassen.
Signaturprozess im Unternehmensdesign
Logo, Farben, Texte und E-Mail-Vorlagen individuell an das eigene Markendesign anpassen.
Personalisierter Signatur-Link
Unterzeichnende gelangen über einen individuellen Link direkt zu ihren Dokumenten.
Dokumentenvorschau
Dokumente vor der Unterzeichnung vollständig einsehen, vergrößern und bequem durchblättern.
Für Smartphones optimiert
Einfacher und intuitiver Signaturprozess auf mobilen Endgeräten.
Die richtige Signatur für jedes Dokument
Vom einfachen Angebot bis zur rechtsverbindlichen Vollmacht – die Doxee Platform® unterstützt unterschiedliche Signaturarten, abgestimmt auf die rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Dokuments.
Geschäftliche Vereinbarungen
Angebote, Bestellungen und Aufträge einfach und digital unterzeichnen.
Einwilligungen und Datenschutz
Marketing- und Datenschutzeinwilligungen digital erfassen und nachvollziehbar dokumentieren.
Digitale Vertragsabschlüsse
Verträge direkt während der Registrierung oder beim Kunden-Onboarding elektronisch unterzeichnen.
Banken und Versicherungen
Fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen für regulierte Geschäftsprozesse.
Personalunterlagen
Arbeitsverträge und weitere Personaldokumente entsprechend den geltenden Formvorschriften elektronisch unterzeichnen.
Mandate und Vollmachten
Elektronische Unterzeichnung mit dem jeweils erforderlichen Signaturniveau, einschließlich QES.
Signatur und Siegel für große Dokumentenmengen
Mehrere Dokumente effizient elektronisch signieren oder mit einem elektronischen Siegel versehen.
Filialen und Außendienst
Dokumente direkt vor Ort per Tablet oder Unterschriften-Pad elektronisch unterzeichnen.
Automatisierte Massensignierung oder persönliche Betreuung
Ob große Dokumentenmengen oder individuell begleitete Vertragsabschlüsse – die Doxee Platform® unterstützt flexible und skalierbare Signaturprozesse auf einer zentralen Plattform.
Automatisierte Massensignierung
Große Dokumentenmengen effizient mit qualifizierten elektronischen Signaturen oder elektronischen Siegeln verarbeiten.
Persönlich begleitete Unterzeichnung
Mitarbeitende unterstützen Kunden bei Bedarf direkt während des digitalen Signaturprozesses.
CRM- und ERP-Integration
Signaturanfragen direkt aus bestehenden Systemen starten und den Bearbeitungsstatus automatisch synchronisieren.
Ereignisgesteuerte Signaturanfragen
Signaturprozesse automatisch durch definierte Ereignisse in bestehenden Systemen auslösen.
Zentrale Prozesssteuerung
Signaturvorgänge über eine zentrale Oberfläche starten, überwachen und abschließen.
Transparente Statusübersicht
Identifikations- und Signaturprozesse jederzeit über die Benutzeroberfläche oder API nachverfolgen.
Automatische Statusmeldungen
Den aktuellen Signaturstatus jeder unterzeichnenden Person direkt an CRM- und ERP-Systeme übermitteln.
Flexible Skalierbarkeit
Signaturprozesse automatisch an steigende Dokumentenmengen und saisonale Auslastungsspitzen anpassen.
Zuverlässige Signaturprozesse mit flexibler Anbieterwahl
Die Doxee Platform® verbindet mehrere elektronische Signaturdienste in einem zentralen Workflow und ermöglicht bei Ausfällen den automatischen Wechsel zu einem alternativen Anbieter.
Nahtlose Prozessintegration
Elektronische Signaturen direkt in bestehende Dokumenten- und Geschäftsprozesse integrieren.
Mehrere Signaturanbieter
Unterschiedliche Signaturdienste über eine zentrale Plattform verwalten und flexibel einsetzen.
Automatische Anbieterauswahl
Signaturanfragen anhand definierter Anforderungen automatisch an den passenden Anbieter weiterleiten.
Automatischer Anbieterwechsel
Bei Ausfall eines Signaturdienstes automatisch auf einen verfügbaren alternativen Anbieter wechseln.
Hohe Prozessverfügbarkeit
Ausfallzeiten durch alternative Signaturdienste reduzieren und die Kontinuität der Geschäftsprozesse unterstützen.
Alle Signaturarten
Unterstützung einfacher (EES), fortgeschrittener (FES) und qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) sowie qualifizierter elektronischer Siegel.
Automatisierte Massensignatur
Große Dokumentenmengen effizient mit qualifizierten elektronischen Signaturen oder elektronischen Siegeln verarbeiten.
Flexible Identifikationsverfahren
Unterstützung verschiedener Verfahren wie SMS-OTP, SecureCall, SmartOTP und grafometrischer Unterschriften vor Ort.
Sichere Identifikation und nachvollziehbare Signaturprozesse
Identitätsprüfung, dokumentierte Einwilligung und sichere Langzeitarchivierung – unter Berücksichtigung der europäischen eIDAS-Anforderungen.
Flexible Identitätsprüfung
Identifikation über Ausweisdokumente, Video-Ident oder elektronische Identitätsverfahren wie SPID und CIE.
Zusätzliche Identitätsprüfung
Bei Bedarf überprüfen autorisierte Mitarbeitende die Ergebnisse der digitalen Identifikation.
Dokumentierte Einwilligung
Erforderliche Informationen bereitstellen und die Einwilligung vor der Unterzeichnung nachvollziehbar erfassen.
Einhaltung der eIDAS-Anforderungen
Unterstützung elektronischer Signaturverfahren gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung.
Schutz vor Manipulation
Technische Sicherheitsmaßnahmen schützen die Integrität signierter Dokumente und zugehöriger Nachweise.
Lückenlose Dokumentation
Signaturprozesse und relevante Aktionen mit Zeitstempeln nachvollziehbar protokollieren.
Sichere Langzeitarchivierung
Unterzeichnete Dokumente und zugehörige Nachweise langfristig und geschützt aufbewahren.
Datenhaltung innerhalb der EU
Speicherung sensibler Signatur- und Identifikationsdaten innerhalb der Europäischen Union.
Signaturprozesse transparent verfolgen und optimieren
Den gesamten Signaturprozess im Blick behalten – von der Anfrage bis zur Unterzeichnung. Mit transparenten Statusinformationen und aussagekräftigen Analysen.
Statusverfolgung in Echtzeit
Den Bearbeitungsstatus jeder Signaturanfrage von der Zustellung bis zum Abschluss verfolgen.
Analyse von Prozessabbrüchen
Erkennen, an welchen Stellen Signaturprozesse abgebrochen werden, und mögliche Ursachen identifizieren.
Automatische Erinnerungen
Unterzeichnende bei offenen Signaturanfragen automatisch per E-Mail oder SMS erinnern.
Schnellere Vertragsabschlüsse
Durch automatisierte Abläufe und Erinnerungen die Zeit bis zur Unterzeichnung verkürzen.
Vollständige Prozessdokumentation
Alle relevanten Schritte von der Identitätsprüfung bis zur Unterzeichnung nachvollziehbar dokumentieren.
Höhere Abschlussquoten
Signaturprozesse gezielt optimieren und den Anteil erfolgreich abgeschlossener Unterzeichnungen steigern.
Integration in bestehende Systeme
Statusinformationen und Prozessdaten automatisch an CRM-Systeme und andere Anwendungen übermitteln.
Kontinuierliche Prozessoptimierung
Signaturprozesse anhand von Nutzungsdaten und Abbruchanalysen fortlaufend verbessern.
Aktuellste Auszeichnungen
Seit mehr als einem Jahrzehnt schätzen führende Branchenanalysten die technologische Exzellenz und die zukunftsorientierte Vision von Doxee in den Bereichen Customer Communications Management (CCM) und Customer Experience Management (CXM). Die neuesten Berichte bestätigen die Stärke des cloud-nativen, KI-gestützten und integrationsorientierten Ansatzes der Doxee-Plattform und heben Doxee als vertrauenswürdigen Partner für das digitale Engagement von Unternehmen hervor.
Verwandte Branchen: Banking · Insurance · Telecom & Media
FAQ
Was ist die Electronic-Signature-Lösung von Doxee?
Ein orchestrierter Service für die elektronische Signatur in Doxee Platform®: Dokumente werden zusammengestellt, stellt zu, signiert und archiviert Dokumente in einem einzigen Workflow über mehrere Anbieter hinweg.
Welche Signaturniveaus werden unterstützt?
Einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES) sowie qualifizierte Siegel – inklusive One-Shot-Zertifikaten und technischen Siegeln für die Batch-Signatur.
Wie kann die Unterzeichnung durchgeführt werden?
Remote von jedem Gerät aus mit OTP per SMS, SecureCall-Sprach-OTP oder der SmartOTP-App; oder vor Ort am Tablet oder Grafometrie-Pad, bei Bedarf auch im Rahmen einer begleiteten Sitzung.
Was passiert beim Ausfall eines Signaturanbieters?
Die Doxee Platform® orchestriert mehrere Engines mit intelligentem Routing und nahtlosem Fallback: Fällt der Primäranbieter aus, wechselt Signierprozess automatisch zu einem Sekundäranbieter.
Können mehrere Personen dasselbe Dokument signieren?
Ja. Workflows können sequenziell, parallel oder bedingt ablaufen. Zudem kann eine einzige Session mehrere Dokumente mit Paraphen und mehreren Signaturpunkten über alle Seiten hinweg umfassen.
Wie wird Identität der unterzeichnenden Person überprüft?
Durch das Hochladen des Ausweisdokuments, Video-Ident mit Backoffice-Validierung oder eID mit SPID/CIE. Der Nachweis der Identifikation wird mit dem signierten Dokumentenpaket archiviert.
Wie wird die Einwilligung eingeholt und nachgewiesen?
Die Pflichtangaben werden vor der Unterzeichnung angezeigt, die ausdrückliche Zustimmung wird in einem eigenen Schritt eingeholt und das Ereignis protokolliert. Anschließend wird alles zusammen mit dem signierten Dokumentenpaket archiviert.
Ist das Signaturerlebnis markenkonform und für Mobilgeräte optimiert?
Ja. Es wird per personalisierter URL zugestellt, nutzt Ihr Logo, Ihre Farben und Ihr Wording und ist für das Smartphone optimiert, mit Vorschau und Seitennavigation vor der Signatur.
Ist die Lösung konform und archiviert für regulierte Branchen?
Sie richtet sich nach eIDAS (Verordnung (EU) 910/2014, geändert durch Verordnung (EU) 2024/1183) und DSGVO. Dies beinhaltet ein manipulationssicheres, zeitgestempeltes Audit-Protokoll, eine zertifizierte Archivierung mit vollem rechtlichem Beweiswert und eine ausschließliche Verarbeitung innerhalb der EU.
Lässt sich die Lösung in bestehende CRM und ERP-Systeme integrieren?
Ja. Sie lässt sich nahtlos in Systeme wie Salesforce, SAP und Microsoft Dynamics 365 integrieren, um Signaturanfragen automatisch auszulösen, Daten der unterzeichnenden Person voraus auszufüllen und den Sitzungsstatus zu synchronisieren.
